Defina tempos operacionais para receber, registrar, avisar, guardar e retirar encomendas sem prometer prazos que a portaria não consegue controlar.
O SLA interno deve medir apenas etapas controladas pelo condomínio: tempo entre aceite e registro, registro e aviso, aviso e primeira tentativa de retirada, além do tratamento de exceções. Ele não deve prometer o prazo da transportadora.
Quer aplicar essa rotina na prática? A equipe pode mostrar o fluxo no cenário do seu condomínio.
O serviço postal termina sua etapa conforme as condições da entrega. A partir do aceite pela portaria, começa o processo interno do condomínio. O Decreto nº 12.464/2025 disciplina a prestação dos serviços postais; use a regra interna para tratar o que ocorre depois do recebimento no condomínio.
| Etapa | Início | Fim | Responsável |
|---|---|---|---|
| Aceite | Volume entregue à portaria | Conferência concluída | Porteiro do turno |
| Registro | Conferência concluída | Registro salvo | Porteiro do turno |
| Aviso | Registro salvo | Mensagem emitida | Canal definido |
| Guarda | Registro salvo | Posição confirmada | Portaria |
| Retirada | Identificação do retirante | Comprovante encerrado | Portaria |
O condomínio deve escolher metas compatíveis com equipe, volume e canais. Não copie números de outro prédio sem testar capacidade e picos.
Defina tratamento para avaria aparente, perecíveis, medicamento, volume grande, destinatário sem vínculo, item proibido e indisponibilidade do sistema. A exceção deve pausar ou mudar o relógio apenas quando a regra estiver documentada.
Acompanhe percentual registrado dentro da meta, percentual avisado dentro da meta, itens sem posição, volumes acima do prazo interno e retiradas sem evidência completa. Sempre guarde fórmula, período e fonte.
Faça amostra por turno, não apenas média geral. Um bom resultado agregado pode esconder um horário com atraso recorrente. Revise metas quando mudarem equipe, espaço, volume ou canal de aviso.
Veja o procedimento de recebimento, o módulo de encomendas e a página de gestão de encomendas.
Documente responsáveis, critérios, exceções e evidências; treine mais de um turno e revise o processo com amostras reais.
Pode apoiar uma operação simples, mas deve ser avaliada quanto a permissões, histórico, continuidade, busca e recuperação de evidências.
Somente os necessários para a finalidade definida, pelo prazo justificado e com acesso compatível com a responsabilidade de cada função.
Após incidentes, mudanças de equipe ou sistema e também no ciclo periódico aprovado pela administração.
Mostramos na prática como aplicar “SLA de recebimento, aviso e retirada de encomendas” na sua portaria — sem compromisso.
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Guarita e administração trabalham na tela cheia: cadastro de encomenda, visitantes, ocorrências e relatórios.
Mesma base de dados, em tempo real. O zelador(a) resolve na ronda; o morador acompanha pelo app.
Etiqueta impressa na hora e aviso automático ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).
A equipe começa a usar no mesmo dia. O cadastro de moradores é feito na Semana do Cadastro, por link de pré-cadastro.
Impressora de etiquetas, leitor de código e webcam são opcionais — o sistema funciona com o que o condomínio já tem.
Preencha os dados e nossa equipe apresenta o sistema no cenário real do seu condomínio.