Checklist de Prestação de Contas em Assembleia

O que vem neste kit

• Edital de Convocação e Prazos Regimestrais
• Matriz de Auditoria do Balancete Analítico e DRE
• Protocolo de Conciliação Bancária Saldo a Saldo
• Minuta de Parecer Oficial do Conselho Fiscal
• Dossiê de Obrigações Fiscais e Trabalhistas
• Comparativo Orçamentário (Previsão vs. Realizado)
• Gestão de Fundos de Reserva e Obras
• Credenciamento, Procurações e Quórum de Votação
• Guia de Publicação Antecipada no App GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

A prestação de contas em assembleia exige rigor contábil e transparência documental para garantir a validação jurídica dos atos da administração perante o Código Civil Brasileiro e a convenção do condomínio. Por meio da plataforma GrandCondo, o síndico e a administradora disponibilizam pastas digitais, balancetes analíticos, conciliações bancárias e parecer do conselho fiscal de forma prévia aos condôminos e conselheiros. A auditoria preventiva do checklist reduz impugnações judiciais, assegura o cumprimento de prazos regimestrais de convocação e estabiliza a saúde financeira do condomínio.

1. 1Validação do Edital de Convocação e Cumprimento de Prazos RegimestraisO síndico e a administradora devem emitir o edital de convocação com a Ordem do Dia discriminando expressamente a prestação de contas do período encerrado e a aprovação orçamentária subsequente. As notificações devem ser disparadas pelo App GrandCondo e enviadas via carta registrada aos proprietários não residentes dentro do prazo estipulado na convenção. As evidências digitais do envio, como relatórios de entrega e protocolos de recebimento, devem ser anexadas à pasta documental da assembleia.
2. 2Publicação Antecipada das Pastas Contábeis Físicas e DigitaisDisponibilize com a antecedência estipulada em convenção os balancetes analíticos, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e os comprovantes na aba 'Documentos' do App GrandCondo. A pasta física com notas fiscais originais, recibos e guias tributárias encadernadas e paginadas deve permanecer acessível na administração para consulta presencial dos condôminos. O zelador ou a administradora devem registrar fotos da pasta física organizada e protocolada antes da liberação do edital.
3. 3Execução da Conciliação Bancária Saldo a SaldoConfrontar os extratos bancários de todas as contas mantidas pelo condomínio — operacionais, fundo de reserva, aplicações e conta obra — com os lançamentos registrados no sistema contábil GrandCondo. O encerramento mensal deve apresentar divergência zero entre o saldo final do extrato bancário e o demonstrativo financeiro contábil. Pendências não identificadas ou lançamentos em trânsito com mais de 30 dias devem ser auditados e eliminados antes do envio da pasta ao Conselho.
4. 4Emissão e Anexação do Parecer do Conselho FiscalSubmeter a pasta contábil ao Conselho Fiscal para análise criteriosa das conciliações, notas fiscais e comprovantes de recolhimento tributário. O parecer oficial devidamente assinado pelos membros titulares deve ser digitalizado e anexado à pasta no App GrandCondo antes da realização da reunião. Registre a foto do livro ou termo de parecer assinado pelos conselheiros como evidência de auditoria interna.
5. 5Análise Orçamentária e Apuração do Índice de ConformidadeConfrontar os valores orçados na previsão aprovada no exercício anterior com as despesas efetivamente realizadas, calculando as variações absolutas e percentuais por conta sintética. O Índice de Conformidade (IC) da prestação de contas deve ser calculado dividindo o número de itens conformes pelo total de itens aplicáveis do checklist e multiplicando por 100, exigindo-se meta mínima de 95%. Caso o IC fique abaixo desse patamar, o síndico deve sanar as incorreções apontadas antes da abertura da assembleia.
6. 6Mapeamento da Inadimplência e Auditoria de CNDsElaborar relatório sintético e analítico da inadimplência preservando o anonimato dos condôminos devedores, em estrita conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD - Lei nº 13.709/2018). Anexar as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) federais, estaduais, municipais, trabalhistas e do FGTS atualizadas no mês da reunião. As guias de INSS e FGTS da equipe própria de portaria e zeladoria devem ter comprovantes bancários vinculados 1:1.
7. 7Triagem de Procurações e Liberação da Lista de PresençaValidar as procurações apresentadas conferindo a outorga de poderes, reconhecimento de firma quando exigido na convenção e os limites de representação por procurador. A lista de presença deve ser gerada no App GrandCondo ou colhida fisicamente, liberando o direito de voto aos condôminos adimplentes segundo o art. 1.335 do Código Civil. Fotografar a lista de presença assinada ao final do credenciamento da assembleia para compor a ata.
8. 8Redação, Assinatura e Registro da Ata em CartórioLavrar a ata de assembleia registrando com precisão o quórum verificado, as deliberações, os votos contrários e favoráveis, as ressalvas registradas e o resultado da aprovação ou rejeição da prestação de contas. Colher as assinaturas do presidente e do secretário da mesa e disponibilizar o documento digitalizado no App GrandCondo. Efetuar o registro da ata no Cartório de Títulos e Documentos no prazo regimestral legal.

Para quem é este kit