GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-840
contratação: documentos, exames admissionais, registro, uniforme, EPI e integração — inspeção predial em condomínio residencial conforme a NBR 16747 e a NBR 5674, com classificação de anomalias e falhas, grau de risco (crítico, regular, mínimo), registro fotográfico, recomendação técnica, prazo, responsável e entrada no plano de manutenção

Checklist da Contratação de Funcionários

Este kit técnico estabelece as diretrizes para auditoria e verificação dos processos de admissão, entrega de EPIs, uniformes, exames médicos e integração de funcionários próprios no ambiente condominial

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Resumo executivo

Audite a contratação de porteiros e zeladores conforme NBR 16747, NBR 5674 e Normas Regulamentadoras. Garanta conformidade jurídica no eSocial e operação eficiente com a plataforma GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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O mesmo conteúdo sai em folha A4 pronta para imprimir (PDF), em documento editável (Word) e — quando o material tem controle recorrente — em planilha com colunas de lançamento (Excel).

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O que vem neste kit

  • Checklist Completo em PDF com 40 Critérios de Inspeção Admissional e Operacional
  • Matriz de Classificação de Anomalias e Falhas Trabalhistas com Prazos e Responsáveis
  • Modelo de Ficha de Controle e Termo de Recibo de EPI Conforme NR-06
  • Roteiro de Auditoria Ergonômica e Iluminância para Postos de Portaria
  • Checklist de Adequação de Vestiários, Armários e Refeitórios Conforme NR-24
  • Guia de Rotulagem e Armazenamento de Produtos Químicos da Zeladoria (NR-26)
  • Manual de Integração Operacional do Porteiro no Sistema GrandCondo
  • Plano de Manutenção Preventiva para Infraestrutura de Apoiamento ao Trabalhador (NBR 5674)
  • Modelo de Relatório Fotográfico de Auditoria Predial e Trabalhista

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Documentação Admissional e Livro/Ficha de Registro no eSocial
Prontuário do Trabalhador e ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) Admissional
Ficha de Controle e Termo de Recibo de EPI (NR-06)
Kit de Uniforme Operacional e Identificação por Crachá
Cadastro de Perfil Operacional e Credenciais na Plataforma GrandCondo
Posto de Trabalho da Portaria (Condições Ergonômicas e Iluminância)
Posto de Trabalho da Zeladoria e Oficina de Manutenção
Vestiários e Armários Individuais dos Funcionários (NR-24)
Refeitório e Local de Refeições dos Trabalhadores
Local de Armazenamento de Ferramentas e Produtos Químicos (NR-26)
Registro e Treinamento de Integração sobre Procedimentos do Condomínio

Referências normativas

  • • ABNT NBR 16747: Inspeção predial — Diretrizes, conceitos, terminologia e procedimento
  • • ABNT NBR 5674: Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • NR-01: Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (PGR)
  • • NR-06: Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • • NR-07: Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
  • • NR-17: Ergonomia nos Postos de Trabalho
  • • NR-24: Condições Sanitárias e de Conforto nos Locais de Trabalho
  • • CLT (Decreto-Lei nº 5.452/1943): Registro e Proteção ao Trabalhador

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Administração e eSocial
risco alta

O evento S-2200 de cadastramento do vínculo do funcionário foi transmitido e aceito no eSocial até o dia imediatamente anterior ao início das atividades?

Critério: Recibo de transmissão emitido e validado com status de aceito até 23h59 do dia anterior ao início do contrato de trabalho (Portaria MTP nº 671/2021 e CLT Art. 41).

Como verificar: Solicitar à administradora do condomínio o recibo de transmissão do evento S-2200 do eSocial. Comparar a data e hora do recibo com a data declarada de início de trabalho no contrato de trabalho.

002
Administração e eSocial
risco media

A Carteira de Trabalho Digital foi atualizada e o livro/ficha física de registro de empregado está assinado e instruído no condomínio?

Critério: Ficha de registro de empregado devidamente assinada ou comprovante de anotação na CTPS Digital emitido em até 5 dias úteis após a admissão (Art. 29 da CLT).

Como verificar: Acessar a ficha de registro do empregado no sistema da administradora ou pasta física, verificando preenchimento dos dados pessoais, cargo, salário, jornada e assinatura do empregado.

003
Administração e Plataforma GrandCondo
risco alta

O colaborador foi cadastrado no módulo operacional da plataforma GrandCondo com atribuição correta do perfil de acesso (porteiro/zelador) e quadro horário?

Critério: Perfil ativado na plataforma GrandCondo antes do início do primeiro turno de trabalho, com permissões restritas à sua função.

Como verificar: Acessar a aba de usuários operacionais no painel administrativo do GrandCondo. Conferir se o nome completo, foto formal de perfil, cargo (porteiro ou zelador) e turno de trabalho correspondem ao contrato de trabalho.

004
Administração e LGPD
risco critica

O novo funcionário assinou o Termo de Compromisso de Confidencialidade e Proteção de Dados (LGPD) referente ao uso do sistema GrandCondo?

Critério: Termo assinado digitalmente ou fisicamente no ato da contratação, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

Como verificar: Verificar na pasta do funcionário a existência do termo assinado de confidencialidade e boas práticas na utilização da plataforma GrandCondo.

005
Prontuário Ocupacional e Medicina do Trabalho
risco critica

O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) Admissional foi emitido com resultado 'Apto' antes do efetivo início do trabalho do funcionário?

Critério: ASO com resultado conclusivo de 'Apto', emitido e assinado por médico do trabalho antes da data de início do exercício da função (NR-07, item 7.5.6).

Como verificar: Solicitar a 2ª via do ASO Admissional arquivada no condomínio ou na administradora. Verificar a data de emissão do documento e comparar com a data de início de trabalho no contrato.

006
Prontuário Ocupacional e Medicina do Trabalho
risco alta

O ASO Admissional contempla expressamente todos os riscos ocupacionais mapeados no Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (PGR) do condomínio?

Critério: Discriminação completa dos riscos físicos, químicos, biológicos, ergonômicos e acidentários previstos no PGR/PCMSO para a função específica (NR-01 item 1.5.7 e NR-07 item 7.5.11).

Como verificar: Confrontar a lista de fatores de risco descrita no Inventário de Riscos do PGR/PCMSO com os riscos indicados no campo do ASO do colaborador.

007
Prontuário Ocupacional e Medicina do Trabalho
risco alta

Foram realizados os exames complementares obrigatórios exigidos pelo PCMSO para a função (ex.: audiometria, acuidade visual, exames laboratoriais)?

Critério: Realização prévia de todos os exames complementares previstos no PCMSO para a função (ex.: Audiometria conforme NR-07 Anexo II para exposição a ruído).

Como verificar: Checar os laudos dos exames complementares anexados ao Prontuário Médico ou citados expressamente no corpo do ASO Admissional emitido pela clínica ocupacional.

008
Prontuário Ocupacional e Medicina do Trabalho
risco media

O Prontuário Médico Ocupacional está armazenado sob custódia segura, garantindo confidencialidade e temporalidade mínima de guarda?

Critério: Prontuários e ASOs mantidos em local seguro ou repositório digital criptografado pelo prazo mínimo de 20 anos após o desligamento do empregado (NR-07, item 7.5.15).

Como verificar: Verificar onde estão arquivados os exames físicos ou digitais da equipe. Confirmar se o acesso é restrito apenas ao médico do trabalho e ao gestor credenciado da administradora/síndico.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador(a)
  • • Verificação de uso completo do uniforme e crachá de identificação na portaria e zeladoria
  • • Conferência do registro de ponto e escala de revezamento na plataforma GrandCondo
  • • Inspeção visual dos EPIs de uso diário (luvas, calçados de segurança, protetor auditivo)

Semanal

Zelador(a)
  • • Verificação das condições de higiene e conservação do vestiário e refeitório (NR-24)
  • • Checagem do estoque de EPIs de reposição rápida no almoxarifado do condomínio
  • • Auditoria visual da postura e ergonomia nos postos de trabalho da portaria

Mensal

Supervisor de Facilities / Zelador(a)
  • • Auditoria de assinaturas nas fichas de entrega de EPIs para insumos substituídos no mês
  • • Aferição do cumprimento das rotinas de manutenção e limpeza registradas na plataforma GrandCondo
  • • Conferência do kit de primeiros socorros nos postos da portaria e zeladoria

Trimestral

Gestor de RH / Administradora
  • • Conferência dos prontuários admissionais e atualizações de registros trabalhistas na administradora
  • • Análise do índice de incidentes e necessidade de reforço em treinamentos operacionais
  • • Validação do inventário de ferramentas e máquinas utilizadas pela zeladoria

Semestral

Engenheiro de Manutenção Predial / Síndico
  • • Auditoria de conformidade legal de todos os contratos e prontuários dos novos contratados do semestre
  • • Inspeção técnica do posto de trabalho conforme a NBR 16747 e NBR 5674
  • • Revisão das permissões e perfis cadastrados na plataforma GrandCondo

Anual

Técnico de Segurança / Síndico
  • • Agendamento e acompanhamento dos ASOs periódicos conforme PCMSO (NR-07)
  • • Reciclagem dos treinamentos de segurança (NR-01, NR-35, NR-10 conforme aplicável ao cargo)
  • • Revisão e atualização do PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos) do condomínio

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Evento S-2200 de cadastramento do vínculo do funcionário não transmitido ao eSocial antes do início das atividades laboraisRealizar o envio retificador do evento S-2200 no eSocial e ajustar o fluxo admissional junto ao departamento pessoal para bloquear o início sem validação préviaAdministradora24 horascritica
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) Admissional emitido sem a realização dos exames complementares previstos no PCMSO para a funçãoEncaminhar o funcionário para realização imediata dos exames complementares pendentes (audiometria e acuidade visual) e emitir ASO complementar atualizadoAdministradora48 horascritica
Divergência entre a matriz de riscos do PGR/PCMSO e os equipamentos listados na Ficha de Controle de EPI do novo colaboradorAdequar o kit de EPIs disponibilizado ao funcionário fornecendo os itens faltantes conforme PGR e atualizar a ficha física de entregaZelador(a)24 horasalta
EPI fornecido ao colaborador da zeladoria com Certificado de Aprovação (CA) vencido no cadastro do Ministério do TrabalhoRecolher o EPI com CA vencido, realizar o descarte adequado e fornecer equipamento idêntico com CA ativo e devidamente registrado em fichaZelador(a)24 horascritica
Ausência do Termo de Instrução e Treinamento de Uso, Guarda e Conservação de EPI assinado pelo funcionário recém-contratado (NR-06)Aplicar o treinamento operacional sobre uso correto, higienização e substituição de EPIs e colher a assinatura do colaborador no termo correspondenteZelador(a)3 diasmedia
Operador da portaria utilizando credencial genérica ou compartilhada para acesso ao ecossistema GrandCondoCriar perfil individual e intransferível no módulo de gestão GrandCondo para o novo porteiro com permissões estritas ao seu turno de trabalhoAdministradora24 horasalta
Falta do Termo de Compromisso de Confidencialidade e Proteção de Dados (LGPD) assinado para uso da plataforma GrandCondoColetar a assinatura do funcionário no termo de responsabilidade e privacidade referente ao tratamento de dados de moradores e visitantes no GrandCondoAdministradora48 horasalta
Funcionário atuando sem crachá de identificação funcional contendo QR Code de validação no sistema GrandCondoEmitir e entregar o crachá físico com foto, nome, cargo e QR Code operacional sincronizado com a base de dados do condomínioAdministradora3 diasmedia
Vestiário dos funcionários sem armário individual privativo provido de sistema de trancamento individual (NR-24)Instalar armário individual com suporte para cadeado no vestiário e entregar a chave/fechadura exclusiva ao novo funcionárioSíndico7 diasmedia
Nível de iluminância na bancada de trabalho da portaria abaixo dos patamares mínimos exigidos pela NBR ISO/CIE 8995-1 e NR-17Substituir as luminárias do posto da portaria por modelos LED de temperatura adequada ou instalar iluminação focal complementar na bancadaEmpresa contratada5 diasmedia
Cadeira do posto da portaria sem regulagem de altura e sem suporte lombar ajustável, em descumprimento à NR-17Adquirir e disponibilizar cadeira ergonômica certificada com laudo NR-17 contendo regulagem de altura, braços e apoio lombarSíndico10 diasmedia
Produtos químicos de limpeza fracionados na oficina da zeladoria sem rotulagem de segurança e FISPQ conforme NR-26 (GHS)Substituir recipientes improvisados por embalagens identificadas com rótulos GHS e afixar as FISPQs correspondentes no local de armazenamentoZelador(a)48 horasalta

Como usar o kit em campo

O processo de acolhimento e validação documental de novos colaboradores em condomínios residenciais exige rigor na conformidade trabalhista, medicina do trabalho e prontidão operacional, alinhado às diretrizes das NBR 16747 e NBR 5674. A inspeção presencial deve auditar o cumprimento das NRs 01, 06, 07, 17, 24 e 26, registrando evidências fotográficas dos postos de trabalho, EPIs com Certificado de Aprovação (CA) e liberações no eSocial antes do início das atividades. O Índice de Conformidade (IC) é calculado dividindo o total de itens conformes pelo total de itens aplicáveis e multiplicando por 100, orientando prazos e ações no plano de manutenção preventiva do condomínio.

  1. 1Validar o Evento S-2200 do eSocial e a Admissão TrabalhistaVerifique a transmissão do evento S-2200 no ambiente governamental do eSocial até o dia útil imediatamente anterior à data de início do contrato do trabalhador. Confirme a devida assinatura do contrato de trabalho, carteira digital e termos de adesão junto à administradora do condomínio. O registro tempestivo impede passivos fiscais e assegura a cobertura securitária do operador desde o primeiro dia de trabalho.
  2. 2Auditar ASO Admissional e Compatibilidade com o PCMSO e PGRExija a apresentação do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) Admissional emitido por médico do trabalho habilitado antes da tomada de posto. Verifique se o documento engloba todos os riscos ocupacionais (físicos, químicos, ergonômicos e de acidentes) mapeados no PGR e PCMSO, além dos exames complementares específicos para porteiro ou zelador. Caso haja divergência ou ausência de aptidão explícita, impeça a entrada em operação técnica até a devida regularização médica.
  3. 3Inspecionar Entrega de EPIs, Validade de CA e Termos de TreinamentoVerifique a Ficha de Controle de EPI devidamente preenchida com especificação técnica, número de Registro de CA ativo no portal do Ministério do Trabalho e assinatura do trabalhador conforme a NR-06. Inspecione visualmente a integridade do kit de EPIs entregue ao zelador ou porteiro e confirme a existência do termo assinado de treinamento de uso e higienização. O registro fotográfico dos itens e do recibo assinado é obrigatório para comprovação de auditoria.
  4. 4Cadastrar Perfil Operacional e Credenciais Privativas no GrandCondoConfigure as credenciais individuais e intransferíveis do operador no módulo de gestão da plataforma GrandCondo, vinculando a jornada correta de trabalho e a função exercida. Elimine o uso de usuários genéricos para assegurar a rastreabilidade absoluta dos registros de ocorrências, encomendas e controle de visitantes efetuados pela equipe. Realize o teste prático de consulta de pré-autorizações e agendamentos de moradores no terminal da portaria ou tablet operacional.
  5. 5Avaliar Condições Ergonômicas e Sanitárias dos Postos de TrabalhoInspecione a guarita da portaria e a oficina da zeladoria verificando parâmetros da NR-17 e NR-24, como iluminância adequada, assentos reguláveis, ventilação e climatização. Garanta a disponibilização de armário individual privativo com fecho no vestiário e acesso a refeitório com condições de higiene e conforto térmico. Fotografe os ambientes de descanso e trabalho para constatar a conformidade técnica com o plano de zeladoria.
  6. 6Executar Treinamento de Integração e Assinatura de Confidencialidade LGPDMinistre a integração técnica operacional cobrindo rotinas de recepção de encomendas, pânico, gerenciamento de resíduos e operação da plataforma GrandCondo. Aplique o Termo de Compromisso de Confidencialidade e Proteção de Dados (LGPD) garantindo a conscientização sobre o tratamento sigiloso das informações dos condôminos. Registre em ata ou lista de presença os temas abordados para compor o prontuário de capacitação do funcionário.
  7. 7Consolidar Registro Fotográfico e Calcular o Índice de Conformidade (IC)Documente por fotos o crachá funcional com QR Code, uniformes de identificação, armários no vestiário e postos de trabalho equipados. Aplique a fórmula do Índice de Conformidade dividindo os itens em conformidade pelos aplicáveis e multiplicando por 100 para determinar a nota da admissão. Insira as não conformidades no plano de ação de manutenção com especificação técnica de prazo, grau de risco e responsável.

Dicas de campo

  • • Consulte a validade do CA do EPI no portal governamental no exato dia da entrega ao colaborador e anexe o comprovante impresso à ficha de controle.
  • • Verifique se a iluminação sobre a bancada do porteiro atende aos níveis mínimos exigidos pela NBR ISO/CIE 8995-1 para evitar fadiga visual e falhas operacionais.
  • • Forneça crachá com foto recente e QR Code integrado ao sistema GrandCondo para identificação imediata durante rondas e vistorias prediais.
  • • Nunca permita a partilha de senhas ou logins no terminal da portaria; cada operador deve efetuar o encerramento da sessão ao final do turno.
  • • Assegure que os produtos químicos da zeladoria possuam FISPQ (FDS) acessível e rotulagem preventiva conforme determina a NR-26.
  • • Exija exames complementares como audiometria para funções com exposição a ruídos de geradores ou bombas, mantendo o histórico no prontuário.
  • • Revise semestralmente a matriz de EPIs em confronto com o PGR atualizado para garantir que substituições de equipamentos mantenham a mesma eficácia protetiva.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão eficiente da equipe própria exige conformidade com as Normas Regulamentadoras e as diretrizes da ABNT NBR 5674. Estabeleça um processo de auditoria admissional para mitigar passivos trabalhistas e integrar porteiros e zeladores à operação com segurança técnica comprovada.

Seção 01O Impacto da Conformidade Admissional na Manutenção Predial

  • Validar o recibo de entrega da Carteira de Trabalho (CTPS) e a formalização do contrato de trabalho assinado.
  • Auditar o livro ou a ficha de registro de empregados atualizada com a correspondente função operacional.
  • Conferir as assinaturas nos acordos de compensação de horas, regimes de escala e definição clara da jornada.

Seção 02Saúde Ocupacional e o Atestado de Saúde (ASO) na NR-07

  • Verificar a presença física do ASO admissional validado com o termo explícito 'Apto' para a função contratada.
  • Confirmar a realização de exames complementares direcionados aos riscos ergonômicos e físicos da zeladoria.
  • Estabelecer um sistema de alerta na administração para o vencimento preventivo e a renovação dos exames periódicos.

Seção 03Gestão Documentada de EPIs e Uniformes Conforme a NR-06

  • Exigir a assinatura contínua do trabalhador na Ficha de Recebimento de EPI contendo data e o número do CA.
  • Inspecionar visualmente o estado real de conservação de botas de segurança, luvas nitrílicas e óculos de proteção.
  • Padronizar a entrega do kit de uniforme sazonal e do crachá funcional com tipografia legível para as câmeras da portaria.

Seção 04Infraestrutura de Apoio e Condições Sanitárias pela NR-24

  • Medir a área útil e a capacidade de ventilação do refeitório de acordo com o quadro máximo de funcionários por turno.
  • Inspecionar a rotina de higienização e a disponibilidade de armários de compartimento duplo no vestiário de serviço.
  • Conferir criticamente o fornecimento regular de bebedouros com água potável e a disponibilidade de materiais higiênicos.

Seção 05Ergonomia e Iluminação nos Postos de Trabalho (NR-17)

  • Auditar os certificados ergonômicos das cadeiras e os suportes ajustáveis nas estações de trabalho da portaria.
  • Medir os níveis exatos de iluminância sobre os teclados de operação e nas áreas reservadas para leitura documental.
  • Checar o posicionamento de luzes para garantir a eliminação de reflexos ofuscantes nas telas dos monitores do sistema.

Seção 06Armazenamento Técnico de Produtos Químicos e Ferramentas (NR-26)

  • Fixar plastificadas as FISPQs de todos os produtos químicos na parte interna da porta do armário de armazenamento.
  • Rotular adequadamente todas as embalagens fracionadas, proibindo de forma expressa o uso de recipientes de alimentos.
  • Inspecionar a integridade da isolação de furadeiras, esmerilhadeiras e demais ferramentas elétricas em periocidade mensal.

Seção 07Integração Tecnológica e Cadastro no Sistema GrandCondo

  • Parametrizar restritamente os níveis de acesso no sistema GrandCondo conforme o cargo hierárquico específico.
  • Realizar treinamento in loco para a emissão ultra-rápida de comprovantes térmicos no recebimento contínuo de pacotes.
  • Arquivar na administração o termo formal de responsabilidade de uso seguro do software e guarda individual de senhas.

Perguntas frequentes

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Conclusão

Para sistematizar toda a auditoria física e documental da admissão, e garantir que nenhuma norma ABNT ou exigência da NR seja negligenciada nas operações do seu condomínio, baixe o Kit Profissional de Inspeção — Contratação e Admissão de Funcionários. Este material prático foi desenhado para orientar a verificação técnica em campo com precisão e organizar o plano de ação junto à administração, fortalecendo imediatamente a segurança jurídica, as condições operacionais e a produtividade sustentável de toda a sua equipe com a retaguarda do sistema GrandCondo.

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