GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-139
cumprimento das deliberações de assembleia: registro em ata, responsáveis, prazos, orçamento aprovado, status de execução e prestação de retorno aos condôminos

Checklist de Cumprimento das Deliberações

Este kit estabelece o protocolo de auditoria e verificação do cumprimento das deliberações tomadas em Assembleia Geral Ordinária (AGO) e Extraordinária (AGE)

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Audite prazos, orçamentos aprovados e registros cartorários com protocolo técnico estruturado. Transmita total transparência aos condôminos integrando a execução do zelador e da portaria à plataforma GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Protocolo de Auditoria de Atas e Cartório
  • Matriz de Responsabilidade Executiva (RACI)
  • Checklist de Teto Orçamentário e Quotas Extras
  • Formulário de Liberação de Obras e Serviços (NBR 16280)
  • Guia de Processamento de Recursos e Multas
  • Relatório Executivo de Status de Deliberações (RESD)
  • Checklist de Atualização Normativa do Regimento Interno
  • Ficha de Controle de Demandas do Conselho Fiscal
  • Repositório Digital de Laudos e Comprovantes Fiscais

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Redação, Assinatura e Registro da Ata em Cartório
Alocação Orçamentária e Gestão de Quotas Extraordinárias
Contratação de Obras, Reformas e Serviços Especializados
Cumprimento do Plano de Manutenção Preventiva Aprovado
Atualização de Regimento Interno e Convenção Condominial
Execução de Prazos de Notificações e Recursos de Multas
Publicação e Transparência de Documentos no GrandCondo
Controle de Demandas e Encaminhamentos do Conselho Fiscal
Implementação de Melhorias Operacionais e Segurança Predial
Arquivamento Digital de Laudos, ARTs/RDTs e Notas Fiscais

Referências normativas

  • • Lei Federal nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Arts. 1.348, 1.350 a 1.355)
  • • Lei Federal nº 4.591/1964 — Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias
  • • ABNT NBR 5674:2012 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • ABNT NBR 16280:2015 — Gestão de reformas em edificações — Requisitos para o sistema de gestão de reformas
  • • ABNT NBR 15575:2013 — Edificações habitacionais — Desempenho

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Redação da Ata / Deliberações
risco alta

A redação da ata especifica expressamente os quóruns obtidos e o enquadramento legal de cada deliberação aprovada?

Critério: Registro discriminado da votação por unidade e fração ideal atingindo a maioria exigida por lei (ex.: maioria simples, 2/3 ou unanimidade, conforme a matéria).

Como verificar: 1. Acessar a minuta da ata na plataforma GrandCondo. 2. Confrontar os votos registrados com o quórum exigido pelo Código Civil (Arts. 1.351 a 1.355) para cada item de pauta. 3. Confirmar se a fração ideal ou quantidade de votos SIM/NÃO/ABSTENÇÃO está expressa numericamente no documento.

002
Assinaturas da Mesa
risco alta

A ata foi assinada formalmente pelo Presidente e Secretário eleitos para a mesa da assembleia dentro do prazo estipulado?

Critério: Coleta completa de assinaturas da mesa em até 5 dias úteis após o encerramento da assembleia.

Como verificar: 1. Abrir a ata no módulo de documentos da plataforma GrandCondo. 2. Verificar a presença da assinatura física ou certificado digital (e-CPF/ICP-Brasil ou assinatura eletrônica qualificada) do presidente e secretário. 3. Checar a data das assinaturas em relação à data do ato.

003
Lista de Presença e Procurações
risco media

A lista de presença e as procurações outorgadas estão rubricadas, anexadas à ata e consolidadas no sistema?

Critério: 100% dos votantes representados por procuração devem ter o instrumento validado, assinado e anexado à ata que será submetida a registro.

Como verificar: 1. Inspecionar o anexo da ata no sistema GrandCondo. 2. Validar se a lista de presença possui as assinaturas de todos os presentes verificados pelo porteiro/secretário. 3. Checar se as procurações anexadas batem exatamente com as unidades representadas.

004
Cartório de Títulos e Documentos / RCPJ
risco critica

A ata aprovada foi protocolada e registrada no Cartório competente no prazo estipulado pela convenção ou em até 30 dias?

Critério: Ata registrada em cartório em no máximo 30 dias corridos após a realização da assembleia (ou prazo inferior fixado na Convenção Condominial).

Como verificar: 1. Verificar o carimbo/selo digital de registro do Cartório de RTD/RCPJ no documento lavrado. 2. Conferir a data de protocolo e registro versus a data da realização da assembleia. 3. Validar se o comprovante está anexado na plataforma GrandCondo.

005
Redação de Cláusulas Orçamentárias
risco alta

A redação da ata descreve com precisão os valores monetários aprovados, fundos de reserva, parcelamentos e datas de vencimento?

Critério: Inclusão mandatória do valor nominal aprovado, quantidade de parcelas e vencimento no texto da ata e no sistema de lançamento financeiro.

Como verificar: 1. Ler as pautas financeiras na ata. 2. Checar se constam valores nominais em reais (R$), número exato de parcelas, percentuais do fundo de reserva e data exata de início da cobrança. 3. Comparar com o cadastro de arrecadação na plataforma GrandCondo.

006
Assinatura Digital e Validação
risco media

As assinaturas digitais empregadas na ata possuem manifestação válida de vontade e verificação criptográfica ativa?

Critério: Certificação digital válida com registro do log de auditoria (IP, e-mail, horário e hash de integridade Sha-256) anexado ao arquivo final.

Como verificar: 1. Acessar o validador de assinaturas da plataforma GrandCondo ou ITI. 2. Submeter o arquivo PDF da ata para verificação de hashes e certificados. 3. Confirmar que o status do certificado é válido e sem rasuras digitais.

007
Distribuição e Comunicação aos Condôminos
risco alta

A cópia da ata registrada foi disponibilizada a todos os condôminos via plataforma GrandCondo dentro do prazo de 8 dias pós-registro?

Critério: Disponibilização da ata e expedição de comunicação via GrandCondo em até 8 dias corridos após o registro em cartório.

Como verificar: 1. Consultar o histórico de envios/comunicações no painel administrativo do GrandCondo. 2. Verificar a data de publicação da ata no aplicativo do morador. 3. Confirmar a expedição com o relatório de entrega e leitura gerado pela plataforma.

008
Arquivamento e Livro de Atas
risco media

A ata original registrada e os comprovantes digitais foram arquivados na pasta física da administração e no repositório do GrandCondo?

Critério: 100% das atas registradas do mandato vigente indexadas em até 48h após o retorno do cartório no acervo digital do sistema e pasta física.

Como verificar: 1. Inspecionar na sala da administração/zeladoria a pasta física do livro de atas. 2. Acessar o repositório de documentos no GrandCondo e buscar pelo ano/mês da assembleia. 3. Confirmar se a via carimbada/registrada está indexada e legível em formato PDF/A.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Redação, Assinatura e Registro da Ata em Cartório
  • • Alocação Orçamentária e Gestão de Quotas Extraordinárias
  • • Contratação de Obras, Reformas e Serviços Especializados
  • • Cumprimento do Plano de Manutenção Preventiva Aprovado
  • • Atualização de Regimento Interno e Convenção Condominial
  • • Execução de Prazos de Notificações e Recursos de Multas

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Redação da ata aprovada sem especificação detalhada dos quóruns atingidos e fundamentação nos Arts. 1.351 a 1.354 do Código Civil.Síndico5 diasalta
Ata de assembleia sem coleta das assinaturas formais do Presidente e do Secretário eleitos para a mesa.Administradora3 diasmedia
Ata aprovada não protocolada no Cartório de Títulos e Documentos / RCPJ após transcorridos 30 dias da assembleia.Administradora5 diasalta
Cláusulas orçamentárias com redação ambígua referente a valores monetários, parcelamento e datas de vencimento das cotas.Síndico1 semanaalta
Atraso na disponibilização da ata registrada aos condôminos através do aplicativo GrandCondo.Administradora24 horasmedia
Arrecadação da cota extraordinária efetuada em conta ordinária sem subconta individualizada no módulo financeiro GrandCondo.Administradora3 diascritica
Emissão de boletos da cota extraordinária com divergência de fração ideal ou quantidade de parcelas aprovadas.Administradora2 diasalta
Notas fiscais e comprovantes de pagamento da obra apropriados em contas ordinárias sem vínculo ao centro de custo específico.Administradora5 diasmedia
Total acumulado de despesas e compromissos da obra ultrapassando o teto orçamentário aprovado em assembleia.Síndico2 semanascritica
Uso de saldo do Fundo de Reserva para adiantamento da obra sem prévia autorização em ata ou plano de recomposição.Síndico1 semanaalta
Falta de destinação regulamentada para o saldo remanescente da cota extraordinária após encerramento definitivo da obra.Síndico2 semanasbaixa
Execução de obra ou serviço especializado sem contrato formal assinado contendo garantias, prazos e penalidades por atraso.Síndico5 diascritica

Como usar o kit em campo

O cumprimento das deliberações de assembleia exige rigor jurídico, orçamentário e operacional na execução dos itens aprovados pelos condôminos. A gestão integrada via plataforma GrandCondo garante o registro tempestivo de atas, a segregação de centros de custos extraordinários e o acompanhamento de obras em conformidade com a norma ABNT NBR 16280 e legislações vigentes. A auditoria contínua dos prazos, aliada ao arquivamento digital de laudos e notas fiscais, assegura plena transparência ao conselho fiscal e aos moradores, mantendo a conformidade técnica do condomínio.

  1. 1Formalização e Registro da AtaA redação do documento deve explicitar os quóruns obtidos, enquadramento legal e detalhamento de valores aprovados. Após assinaturas do presidente e secretário da mesa, a ata deve ser registrada no Cartório de Títulos e Documentos no prazo máximo de 30 dias.
  2. 2Publicação e Comunicação aos CondôminosA cópia da ata devidamente registrada deve ser inserida no módulo de documentos da plataforma GrandCondo em até 8 dias pós-registro. Uma notificação digital com aviso de leitura deve ser enviada a todas as unidades para garantir a ciência formal das deliberações.
  3. 3Configuração Financeira e Centro de CustosA administradora deve criar um centro de custos específico e subconta bancária segregada no módulo financeiro do GrandCondo para gerenciar as cotas extraordinárias aprovadas. Os boletos de cobrança devem ser parametrizados estritamente por fração ideal ou unidade, respeitando os parcelamentos e vencimentos estipulados em ata.
  4. 4Aprovação e Qualificação ContratualToda contratação de serviços ou obras decorrentes de assembleia deve ser formalizada mediante contrato escrito assinado pelas partes contendo escopo minucioso, cronograma físico-financeiro, garantias e penalidades. O contrato precisa prever explicitamente as exigências da norma ABNT NBR 16280 e as responsabilidades da empresa executora.
  5. 5Validação Técnica e Recolhimento de ART/RRT/TRTAntes de autorizar o início dos serviços, o zelador e o síndico devem exigir a apresentação do Plano de Reforma e a respectiva ART, RRT ou TRT quitada pelo profissional habilitado. Essa documentação técnica deve ser validada por engenheiro consultor e arquivada na pasta digital da obra na plataforma GrandCondo.
  6. 6Fiscalização de Campo e Registro de EvidênciasO zelador deve realizar inspeções diárias no canteiro de obras, registrando o avanço físico e eventuais desconformidades através do módulo de ordens de serviço do GrandCondo. Fotografias com marcação de data e hora, juntamente com relatórios parciais de medição, devem ser anexadas a cada etapa concluída para liberar os pagamentos à empreiteira.
  7. 7Controle Orçamentário e Prestação de ContasA administradora e o síndico devem apropriar todas as notas fiscais e comprovantes bancários exclusivamente no centro de custo da deliberação dentro do GrandCondo. O acumulado das despesas compromissadas deve ser monitorado continuamente para assegurar que não ultrapasse o teto orçamentário aprovado, emitindo relatórios mensais ao Conselho Fiscal.
  8. 8Encerramento Técnico, Destinação de Saldos e AuditoriaAo término dos trabalhos, deve ser emitido o Termo de Recebimento Definitivo da Obra e calculado o Índice de Conformidade (IC) do checklist, dividindo o número de itens cumpridos pelo total aplicável e multiplicando por 100. O saldo remanescente da cota extraordinária deve ser destinado conforme deliberação da assembleia, mantendo o dossiê final completo digitalizado no GrandCondo.

Dicas de campo

  • • Utilize a funcionalidade de instrução específica de centro de custos na plataforma GrandCondo para evitar misturar receitas ordinárias com fundos extraordinários.
  • • Crie alertas automáticos no GrandCondo para controlar o vencimento dos prazos de notificação e recurso de multas deliberadas em assembleia, cumprindo o devido processo legal.
  • • Exija que o zelador tire fotos em alta resolução do canteiro de obras e das medições intermediárias, realizando o upload direto no aplicativo GrandCondo para compor o histórico do edifício.
  • • Condicione a liberação de cada parcela financeira do contrato à apresentação das notas fiscais quitadas, certidões negativas de débitos e laudo de medição aprovado.
  • • Mantenha no GrandCondo o plano de recomposição do Fundo de Reserva atualizado mensalmente, caso tenha havido utilização temporária autorizada para adiantamento de obras.
  • • Padronize a lista de verificação de documentos obrigatórios (ART/RRT, contrato, ABNT NBR 16280 e seguro) na recepção do condomínio antes da liberação da equipe executora.
  • • Envie resumos executivos das deliberações via comunicado no aplicativo GrandCondo logo após a assembleia, garantindo transparência prévia ao registro da ata.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão executiva de um condomínio requer o rastreamento técnico e orçamentário rigoroso das deliberações firmadas em Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) e Extraordinárias (AGE). Este guia estabelece os protocolos normativos para auditar obras, manutenções e rotinas operacionais, assegurando transparência e segurança jurídica ao mandato vigente.

Seção 01Formalização Documental: Redação, Assinatura e Registro de Atas

  • Validar a transcrição exata dos orçamentos aprovados e limites de gastos na ata final.
  • Monitorar rigorosamente o prazo estatutário de assinaturas do presidente da mesa e secretário.
  • Garantir a publicação imediata da ata registrada no módulo de documentos do aplicativo institucional.

Seção 02Execução Orçamentária e Governança de Quotas Extraordinárias

  • Rastrear a emissão e a arrecadação das taxas extras conforme cronograma financeiro da ata.
  • Auditar o alinhamento técnico e contábil das notas fiscais de serviços com o escopo aprovado.
  • Disponibilizar os relatórios mensais de execução e saldos auditados pelo conselho fiscal.

Seção 03Diretrizes Técnicas para Contratação de Obras e Manutenção Preventiva

  • Exigir cronograma de trabalho formalizado, ART e RRT para todas as frentes de obras aprovadas.
  • Instruir a portaria 24h sobre o bloqueio imediato de prestadores sem homologação técnica prévia.
  • Arquivar diários de obra e medições fisicamente com o zelador(a) e na plataforma digital.

Seção 04Melhorias Operacionais e Capacitação da Equipe Humana

  • Atualizar o POP da portaria 24h em estrita concordância com as novas regras regimentalmente aprovadas.
  • Treinar a equipe operacional no registro sistêmico rápido de visitantes, prestadores e fornecedores.
  • Parametrizar e automatizar as rotinas de recebimento de encomendas e notificações via aplicativo institucional.

Seção 05Atualização Regimental e Prazos de Multas e Notificações

  • Divulgar massivamente as alterações de Regimento Interno em ambiente digital antes da aplicação primária de sanções.
  • Sistematizar o envio de notificações de infração vinculadas a registros fotográficos e comprovação de leitura.
  • Garantir o trâmite tempestivo, metódico e confidencial de recursos de multas junto ao conselho fiscal.

Seção 06Arquivamento Digital, AVCB e Auditoria de Laudos Técnicos

  • Digitalizar, indexar e categorizar rigorosamente todas as Notas Fiscais e ARTs geradas no período vigente.
  • Acompanhar os prazos de renovação crítica de laudos de SPDA, testes de gás canalizado e emissão de AVCB.
  • Centralizar manuais técnicos, termos de garantia e certificados de aprovação de equipamentos adquiridos após deliberação de AGE.

Seção 07Ciclo de Verificação Mensal: Governança Contínua

  • Definir um cronograma inalterável para a auditoria mensal de validação das atas executivas vigentes.
  • Alinhar preventivamente o status das pendências e execuções com a pauta estruturada da próxima assembleia agendada.
  • Comunicar ativamente aos moradores o percentual estatístico de avanço físico e o saldo financeiro detalhado dos projetos.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A excelência na gestão condominial manifesta-se quando as decisões firmadas em assembleia se convertem em ações rastreáveis, seguras e normatizadas. Para auditar e garantir a execução impecável do mandato, convidamos síndicos, zeladores e administradoras a baixar nosso Kit Profissional de Inspeção — Cumprimento das Deliberações de Assembleia. Acesse o material técnico completo com as 48 questões de conformidade, otimize sua governança executiva e utilize o ecossistema GrandCondo para elevar a transparência, a segurança operacional e a valorização perene do seu empreendimento.

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