Manual da portaria

16.01ObrigatórioAtualizaçãoRisco Alto

Manual da portaria é um item obrigatório da matriz Condomínio em Dia, na categoria procedimentos internos. Periodicidade: Atualização. Risco alto, responsável sugerido síndico(a), evidência esperada: documento (pdf). POP da portaria 24h: quem entra, como registra e o que fazer em cada exceção.

Kit para imprimir e controlar

Nove peças prontas para este documento. Veja a prévia real de cada folha abaixo — o arquivo para imprimir faz parte do Kit Completo Condomínio em Dia.

Prévia da folha Ficha técnica do documento — Manual da portaria — Ficha técnica do documento .pdf
Dados, base legal, responsável, validade, semáforo de risco e como obter.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Mapa visual da execução (5F) — Manual da portaria — Mapa visual da execução (5F) .pdf
Fluxograma ilustrado das 5 fases, decisões, linha do tempo e semáforo de risco.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Checklist por fase (F1 a F5) — Manual da portaria — Checklist por fase (F1 a F5) .pdf
Prancheta A4 com critério de aceite por linha, conforme / não conforme e plano de ação.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Planilha de controle — Manual da portaria — Planilha de controle .xlsx
Controle, execuções por fase, fornecedores, custos e alerta automático 90/60/30/15.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Calendário anual de execução — Manual da portaria — Calendário anual de execução .pdf
Grade dos 12 meses com fases, marcos, régua de alertas e campo de data real.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Matriz RACI da execução — Manual da portaria — Matriz RACI da execução .pdf
Quem executa, aprova, é consultado e é informado em cada uma das 5 fases.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Ficha de fornecedor e cotação — Manual da portaria — Ficha de fornecedor e cotação .pdf
Escopo mínimo, o que exigir na proposta, documentos do prestador e 3 cotações.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Registro de execução com foto — Manual da portaria — Registro de execução com foto .pdf
Folha de evidência com molduras de antes/depois, medições, data e assinatura.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Ficha de auditoria e conformidade — Manual da portaria — Ficha de auditoria e conformidade .pdf
Avaliação do documento de 0 a 100, evidências exigidas e parecer de conformidade.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Plano de ação (5W2H) — Manual da portaria — Plano de ação (5W2H) .pdf
Tratamento de não conformidade: o quê, por quê, quem, quando, onde, como e custo.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Etiqueta e capa de pasta — Manual da portaria — Etiqueta e capa de pasta .pdf
Capa A4 e etiquetas de lombada para identificar a pasta física do documento.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Comunicado de mural — Manual da portaria — Comunicado de mural .pdf
Aviso pronto para o quadro de avisos informando a execução e o que o morador deve fazer.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha POP editável — Manual da portaria — POP editável .docx
Procedimento padrão em DOCX com fases 5F, RACI e indicadores para adaptar.
🔒 Incluído no kit

Liberar o download de todas as peças — R$ 39,90

Acesso imediato aos 262 documentos da matriz, com as 13 peças de cada um, cadernos por categoria e planilha mestre. Ou entre na assinatura anual e leve todo o acervo GrandCondo.

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Ficha técnica

Código na matriz: 16.01 (item 243 de 262)
Categoria: 16. Procedimentos internos
Obrigatoriedade: Obrigatório
Periodicidade: Atualização — Anual
Risco: Alto
Responsável sugerido: Síndico(a)
Evidência esperada: Documento (PDF)
Exige ART/RRT: Não
Exige empresa especializada: Não
Depende de assembleia: Não
Controla validade: Não
Quem emite: a própria administração do condomínio, com validação do conselho

Como obter ou renovar

1. Verifique o que o condomínio já tem
Procure a última versão de "Manual da portaria" na pasta de procedimentos, no arquivo da administradora e no acervo da gestão anterior. Confirme data de emissão, validade e se os dados do condomínio estão corretos.
2. Confirme quem emite
Este item é emitido por a própria administração do condomínio, com validação do conselho. Peça sempre o documento em PDF, com identificação de quem emitiu e data legível.
3. Confira e arquive com evidência
Confira o checklist de verificação desta página antes de aceitar o documento. Arquive como documento (pdf), com nome padronizado (data de emissão + nome do documento + validade).

Dados que o documento precisa conter

Identificação completa do condomínio (nome, CNPJ e endereço).
Denominação exata do documento: Manual da portaria.
Data de emissão.
Identificação e assinatura de quem emitiu (nome, cargo/registro profissional).
Local de arquivamento do original (físico e digital).

Checklist de verificação do documento

O documento é exatamente "Manual da portaria" e não uma versão parcial, rascunho ou orçamento.
Razão social, CNPJ e endereço do condomínio estão corretos e legíveis.
Data de emissão está preenchida e o documento está assinado por quem tem competência para emitir.
Arquivo digitalizado em PDF legível, salvo na pasta "Procedimentos" com nome padronizado.
Responsável pelo item está nomeado na planilha (nome e contato), não apenas o cargo.
Versão anterior foi mantida no histórico, para comprovar continuidade em caso de sinistro.

Checklist de execução em campo

O procedimento está escrito, atualizado e conhecido por quem executa.
A equipe da portaria/zeladoria foi treinada e assinou a ciência.
Os registros gerados pelo procedimento estão sendo preenchidos todos os dias.
As falhas do mês foram revisadas e o procedimento foi ajustado quando necessário.
Não conformidade encontrada gera plano de ação com prazo, responsável e foto.
Registro desta verificação foi assinado por síndico(a) e arquivado.

Calendário de execução

Quando	Ação	Responsável
D-90 dias	Levantar orçamentos e reservar a verba do serviço.	Síndico(a)
D-45 dias	Contratar / agendar a execução com o fornecedor.	Síndico(a)
Dia da execução	Acompanhar o serviço e registrar com fotos.	Síndico(a)
Até 5 dias depois	Receber o documento, conferir pelo checklist e arquivar.	Síndico(a)
A cada 12 meses	Repetir o ciclo completo.	Síndico(a)

Erros mais comuns

Procedimento existindo só na cabeça do zelador(a) mais antigo.
POP escrito uma vez e nunca revisado depois da troca de equipe.
Encomendas sem procedimento, gerando fila e extravio na portaria.
Guardar o documento apenas no e-mail ou no WhatsApp de quem contratou, sem arquivar na pasta oficial.

Riscos de não conformidade

Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial.
Item obrigatório ausente compromete a defesa do síndico em ação de responsabilidade civil.

Perguntas frequentes

Manual da portaria é obrigatório no condomínio?

Sim. Na matriz Condomínio em Dia este item é classificado como obrigatório, com risco alto e periodicidade atualização. POP da portaria 24h: quem entra, como registra e o que fazer em cada exceção.

Com que frequência manual da portaria precisa ser renovado?

A periodicidade de referência é: Atualização (anual) — renovação atualização. Mesmo sem data de validade, revise o item pelo menos uma vez por ano e a cada troca de gestão.

Quem é o responsável por esse documento?

O responsável sugerido é síndico(a), mas a responsabilidade legal final é do síndico como representante do condomínio. Nomeie uma pessoa com nome e contato na planilha de controle — item sem dono é item que vence.

O que acontece se o condomínio não tiver esse documento?

Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial. Em vistorias e perícias, a ausência do item costuma ser tratada como falha de gestão, e não como esquecimento pontual.

Como comprovar manual da portaria em uma vistoria?

A evidência aceita é: documento (pdf), arquivada na pasta de procedimentos com data legível. Tenha a versão digital em PDF e o original acessível na administração — vistoria não espera busca em e-mail antigo.