Checklist da Prestação de Contas Clara

O que vem neste kit

• Roteiro de Conciliação Bancária de Entradas e Arrecadação Ordinária
• Planilha de Detalhamento de Pessoal, Encargos Sociais e Escalas da Portaria 24h
• Matriz de Monitoramento de Consumo de Concessionárias (Água, Energia e Gás)
• Checklist de Verificação de Contratos Fixos e Manutenções Preventivas
• Relatório de Evolução Financeira do Fundo de Reserva e Fundo de Obras
• Painel de Indicadores de Inadimplência, Acordos e Status de Cobrança
• Roteiro de Acompanhamento Físico-Financeiro dos Serviços do Zelador
• Mapa de Status de Execução das Deliberações da Última Assembleia
• Guia de Publicação Digital de Extratos e Comprovantes no App GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

A prestação de contas clara em condomínios pequenos exige a integração entre a conciliação financeira rigorosa e a comprovação física das rotinas operacionais executadas em campo. O síndico e a administradora, apoiados pela equipe presencial de zeladoria, devem estruturar a pasta mensal vinculando cada lançamento contábil aos respectivos relatórios técnicos, notas fiscais e comprovantes de quitação bancária. A transparência é consolidada através da disponibilização digital de todos os documentos no aplicativo GrandCondo, permitindo que os condôminos auditem com precisão a aplicação dos recursos e o status das deliberações de assembleia.

1. 1Conciliação Bancária e Fechamento de ArrecadaçãoConfronte o extrato bancário de todas as contas do condomínio com os relatórios de arrecadação de cotas ordinárias para garantir divergência zero no encerramento do mês. Verifique se todas as entradas de boletos quitados batem com os lançamentos de crédito, registrando eventuais tarifas de cobrança de forma discriminada. Os comprovantes de conciliação devem ser anexados à pasta mensal antes do envio ao conselho fiscal.
2. 2Auditoria da Folha de Pagamento e Encargos SociaisConfira se a folha de pagamento da equipe presencial de portaria e zeladoria contém os comprovantes bancários individuais de quitação anexados. Anexe os comprovantes de recolhimento do FGTS e da DCTFWeb (INSS) quitados dentro do prazo regulamentar, além da validação das folhas de ponto assinadas pelo zelador e síndico. Certifique-se de que o provisionamento mensal de férias, 13º salário e encargos está corretamente demonstrado na pasta.
3. 3Apuração de Consumo de Concessionárias e RateiosLance as faturas de água e gás acompanhadas do histórico de leituras físicas registradas pela equipe de zeladoria. Compare o consumo do mês com a média histórica do condomínio para identificar possíveis vazamentos em áreas comuns ou inconsistências na medição. Certifique-se de que os valores arrecadados no boleto a título de reembolso cobrem 100% da fatura paga às concessionárias.
4. 4Validação de Contratos Fixos e Laudos TécnicosCondicione o pagamento dos contratos de manutenção de elevadores, portões, bombas hidráulicas e gerador ao recebimento dos respectivos checklists técnicos e relatórios de chamados. Certifique-se de que os contratos exijam a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART/TRT) vigente e que o gerador passou por teste funcional em carga. Exija a comprovação da revisão das travas e sistemas anti-esmagamento dos portões automatizados.
5. 5Comprovação de Despesas Variáveis e Reparos EmergenciaisExija justificativa técnica formal assinada pelo zelador ou síndico para qualquer intervenção emergencial executada sem cotação prévia. Verifique se as notas fiscais de prestadores terceirizados contêm as devidas retenções na fonte de impostos municipais e federais conforme legislação tributária vigente. Anexe as ordens de serviço detalhadas com a discriminação das peças substituídas e da mão de obra aplicada.
6. 6Registro Fotográfico e Evidências OperacionaisFotografe antes e depois a execução de todos os reparos operacionais, substituição de componentes e manutenções preventivas do condomínio. Registre também o nível do reservatório de combustível do gerador e os hidrômetros em cada medição física. Faça o upload direto dessas fotos no aplicativo GrandCondo, vinculando as imagens aos respectivos comprovantes fiscais e ordens de serviço do balancete.
7. 7Acompanhamento Financeiro dos Fundos e InadimplênciaDemonstre a evolução financeira detalhada dos saldos do Fundo de Reserva e dos Fundos de Obras em contas separadas. Apresente o índice consolidado de inadimplência, indicando o montante em cobrança amigável e a fase processual das ações judiciais, sem expor dados pessoais sensíveis conforme diretrizes legais. Detalhe o status de cumprimento de cada deliberação aprovada na última assembleia.
8. 8Cálculo do Índice de Conformidade da Prestação de ContasCalcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens auditados do checklist aprovados sem ressalvas pelo total de itens verificados, multiplicando por 100. Estabeleça a meta mínima de 95% de conformidade técnica e documental para validação da pasta mensal. Caso o índice fique abaixo do limite, emita um plano de ação corretivo antes de disponibilizar o balancete aos moradores.

Para quem é este kit