Procedimento de atendimento ao titular

15.08ObrigatórioAtualizaçãoRisco Médio

Procedimento de atendimento ao titular é um item obrigatório da matriz Condomínio em Dia, na categoria lgpd e proteção de dados. Periodicidade: Atualização. Risco médio, responsável sugerido síndico(a), evidência esperada: documento (pdf).

Kit para imprimir e controlar

Nove peças prontas para este documento. Veja a prévia real de cada folha abaixo — o arquivo para imprimir faz parte do Kit Completo Condomínio em Dia.

Prévia da folha Ficha técnica do documento — Procedimento de atendimento ao titular — Ficha técnica do documento .pdf
Dados, base legal, responsável, validade, semáforo de risco e como obter.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Mapa visual da execução (5F) — Procedimento de atendimento ao titular — Mapa visual da execução (5F) .pdf
Fluxograma ilustrado das 5 fases, decisões, linha do tempo e semáforo de risco.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Checklist por fase (F1 a F5) — Procedimento de atendimento ao titular — Checklist por fase (F1 a F5) .pdf
Prancheta A4 com critério de aceite por linha, conforme / não conforme e plano de ação.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Planilha de controle — Procedimento de atendimento ao titular — Planilha de controle .xlsx
Controle, execuções por fase, fornecedores, custos e alerta automático 90/60/30/15.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Calendário anual de execução — Procedimento de atendimento ao titular — Calendário anual de execução .pdf
Grade dos 12 meses com fases, marcos, régua de alertas e campo de data real.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Matriz RACI da execução — Procedimento de atendimento ao titular — Matriz RACI da execução .pdf
Quem executa, aprova, é consultado e é informado em cada uma das 5 fases.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Ficha de fornecedor e cotação — Procedimento de atendimento ao titular — Ficha de fornecedor e cotação .pdf
Escopo mínimo, o que exigir na proposta, documentos do prestador e 3 cotações.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Registro de execução com foto — Procedimento de atendimento ao titular — Registro de execução com foto .pdf
Folha de evidência com molduras de antes/depois, medições, data e assinatura.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Ficha de auditoria e conformidade — Procedimento de atendimento ao titular — Ficha de auditoria e conformidade .pdf
Avaliação do documento de 0 a 100, evidências exigidas e parecer de conformidade.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Plano de ação (5W2H) — Procedimento de atendimento ao titular — Plano de ação (5W2H) .pdf
Tratamento de não conformidade: o quê, por quê, quem, quando, onde, como e custo.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Etiqueta e capa de pasta — Procedimento de atendimento ao titular — Etiqueta e capa de pasta .pdf
Capa A4 e etiquetas de lombada para identificar a pasta física do documento.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha Comunicado de mural — Procedimento de atendimento ao titular — Comunicado de mural .pdf
Aviso pronto para o quadro de avisos informando a execução e o que o morador deve fazer.
🔒 Incluído no kit

Prévia da folha POP editável — Procedimento de atendimento ao titular — POP editável .docx
Procedimento padrão em DOCX com fases 5F, RACI e indicadores para adaptar.
🔒 Incluído no kit

Liberar o download de todas as peças — R$ 39,90

Acesso imediato aos 262 documentos da matriz, com as 13 peças de cada um, cadernos por categoria e planilha mestre. Ou entre na assinatura anual e leve todo o acervo GrandCondo.

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Ficha técnica

Código na matriz: 15.08 (item 238 de 262)
Categoria: 15. LGPD e proteção de dados
Obrigatoriedade: Obrigatório
Periodicidade: Atualização — Anual
Risco: Médio
Responsável sugerido: Síndico(a)
Evidência esperada: Documento (PDF)
Exige ART/RRT: Não
Exige empresa especializada: Não
Depende de assembleia: Não
Controla validade: Não
Quem emite: encarregado de dados (DPO), assessoria jurídica e administração do condomínio

Como obter ou renovar

1. Verifique o que o condomínio já tem
Procure a última versão de "Procedimento de atendimento ao titular" na pasta de lgpd, no arquivo da administradora e no acervo da gestão anterior. Confirme data de emissão, validade e se os dados do condomínio estão corretos.
2. Confirme quem emite
Este item é emitido por encarregado de dados (DPO), assessoria jurídica e administração do condomínio. Peça sempre o documento em PDF, com identificação de quem emitiu e data legível.
3. Confira e arquive com evidência
Confira o checklist de verificação desta página antes de aceitar o documento. Arquive como documento (pdf), com nome padronizado (data de emissão + nome do documento + validade).

Dados que o documento precisa conter

Identificação completa do condomínio (nome, CNPJ e endereço).
Denominação exata do documento: Procedimento de atendimento ao titular.
Data de emissão.
Identificação e assinatura de quem emitiu (nome, cargo/registro profissional).
Local de arquivamento do original (físico e digital).

Checklist de verificação do documento

O documento é exatamente "Procedimento de atendimento ao titular" e não uma versão parcial, rascunho ou orçamento.
Razão social, CNPJ e endereço do condomínio estão corretos e legíveis.
Data de emissão está preenchida e o documento está assinado por quem tem competência para emitir.
Arquivo digitalizado em PDF legível, salvo na pasta "LGPD" com nome padronizado.
Responsável pelo item está nomeado na planilha (nome e contato), não apenas o cargo.
Versão anterior foi mantida no histórico, para comprovar continuidade em caso de sinistro.

Checklist de execução em campo

Avisos de privacidade estão afixados onde há câmeras e coleta de dados.
Somente pessoas autorizadas acessam imagens e cadastros, com registro de acesso.
Prazos de retenção de dados e imagens estão definidos e são cumpridos.
Pedidos de titulares têm canal e prazo de resposta definidos.
Registro desta verificação foi assinado por síndico(a) e arquivado.

Calendário de execução

Quando	Ação	Responsável
D-90 dias	Levantar orçamentos e reservar a verba do serviço.	Síndico(a)
D-45 dias	Contratar / agendar a execução com o fornecedor.	Síndico(a)
Dia da execução	Acompanhar o serviço e registrar com fotos.	Síndico(a)
Até 5 dias depois	Receber o documento, conferir pelo checklist e arquivar.	Síndico(a)
A cada 12 meses	Repetir o ciclo completo.	Síndico(a)

Erros mais comuns

Imagens do CFTV compartilhadas em grupo de WhatsApp sem política.
Cadastro de moradores acessível por qualquer pessoa da portaria.
Nenhum procedimento definido para pedido de acesso de titular.
Guardar o documento apenas no e-mail ou no WhatsApp de quem contratou, sem arquivar na pasta oficial.

Riscos de não conformidade

Ausência trava processos do dia a dia (contratos, obras, cobranças) e gera retrabalho na próxima gestão.
Item obrigatório ausente compromete a defesa do síndico em ação de responsabilidade civil.

Perguntas frequentes

Procedimento de atendimento ao titular é obrigatório no condomínio?

Sim. Na matriz Condomínio em Dia este item é classificado como obrigatório, com risco médio e periodicidade atualização.

Com que frequência procedimento de atendimento ao titular precisa ser renovado?

A periodicidade de referência é: Atualização (anual) — renovação atualização. Mesmo sem data de validade, revise o item pelo menos uma vez por ano e a cada troca de gestão.

Quem é o responsável por esse documento?

O responsável sugerido é síndico(a), mas a responsabilidade legal final é do síndico como representante do condomínio. Nomeie uma pessoa com nome e contato na planilha de controle — item sem dono é item que vence.

O que acontece se o condomínio não tiver esse documento?

Ausência trava processos do dia a dia (contratos, obras, cobranças) e gera retrabalho na próxima gestão. Em vistorias e perícias, a ausência do item costuma ser tratada como falha de gestão, e não como esquecimento pontual.

Como comprovar procedimento de atendimento ao titular em uma vistoria?

A evidência aceita é: documento (pdf), arquivada na pasta de lgpd com data legível. Tenha a versão digital em PDF e o original acessível na administração — vistoria não espera busca em e-mail antigo.