GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-918
régua de cobrança: gatilhos por dias de atraso, canais, tom da abordagem, responsável e registro das tentativas — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Régua de Cobrança do Condomínio

Este kit estabelece a rotina padronizada de auditoria, notificação e cobrança de cotas condominiais ordinárias e extraordinárias em atraso, cobrindo o ciclo completo desde o vencimento (D+1) até o envio para ajuizamento de ação de execução de título extrajudicial

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a cobrança de cotas atrasadas do D-3 ao ajuizamento com sustentação no Código Civil e integração bancária CNAB. Automatize notificações, protestos e termos de confissão de dívida com transparência total para o Conselho Fiscal.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

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O que vem neste kit

  • Matriz de Gatilhos e Prazos de Cobrança Condominial (D-3 a D+60)
  • Checklist Auditável de 40 Itens para Gestão de Inadimplência
  • Minuta de Carta de Notificação Extrajudicial e Aviso de Débito
  • Modelo de Termo de Confissão e Parcelamento de Dívida
  • Manual de Parametrização de Encargos Moratórios no Sistema GrandCondo
  • Fluxograma de Encaminhamento para Negativação e Protesto em Cartório
  • Diretriz Operacional para Envio de Pastas de Execução Judicial (CPC)
  • Relatório de Conciliação Financeira para Retorno Bancário CNAB 240/400
  • Modelo de Balancete Analítico de Inadimplência para o Conselho Fiscal

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Parametrização de Encargos Moratórios (Multa de 2%, Juros e Correção) na Plataforma GrandCondo
Gatilho D-3 a D+5: Lembretes Preventivos e Notificação Amigável via App GrandCondo e E-mail
Gatilho D+10 a D+15: Primeira Notificação Formal de Débito e Envio de 2ª Via do Boleto
Gatilho D+30: Carta de Cobrança Extrajudicial com Confirmação de Leitura e Aviso de Recebimento
Gatilho D+45: Negativação em Órgãos de Proteção ao Crédito e Encaminhamento ao Cartório de Protesto
Gatilho D+60: Envio da Pasta de Inadimplência para Ajuizamento de Ação de Execução Judicial
Formalização e Acompanhamento de Termos de Acordo e Confissão de Dívida no Sistema
Processamento de Retorno Bancário CNAB 240/400 e Conciliação de Baixas Automáticas
Acompanhamento de Unidades em Processo de Leilão, Inventário ou Recuperação Judicial
Prestação de Contas e Emissão de Balancete Auditado de Inadimplência para o Conselho Fiscal

Referências normativas

  • • Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil - Art. 1.336, § 1º e Art. 1.348, VII)
  • • Lei Federal nº 13.105/2015 (Código de Processo Civil - Art. 784, X)
  • • Lei Federal nº 8.078/1990 (Código de Defesa do Consumidor - Art. 42 no tocante à cobrança não vexatória)
  • • Lei Federal nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporações)
  • • NBC TG 1000 (R1) - Normas Brasileiras de Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas
  • • Convenção de Condomínio e Regimento Interno homologados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Plataforma GrandCondo — Disparo Preventivo (D-3)
risco media

A mensagem preventiva de vencimento da cota condominial está configurada na plataforma GrandCondo para envio automático via notificação push exatamente 3 dias antes do vencimento (D-3)?

Critério: Disparo automático programado para as 09:00 no dia D-3, com taxa de entrega de 100% nos dispositivos com o App GrandCondo instalado e ativo.

Como verificar: Acessar o painel administrativo do GrandCondo no menu 'Régua de Cobrança', selecionar o gatilho D-3 e conferir no log de mensagens se as notificações push foram agendadas e entregues às contas ativas.

002
Módulo de Disparo de E-mails — GrandCondo (D-3)
risco media

O e-mail preventivo de vencimento (D-3) disparado pelo sistema GrandCondo contém a linha digitável copiável e o link funcional para download da segunda via do boleto em PDF?

Critério: Inclusão obrigatória de código PIX Copia e Cola, linha digitável em texto selecionável e link seguro em 100% dos e-mails preventivos disparados.

Como verificar: Realizar teste de envio de e-mail de auditoria pelo painel do GrandCondo e verificar se o corpo do e-mail exibe a linha digitável em formato texto e o botão de download do PDF funcional.

003
Plataforma GrandCondo — Alerta Pós-Vencimento (D+1)
risco alta

O alerta no primeiro dia pós-vencimento (D+1) é enviado com linguagem estritamente cortês e informativa, informando a ausência da identificação do pagamento sem tom coercitivo?

Critério: Mensagem informativa com o título 'Lembrete de Vencimento de Cota', sem uso de termos pejorativos, em total consonância com o Art. 42 do CDC e Art. 1.336, §1º do Código Civil.

Como verificar: Auditar a minuta do modelo de mensagem do gatilho D+1 configurado na plataforma GrandCondo e validar o histórico de disparos executados no primeiro dia útil após o vencimento.

004
Cálculo Automático de Encargos no App GrandCondo (D+3)
risco alta

A notificação amigável emitida no dia D+3 recalcula a cota em atraso aplicando exatamente a multa moratória de 2% e os juros de 1% ao mês pro rata die, conforme previsto na Convenção e no Código Civil?

Critério: Aplicação exata de multa moratória de 2% (Art. 1.336, §1º do Código Civil) e juros de mora de 1% ao mês (ou conforme Convenção) sem inclusão prematura de honorários advocatícios.

Como verificar: Simular a geração de segunda via para uma unidade inadimplente no dia D+3 pelo App GrandCondo e conferir o memorial de cálculo contendo a cota base, multa de 2% e juros pro rata die.

005
Módulo de Auditoria Cadastral — GrandCondo
risco media

O relatório de inconsistências do GrandCondo identifica e destaca e-mails retornado com erro (bounce) ou telefones inválidos nos disparos de D-3 e D+1 para saneamento imediato?

Critério: Tratativa e saneamento de 100% dos e-mails/telefones com falha de entrega registradas no sistema em até 24 horas após o disparo do gatilho D+1.

Como verificar: Consultar o painel 'Status de Entregabilidade' no módulo de comunicação do GrandCondo e checar se há ordens de serviço ou alertas de atualização de cadastro gerados para a equipe.

006
Plataforma GrandCondo — Notificação Amigável (D+5)
risco media

A notificação do quinto dia de atraso (D+5) enviada pelo GrandCondo disponibiliza link para negociação direta e pagamento via cartão de crédito ou chave PIX dinâmica?

Critério: Disponibilização funcional de botão 'Pagar/Parcelar Cota em Atraso' em 100% das notificações D+5, direcionando ao checkout do gateway parceiro do condomínio.

Como verificar: Inspecionar a notificação enviada no D+5 no aplicativo de um usuário teste e testar o redirecionamento para o gateway de pagamento (PIX/Cartão) integrado ao sistema.

007
Módulo de Log e Auditoria — GrandCondo
risco alta

Todos os disparos efetuados no período D-3 a D+5 registram logs imutáveis com timestamp, endereço IP, canal e confirmação de leitura no histórico da unidade?

Critério: Registro imutável em banco de dados de 100% das comunicações enviadas, contendo timestamp oficial, e-mail/telefone de destino e confirmação de entrega do sistema.

Como verificar: Acessar o perfil de uma unidade no GrandCondo, exportar o 'Relatório de Histórico de Notificações' e validar a presença de data, hora, canal de envio e status de entrega/visualização.

008
Módulo de Comunicação Direta — GrandCondo
risco critica

As notificações preventivas e amigáveis de D-3 a D+5 são direcionadas exclusivamente ao titular da unidade ou seu procurador, preservando o sigilo do débito perante terceiros?

Critério: Envio individualizado e confidencial em 100% dos disparos de cobrança, sendo terminantemente proibida a publicação de listas de inadimplentes em canais coletivos.

Como verificar: Analisar as rotinas de disparo do GrandCondo para confirmar que os e-mails são enviados de forma individualizada e as notificações push são direcionadas exclusivamente às contas cadastradas como proprietário/inquilino responsável da unidade.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Parametrização de Encargos Moratórios (Multa de 2%, Juros e Correção) na Plataforma GrandCondo
  • • Gatilho D-3 a D+5: Lembretes Preventivos e Notificação Amigável via App GrandCondo e E-mail
  • • Gatilho D+10 a D+15: Primeira Notificação Formal de Débito e Envio de 2ª Via do Boleto
  • • Gatilho D+30: Carta de Cobrança Extrajudicial com Confirmação de Leitura e Aviso de Recebimento
  • • Gatilho D+45: Negativação em Órgãos de Proteção ao Crédito e Encaminhamento ao Cartório de Protesto
  • • Gatilho D+60: Envio da Pasta de Inadimplência para Ajuizamento de Ação de Execução Judicial

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Encargos moratórios calculados em desacordo com o Art. 1.336 do Código Civil (juros pro rata e multa de 2% aplicados incorretamente no sistema).Administradora3 diascritica
Ausência de registro imutável de log de envio (IP, timestamp, canal e confirmação de leitura) para notificações de D-3 a D+5.Administradora5 diasmedia
Notificação amigável de débito enviada para e-mail de locatário ou terceiros, violando o sigilo do condômino titular.Administradora7 diasalta
Linguagem coercitiva utilizada na notificação de primeiro dia pós-vencimento (D+1), gerando atrito desnecessário com condôminos.Síndico2 diasmedia
Atraso no processamento diário do arquivo de retorno CNAB 240/400 gerando falsos alertas de cobrança para cotas já pagas.Administradora2 diasalta
Inclusão de cotas para protesto cartorário no gatilho D+45 sem a anexação prévia da Ata de Eleição do Síndico e Convenção Atualizada.Administradora5 diascritica
Inexistência de trava operacional automática no GrandCondo para sustar o protesto de D+45 em unidades com contestação judicial ou depósitos efetuados.Administradora3 diascritica
Rejeição de títulos no Cartório de Protesto devido a inconsistências cadastrais de CPF/CNPJ, nome ou endereço do devedor.Administradora5 diasmedia
Não incorporação automática das custas e emolumentos cartorários de protesto ao saldo devedor atualizado da unidade após o gatilho D+45.Administradora3 diasalta
Descumprimento de parcelamento de Termo de Confissão de Dívida fazendo a unidade retornar ao início da régua (D-3) em vez de ir para D+45/Execução.Administradora5 diasalta
Demora na emissão e envio da Carta de Anuência para baixa de protesto e negativação após a quitação do débito em atraso.Síndico2 diasalta
Notificações telefônicas e disparos de mensagens automáticas de cobrança ocorrendo em finais de semana ou fora do horário comercial.Administradora1 diamedia

Como usar o kit em campo

A régua de cobrança condominial estruturada no ecossistema GrandCondo padroniza o fluxo financeiro desde a prevenção até o ajuizamento, garantindo rastreabilidade jurídica rigorosa sob as diretrizes do Código Civil e do Código de Processo Civil. A integração entre o trabalho analítico da administradora, a fiscalização do síndico e os registros automatizados da plataforma assegura o cumprimento do encargo moratório legal de 2% de multa, juros pro rata die e atualização monetária sem expor o condomínio a vícios de cobrança vexatória. Este documento orienta a operação tática de cada marco temporal (D-3 a D+60), estabelecendo critérios objetivos para auditoria do conselho fiscal, registro de evidências e cálculo do Índice de Conformidade Operacional.

  1. 1Parametrização de Encargos Moratórios e Cadastral no GrandCondoA administradora e o síndico devem parametrizar na plataforma GrandCondo as regras exatas da convenção, configurando a multa de 2% e juros moratórios de 1% ao mês pro rata die, acrescidos da correção monetária aplicável. É indispensável validar se o cadastro da unidade possui CPF/CNPJ, e-mail e telefone do titular devidamente higienizados e vinculados aos documentos do imóvel. O registro da ata de eleição do síndico e da convenção atualizada deve ser anexado ao módulo financeiro do sistema para respaldar legalmente as cobranças.
  2. 2Execução da Comunicação Preventiva e Notificação Amigável (D-3 a D+5)A plataforma dispara lembretes preventivos em D-3 e notificações corteses de inadimplência em D+1 e D+3 via aplicativo GrandCondo e e-mail cadastrado. Toda a comunicação deve ser restrita ao titular da unidade para evitar cobrança vexatória e assegurar o cumprimento do sigilo cadastral. A equipe financeira e o síndico devem monitorar os logs imutáveis de envio, entrega e leitura gravados automaticamente no histórico da unidade.
  3. 3Notificação Formal com Segunda Via de Boleto (D+10 a D+15)No marco D+10 a D+15, o sistema GrandCondo gera a primeira notificação formal de débito acompanhada da 2ª via atualizada do boleto bancário com os encargos recalculados. A administradora valida o envio por e-mail com confirmação de recebimento ou entrega formalizada pelo zelador quando houver necessidade de notificação presencial. Todos os comprovantes de entrega física (com foto e assinatura) ou digital são arquivados na pasta digital do imóvel na plataforma.
  4. 4Emissão de Carta Extrajudicial com AR e Notificação Físico-Digital (D+30)Atingido o prazo de D+30 sem quitação ou tratativa, dispara-se a Carta de Cobrança Extrajudicial acompanhada de Aviso de Recebimento (AR) ou Notificação Extrajudicial via Cartório de Títulos e Documentos. O documento detalha a planilha discriminada da dívida e concede prazo impreterível para regularização sob pena de medidas cartorárias e judiciais. O comprovante do AR assinado ou a certidão do cartório é digitalizado e anexado imediatamente ao prontuário da unidade no GrandCondo.
  5. 5Protesto em Cartório e Negativação de Crédito (D+45)Em D+45, a administradora valida no GrandCondo a consistência do título executivo extrajudicial conforme Art. 784, X do CPC e efetua a remessa para cobrança cartorária e inclusão nos órgãos de proteção ao crédito. As custas e emolumentos pagos ao cartório são automaticamente incorporados ao saldo devedor da unidade no sistema para ressarcimento integral pelo condômino. Travas operacionais no sistema devem ser checadas para evitar o protesto de unidades com contestação formal, depósitos judiciais ou parcelamentos ativos.
  6. 6Ajuizamento da Ação de Execução de Título Extrajudicial (D+60)Inexistindo quitação no prazo D+60, a plataforma consolida a pasta de inadimplência contendo atas, convenção, certidão de matrícula, comprovantes de envio de notificações e demonstrativo de débito atualizado para envio ao corpo jurídico. A equipe jurídica protocola a Ação de Execução de Título Extrajudicial, registrando o número do processo no módulo jurídico do GrandCondo. A partir deste momento, o atendimento financeiro à unidade fica restrito ao canal do advogado responsável ou condicionado à validação do síndico.
  7. 7Formalização de Termos de Acordo e Confissão de DívidaQualquer renegociação efetuada deve ser formalizada por meio de Termo de Confissão de Dívida gerado diretamente na plataforma GrandCondo com cláusula resolutiva expressa e inclusão do valor das custas cartorárias. O descumprimento de qualquer parcela do acordo aciona a quebra automática da avença e remete a dívida consolidada diretamente para a fase de protesto (D+45) ou execução judicial sem retorno às etapas amigáveis. Os comprovantes de quitação geram a emissão de carta de anuência para baixa de protesto no sistema.
  8. 8Conciliação CNAB, Auditoria e Cálculo do Índice de ConformidadeO processamento diário dos arquivos de retorno bancário CNAB 240/400 realiza baixas automáticas, liberando pendências e alimentando os balancetes do conselho fiscal. O registro de evidências exige salvar na pasta da unidade os logs de envio, fotos das notificações físicas entregues pelo zelador e certidões cartorárias. O Índice de Conformidade da Régua é calculado dividindo o total de etapas executadas rigorosamente no prazo e com evidências anexadas pelo total de etapas aplicáveis no período, multiplicando o resultado por 100.

Dicas de campo

  • • Mantenha a ata de eleição do síndico e a convenção condominial registradas em cartório sempre atualizadas na pasta digital do sistema GrandCondo para evitar a rejeição de títulos por cartórios de protesto.
  • • Configure a plataforma GrandCondo para bloquear disparos de cobrança por mensagem ou telefone fora do horário comercial (segunda a sexta das 8h às 20h e sábados das 8h às 14h), prevenindo litígios de cobrança vexatória.
  • • Insira trava automática no módulo financeiro para que boletos com contestação formalizada pelo condômino tenham o fluxo da régua suspenso temporariamente até análise do síndico.
  • • Incorpore imediatamente as custas e emolumentos de cartório pagos pelo condomínio ao extrato financeiro da unidade inadimplente no GrandCondo para garantir o ressarcimento integral.
  • • Utilize o protocolo de entrega presencial do zelador com colheita de assinatura e foto da notificação entregue quando houver falha de entrega por correio ou e-mail.
  • • Para parcelamentos de dívida, exija a assinatura digital com validade jurídica do Termo de Confissão de Dívida antes de efetuar qualquer baixa provisória de protesto.
  • • Anexe os arquivos CNAB de retorno e seus relatórios ao balancete mensal para comprovar ao Conselho Fiscal que as baixas financeiras correspondem aos extratos bancários.
  • • O cálculo do Índice de Conformidade (IC %) é obtido pela fórmula: (Itens Conformes / Total de Itens Aplicáveis) * 100, devendo atingir a meta mínima de 95% para auditoria sem ressalvas.

Para quem é este kit

Padronização técnica dos disparos de cobrança, evitando atritos interpessoais e cobranças informais.

Ganho de escala na régua automatizada integrada à conciliação CNAB e redução de glosas financeiras.

Acompanhamento preciso das etapas de inadimplência antes da remessa para ajuizamento judicial.

Acesso a instrumentos de auditoria para validação mensal das providências adotadas sobre cotas em atraso.

Introdução

A estabilidade financeira de condomínios demanda uma régua de cobrança rigorosa, amparada por gatilhos temporais exatos e em conformidade com o Código Civil. Este artigo detalha a parametrização técnica do ciclo de inadimplência, padronizando as ações da equipe administrativa desde o vencimento até o ajuizamento da execução.

  • Valide a alíquota de juros estipulada na convenção do condomínio antes de parametrizar o sistema financeiro.
  • Assegure que o índice de correção monetária (como IGPM ou IPCA) esteja atualizado mensalmente na plataforma.
  • Monitore diariamente o relatório de inconsistências do processamento CNAB para intervir em pagamentos rejeitados.

Seção 02Gatilhos D-3 a D+15: Ações Preventivas e Notificação Primária

  • Configure lembretes de vencimento (D-3 e D0) via notificações push no aplicativo para maximizar o alcance preventivo.
  • Padronize o texto do e-mail de D+10 para focar na facilitação do pagamento, fornecendo o link direto para a emissão da nova guia.
  • Audite o painel de leitura de comunicados para identificar condôminos que não estão recebendo as mensagens por desatualização cadastral.

Seção 03Escalada Extrajudicial: D+30 a D+45 e Restrição de Crédito

  • Arquive digitalmente todos os Avisos de Recebimento (ARs) retornados no prontuário da unidade inadimplente.
  • Realize uma varredura de depósitos não identificados na conta corrente do condomínio 48 horas antes de efetivar protestos.
  • Consulte as regras específicas do seu estado sobre o protesto de cotas condominiais para garantir adequação legal.

Seção 04Ajuizamento de Ação de Execução Judicial: O Gatilho D+60

  • Crie uma tag no sistema para identificar unidades em execução judicial, segregando-as do fluxo automatizado de cobrança.
  • Forneça à assessoria jurídica acesso aos relatórios de evolução de dívida para atualização mensal do valor executado.
  • Assegure que as cotas vincendas sejam incluídas no pedido de execução judicial, conforme previsto no CPC.

Seção 05Formalização de Acordos, Confissão de Dívida e Exceções

  • Exija o reconhecimento de firma ou assinatura digital com certificado ICP-Brasil nos Termos de Confissão de Dívida.
  • Programe alertas no sistema para acusar a quebra de acordo logo no primeiro dia de atraso da parcela renegociada.
  • Monitore ativamente os editais de praça de imóveis leiloados para solicitar a penhora no rosto dos autos.

Seção 06Prestação de Contas e Auditoria de Balancetes pelo Conselho Fiscal

  • Agende reuniões mensais com o Conselho Fiscal para repassar o extrato analítico da inadimplência.
  • Estabeleça métricas de eficiência (KPIs) para a administradora com base na taxa de acordos firmados antes de D+60.
  • Implemente diretrizes estritas de anonimização de dados de inadimplentes ao elaborar apresentações para assembleias ordinárias.

Seção 07Sinergia Operacional: Gestão Financeira e Equipe de Campo

  • Isole as atividades da equipe de portaria e zeladoria das demandas de cobrança, mantendo o foco em segurança e manutenção.
  • Utilize relatórios consolidados do sistema integrado para planejar as intervenções de manutenção do zelador de acordo com o fluxo de caixa disponível.
  • Assegure que a administradora domine completamente as funcionalidades da régua automatizada para reduzir a carga operacional do síndico.

Perguntas frequentes

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Conclusão

Para implementar e auditar cada etapa desse rigoroso ciclo no seu empreendimento comercial ou residencial, garantindo segurança jurídica e eficácia contábil, convidamos você a baixar o Kit Profissional de Inspeção — Régua de Cobrança e Gestão de Inadimplência Condominial. Este material, desenvolvido sob a ótica da engenharia de manutenção predial e consultoria técnica, fornece as diretrizes estruturadas para parametrizar o processo, padronizar as ações corretivas e empoderar sua equipe administrativa com processos de alto desempenho.

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