Ficha / registro do empregado
Ficha / registro do empregado é um item obrigatório da matriz Condomínio em Dia, na categoria funcionários e sst. Periodicidade: Atualização. Risco alto, responsável sugerido administradora, evidência esperada: registro/planilha.
Kit para imprimir e controlar
Nove peças prontas para este documento. Veja a prévia real de cada folha abaixo — o arquivo para imprimir faz parte do Kit Completo Condomínio em Dia.
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Ficha técnica
- Código na matriz
- 08.02 (item 110 de 262)
- Categoria
- 8. Funcionários e SST
- Obrigatoriedade
- Obrigatório
- Periodicidade
- Atualização — Contínuo
- Risco
- Alto
- Responsável sugerido
- Administradora
- Evidência esperada
- Registro/planilha
- Exige ART/RRT
- Não
- Exige empresa especializada
- Não
- Depende de assembleia
- Não
- Controla validade
- Não
- Quem emite
- médico do trabalho, engenheiro de segurança e empresa de SST
Como obter ou renovar
- 1. Verifique o que o condomínio já tem
Procure a última versão de "Ficha / registro do empregado" na pasta de funcionários e sst, no arquivo da administradora e no acervo da gestão anterior. Confirme data de emissão, validade e se os dados do condomínio estão corretos.
- 2. Confirme quem emite
Este item é emitido por médico do trabalho, engenheiro de segurança e empresa de SST. Peça sempre o documento em PDF, com identificação de quem emitiu e data legível.
- 3. Confira e arquive com evidência
Confira o checklist de verificação desta página antes de aceitar o documento. Arquive como registro/planilha, com nome padronizado (data de emissão + nome do documento + validade).
Dados que o documento precisa conter
- Identificação completa do condomínio (nome, CNPJ e endereço).
- Denominação exata do documento: Ficha / registro do empregado.
- Data de emissão.
- Identificação e assinatura de quem emitiu (nome, cargo/registro profissional).
- Campos de data, responsável e ocorrência preenchidos em cada linha.
- Local de arquivamento do original (físico e digital).
Checklist de verificação do documento
- O documento é exatamente "Ficha / registro do empregado" e não uma versão parcial, rascunho ou orçamento.
- Razão social, CNPJ e endereço do condomínio estão corretos e legíveis.
- Data de emissão está preenchida e o documento está assinado por quem tem competência para emitir.
- Arquivo digitalizado em PDF legível, salvo na pasta "Funcionários e SST" com nome padronizado.
- Responsável pelo item está nomeado na planilha (nome e contato), não apenas o cargo.
- Versão anterior foi mantida no histórico, para comprovar continuidade em caso de sinistro.
Checklist de execução em campo
- ASOs de todos os empregados estão válidos e arquivados na pasta funcional.
- Fichas de EPI estão assinadas, com data de entrega e CA do equipamento.
- PGR/PCMSO estão vigentes e os eventos de SST foram transmitidos no eSocial.
- Treinamentos obrigatórios (NRs aplicáveis) têm certificado e lista de presença.
- Não conformidade encontrada gera plano de ação com prazo, responsável e foto.
- Registro desta verificação foi assinado por administradora e arquivado.
Calendário de execução
| Quando | Ação | Responsável |
|---|---|---|
| Diariamente / a cada ocorrência | Registrar o fato no momento em que acontece. | Administradora |
| Semanalmente | Conferir se todos os registros do período foram preenchidos. | Administradora |
| Mensalmente | Fechar o período, arquivar e apontar falhas recorrentes. | Administradora |
Erros mais comuns
- Condomínio achar que não precisa de PGR e PCMSO por ter um único zelador.
- Ficha de EPI sem assinatura, invalidando a defesa em reclamatória.
- Eventos de SST do eSocial enviados fora do prazo depois de acidente.
- Guardar o documento apenas no e-mail ou no WhatsApp de quem contratou, sem arquivar na pasta oficial.
Riscos de não conformidade
- Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial.
- Item obrigatório ausente compromete a defesa do síndico em ação de responsabilidade civil.
Perguntas frequentes
Ficha / registro do empregado é obrigatório no condomínio?
Sim. Na matriz Condomínio em Dia este item é classificado como obrigatório, com risco alto e periodicidade atualização.
Com que frequência ficha / registro do empregado precisa ser renovado?
A periodicidade de referência é: Atualização (contínuo) — registro contínuo: atualizado sempre que houver mudança. Mesmo sem data de validade, revise o item pelo menos uma vez por ano e a cada troca de gestão.
Quem é o responsável por esse documento?
O responsável sugerido é administradora, mas a responsabilidade legal final é do síndico como representante do condomínio. Nomeie uma pessoa com nome e contato na planilha de controle — item sem dono é item que vence.
O que acontece se o condomínio não tiver esse documento?
Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial. Em vistorias e perícias, a ausência do item costuma ser tratada como falha de gestão, e não como esquecimento pontual.
Como comprovar ficha / registro do empregado em uma vistoria?
A evidência aceita é: registro/planilha, arquivada na pasta de funcionários e sst com data legível. Tenha a versão digital em PDF e o original acessível na administração — vistoria não espera busca em e-mail antigo.