GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-260
organização da sala do síndico: arquivo corrente, pastas obrigatórias, agenda de compromissos, atas e contratos, sigilo de documentos, quadro de indicadores e recepção de moradores

Checklist para Organização da Sala do Síndico

Este kit abrange a padronização e governança operacional da sala do síndico, incluindo a estruturação do arquivo corrente físico e digital, organização de pastas obrigatórias, salvaguarda de contratos e atas, adequação do ambiente à LGPD e implementação de quadro visual de indicadores

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estruture o acervo documental, salvaguarde contratos e garanta conformidade legal na gestão do condomínio. Integre o atendimento presencial ao fluxo digital da equipe operacional via plataforma GrandCondo.

Neste checklist

Prévia do arquivo oficial

Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–46

Itens 32 a 46, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Checklist Operacional de 46 Itens Verificáveis em Formato de Diagnóstico
  • Tabela de Prazos de Guarda do Arquivo Corrente e Temporalidade Documental
  • Protocolo de Organização e Custódia de Projetos 'As Built' e Manuais de Escopo Construtivo
  • Roteiro de Adequação da Sala do Síndico à LGPD (Lei Nº 13.709/2018)
  • Diretrizes para Organização do Claviculário de Emergência e Chaves Restritas
  • Modelo de Matriz de Gestão à Vista e Quadro de Indicadores Operacionais
  • Guia Ergonômico do Posto de Trabalho Administrativo Baseado na NR-17
  • Minuta de Termo de Retirada e Devolução de Documentos do Acervo Físico
  • Fluxograma de Atendimento ao Morador Integrado à Plataforma GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Arquivo Corrente de Contratos Vigentes e Garantias
Pasta de Atas de Assembleia e Regimento Interno
Pasta de Prontuários Trabalhistas e Fichas de Efetivo Terceirizado
Acervo de Plantas, Projetos 'As Built' e Manuais de Escopo Construtivo
Estação de Atendimento ao Morador e Protocolo Físico/Digital
Armário Fechado com Chave para Documentos Confidenciais (LGPD)
Quadro de Gestão à Vista e Indicadores Operacionais da Edificação
Claviculário e Controle de Chaves Mestras/Áreas Comuns
Posto de Trabalho Administrativo do Síndico e Ergonomia (NR-17)
Estoque Operacional de Envelopes, Termos e Formulários Oficiais

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Arts. 1.347 a 1.356)
  • • Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD)
  • • ABNT NBR 15849 (Gestão de Documentos Arquivísticos)
  • • NR-17 (Ergonomia no Ambiente de Trabalho Administrativo)
  • • NR-23 (Proteção Contra Incêndios em Ambientes de Arquivo)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Condomínio em Edificações e Incorporações Imobiliárias)

Amostra do checklist (46 itens no material completo)

001
Sala do Síndico - Arquivo Corrente Físico
risco media

Os contratos vigentes de prestação de serviços continuados possuem pastas físicas individuais padronizadas, organizadas com código de identificação, razão social do fornecedor e índice visível?

Critério: 100% dos contratos ativos acomodados em pastas individuais etiquetadas com razão social, CNPJ, objeto resumido e código de identificação único conforme plano de classificação documental.

Como verificar: Abrir o armário de arquivo corrente na sala do síndico, verificar a presença de pastas suspensas ou fichários etiquetados por prestador e conferir o índice remissivo fixado na parte interna do arquivo.

002
Gestão Documental Digital e Plataforma GrandCondo
risco alta

Todos os contratos vigentes estão digitalizados na íntegra em formato PDF/A e vinculados ao cadastro do fornecedor no módulo de gestão da plataforma GrandCondo com alertas de vencimento programados?

Critério: Contratos ativos 100% digitalizados e armazenados no sistema GrandCondo, com alertas de renovação/rescisão configurados para 60 e 90 dias antes do término da vigência.

Como verificar: Acessar o painel do sistema GrandCondo, abrir o módulo de fornecedores, selecionar uma amostra de 5 contratos físicos do arquivo e validar se os arquivos em PDF/A e os alertas digitais de vencimento estão ativos.

003
Custódia Física e Proteção Antincêndio
risco alta

O mobiliário utilizado para guarda dos contratos físicos originais está elevado do piso acabado em pelo menos 15 cm e distante de tubulações hidráulicas ou fontes de calor, conforme a NR-23?

Critério: Mobiliário distante no mínimo 15 cm do piso e 50 cm de iluminação/fontes de calor; ausência total de sinais de umidade ou mofo nas proximidades (NR-23 e ABNT NBR 15849).

Como verificar: Utilizar trena para medir a distância da base da primeira gaveta ou prateleira em relação ao piso acabado, inspecionar visualmente as paredes contíguas quanto a sinais de umidade e verificar se a sala possui extintor de incêndio adequado nas proximidades.

004
Garantias de Equipamentos e Infraestrutura
risco critica

A pasta técnica de garantias vigentes contém a nota fiscal, o termo de garantia assinado e o manual de instrução do fabricante para todos os sistemas e equipamentos adquiridos ou reformados nos últimos 5 anos?

Critério: 100% dos equipamentos instalados dentro do prazo legal ou contratual com Nota Fiscal, Termo de Garantia e Manual arquivados e catalogados.

Como verificar: Inspecionar a pasta 'Garantias Vigentes' na sala do síndico, confrontando as notas fiscais com os termos de garantia e os planos de manutenção preventiva exigidos pelo fabricante.

005
Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
risco critica

Os armários e gaveteiros contendo contratos com dados pessoais de prestadores e empregados são mantidos trancados a chave, com controle de acesso exclusivo ao síndico e pessoal autorizado?

Critério: Armários e gaveteiros de arquivo corrente trancados 100% do tempo em que não houver manuseio ativo; chave mantida sob posse direta do síndico ou responsável designado.

Como verificar: Verificar se as trancas do gaveteiro/armário de contratos estão operacionais, testar se ficam fechadas na ausência do síndico e inspecionar as superfícies de mesas e balcões quanto a documentos expostos.

006
Conformidade Trabalhista e Previdenciária de Terceirizados

A pasta de cada contrato de empresa terceirizada (portaria, limpeza, zeladoria) é atualizada mensalmente com as comprovantes de recolhimento de INSS, FGTS e Certidões Negativas de Débitos Trabalhistas (CNDT)?

007
Arquivo Corrente de Contratos Vigentes e Garantias
risco media

Os aditivos contratuais de reajuste anual e prorrogação de prazo das empresas prestadoras de serviço continuado estão formalizados, assinados e anexados aos contratos originais?

Critério: 100% dos contratos reajustados ou prorrogados devem possuir Termo Aditivo assinado física ou digitalmente, conforme o Art. 107 do Código Civil.

Como verificar: Abrir a pasta física do contrato de prestação continuada (ex.: manutenção de portão ou zeladoria) e conferir a presença do termo aditivo assinado pelas partes referente ao último ciclo de reajuste.

008
Arquivo Corrente de Contratos Vigentes e Garantias
risco critica

A apólice do seguro condominial obrigatório vigora sem interrupção e possui o comprovante de pagamento do prêmio ou das parcelas anexado à pasta de contratos?

Critério: Apólice com vigência ativa e quitação bancária integral ou em dia, em estrito atendimento ao Art. 1.346 do Código Civil Brasileiro.

Como verificar: Consultar a pasta física do Seguro Condominial, checar a vigência na folha de rosto da apólice e conferir os comprovantes bancários de quitação das parcelas até a data da inspeção.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Arquivo Corrente de Contratos Vigentes e Garantias
  • • Pasta de Atas de Assembleia e Regimento Interno
  • • Pasta de Prontuários Trabalhistas e Fichas de Efetivo Terceirizado
  • • Acervo de Plantas, Projetos 'As Built' e Manuais de Escopo Construtivo
  • • Estação de Atendimento ao Morador e Protocolo Físico/Digital
  • • Armário Fechado com Chave para Documentos Confidenciais (LGPD)

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Contratos vigentes sem digitalização em PDF/A ou sem vínculo no módulo de gestão da plataforma GrandCondo.Administradora15 diasalta
Mobiliário com documentos de contratos apoiados diretamente sobre o piso acabado, descumprindo a NR-23 e exposto ao risco de umidade e incêndio.Zelador(a)7 diasmedia
Ausência de notas fiscais, termos de garantia assinados e manuais do fabricante para equipamentos e obras executadas nos últimos 5 anos.Administradora30 diasmedia
Armários e gaveteiros da sala do síndico contendo documentos pessoais de empregados e moradores sem trancamento a chave.Síndico3 diascritica
Apólice de seguro condominial obrigatório sem comprovante de quitação de parcelas ou do prêmio anexado ao arquivo físico.Administradora5 diascritica
Obras e reformas finalizadas em áreas comuns sem Anotação de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) ou Termo de Aceite Definitivo.Engenheiro10 diasalta
Prazos de encerramento de garantia de bombas, gerador e elevadores não cadastrados no plano de manutenção predial.Zelador(a)5 diasalta
Contratos de prestação de serviços vigentes sem Termo de Compromisso de Tratamento de Dados Pessoais (LGPD) assinado.Administradora20 diasalta
Livro físico de atas com ordem cronológica interrompida e ausência de paginação sequencial das assembleias passadas.Administradora10 diasmedia
Atas de assembleias realizadas nos últimos 12 meses sem a certidão de registro formal em Cartório de Títulos e Documentos.Administradora15 diasalta
Listas de presença e instrumentos de procuração desvinculados das respectivas atas de assembleia.Administradora7 diasmedia
Exposição pública desnecessária de listas de presença com dados pessoais de moradores em desconformidade com a LGPD.Síndico1 diacritica

Como usar o kit em campo

A organização rigorosa da sala do síndico é o pilar operacional para garantir a conformidade jurídica, trabalhista e de engenharia do condomínio, alinhando a guarda física à plataforma GrandCondo. O cumprimento das normas de custódia documental (LGPD, NR-17, NR-23) protege a administração contra passivos contratuais e falhas operacionais, assegurando o pronto atendimento aos condôminos pelo síndico e zeladoria. A auditoria periódica deste ambiente viabiliza a rastreabilidade integral do acervo técnico, desde o habite-se até as rotinas diárias de manutenção predial.

  1. 1Triagem do Arquivo Corrente e Digitalização no GrandCondoInicie auditando todos os contratos vigentes, garantias e apólices de seguro para verificar prazos e assinaturas ativas. Digitalize cada documento na íntegra em formato PDF/A e vincule-o ao respectivo fornecedor no módulo de gestão da plataforma GrandCondo, configurando alertas automáticos de vencimento com 30, 60 e 90 dias de antecedência. Registre fotos das pastas físicas organizadas para anexar ao relatório da plataforma.
  2. 2Adequação Física do Acervo e Proteção AntincêndioOrganize os gaveteiros e prateleiras elevando as pastas físicas a no mínimo 15 cm do piso acabado para prevenir danos por umidade ou vazamentos, conforme a NR-23. Mantenha os móveis distantes de tubulações de água, prumadas e fontes de calor. Fotografe os nichos de armazenamento e arquive a imagem como evidência de conformidade no módulo do ambiente operacional.
  3. 3Organização Sequencial de Atas, Regimentos e MandatosReúna o histórico sequencial das atas de assembleia, listas de presença originais e procurações em ordem cronológica com páginas numeradas. Destaque a ata de eleição do corpo diretivo vigente em pasta de fácil acesso e certifique-se de que todas as atas dos últimos 12 meses possuem registro formal em cartório. Registre fotos das pastas identificadas e atualize o acervo digital no sistema GrandCondo.
  4. 4Custódia Trabalhista e Adequação à LGPDSepare os prontuários dos empregados próprios (com ASOs da NR-7 e fichas atualizadas) e as fichas dos terceirizados em armário fechado a chave. Garanta que apenas o síndico e o pessoal administrativo autorizado possuam acesso às chaves do mobiliário, limitando a exposição de dados pessoais conforme a LGPD. Mantenha os termos de compromisso de privacidade dos prestadores de serviço salvos no módulo contratual do GrandCondo.
  5. 5Gestão à Vista e Central de Chaves (Claviculário)Estruture o quadro de gestão à vista com os indicadores operacionais da edificação, cronograma de manutenções segundo a ABNT NBR 5674 e contatos de emergência. Mantenha o claviculário trancado com acionamento restrito, identificando individualmente todas as chaves mestras e de áreas comuns por tags numeradas. Registre fotos do claviculário e do quadro informativo para anexar como evidência no módulo de zeladoria.
  6. 6Ergonomia do Posto Administrativo e Estoque de FormuláriosAjuste a estação de trabalho do síndico segundo a NR-17, garantindo iluminação adequada, suporte ergonômico de tela e assento regulável para recepção de moradores. Padronize o estoque operacional de envelopes, termos de notificação, protocolos físicos/digitais e formulários oficiais do condomínio. Fotografe a disposição da mesa e os modelos de formulários organizados para controle de inventário.
  7. 7Cálculo do Índice de Conformidade e Registro de EvidênciasCalcule o Índice de Conformidade da sala do síndico dividindo a quantidade de itens aprovados pelo total de itens inspecionados no checklist e multiplicando por 100. Registre evidências fotográficas nítidas de cada item não conforme diretamente no aplicativo mobile da plataforma GrandCondo. Anexe o resultado percentual obtido ao plano de ação corretiva assinado pelo síndico e acompanhado pelo zelador.

Dicas de campo

  • • Utilize pastas suspensas com codificação por cores para diferenciar contratos de manutenção, certidões trabalhistas e manuais de garantia.
  • • Verifique quadrimestralmente se as notas fiscais e ART/RRT de obras recentes estão anexadas aos respectivos Termos de Aceite Definitivo.
  • • Mantenha uma cópia física da Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil e Incêndio na capa interna do arquivo corrente para consulta imediata.
  • • Configure no GrandCondo permissões diferenciadas de acesso para impedir que funcionários não autorizados visualizem dados sensíveis de condôminos e funcionários.
  • • Armazene os manuais das áreas comuns e projetos As Built em pastas A3 protegidas contra poeira e incidência direta de luz solar.
  • • Audite o claviculário mensalmente junto ao zelador para checar se todas as chaves sobressalentes conferem com a planilha de controle de retirada.
  • • Adote protocolo físico e digital unificado na plataforma GrandCondo para todas as correspondências e notificações entregues formalmente aos moradores.

Para quem é este kit

Introdução

A padronização da sala do síndico transcende a estética, consolidando-se como pilar de governança técnica, segurança de dados e eficiência administrativa no condomínio. Estruturar este ambiente com base em normas regulamentadoras e inteligência operacional é fundamental para garantir fluidez na gestão e respaldo jurídico perante órgãos fiscalizadores.

Seção 01Governança Documental e o Arquivo Corrente Físico-Digital

  • Categorização em pastas suspensas com etiquetas padronizadas e código de cores para acesso rápido.
  • Digitalização diária e upload de aditivos contratuais no sistema de gestão integrada da administradora.
  • Auditoria mensal de conformidade focada na validade de apólices, laudos técnicos e garantias em vigor.

Seção 02Adequação à LGPD: Sigilo de Prontuários e Documentos Sensíveis

  • Instalação de armários trancados dedicados exclusivamente à guarda de dados pessoais e processos trabalhistas.
  • Fragmentação mecânica sistemática de rascunhos, envelopes de encomendas antigos e formulários descartados.
  • Controle de acesso físico restrito à sala do síndico durante o manuseio e auditoria de documentação sigilosa.

Seção 03Acervo Técnico: Plantas, Manuais e Projetos 'As Built' da Edificação

  • Acondicionamento técnico de plantas em tubos de PVC rotulados ou mapotecas horizontais dimensionadas.
  • Arquivamento sistemático dos manuais de operação de geradores, bombas de recalque e sistemas de exaustão.
  • Disponibilização de cópias plastificadas dos diagramas unifilares para uso tático pela equipe de zeladoria.

Seção 04Gestão à Vista: Quadros de Indicadores e Planejamento Operacional

  • Atualização semanal de calendários constando manutenções preditivas, preventivas e vistorias regulatórias.
  • Exibição clara de gráficos comparativos de consumo de utilidades (água, energia, gás) para meta de redução.
  • Fixação de fluxogramas táticos de ação padronizada para cenários de falta de energia ou vazamentos críticos.

Seção 05Controle de Chaves, Atendimento ao Morador e Ergonomia (NR-17)

  • Adequação ergonômica de mesas, altura de monitores e assentos conforme parâmetros técnicos vigentes da NR-17.
  • Fixação de claviculário de aço trancado com numeração rastreável e inventário impresso atualizado quinzenalmente.
  • Implantação de protocolo físico impresso padronizado para registro rigoroso de retirada e devolução de chaves técnicas.

Seção 06Infraestrutura e Estoque Operacional de Uso Administrativo

  • Realização de controle quinzenal rigoroso de estoque de bobinas, papelaria e formulários de infrações normativas.
  • Utilização de prateleiras setorizadas para separar visualmente o acervo documental do material de expediente diário.
  • Padronização de modelos impressos de atas e editais prontos para uso em situações de extrema urgência.

Seção 07Integração Operacional: Síndico, Zeladoria e Portaria 24h

  • Monitoramento logístico de encomendas em tempo real utilizando relatórios gerados instantaneamente pelo GrandCondo.
  • Estabelecimento de comunicação via plataforma entre sala do síndico, zeladoria e portaria humana ininterrupta.
  • Análise tática diária dos registros de entrada e saída de visitantes para aprimorar os protocolos humanos de controle.

Perguntas frequentes

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Conclusão

Consolidar a organização física e técnica da sala do síndico vai muito além do simples arquivamento de papéis: trata-se de implantar uma verdadeira cultura de compliance, governança normativa e eficiência operacional contínua. Um ambiente estruturado com base nas NRs e na LGPD potencializa o trabalho humano, amparando o síndico, o zelador(a) e a portaria 24h na execução de suas rotinas críticas diárias. Convidamos você a profissionalizar ainda mais este processo fundamental. Baixe agora o 'Kit Profissional de Inspeção — Organização da Sala do Síndico' e garanta a adequação do seu condomínio às mais exigentes normas técnicas de forma prática, integrada e definitiva.

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