POP de Recebimento de Notas Fiscais

O que vem neste kit

• Procedimento Operacional Padrão (POP) completo em formato PDF com escopo, responsabilidades e fluxograma
• Checklist de conferência técnica e fiscal com 48 pontos de verificação aplicáveis no dia a dia
• Matriz de retenções tributárias na fonte para condomínios (INSS, ISSQN, IRRF, PIS/COFINS/CSLL)
• Guia prático para ateste de execução de serviços e recebimento de materiais no aplicativo GrandCondo pelo zelador
• Modelo de formulário de recusa de nota fiscal incorreta ou divergente do pedido de compra
• Manual de validação de autenticidade da chave de acesso e código de verificação de NFS-e e NF-e
• Tabela de prazos de temporalidade documental e guarda de comprovantes fiscais condominiais
• Diretrizes para montagem e padronização das pastas física e virtual para o Conselho Fiscal
• Script de treinamento para recepção e conferência rápida de documentos entregues na portaria 24h

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

Este Procedimento Operacional Padrão estabelece as diretrizes técnicas e fiscais para a recepção, conferência, ateste e escrituração de Notas Fiscais de bens e serviços contratados pelo condomínio através do ecossistema GrandCondo. A rotina integra a verificação física executada pela zeladoria com a validação tributária conduzida pela administradora, mitigando riscos de pagamentos indevidos e autuações por descumprimento de obrigações acessórias. O cumprimento rigoroso deste fluxo assegura o pleno respaldo documental junto ao Conselho Fiscal e a conformidade fiscal do condomínio frente às legislações municipais e federais.

1. 1Triagem Cadastral e Validação Eletrônica da NFAo receber o documento fiscal ou o DANFE, a administradora ou a recepção deve conferir se o CNPJ, a Razão Social e o endereço coincidem com os dados oficiais do condomínio cadastrados na Receita Federal. Realize a consulta da chave de acesso de 44 dígitos da NF-e ou do código de verificação da NFS-e no portal da SEFAZ ou da prefeitura local para confirmar se o documento não possui evento de cancelamento ou alteração. Anexe o arquivo XML nativo da nota diretamente no módulo financeiro do aplicativo GrandCondo para garantir a validade jurídica da escrituração.
2. 2Conferência Física e Ateste Operacional de MateriaisO zelador deve realizar a conferência quantitativa e qualitativa dos insumos entregues, checando a integridade das embalagens e as especificações da nota contra o pedido de compra cadastrado no GrandCondo. Antes de assinar o canhoto físico, o zelador registra fotos nítidas dos materiais recebidos e do comprovante no aplicativo GrandCondo, sinalizando o ateste de recebimento. Caso ocorra qualquer avaria ou item faltante, a ressalva deve ser anotada no canhoto físico e registrada no alerta de divergência da plataforma.
3. 3Vistoria e Ateste de Prestação de Serviços TécnicosPara serviços de manutenção predial, civil ou eletromecânica, o zelador deve realizar o registro fotográfico comparativo do 'antes' e 'depois' das instalações diretamente no módulo operacional do GrandCondo. O ateste de conclusão só é formalizado mediante anexo da Ordem de Serviço (OS) assinada, medição física comprovada e, quando aplicável, do comprovante de entrega da ART/RRT pelo responsável técnico, conforme a norma ABNT NBR 16280. A aprovação final no aplicativo libera o processo para a liquidação financeira.
4. 4Apuração de Retenções de Impostos Municipais (ISSQN)A administradora deve analisar o enquadramento do serviço segundo o artigo 3º da Lei Complementar nº 116/2003 para determinar o município devido do ISSQN e a obrigatoriedade da retenção na fonte. Em casos de prestadores sediados fora do município, verifique a regularidade no cadastro local (CPOM/RANFS) para evitar o recolhimento em duplicidade ou omissão. A alíquota informada na NFS-e deve ser confrontada com o código de serviço municipal e gravada no lançamento do módulo financeiro GrandCondo.
5. 5Cálculo e Retenção de Tributos Federais e INSSIdentifique a incidência da retenção previdenciária de INSS (11% ou 3,5%) para serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, observando os abatimentos permitidos na discriminação da fatura conforme a IN RFB nº 2110/2022. Valide as retenções federais na fonte de IRRF, PIS, COFINS e CSLL de acordo com a IN RFB nº 1234/2012 e suas atualizações para condomínios tomadores. Confirme a opção do prestador pelo Simples Nacional ou MEI no portal do Simples para validar a dispensa das retenções federais, arquivando a certidão de optante.
6. 6Conciliação Contratual e Conferência de Meios de PagamentoA equipe financeira deve reconciliar os valores impressos na nota fiscal com a proposta comercial aprovada, pedido de compra ou contrato vigente indexado no aplicativo GrandCondo. Verifique se o meio de pagamento (boleto bancário ou chave PIX) possui a titulação e CNPJ rigorosamente idênticos aos do emissor da Nota Fiscal, recusando dados bancários de terceiros. A data de vencimento deve respeitar o prazo pactuado a contar da data de emissão e do ateste operacional válido.
7. 7Lançamento Financeiro e Disponibilização ao Conselho FiscalRegistre os dados da nota fiscal, retenções de impostos e dados para liquidação no módulo financeiro GrandCondo, realizando o upload da nota, relatórios fotográficos, certidões e comprovantes bancários. A organização das pastas digitais deve seguir o plano de contas e a linha do tempo mensal do condomínio, garantindo transparência para a auditoria do Conselho Fiscal. O Índice de Conformidade (IC) deve ser calculado pela razão entre os lançamentos com documentação completa sem pendências e o total de notas processadas no mês, multiplicada por 100, mantendo a meta mínima de 98%.

Para quem é este kit