Certidão estadual

09.04ObrigatórioPeriódicaRisco Médio

Certidão estadual é um item obrigatório da matriz Condomínio em Dia, na categoria terceirizados e prestadores. Periodicidade: Periódica. Risco médio, responsável sugerido administradora, evidência esperada: certificado.

Kit para imprimir e controlar

Nove peças prontas para este documento. Veja a prévia real de cada folha abaixo — o arquivo para imprimir faz parte do Kit Completo Condomínio em Dia.

Prévia da folha Ficha técnica do documento — Certidão estadual — Ficha técnica do documento .pdf
Dados, base legal, responsável, validade, semáforo de risco e como obter.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Mapa visual da execução (5F) — Certidão estadual — Mapa visual da execução (5F) .pdf
Fluxograma ilustrado das 5 fases, decisões, linha do tempo e semáforo de risco.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Checklist por fase (F1 a F5) — Certidão estadual — Checklist por fase (F1 a F5) .pdf
Prancheta A4 com critério de aceite por linha, conforme / não conforme e plano de ação.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Planilha de controle — Certidão estadual — Planilha de controle .xlsx
Controle, execuções por fase, fornecedores, custos e alerta automático 90/60/30/15.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Calendário anual de execução — Certidão estadual — Calendário anual de execução .pdf
Grade dos 12 meses com fases, marcos, régua de alertas e campo de data real.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Matriz RACI da execução — Certidão estadual — Matriz RACI da execução .pdf
Quem executa, aprova, é consultado e é informado em cada uma das 5 fases.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Ficha de fornecedor e cotação — Certidão estadual — Ficha de fornecedor e cotação .pdf
Escopo mínimo, o que exigir na proposta, documentos do prestador e 3 cotações.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Registro de execução com foto — Certidão estadual — Registro de execução com foto .pdf
Folha de evidência com molduras de antes/depois, medições, data e assinatura.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Ficha de auditoria e conformidade — Certidão estadual — Ficha de auditoria e conformidade .pdf
Avaliação do documento de 0 a 100, evidências exigidas e parecer de conformidade.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Plano de ação (5W2H) — Certidão estadual — Plano de ação (5W2H) .pdf
Tratamento de não conformidade: o quê, por quê, quem, quando, onde, como e custo.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Etiqueta e capa de pasta — Certidão estadual — Etiqueta e capa de pasta .pdf
Capa A4 e etiquetas de lombada para identificar a pasta física do documento.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Comunicado de mural — Certidão estadual — Comunicado de mural .pdf
Aviso pronto para o quadro de avisos informando a execução e o que o morador deve fazer.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha POP editável — Certidão estadual — POP editável .docx
Procedimento padrão em DOCX com fases 5F, RACI e indicadores para adaptar.
🔒 Incluído no kit

Liberar o download de todas as peças — R$ 39,90

Acesso imediato aos 262 documentos da matriz, com as 13 peças de cada um, cadernos por categoria e planilha mestre. Ou entre na assinatura anual e leve todo o acervo GrandCondo.

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Ficha técnica

Código na matriz: 09.04 (item 141 de 262)
Categoria: 9. Terceirizados e prestadores
Obrigatoriedade: Obrigatório
Periodicidade: Periódica — Trimestral
Risco: Médio
Responsável sugerido: Administradora
Evidência esperada: Certificado
Exige ART/RRT: Não
Exige empresa especializada: Não
Depende de assembleia: Não
Controla validade: Sim — alerta 90/60/30/15 dias
Quem emite: a própria empresa contratada, com certidões emitidas pelos órgãos oficiais

Como obter ou renovar

1. Verifique o que o condomínio já tem
Procure a última versão de "Certidão estadual" na pasta de terceirizados, no arquivo da administradora e no acervo da gestão anterior. Confirme data de emissão, validade e se os dados do condomínio estão corretos.
2. Confirme quem emite
Este item é emitido por a própria empresa contratada, com certidões emitidas pelos órgãos oficiais. Peça sempre o documento em PDF, com identificação de quem emitiu e data legível.
3. Confira e arquive com evidência
Confira o checklist de verificação desta página antes de aceitar o documento. Arquive como certificado, com nome padronizado (data de emissão + nome do documento + validade).
4. Programe a renovação
Registre a data de vencimento na planilha de controle e programe os alertas de 90, 60, 30 e 15 dias. Renovação começa no aviso de 90 dias, não na semana do vencimento.

Dados que o documento precisa conter

Identificação completa do condomínio (nome, CNPJ e endereço).
Denominação exata do documento: Certidão estadual.
Data de emissão.
Identificação e assinatura de quem emitiu (nome, cargo/registro profissional).
Data de validade ou prazo de vigência.
Local de arquivamento do original (físico e digital).

Checklist de verificação do documento

O documento é exatamente "Certidão estadual" e não uma versão parcial, rascunho ou orçamento.
Razão social, CNPJ e endereço do condomínio estão corretos e legíveis.
Data de emissão está preenchida e o documento está assinado por quem tem competência para emitir.
Data de validade está clara e foi lançada na planilha de controle.
Arquivo digitalizado em PDF legível, salvo na pasta "Terceirizados" com nome padronizado.
Responsável pelo item está nomeado na planilha (nome e contato), não apenas o cargo.
Versão anterior foi mantida no histórico, para comprovar continuidade em caso de sinistro.

Checklist de execução em campo

Certidões e comprovantes de recolhimento do mês estão conferidos antes do pagamento.
Relação de funcionários que entram no condomínio está atualizada na portaria.
Contrato vigente está assinado, com escopo, prazo e responsabilidades claros.
Comprovação de treinamento e EPI dos terceirizados está anexada.
Nenhum item relacionado está a menos de 30 dias do vencimento sem providência aberta.
Registro desta verificação foi assinado por administradora e arquivado.

Calendário de execução

Quando	Ação	Responsável
D-20 dias	Levantar orçamentos e reservar a verba do serviço.	Administradora
D-10 dias	Contratar / agendar a execução com o fornecedor.	Administradora
Dia da execução	Acompanhar o serviço e registrar com fotos.	Administradora
Até 5 dias depois	Receber o documento, conferir pelo checklist e arquivar.	Administradora
A cada 3 meses	Repetir o ciclo completo.	Administradora
90 dias antes de vencer	Aviso: programar orçamento e fornecedor.	Administradora
60 dias antes	Aviso: contratar o serviço ou protocolar a renovação.	Administradora
30 dias antes	Alerta: cobrar o fornecedor e registrar o protocolo.	Administradora
15 dias antes	Alerta crítico: escalar para o síndico e o conselho.	Síndico(a)

Erros mais comuns

Terceirizado atuando meses sem CNDT e sem FGTS conferidos.
Serviço em altura sem treinamento NR-35 comprovado.
Contrato sem cláusula de entrega mensal de documentos.
Descobrir o vencimento só quando o documento é exigido — em vistoria, sinistro ou venda de unidade.
Guardar o documento apenas no e-mail ou no WhatsApp de quem contratou, sem arquivar na pasta oficial.

Riscos de não conformidade

Ausência trava processos do dia a dia (contratos, obras, cobranças) e gera retrabalho na próxima gestão.
Documento vencido é o argumento mais usado por seguradoras para negar cobertura em sinistro.
Item obrigatório ausente compromete a defesa do síndico em ação de responsabilidade civil.

Perguntas frequentes

Certidão estadual é obrigatório no condomínio?

Sim. Na matriz Condomínio em Dia este item é classificado como obrigatório, com risco médio e periodicidade periódica.

Com que frequência certidão estadual precisa ser renovado?

A periodicidade de referência é: Periódica (trimestral) — renovação periódica. Como tem data de validade, programe alertas em 90, 60, 30 e 15 dias antes do vencimento.

Quem é o responsável por esse documento?

O responsável sugerido é administradora, mas a responsabilidade legal final é do síndico como representante do condomínio. Nomeie uma pessoa com nome e contato na planilha de controle — item sem dono é item que vence.

O que acontece se o condomínio não tiver esse documento?

Ausência trava processos do dia a dia (contratos, obras, cobranças) e gera retrabalho na próxima gestão. Em vistorias e perícias, a ausência do item costuma ser tratada como falha de gestão, e não como esquecimento pontual.

Como comprovar certidão estadual em uma vistoria?

A evidência aceita é: certificado, arquivada na pasta de terceirizados com data legível. Tenha a versão digital em PDF e o original acessível na administração — vistoria não espera busca em e-mail antigo.