GrandCondo — Gestão de Condomínios
Planilha
KIT-2-1005
planilha do fundo de obras: arrecadação por unidade, saldo, desembolsos por etapa e prestação de contas — planilha modelo para condomínio, com estrutura de colunas, fórmulas sugeridas, categorias de lançamento, totalizadores mensais e anuais, gráfico de acompanhamento, instruções de preenchimento e versão para impressão; exportável em PDF, DOCX e planilha (CSV/Excel)

Planilha do Fundo de Obras

Este kit estabelece as diretrizes técnicas e operacionais para a auditoria financeira, controle de arrecadação extraordinária e fiscalização de desembolsos por etapa de obras em condomínios

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estrutura técnica para controle de cotas extraordinárias, medições físicas no canteiro e conciliação de contas exclusivas em condomínios. Garanta aprovação do Conselho Fiscal e compliance tributário integrando zeladoria, administração e plataforma GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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Kit completo: PDF + Word + Excel — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

Conformidade Fiscal

Risco de Pagamento Indevido

Protocolo na Portaria

Retenção Preventiva

O que vem neste kit

  • Planilha Editável de Arrecadação por Unidade e Fração Ideal
  • Cronograma Físico-Financeiro Automatizado
  • Modelo de Atestado de Medição Técnica de Etapa
  • Matriz de Retenções Tributárias na Fonte
  • Extrato de Conciliação Bancária da Conta Exclusiva
  • Template de Prestação de Contas ao Conselho Fiscal
  • Relatório de Gestão de Aditivos e Caução Técnica
  • Guia de Transferências entre Fundo de Reserva e Fundo de Obras
  • Checklist de Recebimento de Insumos e Vistoria Final

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Arrecadação Fracionada por Unidade Autônoma e Fração Ideal
Cronograma Físico-Financeiro e Medições de Etapas
Conciliação Bancária da Conta Exclusiva do Fundo de Obras
Gestão de Contratos, Termos Aditivos e Retenções Técnicas
Controle de Impostos e Retenções Tributárias na Fonte (INSS, ISS, IRRF)
Controle de Inadimplência Especifica da Cota Extraordinária
Aportes do Fundo de Reserva para o Fundo de Obras
Registro de Notas Fiscais e Comprovantes de Desembolso Directo
Prestação de Contas Mensal para o Conselho Fiscal na Plataforma GrandCondo
Liberação de Garantiase Caução de Fim de Obra

Referências normativas

  • • ABNT NBR 16280:2015 — Gestão de reformas em edificações — Sistema de gestão de reformas
  • • ABNT NBR 5674:2012 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • ABNT NBR 14037:2014 — Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • • Lei nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Arts. 1.336, 1.341 e 1.348 — Obras e despesas extraordinárias)
  • • NBC TG 1000 / ITG 2002 (R1) — Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas a Entidades sem Finalidade Lucrativa
  • • ABNT NBR 15575:2021 — Edificações habitacionais — Desempenho

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Matriz de Rateio por Fração Ideal
risco critica

A planilha de arrecadação do fundo de obras utiliza a fração ideal registrada na Convenção Condominial para calcular a quota de cada unidade autônoma?

Critério: A soma das frações ideais de todas as unidades na planilha deve ser exatamente 1,0000 (ou 100%), com divergência zero em relação à convenção.

Como verificar: Comparar a tabela de frações ideais constante da convenção registrada em cartório com os multiplicadores inseridos na aba de rateio da planilha no sistema GrandCondo.

002
Lançamento de Vencimentos e Parcelamento Excepcional
risco alta

Os valores lançados para cobrança extraordinária mensal por unidade correspondem exatamente ao quórum, prazo e montante aprovados na Assembleia Geral?

Critério: O montante total arrecadável (soma de todas as parcelas de todas as unidades) deve ser 100% equivalente ao orçamento global aprovado na ata.

Como verificar: Confrontar a ata da assembleia que aprovou a obra com a estrutura de parcelamento e valores cobrados no módulo financeiro da plataforma GrandCondo.

003
Controle de Inadimplência do Fundo Extraordinário
risco alta

A planilha de fundo de obras identifica individualmente as unidades inadimplentes na taxa extraordinária com cálculo segregado da taxa ordinária?

Critério: Segregação de 100% dos relatórios de inadimplência, aplicando multa legal de 2% e juros de 1% a.m. (Art. 1.336, § 1º do CC) em coluna dedicada.

Como verificar: Filtrar no relatório financeiro GrandCondo a coluna 'Status de Pagamento - Taxa de Obras' e verificar a separação do saldo devedor da quota comum.

004
Conciliação Bancária da Conta Vinculada de Obras
risco critica

Os depósitos das arrecadações por fração ideal são creditados em conta bancária exclusiva para o fundo de obras?

Critério: Batimento de 100% do montante arrecadado no mês entre o relatório de baixas e o saldo credor da conta vinculada.

Como verificar: Analisar o extrato bancário da conta exclusiva do Fundo de Obras e realizar a conciliação com o relatório de liquidação de boletos da plataforma GrandCondo.

005
Tratamento de Unidades Isentas ou Com Frações Especiais
risco alta

As unidades comerciais, coberturas ou lojas possuem fórmulas de rateio ajustadas às suas frações ou isenções previstas na Convenção?

Critério: Aplicação de 100% das regras de exceção e multiplicadores registrados no cartório de imóveis na matriz de cálculo.

Como verificar: Inspecionar as fórmulas das linhas correspondentes às unidades especiais no módulo de cálculo de rateio do sistema GrandCondo.

006
Arredondamento e Dízimas em Lançamentos Fracionados
risco media

A planilha utiliza fórmula de arredondamento em duas casas decimais com compensação de resíduo de dízima na última unidade da tabela?

Critério: A soma exata dos boletos individuais gerados deve ser idêntica ao valor da parcela global mensal contratada, com variação de R$ 0,00.

Como verificar: Conferir a existência da função de arredondamento em duas casas decimais `=ARRED(..., 2)` nas células de cobrança e célula de ajuste de resíduo de fração.

007
Atualização Cadastral de Unidades e Titularidade
risco media

A relação de condôminos e unidades na planilha de arrecadação do fundo de obras é validada antes da emissão mensal dos boletos?

Critério: 100% das unidades com titularidade e e-mail/endereço de cobrança atualizados no mês corrente de emissão da parcela.

Como verificar: Cruzar a listagem de pagadores do fundo de obras no sistema GrandCondo com as atualizações de matrícula do cadastro da administradora.

008
Histórico de Quitação do Fundo por Unidade para Alienação
risco media

A planilha ou sistema disponibiliza o extrato consolidador de quitação de quotas do fundo de obras individualizado por unidade autônoma?

Critério: Emissão do relatório individual de quitação com status detalhado por parcela em até 24 horas após a solicitação do condômino.

Como verificar: Gerar o extrato de arrecadação de obra da unidade na plataforma GrandCondo e checar o histórico de parcelas quitadas e a vencer.

Calendário de inspeções

Semanal

  • • Importar extrato da conta bancária vinculada ao fundo de obras para o módulo financeiro do GrandCondo
  • • Validar notas fiscais emitidas pelas empreiteiras e fornecedores com o zelador e responsável técnico
  • • Registrar pagamentos de medições aprovadas e insumos adquiridos no controle semanal

Mensal

  • • Apurar índice de inadimplência exclusivo da taxa extraordinária por bloco e unidade
  • • Emitir o relatório comparativo entre arrecadação prevista versus realizada
  • • Conferir retenções tributárias e recolhimento das guias (INSS, ISS, IRRF) relativas às notas da obra
  • • Disponibilizar a pasta digital do fundo de obras para apreciação do Conselho Fiscal na plataforma GrandCondo

Bimestral

  • • Realizar vistoria técnica de canteiro com o zelador e engenheiro para balizar a medição física
  • • Conferir o cronograma físico-financeiro acumulado em relação ao orçamento total aprovado
  • • Revisar o saldo de contingência e fundo de reserva vinculado à obra

Trimestral

  • • Apresentar parecer do Conselho Fiscal sobre os lançamentos do Fundo de Obras
  • • Reavaliar a necessidade de reprogramação de parcelas ou reajustes contratuais
  • • Atualizar o gráfico de evolução física e desembolsos na área pública de comunicação aos condôminos

Semestral

  • • Publicar informativo consolidador sobre o avanço e custos da obra para todos os condôminos via GrandCondo
  • • Auditar cumprimento de retenções de garantia contratual mantidas em conta de reserva

Anual

  • • Elaborar o balanço anual consolidado do Fundo de Obras para aprovação em Assembleia Geral Ordinária
  • • Efetuar o encerramento contábil das etapas concluídas ou redefinição de prazos de arrecadação

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Divergência no rateio do fundo de obras por utilização de fração ideal desatualizada ou diferente do registro em Convenção Condominial.Auditar a tabela de frações ideais na plataforma GrandCondo em relação à Convenção e recalcular a quota-parte do fundo de obras de cada unidade.Administradora5 diasalta
Lançamento de cobrança extraordinária mensal com valor ou prazo em desacordo com o aprovado na Assembleia Geral Extraordinária (AGE).Revalidar o valor total e o parcelamento aprovados em ata de AGE, ajustando a cobrança no módulo financeiro da plataforma GrandCondo.Administradora3 diascritica
Ausência de segregação e controle individualizado de inadimplência da quota extraordinária do fundo de obras em relação à taxa ordinária.Configurar o relatório de inadimplência no GrandCondo para destacar débitos do fundo de obras por unidade com cálculo de juros e multa aplicados à quota específica.Administradora5 diasalta
Depósito do fundo de obras efetuado na conta corrente ordinária sem transferência imediata para a conta bancária vinculada e exclusiva da obra.Efetuar a transferência integral dos saldos arrecadados do fundo de obras para a conta exclusiva e realizar a conciliação bancária no GrandCondo.Administradora2 diascritica
Inexistência de fórmula diferenciada de rateio para coberturas e lojas comerciais que possuem frações especiais ou regramento de isenção na Convenção.Parametrizar as regras de exceção e frações especiais no cadastro financeiro das unidades autônomas dentro do sistema GrandCondo.Administradora7 diasmedia
Pagamento efetuado à empreiteira sem a prévia emissão e aprovação do Boletim de Medição Físico-Financeira assinado pelo engenheiro fiscal.Bloquear desembolsos financeiros até a apresentação do Boletim de Medição atestando a execução física da etapa contratada conforme NBR 12721.SíndicoImediatocritica
Ausência de acompanhamento comparativo entre o avanço físico-financeiro previsto e o efetivamente realizado no cronograma de obras.Atualizar a planilha do fundo de obras com indicador de desvio percentual e cronograma físico-financeiro no módulo financeiro GrandCondo.Engenheiro7 diasalta
Pagamento integral de medição sem o desconto da retenção técnica contratual estipulada como garantia de execução das obras.Aplicar o percentual de retenção técnica no desembolso da medição e registrar o valor retido na conta de garantia de fim de obra no GrandCondo.Administradora3 diasalta
Pagamento de custos extraordinários por serviços complementares sem registro de Termo Aditivo contratual aprovado.Formalizar o Termo Aditivo discriminando escopo e impacto orçamentário, registrando a alteração no módulo de contratos do GrandCondo.Síndico5 diascritica
Ausência de validação presencial das etapas concluídas pelo zelador antes do repasse da medição à administradora.Orientar o zelador a realizar vistoria no canteiro, anexando checklist de verificação e fotos comprobatórias no chamado de acompanhamento do GrandCondo.Zelador(a)2 diasalta
Desembolso financeiro liberado sem a comprovação de quitação das obrigações trabalhistas e retenções tributárias (INSS, ISS, IRRF) da empreiteira.Exigir CNDs, guias recolhidas e comprovantes de retenção na fonte da contratada antes do envio da nota fiscal para liquidação.Administradora3 diascritica
Falta de emissão de demonstrativo sintético consolidado do fundo de obras para apreciação mensal do Conselho Fiscal.Gerar o demonstrativo sintético de arrecadação, desembolsos e saldo no GrandCondo e disponibilizar na pasta digital do Conselho Fiscal.Administradora5 diasalta

Como usar o kit em campo

A gestão financeira do fundo de obras exige o controle rigoroso da arrecadação fracionada por unidade autônoma com base nas frações ideais registradas em convenção, garantindo segregação total em relação às cotas ordinárias. O acompanhamento dos desembolsos deve estar estritamente atrelado ao cronograma físico-financeiro e aos boletins de medição aprovados pela fiscalização técnica, aplicando-se retenções contratuais e tributárias cabíveis. A consolidação desses dados na plataforma GrandCondo assegura rastreabilidade contábil, conciliação bancária em conta exclusiva e transparência imediata para o Conselho Fiscal e a assembleia.

  1. 1Parametrização das Frações Ideais e Rateio da Cota ExtraordináriaCadastre na planilha e no GrandCondo as frações ideais exatas de cada unidade autônoma conforme a Convenção Condominial para o cálculo automatizado das quotas. Valide o quórum de aprovação e o prazo estipulados na Assembleia Geral Extraordinária antes de emitir os boletos com identificadores específicos. Verifique se coberturas ou unidades comerciais possuem regras diferenciadas ou isenções previstas no texto convencional.
  2. 2Segregação e Conciliação da Conta Bancária ExclusivaAbra uma conta corrente bancária vinculada exclusivamente ao Fundo de Obras para evitar a mistura de caixa com a conta ordinária. Programe a transferência automática dos recebimentos das cotas extras da conta arrecadadora para a conta do fundo com conciliação diária exata no GrandCondo. Registre imediatamente qualquer estorno, devolução ou liquidação de inadimplência com as devidas justificativas técnicas e documentos comprobatórios.
  3. 3Implantação do Cronograma Físico-Financeiro e Termos AditivosEstruture a aba de medições com a linha de base do cronograma aprovado em contrato, mapeando etapas, prazos, custos previstos e contingências. Crie colunas de controle de Termos Aditivos de escopo ou prazo, exigindo que custos extraordinários tenham aprovação formal prévia. Mantenha a fórmula de desvio acumulado para identificar antecipadamente estouros de orçamento ou atrasos na execução física da empreiteira.
  4. 4Vistoria de Campo e Validação do Boletim de Medição pelo Zelador e FiscalExija que o zelador ou fiscal de obras realize a vistoria do canteiro com checklist técnico e registro fotográfico temporal detalhado antes de validar o Boletim de Medição Físico-Financeira. Anexe os comprovantes no relatório da medição dentro do GrandCondo para certificar a efetiva conclusão dos serviços declarados pela contratada. Calcule o Índice de Conformidade da Medição dividindo o número de itens aprovados na vistoria pelo total de itens previstos na etapa e multiplicando por 100, liberando o pagamento somente se o índice atingir 100%.
  5. 5Aplicação das Retenções Técnicas e Tributárias na FonteCalcule no formulário de pagamento a retenção técnica contratual, habitualmente fixada entre 5% e 10% sobre o valor bruto da medição, destinada à caução de garantia. Destaque e recolha os impostos devidos na fonte, tais como INSS, ISSQN e IRRF, conforme a legislação municipal e federal aplicável ao serviço. Emita a ordem de pagamento líquida somente após a dedução dos valores de garantia e o aceite formal do responsável técnico.
  6. 6Verificação de Regularidade Trabalhista e Segurança do TrabalhoCondicione a liberação financeira de cada medição à apresentação das guias pagas de FGTS e INSS relativas à equipe alocada na obra, acompanhadas da folha de pagamento do mês anterior. Exija a comprovação de cumprimento das Normas Regulamentadoras, como NR-06, NR-18 e NR-35, e o envio dos recibos de EPI assinados pelos operários. Registre a documentação no módulo financeiro do GrandCondo para respaldar juridicamente o condomínio contra potenciais passivos trabalhistas.
  7. 7Prestação de Contas Mensal e Transmissão ao Conselho FiscalGere o demonstrativo sintético consolidado do Fundo de Obras integrando a arrecadação, inadimplência segregada, saldo atualizado da conta exclusiva e medições pagas. Envie a documentação digitalizada com os comprovantes bancários e notas fiscais ao Conselho Fiscal por meio da plataforma GrandCondo até o quinto dia útil subsequente. Disponibilize o balancete analítico no aplicativo para consulta dos condôminos, assegurando auditoria em tempo real.

Dicas de campo

  • • Utilize fórmulas de validação de dados para proibir o lançamento de desembolsos na planilha sem o número do Boletim de Medição e o PDF da Nota Fiscal anexados no GrandCondo.
  • • Mantenha o Fundo de Reserva rigorosamente apartado do Fundo de Obras, registrando eventuais aportes temporários como empréstimos internos com prazo rígido de devolução aprovado em assembleia.
  • • Configure notificações automáticas no GrandCondo para cobrança imediata de unidades inadimplentes especificamente na cota de obras para não comprometer o fluxo de caixa do contrato.
  • • Exija que a liberação da retenção técnica final ocorra apenas após a emissão do Termo de Recebimento Definitivo da Obra e a entrega dos manuais previstos na ABNT NBR 14037.
  • • Registre o histórico de reajustes contratuais indicando os índices aplicados, como INCC ou IGP-M, nas colunas dedicadas da planilha para justificar atualizações monetárias.
  • • Utilize marcadores de data, hora e geolocalização nas fotos registradas pelo zelador no aplicativo durante as vistorias técnicas das etapas da empreiteira.
  • • Promova a conciliação semanal dos extratos bancários da conta vinculada ao fundo de obras para identificar tarifas e rendimentos de aplicações financeiras de curto prazo.

Para quem é este kit

Garantem controle financeiro rígido e evitam estouros orçamentários em reformas e benfeitorias.

Acessam relatórios claros e conciliações detalhadas para auditoria rápida e emissão de pareceres.

Padronizam a contabilização das cotas extraordinárias e integram lançamentos com a plataforma GrandCondo.

Acompanham medições no canteiro e confirmam o recebimento de materiais com comprovante térmico na portaria.

Introdução

A estruturação de uma planilha para o fundo de obras exige rigor no controle do fluxo de caixa, acompanhando desde a arrecadação por fração ideal até a liberação de pagamentos baseada em medições físicas no canteiro. Este artigo apresenta critérios técnicos e normativos para o gerenciamento de cotas extraordinárias, garantindo transparência ao conselho fiscal e segurança jurídica na contratação de empreiteiras.

Seção 01Estruturação da Arrecadação por Unidade e Fração Ideal

  • Cadastrar minuciosamente todas as unidades no sistema com a respectiva fração ideal para garantir o cálculo matemático exato do rateio aprovado.
  • Separar rigorosamente a contabilização da cota ordinária da cota extraordinária nos demonstrativos bancários enviados aos condôminos mensalmente.
  • Monitorar mensalmente os índices e a curva de inadimplência do fundo de obras para acionar protocolos de cobrança preventiva.

Seção 02Cronograma Físico-Financeiro e Liberação de Desembolsos

  • Condicionar a emissão de qualquer nota fiscal pela empreiteira à aprovação prévia e formal do relatório de medição da etapa concluída.
  • Registrar na planilha de acompanhamento as datas inicialmente previstas e as efetivamente realizadas de cada fase estrutural da reforma.
  • Manter arquivo fotográfico sistemático e atualizado semanalmente das medições no canteiro para composição do dossiê de prestação de contas.

Seção 03Conciliação da Conta Bancária Exclusiva e Rendimentos

  • Exigir do departamento contábil os extratos totalmente separados da conta ordinária e da conta do fundo de obras no fechamento mensal.
  • Lançar e reconciliar os rendimentos líquidos da aplicação financeira diretamente como receita acessória do próprio fundo de obras.
  • Realizar a conciliação bancária linha a linha entre os lançamentos do extrato oficial do banco e o fluxo de caixa interno.

Seção 04Gestão de Contratos, Aditivos e Retenções Tributárias

  • Cadastrar antecipadamente as alíquotas de retenção do ISS de acordo com a legislação e o código de serviço específico do município.
  • Reter sistematicamente a parcela do INSS patronal sobre as faturas de mão de obra terceirizada, recolhendo a guia em nome da contratada.
  • Criar uma conta contábil virtual na planilha geral para monitorar o saldo progressivo acumulado das retenções técnicas de garantia contratual.

Seção 05Dinâmica Operacional, Zeladoria e Controle de Insumos

  • Padronizar no regimento que o recebimento de argamassa, cimento e revestimentos pesados ocorrerá apenas em horário comercial pré-aprovado.
  • Utilizar intensivamente o módulo de encomendas do GrandCondo para etiquetar e rastrear pequenos componentes elétricos recebidos na portaria.
  • Exigir e arquivar a assinatura de validação do zelador no canhoto da nota, atestando a integridade e especificação dos materiais descarregados.

Seção 06Prestação de Contas Mensal ao Conselho Fiscal

  • Digitalizar e anexar na nuvem todos os comprovantes de pagamentos associados de forma unívoca à respectiva linha de centro de custo da planilha.
  • Apresentar formalmente o gráfico de evolução financeira, comparando de modo didático o volume arrecadado com o montante efetivamente já pago.
  • Agendar reuniões documentadas do conselho fiscal no condomínio para aprovação técnica conjunta das faturas subsequentes de grande materialidade.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A gestão estruturada e eficiente de um fundo de obras prediais transcende a simples anotação mecânica de entradas e saídas em um fluxo de caixa doméstico. Trata-se de um complexo e exigente processo de auditoria financeira contínua, que assegura o cumprimento rigoroso de normas técnicas, a conformidade tributária nas contratações e a salvaguarda irrestrita do patrimônio coletivo. O suporte qualificado de ferramentas tecnológicas viabiliza a sincronia perfeita entre as taxas de arrecadação, a operação diligente do zelador e do porteiro no recebimento de insumos e a fiscalização ativa do Conselho Fiscal. Para implementar estas práticas da engenharia condominial com exatidão e segurança jurídica no seu empreendimento, baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Planilha do Fundo de Obras.

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
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