Livro de ocorrências de condomínio: registro correto, com prova e histórico

O que deve entrar no livro de ocorrências

Vale registrar todo fato que possa gerar cobrança, advertência, acionamento de seguro ou discussão em assembleia. Tudo funciona de forma híbrida: no computador da portaria e no celular do zelador(a), do síndico e do conselho — o mesmo dado, em tempo real, sem instalar nada.

• Barulho e perturbação: horário de início e fim, unidade envolvida, quem constatou
• Avarias em áreas comuns: local, descrição do dano e foto
• Encomendas: extravio, recusa de recebimento ou retirada por terceiro
• Entradas irregulares: visitante sem autorização, prestador fora do horário
• Passagem de turno: pendências deixadas para a equipe seguinte

Como escrever o registro sem gerar problema jurídico

O registro descreve o fato, nunca a intenção. Em vez de "morador da 302 é mal-educado", escreva "às 23h10 foi constatado som alto na unidade 302; o morador foi comunicado e reduziu o volume às 23h25". Fato, horário, ação tomada e responsável. Esse padrão é o que sustenta uma advertência ou multa depois.

Do caderno de capa dura ao livro digital

No papel, a folha se perde, a letra é ilegível e não existe prova de quando o texto foi escrito. No GrandCondo cada ocorrência recebe carimbo de data e hora, foto, autor do registro e histórico de alterações — o síndico acompanha pelo celular e exporta o relatório do mês quando precisa levar o caso à assembleia ou à administradora.

• Registro em segundos, direto do celular do porteiro ou zelador(a)
• Foto anexada ao fato, sem grupo de WhatsApp paralelo
• Encaminhamento automático ao síndico e ao conselho
• Exportação em PDF para assembleia, seguro ou processo

Modelo pronto para imprimir

Se o condomínio ainda opera no papel, a Biblioteca GrandCondo tem folhas de controle e modelos de livro de ocorrências em PDF e DOCX editável, no formato prancheta usado na portaria.

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Perguntas frequentes