Kit Gestão e Controle — Documentos Obrigatórios do Condomínio — GrandCondo
Central de controle documental do condomínio: o síndico sabe qual documento existe, onde está, qual a validade, quem é o responsável, qual a versão, qual o arquivo, o que está pendente e o que precisa ser renovado. Documentos institucionais, atas, mandato do síndico, contratos, seguro, incêndio, elevadores, SPDA, elétrica, gerador, hidráulica, reservatórios, piscina, bombas, gás, portões, CFTV, interfonia, portaria, lazer, pavimentação, fachada, cobertura, impermeabilização, obras, ART/RRT, licenças, certidões, funcionários, treinamentos, manuais, garantias, fornecedores, controle de vencimentos, versões, QR Code por equipamento, índice documental, plano de regularização e revisão anual com assinaturas.
Índice de Saúde do documento de 0 a 100%, com semáforo documental e caderno completo para encadernar.
Prints reais das folhas do kit — clique para ampliar.
Prévia das 121 folhas, uma por uma
Exatamente como sai na impressora: cabeçalho do equipamento, itens de verificação com escala OK / Atenção / Não conforme, tabelas de registro, avisos técnicos e assinaturas. Navegue pelas páginas e clique em qualquer folha para ampliar.
Folhas 1–6 de 121 · página 1 de 21
Identificação do condomínio e o que existe instalado
Pasta digital com semáforo de validade
Avaliação de rotina com resultado Normal, Atenção ou Crítico
Convenção, regimento, CNPJ, registros e cadastros
Cartório, registro, versão, original e cópia digital
Versão, aprovação em assembleia e disponibilidade
Veja o arquivo em PDF, Word e Excel
Cada peça do kit é entregue em três formatos: PDF pronto para imprimir, Word para adaptar ao seu condomínio e Excel para lançar e controlar.
Folha A4 fechada, pronta para imprimir e aplicar em campo.
O que está incluído
Você sabe onde está cada documento
Ficha de localização e versão com original físico, pasta física, arquivo digital, pasta digital, responsável pelo acesso e última atualização.
Semáforo documental por área
Institucional, legal, licenças, incêndio, elevadores, elétrica, hidráulica, equipamentos, contratos, manutenções e garantias em verde, amarelo ou vermelho.
Nada vence sem aviso
Controle de vencimentos com dias restantes e régua de alerta em 90, 60, 30 e 15 dias, mais a folha dos documentos que vencem no trimestre.
Pendências com responsável e prazo
Documentos pendentes e plano de regularização: motivo, ação, responsável, prazo e status — a cobrança sai do grupo de WhatsApp e vira registro.
QR Code por equipamento
Cada equipamento com código e QR Code apontando para cadastro, manual, manutenções, contrato, garantia, relatórios, fotos e ordens de serviço.
Revisão anual com termo assinado
Roteiro completo de conferência, dashboard com totais, resumo, plano de ação, próxima revisão e assinaturas do responsável, do síndico e da administradora.
As 121 peças do kit
Cada peça tem página própria com o print real e sai em PDF, DOCX e XLSX.
Cadastro e Mapa de Documentos do Condomínio
Identificação do condomínio e o que existe instalado
Checklist Geral Mensal do Síndico
Avaliação de rotina com resultado Normal, Atenção ou Crítico
Documentos Institucionais do Condomínio
Convenção, regimento, CNPJ, registros e cadastros
Ficha da Convenção do Condomínio
Cartório, registro, versão, original e cópia digital
Documentação de Elevadores
Um registro por equipamento, com manutenções e certificados
Portões, CFTV, Interfonia e Portaria
Manuais, contratos, garantias e histórico dos sistemas
Fachada, Cobertura e Impermeabilização
Projetos, garantias, laudos e registro fotográfico
Manutenções e Relatórios Técnicos
Último relatório e próximo por sistema do condomínio
Localização e Controle de Versão
Onde está o original, a pasta digital e qual versão vale
Pasta Física e QR Code dos Equipamentos
Documentos impressos e acesso rápido pelo celular
Termo de Revisão e Aprovação Documental
Resultado final, resumo, plano de ação e assinaturas
Matriz de Rotinas e Responsáveis
O que é feito, por quem, com que frequência e com qual evidência
Planner Semanal de Execução
Grade de segunda a domingo com tarefa, responsável e visto
Planner Mensal de Execução
Mês inteiro em uma folha, dia a dia, com marcação do executado
Checklist Mensal de Execução da Equipe
O que a equipe executou no mês, não o que o síndico inspecionou
Escala da Equipe e Distribuição de Tarefas
Quem cobre cada turno e quem executa cada rotina
Registro de Ocorrências e Não Conformidades
Da abertura do chamado ao encerramento com evidência
Calendário Anual de Execução
Doze meses de inspeções, testes e manutenções por sistema
Índice de Saúde de Documentos do Condomínio
Pontuação de 0 a 100 que transforma o checklist em gestão de ativo
Painel de Situação por Sistema
Uma folha com o status Normal, Atenção ou Crítico de cada sistema
Ficha de Última Inspeção e Aprovação
Parecer final, pendências numeradas e assinaturas
Checklist Diário de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Checklist Semanal de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Checklist Mensal de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Checklist Trimestral de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Registro e Tratamento de Não Conformidades
O que foi encontrado, causa, ação, prazo, execução e verificação final
Cronograma de Parede — Documentos institucionais
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Atas de assembleia e livro de atas
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Documentos do síndico e do conselho
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Contratos administrativos
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Seguro do condomínio
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Documentação de incêndio
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma Anual de Parede
Todos os ambientes e sistemas do kit em uma folha, mês a mês
Calendário Anual Mestre de Manutenção
Cada ambiente, equipamento e controle com a sua periodicidade nos 12 meses
Calendário Mensal Semana a Semana
O mês aberto em 5 semanas, com a tarefa, o responsável e o comprovante
Folha de Manutenções e Controles Obrigatórios
Periodicidade, quem pode executar e a evidência exigida
Folha de Dados Técnicos — Documentos Institucionais do Condomínio
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Ficha da Convenção do Condomínio
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Ficha do Regimento Interno
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Controle de Atas de Assembleia
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Documentos do Síndico e do Conselho
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Contratos Administrativos
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Plano de Ação em Execução
O que, quem, quando, quanto e em que status — uma folha por mês
Controle de Custos e Recorrências
Contratos, valores mensais, reajustes e comparação com o previsto
Controle de Estoque e Materiais de Uso
Estoque mínimo, consumo do mês e ponto de reposição
POP — Documentos Institucionais do Condomínio
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Ficha da Convenção do Condomínio
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Ficha do Regimento Interno
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Controle de Atas de Assembleia
Procedimento operacional padrão — portaria, controle de acesso e monitoramento
POP — Documentos do Síndico e do Conselho
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Contratos Administrativos
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
Controle de Chaves e Acessos
Quem tem cada chave, retirada, devolução e cópia autorizada
Controle de Entrada de Prestadores
Quem entrou, para qual serviço, com qual documento e por quanto tempo
Avaliação de Prestadores e Contratos
Nota por critério, histórico de atendimento e decisão de renovação
Livro de Ocorrências da Operação
Registro do turno: o que aconteceu, o que foi feito e o que ficou pendente
Atendimento de Solicitações e Reclamações
Protocolo, prazo de resposta, providência e retorno ao morador
Comunicado de Manutenção ao Morador
Aviso pronto para preencher, imprimir e afixar no elevador e no hall
Ficha de Treinamento e Integração da Equipe
Quem foi treinado, em quê, por quem e com qual comprovação
Matriz de Responsabilidades
Quem executa, quem confere e quem responde por cada rotina
Planner Semanal do Síndico
A semana em uma folha: rondas, decisões, contatos e pendências
Ata Rápida de Reunião
Pauta, decisões, responsáveis e prazos — em uma folha assinada
Termo de Vistoria e Entrega
Estado de cada ambiente na troca de síndico, zelador ou empresa
Checklist prático — Rotina de segurança
Ronda, acessos, portaria e perímetro, com evidência por item
Checklist prático — Rotina de limpeza
Ambiente por ambiente, com padrão de entrega e evidência
Checklist prático — Rotina de manutenção
Verificações preventivas, leituras e abertura de ordem de serviço
Checklist prático — Correspondências e encomendas
Recebimento, guarda, aviso ao morador e entrega com protocolo
Checklist prático — Registro e tratativa de ocorrências
Do relato ao encerramento, com causa, ação, prazo e evidência
Planilha — Controle financeiro mensal do condomínio
Receitas, despesas, saldo do mês e saldo acumulado, em Excel
Planilha — Centro de custo
Despesa por área do condomínio, com orçado, realizado e desvio
Planilha — Provisões e obrigações futuras
13º, férias, rescisão, seguro, laudos e fundo de reserva
Planilha — Consumo de água, energia e gás
Leituras mensais, variação e detecção de vazamento ou desperdício
Planilha — Acompanhamento de gastos mês a mês
Painel anual por centro de custo, com total e média
Guia de implantação em 30 dias
Cronograma semanal, responsáveis sugeridos e metas para colocar o kit em uso — Kit Documentos do Condomínio
Índice de Saúde
Pontuação objetiva do documento, calculada com estes indicadores:
- Manutenções previstas realizadas20 pts
- Checklists de inspeção executados15 pts
- Ocorrências no período15 pts
- Recorrência do mesmo problema10 pts
- Pendências abertas15 pts
- Documentação válida10 pts
- Idade do equipamento5 pts
- Tempo desde a última manutenção10 pts
Faixas: BOM · ATENÇÃO · CRÍTICO
Como usar
- 1
1. Cadastre o ativo
Ficha de identificação com fabricante, modelo, capacidade, número de série e empresa responsável pela manutenção.
- 2
2. Imprima as rotinas
Checklists diários, semanais, mensais e anuais em A4 — prancheta na área técnica, preenchimento à mão.
- 3
3. Registre tudo
Ocorrências, chamados, paradas e visitas técnicas nas folhas de registro, com data, hora e responsável.
- 4
4. Meça o Índice de Saúde
Some os pontos dos indicadores e acompanhe o resultado de 0 a 100% mês a mês na folha de histórico.
Caderno completo em PDF
Todas as 121 folhas em um único arquivo, na ordem dos módulos, pronto para imprimir e encadernar.
Resolve na prática
- • Descobrir na vistoria que a licença de incêndio venceu
- • Convenção e regimento sem ninguém saber onde está o original
- • Contrato renovado automaticamente por falta de controle de vencimento
- • Seguro do condomínio vencido no dia do sinistro
- • Troca de síndico sem inventário de documentos entregue
- • Laudos e ART pagos e depois perdidos entre e-mails
Perguntas frequentes
O kit confirma que um documento é obrigatório no meu condomínio?
Não. A obrigatoriedade e a periodicidade variam conforme a legislação federal, estadual e municipal, as características do condomínio, os equipamentos existentes e os órgãos competentes. O kit é um controle gerencial, não uma confirmação jurídica.
Isso substitui a manutenção da empresa especializada?
Não. O kit organiza a gestão, a fiscalização e a evidência documental. A manutenção técnica continua obrigatoriamente com a empresa contratada e o responsável técnico.
Em quais formatos recebo os arquivos?
PDF pronto para imprimir em A4, DOCX editável no Word e XLSX com as tabelas de controle prontas para digitar (com listas de OK / Atenção / Não conforme).
Preciso de sistema para usar?
Não. Todas as peças funcionam impressas. Quem usa o GrandCondo pode manter os mesmos controles em formato digital.
Já sou assinante anual. Preciso comprar?
Não. A assinatura anual do GrandCondo libera este kit e todos os outros materiais automaticamente na Área do Assinante.