Modelo de Controle de Pagamentos Recorrentes

O que vem neste kit

• Capa Técnica e Identificação Operacional do Condomínio
• Introdução Normativa e Fundamentação Jurídico-Contábil
• Protocolo de Conferência de Folha de Pagamento e Benefícios Proporcionais
• Auditoria de Faturas de Concessionárias Públicas (Água, Energia e Gás Central)
• Checklist de Medição de Contratos de Manutenção de Instalações Críticas
• Matriz de Retenções Tributárias na Fonte (ISS, IRRF, CSRF e INSS Patronal)
• Calendário Tático de Vencimentos (Diário, Semanal, Mensal, Trimestral e Anual)
• Tabela de Verificação com 40 Itens, Status Conforme/Não Conforme e Responsáveis
• Procedimento de Integração do Fluxo Financeiro com a Plataforma GrandCondo

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

O controle de pagamentos recorrentes no condomínio exige rigor no confronto das medições de campo, notas fiscais e obrigações trabalhistas com as regras orçamentárias e normas aplicáveis. A rotina operacional integra as inspeções técnicas do zelador e a gestão da administradora por meio da plataforma GrandCondo, garantindo a rastreabilidade dos comprovantes e a retenção tributária correta antes de cada liquidação. A auditoria mensal contínua minimiza multas, evita cobranças indevidas de concessionárias e assegura a conformidade legal dos contratos continuados e encargos sociais.

1. 1Coleta de Medições de Campo no App GrandCondoO zelador realiza a leitura presencial dos hidrômetros, medidores de gás central e relógios de energia no último dia útil do ciclo de faturamento. Registra os valores consumidos e anexa foto nítida do mostrador diretamente no módulo de inspeção do aplicativo GrandCondo. Essa evidência fotográfica é confrontada com os dados emitidos pelas concessionárias antes da liberação do pagamento.
2. 2Auditagem de Faturas de Concessionárias e ConsumoA administradora valida as faturas de água, luz e gás comparando os dados físicos registrados pelo zelador com as alíquotas, fator de correção e enquadramento tarifário ativas. Em faturas elétricas do Grupo A ou áreas comuns, verifica-se a inexistência de cobranças por reativo excedente ou ultrapassagem de demanda contratada. Divergências superiores a 5% em relação à média histórica bloqueiam o pagamento no módulo financeiro do GrandCondo para contestação formal.
3. 3Conferência da Folha de Pagamento e Ponto EletrônicoO síndico e a administradora auditam a folha de pagamento da equipe própria cruzando os proventos com o espelho de ponto homologado do mês. Verifica-se o cômputo exato das horas extras, adicional noturno, DSR e a concessão de férias com quitação no prazo legal de até 2 dias antes do início do gozo. Os comprovantes bancários de transferência são arquivados no módulo financeiro da plataforma GrandCondo até o 5º dia útil.
4. 4Validação dos Encargos Trabalhistas e SociaisA quitação da guia do FGTS Digital e da DARF numerada da DCTFWeb (INSS patronal e retido) é checada rigorosamente antes dos seus respectivos vencimentos. A administradora gera a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e a Certidão Conjunta da RFB/PGFN mensalmente, anexando os arquivos à prestação de contas no GrandCondo. A liberação de pagamentos a empresas terceirizadas de portaria humana e limpeza fica vinculada ao envio prévio das guias quitadas dos trabalhadores alocados.
5. 5Verificação das Retenções Tributárias na FonteNa entrada das notas fiscais de serviços continuados, apura-se a retenção dos impostos federais (CSRF, IRRF) e municipais (ISS), conforme a IN RFB 2110/2022. A administradora confirma o recolhimento das guias tributárias correspondentes e valida a opção pelo Simples Nacional ou a retenção patronal devida. Todas as notas fiscais e comprovantes com retenção são indexados ao balancete digital na plataforma GrandCondo.
6. 6Inspeção dos Contratos Continuados e Manutenção PreventivaO zelador atesta a realização presencial dos serviços de manutenção em elevadores (ABNT NBR 16083), geradores e bombas antes da liberação do faturamento contratual. Relatórios técnicos de inspeção, Ordens de Serviço (OS) e Anotações de Responsabilidade Técnica (ART) do CREA/CFT são obrigatoriamente digitalizados e anexados ao cadastro do contrato no GrandCondo. A liquidação financeira só é autorizada após o aceite do zelador e a validação do síndico no sistema.
7. 7Monitoramento de Apólices de Seguro e Laudos TécnicosO sistema GrandCondo emite alertas com 60 dias de antecedência para a renovação da apólice de seguro obrigatório do condomínio (art. 1.346 do Código Civil) e de laudos regulamentares. Valida-se o Laudo de Teste de Estanqueidade da rede de gás canalizado (ABNT NBR 15526 / ABNT NBR 15358) acompanhado de ART quitada. As parcelas do seguro e inspeções obrigatórias são inseridas diretamente no calendário de vencimentos recorrentes.
8. 8Apuração do Índice de Conformidade FinanceiraO síndico consolida o balanço de pagamentos recorrentes gerando o Índice de Conformidade (IC) mensal da gestão financeira. O cálculo é realizado dividindo o número de itens auditados e classificados como 'Conforme' pelo total de itens aplicáveis no período, multiplicando o resultado por 100. Itens apontados como 'Não Conforme' geram chamados operacionais automáticos no aplicativo GrandCondo com prazo de resolução e responsável atribuído.

Para quem é este kit