Kit Master Gestão de Administradora de Condomínios | GrandCondo
Uma administradora organizada começa pelo controle de cada condomínio. O kit entrega a gestão completa da carteira em papel pelo método ADMIN 12P: manual master, mapa da carteira, ficha master do condomínio, implantação de cliente novo em 30 dias, encerramento e transição, padrão de atendimento, pasta padrão com 12 divisórias, etiquetas, arquivo e protocolo, semáforo de documentos da carteira, calendário anual de obrigações, agenda do gestor, controle de assembleias, contratos e reajustes, quadro de pendências, organograma e divisão de carteira, descrição de funções, onboarding, pessoal dos condomínios, férias e encargos, POP de demanda, livro de protocolos, ficha e relatório de visita, circular padrão, reclamações e melhorias, homologação e avaliação de prestadores, cotação comparativa, ordem de serviço, rotina financeira mensal, conciliação bancária, inadimplência, régua de cobrança, termo de acordo, balancete resumo, checklist de prestação de contas, painel de indicadores, Índice de Gestão 0 a 100, auditoria interna, plano de ação, pesquisa de satisfação do síndico, plano de retenção, relatório anual e divisórias da pasta master. PDF, DOCX e XLSX.
Índice de Saúde do condomínio administrado de 0 a 100%, com semáforo documental e caderno completo para encadernar.
Prints reais das folhas do kit — clique para ampliar.
Prévia das 126 folhas, uma por uma
Exatamente como sai na impressora: cabeçalho do equipamento, itens de verificação com escala OK / Atenção / Não conforme, tabelas de registro, avisos técnicos e assinaturas. Navegue pelas páginas e clique em qualquer folha para ampliar.
Folhas 1–6 de 126 · página 1 de 21
Identificação do condomínio e o que existe instalado
Pasta digital com semáforo de validade
Avaliação de rotina com resultado Normal, Atenção ou Crítico
Como organizar, padronizar e acompanhar uma carteira de condomínios
Todos os condomínios administrados em uma folha de parede
Uma folha com tudo que a administradora precisa saber do cliente
Veja o arquivo em PDF, Word e Excel
Cada peça do kit é entregue em três formatos: PDF pronto para imprimir, Word para adaptar ao seu condomínio e Excel para lançar e controlar.
Folha A4 fechada, pronta para imprimir e aplicar em campo.
O que está incluído
Toda a carteira em uma folha
Mapa da carteira, ficha master por condomínio, divisão por gestor com carga real de unidades e quadro de pendências com dono e prazo.
Padrão igual em todo condomínio
Pasta padrão com 12 divisórias, etiquetas, controle de arquivo e guarda, protocolo de entrega e padrão de atendimento com prazo de resposta.
Nenhum prazo perdido
Semáforo de documentos obrigatórios da carteira, calendário anual de obrigações, controle de assembleias, contratos, reajustes e aviso prévio.
Financeiro conciliado e defensável
Rotina financeira mensal, conciliação bancária, balancete resumo para o síndico e checklist de prestação de contas antes de entregar ao conselho.
Cobrança com régua e acordo
Controle de inadimplência por unidade, régua de cobrança de D+1 a D+90, termo de acordo com controle de parcelas e relatório ao conselho.
Cliente que não vai embora
Ficha e relatório de visita, pesquisa de satisfação do síndico, Índice de Gestão 0 a 100, auditoria interna e plano de retenção com sinais de risco.
As 126 peças do kit
Cada peça tem página própria com o print real e sai em PDF, DOCX e XLSX.
Cadastro e Mapa de Carteira de Condomínios
Identificação do condomínio e o que existe instalado
Checklist Geral Mensal do Síndico
Avaliação de rotina com resultado Normal, Atenção ou Crítico
Manual Master da Administradora
Como organizar, padronizar e acompanhar uma carteira de condomínios
Mapa da Carteira de Condomínios
Todos os condomínios administrados em uma folha de parede
Ficha Master do Condomínio
Uma folha com tudo que a administradora precisa saber do cliente
Checklist de Implantação de Condomínio Novo
Os 30 primeiros dias do condomínio na administradora
Checklist de Encerramento e Transição
Saída de condomínio da carteira sem passivo e sem ruído
Padrão de Atendimento da Administradora
Como toda a equipe responde síndico, conselho e condômino
Estrutura da Pasta Padrão do Condomínio
As 12 divisórias que todo condomínio da carteira deve ter
Controle de Arquivo e Guarda de Documentos
Onde está cada caixa e por quanto tempo ela fica guardada
Semáforo de Documentos da Carteira
Todos os documentos obrigatórios de todos os condomínios em uma folha
Agenda Mensal do Gestor de Carteira
O mês inteiro do gestor em uma folha de prancheta
Controle de Assembleias da Carteira
Quem já fez, quem está atrasado e o que falta convocar
Controle de Contratos e Reajustes
Vencimento, índice e aviso prévio de cada contrato de cada condomínio
Organograma e Divisão da Carteira
Quem cuida de quê e quantas unidades cada gestor carrega
POP — Abertura e Tratamento de Demanda
Do primeiro contato ao encerramento com evidência
Ficha de Visita ao Condomínio
A visita do gestor com roteiro, registro e plano de ação
Relatório de Visita com Registro Fotográfico
Prova do que foi visto e do que precisa ser feito
Circular e Comunicado Padrão
Modelo pronto para comunicar qualquer assunto ao condomínio
Registro de Reclamações e Melhorias
O que os clientes reclamam e o que a administradora mudou
Rotina Financeira Mensal por Condomínio
Do recebimento do boleto ao balancete aprovado
Folha de Conciliação Bancária
Saldo do extrato igual ao saldo do sistema, item a item
Controle de Inadimplência da Carteira
Quem deve, há quanto tempo e em que fase está a cobrança
Termo de Acordo de Débito Condominial
Parcelamento registrado, assinado e acompanhado
Checklist de Prestação de Contas
O que precisa estar pronto antes de entregar ao conselho
Painel de Indicadores da Administradora
Os números da carteira em uma folha de parede
Índice de Gestão da Administradora (0 a 100)
Uma nota objetiva para cada condomínio da carteira
Auditoria Interna de Carteira
A coordenação confere o trabalho do gestor, condomínio a condomínio
Pesquisa de Satisfação do Síndico e do Conselho
Nota do cliente antes de ele pensar em trocar
Plano de Retenção de Cliente
Sinais de risco e o que fazer antes de perder o contrato
Divisórias da Pasta Master da Administradora
Capas de separação para imprimir e montar o fichário
Matriz de Rotinas e Responsáveis
O que é feito, por quem, com que frequência e com qual evidência
Planner Semanal de Execução
Grade de segunda a domingo com tarefa, responsável e visto
Planner Mensal de Execução
Mês inteiro em uma folha, dia a dia, com marcação do executado
Checklist Mensal de Execução da Equipe
O que a equipe executou no mês, não o que o síndico inspecionou
Escala da Equipe e Distribuição de Tarefas
Quem cobre cada turno e quem executa cada rotina
Registro de Ocorrências e Não Conformidades
Da abertura do chamado ao encerramento com evidência
Calendário Anual de Execução
Doze meses de inspeções, testes e manutenções por sistema
Índice de Saúde de Carteira de Condomínios
Pontuação de 0 a 100 que transforma o checklist em gestão de ativo
Painel de Situação por Sistema
Uma folha com o status Normal, Atenção ou Crítico de cada sistema
Ficha de Última Inspeção e Aprovação
Parecer final, pendências numeradas e assinaturas
Checklist Diário de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Checklist Semanal de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Checklist Mensal de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Checklist Trimestral de Conformidade
Marcação Conforme / Não conforme / Não se aplica, com evidência e prazo
Registro e Tratamento de Não Conformidades
O que foi encontrado, causa, ação, prazo, execução e verificação final
Cronograma de Parede — Carteira de condomínios com gestor responsável
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Pasta padrão por condomínio com 12 divisórias
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Arquivo físico e digital com prazo de guarda
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Semáforo de documentos obrigatórios da carteira
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Calendário anual de obrigações e assembleias
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma de Parede — Cadastro de prestadores homologados
Grade de dias do mês por turno, assinada no próprio ambiente
Cronograma Anual de Parede
Todos os ambientes e sistemas do kit em uma folha, mês a mês
Calendário Anual Mestre de Manutenção
Cada ambiente, equipamento e controle com a sua periodicidade nos 12 meses
Calendário Mensal Semana a Semana
O mês aberto em 5 semanas, com a tarefa, o responsável e o comprovante
Folha de Manutenções e Controles Obrigatórios
Periodicidade, quem pode executar e a evidência exigida
Folha de Dados Técnicos — Manual Master da Administradora
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Mapa da Carteira de Condomínios
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Ficha Master do Condomínio
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Checklist de Implantação de Condomínio Novo
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Checklist de Encerramento e Transição
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Folha de Dados Técnicos — Padrão de Atendimento da Administradora
Fotos do local, equipamentos instalados, parâmetros e quem chamar
Plano de Ação em Execução
O que, quem, quando, quanto e em que status — uma folha por mês
Controle de Custos e Recorrências
Contratos, valores mensais, reajustes e comparação com o previsto
Controle de Estoque e Materiais de Uso
Estoque mínimo, consumo do mês e ponto de reposição
POP — Manual Master da Administradora
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Mapa da Carteira de Condomínios
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Ficha Master do Condomínio
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Checklist de Implantação de Condomínio Novo
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Checklist de Encerramento e Transição
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
POP — Padrão de Atendimento da Administradora
Procedimento operacional padrão: quem faz, como faz e o que não pode
Controle de Chaves e Acessos
Quem tem cada chave, retirada, devolução e cópia autorizada
Controle de Entrada de Prestadores
Quem entrou, para qual serviço, com qual documento e por quanto tempo
Avaliação de Prestadores e Contratos
Nota por critério, histórico de atendimento e decisão de renovação
Livro de Ocorrências da Operação
Registro do turno: o que aconteceu, o que foi feito e o que ficou pendente
Atendimento de Solicitações e Reclamações
Protocolo, prazo de resposta, providência e retorno ao morador
Comunicado de Manutenção ao Morador
Aviso pronto para preencher, imprimir e afixar no elevador e no hall
Ficha de Treinamento e Integração da Equipe
Quem foi treinado, em quê, por quem e com qual comprovação
Matriz de Responsabilidades
Quem executa, quem confere e quem responde por cada rotina
Planner Semanal do Síndico
A semana em uma folha: rondas, decisões, contatos e pendências
Ata Rápida de Reunião
Pauta, decisões, responsáveis e prazos — em uma folha assinada
Termo de Vistoria e Entrega
Estado de cada ambiente na troca de síndico, zelador ou empresa
Checklist prático — Rotina de segurança
Ronda, acessos, portaria e perímetro, com evidência por item
Checklist prático — Rotina de limpeza
Ambiente por ambiente, com padrão de entrega e evidência
Checklist prático — Rotina de manutenção
Verificações preventivas, leituras e abertura de ordem de serviço
Checklist prático — Correspondências e encomendas
Recebimento, guarda, aviso ao morador e entrega com protocolo
Checklist prático — Registro e tratativa de ocorrências
Do relato ao encerramento, com causa, ação, prazo e evidência
Planilha — Controle financeiro mensal do condomínio
Receitas, despesas, saldo do mês e saldo acumulado, em Excel
Planilha — Centro de custo
Despesa por área do condomínio, com orçado, realizado e desvio
Planilha — Provisões e obrigações futuras
13º, férias, rescisão, seguro, laudos e fundo de reserva
Planilha — Consumo de água, energia e gás
Leituras mensais, variação e detecção de vazamento ou desperdício
Planilha — Acompanhamento de gastos mês a mês
Painel anual por centro de custo, com total e média
Guia de implantação em 30 dias
Cronograma semanal, responsáveis sugeridos e metas para colocar o kit em uso — Kit Master Gestão de Administradora
Índice de Saúde
Pontuação objetiva do condomínio administrado, calculada com estes indicadores:
- Manutenções previstas realizadas20 pts
- Checklists de inspeção executados15 pts
- Ocorrências no período15 pts
- Recorrência do mesmo problema10 pts
- Pendências abertas15 pts
- Documentação válida10 pts
- Idade do equipamento5 pts
- Tempo desde a última manutenção10 pts
Faixas: BOM · ATENÇÃO · CRÍTICO
Como usar
- 1
1. Cadastre o ativo
Ficha de identificação com fabricante, modelo, capacidade, número de série e empresa responsável pela manutenção.
- 2
2. Imprima as rotinas
Checklists diários, semanais, mensais e anuais em A4 — prancheta na área técnica, preenchimento à mão.
- 3
3. Registre tudo
Ocorrências, chamados, paradas e visitas técnicas nas folhas de registro, com data, hora e responsável.
- 4
4. Meça o Índice de Saúde
Some os pontos dos indicadores e acompanhe o resultado de 0 a 100% mês a mês na folha de histórico.
Caderno completo em PDF
Todas as 126 folhas em um único arquivo, na ordem dos módulos, pronto para imprimir e encadernar.
Resolve na prática
- • Cada gestor organiza a pasta do condomínio de um jeito
- • Documento obrigatório vencido descoberto pelo conselho
- • Balancete entregue com atraso e cliente reclamando
- • Prestador sem homologação entrando no condomínio
- • Inadimplência sem régua e sem histórico de contato
- • Contrato de administração vencendo sem tratativa
Perguntas frequentes
Funciona sem ERP de administração?
Sim. Todas as folhas são de uso manual, em prancheta e pasta. Quem já usa ERP mantém a prova física e o controle interno: visita, protocolo, conciliação, prestação de contas e auditoria.
Serve para administradora pequena, com poucos condomínios?
Sim. O método ADMIN 12P foi montado para funcionar de 3 a 300 condomínios: quem tem carteira pequena usa as mesmas folhas com menos linhas e ganha padrão desde o começo.
Substitui contador e advogado?
Não. Fechamento, obrigações acessórias, cobrança judicial e rescisões seguem contador e assessoria jurídica. O kit organiza o controle interno, o rito, o registro e a evidência.
Isso substitui a manutenção da empresa especializada?
Não. O kit organiza a gestão, a fiscalização e a evidência documental. A manutenção técnica continua obrigatoriamente com a empresa contratada e o responsável técnico.
Em quais formatos recebo os arquivos?
PDF pronto para imprimir em A4, DOCX editável no Word e XLSX com as tabelas de controle prontas para digitar (com listas de OK / Atenção / Não conforme).
Preciso de sistema para usar?
Não. Todas as peças funcionam impressas. Quem usa o GrandCondo pode manter os mesmos controles em formato digital.
Já sou assinante anual. Preciso comprar?
Não. A assinatura anual do GrandCondo libera este kit e todos os outros materiais automaticamente na Área do Assinante.