GrandCondo — Gestão de Condomínios
Planilha
KIT-2-1000
planilha de despesas por categoria, fornecedor, competência e forma de pagamento, com gráficos — planilha modelo para condomínio, com estrutura de colunas, fórmulas sugeridas, categorias de lançamento, totalizadores mensais e anuais, gráfico de acompanhamento, instruções de preenchimento e versão para impressão; exportável em PDF, DOCX e planilha (CSV/Excel)

Planilha de Controle de Despesas

Este kit estabelece o padrão técnico de auditoria e controle de lançamentos financeiros condominiais por categoria, fornecedor, competência e forma de pagamento

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
PDF + Word + Excel · Envio 100% seguro, sem SPAM.
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize o lançamento e a conciliação de custos operacionais, contratos e concessionárias com precisão técnica. Elimine inconsistências orçamentárias e fortaleça a transparência na prestação de contas.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word + Excel — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

Pontos de verificação

Auditável

Registro de compras

Categorias analíticas

O que vem neste kit

  • Planilha mestre de controle financeiro com abas por competência, fornecedor e categoria
  • Matriz automatizada de totalizadores mensais, anuais e consolidação de desvios orçamentários
  • Painel visual (Dashboard) com gráficos dinâmicos de evolução de custos fixos e variáveis
  • Checklist de auditoria com 40 pontos de verificação documental e fiscal de pagamentos
  • Guia de alocação de centro de custos alinhado à ABNT NBR 5674 (Manutenção Predial)
  • Modelo padronizado para conciliação bancária e extrato de fundo de reserva
  • Matriz de provisão para encargos trabalhistas e contratos de terceirização operacional
  • Relatório executivo em layout otimizado para exportação em PDF e DOCX
  • Instruções técnicas de preenchimento e parametrização para zeladores e síndicos

Por que este kit resolve

Rastreabilidade Fiscal e Operacional

Vincule cada nota fiscal, fatura de concessionária e holerite à respetiva ordem de serviço e centro de custo, garantindo auditabilidade contínua.

Previsibilidade Orçamentária

Identifique desvios entre o orçado e o executado em tempo real nas contas de consumo, contratos de manutenção e fundo de reserva.

Conformidade Normativa e Trabalhista

Verifique retenções na fonte, encargos sociais da equipe própria e provisões de contratos de terceirização de portaria e limpeza.

Padronização de Lançamentos

Classificação rígida por competência e forma de pagamento para mitigar erros manuais antes do envio à administradora.

Mitigação de Passivos Financeiros

Controle rigoroso de datas de vencimento, tarifas bancárias e reajustes contratuais operacionais para evitar juros e multas.

Sincronia com a Operação de Campo

Integração nativa entre materiais operacionais recebidos na portaria pela equipe humana e a validação das notas fiscais no caixa.

Áreas e sistemas inspecionados

Folha de Pagamento e Encargos Sociais (Mão de Obra Própria)
Contratos de Serviços Terceirizados (Portaria Limpeza e Conservação)
Manutenção Preventiva de Sistemas Prediais (Elevadores Geradores Bombas e SPCI)
Consumo de Concessionárias Públicas (Água Energia Elétrica e Gás)
Insumos de Consumo Operacional (Produtos de Limpeza e Materiais Elétricos/Hidráulicos)
Tarifas Bancárias e Custos Administrativos
Seguro Condominial Obrigatório e Licenciamentos
Despesas Extraordinárias e Fundo de Reserva
Honorários Profissionais e Consultorias Especializadas
Tecnologia e Licenças de Software de Gestão Condominial

Referências normativas

  • • ABNT NBR 5674:2012 - Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão da manutenção
  • • Lei Federal nº 4.591/1964 - Condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias
  • • Lei Federal nº 10.406/2002 - Código Civil Brasileiro (Art. 1.348 - Deveres do Síndico)
  • • NBC ITG 2002 (R1) - Entidades sem Finalidade Lucrativa (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • NR-01 - Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (Impacto em Custos de SST e EPIs)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Contratos de Portaria e Limpeza - Conciliação Fiscal
risco alta

A nota fiscal mensal emitida pela prestadora de serviços de portaria/limpeza apresenta as retenções tributárias na fonte (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL) devidamente destacadas e acompanhadas das guias de recolhimento?

Critério: Destaque exato das alíquotas de retenção (INSS 11% ou 3,5% desoneração; ISS conforme legislação local; PIS/COFINS/CSLL 4,65% quando aplicável) e comprovantes de pagamento anexados à prestação de contas.

Como verificar: Confrontar o valor bruto da Nota Fiscal com o extrato bancário, os destaques dos tributos na NF e os comprovantes das guias de arrecadação (DARF/DAM) do mês de competência.

002
Contratos de Portaria e Limpeza - Passivo Trabalhista
risco critica

O faturamento mensal do contrato de terceirização é liberado mediante apresentação da GFIP/DCTFWeb com a relação nominal dos funcionários alocados no condomínio e do comprovante de recolhimento do FGTS?

Critério: 100% dos funcionários listados na escala de portaria e limpeza do mês devidamente constantes na Relação de Empregados (RE) quitada.

Como verificar: Solicitar a SEFIP/DCTFWeb mensal, Guia do FGTS com protocolo de quitação e o relatório analítico nominal de trabalhadores vinculados à folha que atuam na edificação.

003
Contratos de Portaria e Limpeza - Auditoria de Custos de Mão de Obra
risco media

As despesas faturadas a título de horas extraordinárias, coberturas de faltas e adicional noturno coincidem estritamente com os espelhos de ponto validados pela zeladoria?

Critério: Divergência zero entre os valores e horas aprovados pelo zelador/síndico e o montante discriminado na nota fiscal faturada.

Como verificar: Cruzar os espelhos de ponto validados e registrados no ecossistema GrandCondo pelo zelador com a fatura suplementar emitida pela prestadora.

004
Contratos de Terceirização - Reajustes Contratuais
risco alta

O reajuste tarifário do contrato de portaria e limpeza aplicado na planilha de despesas está amparado por termo aditivo formal e condizente com a Convenção Coletiva da categoria profissional?

Critério: Índice de reajuste estritamente equivalente à variação dos pisos/benefícios da CCT do sindicato patronal/laboral aplicável ou ao índice inflacionário especificado na cláusula de reajuste.

Como verificar: Confrontar o contrato original, o termo aditivo assinado pelo síndico, a CCT registrada no Ministério do Trabalho e a memória de cálculo do valor reajustado.

005
Contratos de Limpeza e Conservação - Insumos e Materiais
risco media

O fornecimento de insumos e produtos de limpeza pela contratada está sendo auditado para verificar o cumprimento do rol de materiais contratado e evitar compras suplementares no caixa?

Critério: Entrega de 100% dos itens contratados em marcas homologadas e quantidades especificadas no edital/contrato sem gerar despesas extras ao condomínio.

Como verificar: Conferir a nota de entrega/romaneio recepcionada pelo zelador com a lista do anexo técnico do contrato de conservação.

006
Gestão de Contratos de Terceirização - Riscos Fiscais e Trabalhistas
risco critica

As Certidões Negativas de Débitos (CND Federal/Tributos, CNDT Trabalhista e CRF FGTS) da empresa contratada estão válidas e arquivadas com a documentação do mês?

Critério: Certidões Negativas (ou Positivas com Efeito de Negativa) 100% válidas na data do pagamento da fatura.

Como verificar: Verificar a validade das certidões emitidas nos portais da Receita Federal, TST e CAIXA anexa ao comprovante de lançamento do pagamento.

007
Contratos de Limpeza e Portaria - Saúde e Segurança do Trabalho
risco media

A planilha de controle de despesas reflete ausência de repasses indevidos referentes a Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e exames ocupacionais (ASO) da empresa terceirizada?

Critério: Taxa zero de cobrança extra referente a uniformes, EPIs, exames médicos (ASO) ou laudos de SST da equipe terceirizada.

Como verificar: Analisar as faturas, notas de reembolso e ordens de pagamento, garantindo que nenhum item pertinente à SST da mão de obra terceirizada seja lançado como despesa do condomínio.

008
Contratos de Portaria e Limpeza - Conciliação e Glosas
risco alta

O valor faturado no mês contempla as glosas e descontos proporcionais relativos a faltas de funcionários, atrasos ou postos desassistidos ocorridos no período?

Critério: Desconto proporcional exato do valor-hora do posto para 100% dos episódios de faltas ou atrasos sem substituição prevista em contrato.

Como verificar: Confrontar os registros diários de frequência e ocorrências da portaria/zeladoria no sistema GrandCondo com a memória de cálculo de glosas aplicada na nota fiscal.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador e Administradora
  • • Conferir e registrar comprovantes de entrega de mercadorias no aplicativo GrandCondo
  • • Lançar notas fiscais de compras operacionais de pequeno valor no fluxo de caixa
  • • Verificar vencimentos do dia para evitar cobranças de juros e multas

Semanal

Administradora de Condomínios
  • • Conciliar extratos bancários com as despesas lançadas na semana
  • • Verificar autorizações de compras emitidas pelo síndico frente às faturas recebidas
  • • Agendar lote de pagamentos da semana seguinte na conta pool ou própria

Mensal

Síndico e Administradora
  • • Consolidar o balancete mensal por categoria, fornecedor e forma de pagamento
  • • Auditar medições de consumo de concessionárias (água, luz, gás) contra histórico
  • • Validar notas fiscais e certidões negativas dos contratos terceirizados contínuos
  • • Atualizar os gráficos de desempenho orçamentário na planilha e na plataforma GrandCondo

Trimestral

Conselho Fiscal e Síndico
  • • Apresentar parecer trimestral do conselho fiscal sobre as despesas e conciliação
  • • Analisar desvios entre o orçado na Assembleia Geral Ordinária e o realizado
  • • Rever contratos de insumos recorrentes para identificação de oportunidades de renegociação

Anual

Síndico, Administradora e Conselho Fiscal
  • • Elaborar a Previsão Orçamentária Anual com base no histórico real de despesas
  • • Apresentar a prestação de contas definitiva na Assembleia Geral Ordinária
  • • Revisar as apólices de seguro predial e reajustes anuais de contratos de manutenção

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Nota fiscal de terceirização lançada sem comprovação de retenção tributária na fonte (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL) e guias anexas.Administradora3 diascritica
Pagamento de fatura de portaria e limpeza efetuado sem a apresentação de GFIP/DCTFWeb e comprovante de recolhimento de FGTS da equipe.Administradora5 diascritica
Reajuste de tarifa contratual lançado na planilha financeira sem a homologação de termo aditivo e incompatível com a CCT da categoria.Síndico7 diasalta
Ausência de Certidões Negativas de Débitos (CND Federal, CNDT e CRF do FGTS) no dossiê de pagamento mensal do prestador terceirizado.Administradora2 diasalta
Fatura mensal de serviços de limpeza e portaria sem aplicação de glosa por postos descobertos, atrasos ou faltas não cobertas no mês.Zelador(a)5 diasalta
Provisão mensal de 13º salário e férias do contrato de terceirização não depositada em conta vinculada nem deduzida do faturamento.Síndico10 diasalta
Faturamento de Vale-Transporte e Vale-Refeição diverge do quantitativo de dias efetivamente trabalhados na escala do mês.Administradora4 diasmedia
Cobrança duplicada de custo de pessoal referente a funcionário em auxílio-doença juntamente com a fatura do profissional substituto.Administradora5 diasalta
Fatura do posto 24h cobrando horas extras decorrentes de falha na escala e ausência de folguistas do próprio prestador de serviço.Síndico3 diasmedia
Lançamento de despesa referente a avisos prévios ou multas rescisórias decorrentes do desligamento de funcionário da empresa prestadora.Administradora2 diascritica
Despesa com aquisição de óleo diesel S10 para o gerador sem nota fiscal acompanhada do relatório de medição de nível e teste de sedimentos.Zelador(a)1 diaalta
Lançamento financeiro de manutenção corretiva em conjunto moto-bomba sem laudo técnico do fabricante comprobatório de falha fora da garantia.Engenheiro7 diasmedia

Como usar o kit em campo

A planilha de controle de despesas condominiais é o instrumento central de auditoria financeira e operacional, alinhando os lançamentos de caixa à verificação de campo efetuada pelo zelador e síndico com o suporte da plataforma GrandCondo. O rastreamento rigoroso por categorias — englobando da folha de pagamento às rotinas de manutenção preventiva de elevadores, geradores e SPCI conforme a ABNT NBR 5674 — assegura a integridade fiscal e evita passivos trabalhistas decorrentes de contratos terceirizados. Ao vincular cada saída financeira a laudos técnicos, certidões negativas e registros fotográficos auditáveis no sistema, a gestão estabelece uma governança transparente e alinhada às exigências orçamentárias e legais.

  1. 1Estruturação do Plano de Contas e Categorização OperacionalConfigure a planilha dividindo as despesas nas dez áreas operacionais padrão, identificando competência, centro de custo, fornecedor, CNPJ e forma de pagamento. O zelador e a administradora devem parametrizar esses centros de custo no GrandCondo para correlacionar notas fiscais diretamente com as ordens de serviço executadas. Essa padronização garante balancetes precisos e permite identificar desvios em relação à previsão orçamentária aprovada na assembleia ordinária.
  2. 2Auditoria Fiscal e Trabalhista de Terceirizados de Portaria e LimpezaVincule a liberação da fatura mensal de portaria e limpeza à conferência do destaque de retenções (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL) e à apresentação da GFIP/DCTFWeb com relação nominal de funcionários, CNDs e comprovante de FGTS. O síndico deve conferir se o faturamento reflete o posto 24 horas contratado e aplicar glosas proporcionais por faltas ou postos desassistidos identificados na folha de ponto. Lançamentos de despesas rescisórias, multas da prestadora ou cobrança duplicada por afastamentos previdenciários devem ser sumariamente indeferidos.
  3. 3Validação Operacional e Fiscal do SPCI e Grupo GeradorAudite os custos de recarga e teste hidrostático de extintores e mangueiras exigindo relatórios de ensaio estático assinados por engenheiro com ART e conformidade com a ABNT NBR 12779 e NBR 12962. Para a aquisição de óleo diesel S10 do gerador, condicione o pagamento ao comprovante de entrega física, medição de nível na régua do tanque e foto da bacia de contenção registrada pelo zelador. Todos os lotes de combustível e selos do Inmetro devem ser registrados no módulo de manutenção da plataforma GrandCondo.
  4. 4Controle Financeiro de Manutenção em Bombas e ElevadoresExija laudo técnico minucioso e orçamento discriminado antes de autorizar qualquer manutenção corretiva em conjuntos moto-bombas ou elevadores. O zelador deve verificar se o problema constatado não é reincidência de serviço anterior dentro do prazo de garantia legal ou contratual. A ordem de serviço aprovada e os certificados de garantia das peças substituídas devem ser anexados digitalmente à planilha e ao cadastro do ativo no GrandCondo.
  5. 5Registro de Evidências Fotográficas e Comprovantes de CampoUtilize o aplicativo móvel GrandCondo para capturar fotos das notas fiscais, medições físicas na régua do gerador, placas de bomba trocadas, horímetros de elevadores e selos Inmetro nos extintores. Cada foto registrada no aplicativo recebe carimbo digital contendo data, hora e geolocalização do condomínio para compor o acervo de auditoria. Essas evidências são anexadas automaticamente ao lançamento do débito na planilha de despesas.
  6. 6Cálculo do Índice de Conformidade Financeiro-OperacionalCalcule mensalmente o Índice de Conformidade (IC) do condomínio aplicando a fórmula: IC (%) = (Número de Lançamentos de Despesa Auditados e Conformes / Total de Lançamentos de Despesa do Mês) × 100. É considerado conforme apenas o lançamento que possui nota fiscal autêntica, CNDs do fornecedor válidas, evidência fotográfica no GrandCondo e aprovação técnica do zelador ou síndico. Estabeleça como meta uma taxa mínima de 95% para autorização do fechamento mensal pelo conselho fiscal.
  7. 7Conciliação Bancária e Fechamento da Prestação de ContasRealize a conciliação diária entre os extratos das contas corrente, de fundo de reserva e de investimentos com os lançamentos efetuados na planilha. Registre com precisão os encargos com tarifas bancárias, prêmios do seguro condominial obrigatório (Art. 1.346 do Código Civil) e assinaturas do software GrandCondo. O balancete consolidado deve ser exportado em formato PDF e disponibilizado aos condôminos no portal de comunicação da plataforma.

Dicas de campo

  • • Exija do prestador de serviços de portaria e limpeza a comprovação do fornecimento de vale-transporte e vale-refeição estritamente proporcional aos dias trabalhados na escala do mês.
  • • Proíba expressamente o reembolso ou lançamento na planilha de custos com aviso prévio, rescisões operacionais ou indenizações trabalhistas referentes a funcionários da prestadora terceirizada.
  • • Verifique se o reajuste anual dos contratos terceirizados está respaldado por aditivo contratual e condiz com a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria vigente.
  • • Realize a medição física do nível de óleo diesel S10 na régua do gerador antes e imediatamente após o abastecimento, fotografando o visor do caminhão e anexando ao GrandCondo.
  • • Mantenha arquivadas as Certidões Negativas de Débitos (CND Federal, CNDT e CRF do FGTS) de todos os fornecedores recorrentes junto aos comprovantes de pagamento do mês.
  • • Separe com clareza as despesas ordinárias do condomínio das despesas extraordinárias aprovadas em assembleia específica e dos lançamentos do fundo de reserva.
  • • Exija a apresentação do Certificado de Ensaio Hidrostático assinado por profissional habilitado pelo CREA para todas as mangueiras de incêndio testadas.

Para quem é este kit

Introdução

A previsibilidade financeira de um condomínio exige o mapeamento rigoroso de despesas ordinárias e extraordinárias, conciliando contratos de manutenção, folha de pagamento e consumo de utilidades. Este artigo detalha a estruturação de um plano de contas técnico, amparado por normas regulamentadoras e pelo Código Civil, para garantir a precisão e a rastreabilidade da prestação de contas.

Seção 01Fundamentação Normativa e Responsabilidade do Síndico

  • Exigir a retenção de tributos (INSS, ISS, IRRF, CSRF) na fonte para prestadores de serviços de conservação e manutenção predial.
  • Conciliar faturas e recibos com o extrato bancário semanalmente para identificar tarifas indevidas ou débitos não autorizados.
  • Armazenar os comprovantes fiscais físicos e digitais por no mínimo cinco anos, em conformidade com as exigências da Receita Federal.

Seção 02Custeio de Folha de Pagamento e Encargos Sociais

  • Provisionar mensalmente a cota de 1/12 avos referente a férias e 13º salário, resguardando a liquidez nos meses de pico de desembolso.
  • Auditar o recolhimento mensal de FGTS e INSS por meio da exigência e análise das certidões negativas de débitos (CNDs).
  • Registrar os custos operacionais com uniformes e EPIs na categoria de insumos de pessoal, arquivando o recibo de entrega assinado por cada colaborador.

Seção 03Gestão Financeira da Manutenção Preventiva e Contratos

  • Vincular contratualmente o pagamento de empresas mantenedoras à entrega do Relatório de Inspeção Mensal (RIM), devidamente validado pelo zelador.
  • Alocar os custos pertinentes à renovação do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) no planejamento financeiro e no cronograma do exercício anual.
  • Estabelecer formalmente limites de alçada para compras emergenciais de peças de reposição pelo zelador, assegurando agilidade sem perda de controle.

Seção 04Auditoria de Consumo de Concessionárias Públicas

  • Anotar sistematicamente a leitura do hidrômetro principal no diário de operação para detectar perdas hídricas ou vazamentos em até 24 horas.
  • Comparar os ciclos mensais da tarifa de energia, observando a aplicação das bandeiras tarifárias, para justificar flutuações de custos nas assembleias.
  • Analisar tecnicamente a viabilidade de migração para o Mercado Livre de Energia em edifícios que possuam demanda contratada igual ou superior a 500 kW.

Seção 05Suprimentos, Insumos e Logística Operacional

  • Padronizar a lista de compras de materiais de conservação com base na média histórica de consumo bimestral levantada pelo zelador.
  • Exigir dos fornecedores a Ficha de Informação de Segurança de Produtos Químicos (FISPQ) para o correto armazenamento no DML (Depósito de Material de Limpeza).
  • Cotar formalmente orçamentos com no mínimo três fornecedores distintos para aquisições que excedam o valor de alçada estipulado na convenção.

Seção 06Seguros, Fundos e Despesas Administrativas

  • Revisar o escopo da apólice de seguro a cada renovação anual, assegurando a precisão do Valor de Reconstrução do Imóvel (VRI).
  • Transferir os valores arrecadados como fundo de reserva para aplicações de renda fixa em até cinco dias úteis após a liquidação dos boletos.
  • Auditar o Custo Efetivo Total (CET) das operações bancárias semestralmente, buscando isenções tarifárias baseadas no volume de recebíveis depositados.

Seção 07Tecnologia, Produtividade e Integração Operacional

  • Digitalizar o log de ocorrências no aplicativo para compilar um histórico robusto de falhas, respaldando os investimentos em manutenção predial corretiva.
  • Substituir métodos obsoletos de registro pela emissão eletrônica e por comprovantes térmicos rápidos, derrubando o custo contínuo com materiais de escritório.
  • Utilizar os módulos de comunicação do sistema para disparar os gráficos de despesas e os balancetes de forma digital, fortalecendo a governança e a transparência.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A integridade orçamentária de uma edificação requer ferramentas superiores a meras anotações em cadernos informais; demanda uma arquitetura de dados consistente e aderência às normativas técnicas e legais vigentes. Para implementar um protocolo de excelência na auditoria diária do seu condomínio, baixe agora o 'Kit Profissional de Inspeção — Controle de Despesas Condominiais'. Com este material, você dominará o mapeamento por centro de custos, validará os recebimentos de fornecedores e elevará o nível de transparência na prestação de contas aos condôminos.

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