Indicadores de Elevadores: Gestão Condominial Segura

A gestão da segurança de elevadores em condomínios requer acompanhamento de indicadores. Esses dados são essenciais para síndicos, zeladores e supervisores de portaria tomarem decisões proativas, garantindo conformidade legal, proteção dos usuários, prevenção de acidentes e otimização da manutenção.

Capa e identificação do documento, com campos de condomínio, data e responsável.

A Importância dos Indicadores na Gestão de Elevadores

Folha de verificação com os itens, critério de aceite e campo de assinatura.

A segurança dos elevadores é uma responsabilidade contínua que transcende a manutenção corretiva. Para síndicos, zeladores e supervisores de portaria, o monitoramento proativo de indicadores específicos é fundamental. Este guia oferece clareza e um caminho prático, combatendo problemas como rotinas inconsistentes entre turnos, ocorrências esquecidas e a ausência de evidências.

Elevadores são equipamentos complexos, sujeitos a desgaste e falhas. A legislação brasileira, incluindo o Código Civil (Lei nº 10.406/02, artigos 1.331 a 1.358) e a Lei nº 4.591/64, impõe ao síndico o dever de zelar pela conservação e segurança das áreas comuns, incluindo os elevadores. A negligência dessa responsabilidade pode gerar consequências legais e financeiras.

A implementação de um painel de indicadores atende às exigências legais e promove uma cultura de prevenção. Permite identificar tendências, prever falhas e otimizar investimentos em manutenção. A ausência de um sistema claro de monitoramento leva a uma gestão reativa, gerando custos elevados e riscos à segurança.

Monitorar indicadores é uma necessidade de segurança e conformidade, proporcionando:

• Prevenção de acidentes: Identifica padrões de falhas e permite agir antes de acidentes graves.
• Conformidade legal: Garante que o condomínio atenda às exigências de manutenção e inspeção.
• Otimização de custos: A manutenção preditiva, baseada em dados, é mais eficiente e econômica que a corretiva emergencial.
• Transparência e prestação de contas: Fornece dados concretos para apresentar ao conselho e moradores, demonstrando gestão responsável.
• Melhora da experiência do morador: Elevadores funcionando adequadamente significam menos transtornos e maior satisfação.

Principais Indicadores e Sua Interpretação

Continuação da folha de verificação, com observações e registro de pendências.

Para uma gestão eficaz, síndicos, zeladores e porteiros (com apoio do supervisor) precisam de ferramentas que funcionem em plataformas híbridas. A seguir, apresentamos indicadores essenciais, suas metas, frequência de apuração e as decisões que cada um deve gerar.

1. Índice de Paradas Técnicas (IPT)

Definição: Mede a frequência com que o elevador para por falhas técnicas, necessitando de intervenção do zelador ou da empresa de manutenção. Foca em falhas inesperadas.

• Fórmula: (Número de paradas técnicas não programadas / Número total de viagens ou horas de operação) * 10.000
• Meta: Menor ou igual a 0,5 paradas técnicas a cada 10.000 viagens ou horas de operação.
• Frequência de Apuração: Semanal e mensal.
• O que o número revela:
• IPT alto: Indica problemas recorrentes, equipamentos desgastados, manutenção preventiva ineficaz ou uso inadequado.
• IPT baixo: Elevador em bom estado, manutenção preventiva eficaz.
• Decisão que o número deve gerar:
• IPT acima da meta: Investigar as causas das paradas (elétrica, mecânica, eletrônica), revisar o contrato de manutenção preventiva, considerar a substituição de componentes ou a modernização do equipamento.
• IPT em linha com a meta: Manter o plano de manutenção e continuar monitorando.

2. Tempo Médio de Reparo (TMR)

Definição: Mede o tempo médio desde o momento em que uma falha é reportada até sua completa resolução, com o elevador voltando a operar.

• Fórmula: Soma dos tempos de reparo de todas as ocorrências / Número total de ocorrências.
• Meta: Máximo de 2 horas para paradas simples; máximo de 6 horas para paradas mais complexas. (Valores podem variar conforme contrato).
• Frequência de Apuração: Mensal e após cada ocorrência.
• O que o número revela:
• TMR alto: Sinaliza ineficiência da empresa de manutenção, dificuldade no acesso a peças ou complexidade excessiva dos reparos.
• TMR baixo: Empresa de manutenção eficiente, boa disponibilidade de peças e problemas de fácil resolução.
• Decisão que o número deve gerar:
• TMR acima da meta: Avaliar a performance da empresa de manutenção, revisar o contrato de serviço, verificar a disponibilidade de peças sobressalentes e solicitar planos de ação para otimização do tempo de resposta.
• TMR em linha com a meta: Manter a parceria com a empresa de manutenção, buscando sempre otimização.

3. Índice de Reclamações de Moradores (IRM)

Definição: Mede a frequência de queixas relacionadas aos elevadores (ruídos, lentidão, paradas, portas que não abrem/fecham, botões que não funcionam).

• Fórmula: (Número de reclamações registradas / Número de unidades do condomínio) * 100.
• Meta: Menor ou igual a 5% das unidades reclamando por mês.
• Frequência de Apuração: Mensal.
• O que o número revela:
• IRM alto: Insatisfação dos moradores, possíveis problemas técnicos não detectados pela manutenção ou falta de comunicação.
• IRM baixo: Moradores satisfeitos, equipamentos funcionando bem e boa comunicação.
• Decisão que o número deve gerar:
• IRM acima da meta: Realizar pesquisa de satisfação, investigar as causas das reclamações, verificar a correlação com o IPT e melhorar a comunicação sobre manutenções e uso correto dos elevadores.
• IRM em linha com a meta: Manter a comunicação transparente e a qualidade dos serviços.

4. Cumprimento do Calendário de Manutenção Preventiva (CCMP)

Definição: Avalia o percentual de tarefas de manutenção preventiva realizadas no prazo e de acordo com o cronograma.

• Fórmula: (Número de tarefas preventivas realizadas no prazo / Número total de tarefas preventivas programadas) * 100.
• Meta: 100%.
• Frequência de Apuração: Mensal.
• O que o número revela:
• CCMP abaixo da meta: Falhas na gestão da manutenção, empresa negligente ou cronograma irrealista.
• CCMP na meta: Gestão eficiente, empresa de manutenção confiável.
• Decisão que o número deve gerar:
• CCMP abaixo da meta: Cobrar a empresa de manutenção, revisar o contrato, otimizar o agendamento das rotinas e implementar um sistema de controle mais rigoroso.
• CCMP na meta: Manter o monitoramento e garantir a qualidade das tarefas.

5. Auditoria de Conformidade do Relatório de Inspeção Anual (RIA)

Definição: Verifica se todas as recomendações e exigências do Relatório de Inspeção Anual foram atendidas dentro do prazo estipulado.

• Fórmula: (Número de itens do RIA corrigidos no prazo / Número total de itens do RIA) * 100.
• Meta: 100%.
• Frequência de Apuração: Trimestralmente (até o fechamento do ciclo anual do RIA).
• O que o número revela:
• Auditoria abaixo da meta: Riscos de segurança, inconformidade com a legislação e possíveis multas.
• Auditoria na meta: Condomínio em conformidade, segurança garantida.
• Decisão que o número deve gerar:
• Auditoria abaixo da meta: Priorizar a correção dos itens pendentes, cobrar a empresa de manutenção e envolver a administração do condomínio na resolução.
• Auditoria na meta: Manter o sistema de controle e garantir a excelência na manutenção.

Apresentação dos Dados e Identificação de Alertas

A comunicação eficaz dos dados de segurança de elevadores é tão importante quanto sua apuração. Para síndicos e zeladores, a apresentação clara e objetiva desses dados ao conselho e, se necessário, aos condôminos, fortalece a transparência da gestão e facilita a tomada de decisões.

Estratégias de Apresentação

1. Dashboard Visual: Utilize gráficos simples (barras, linhas, pizza) para cada indicador, mostrando a evolução e a comparação com a meta. Ferramentas digitais como o GrandCondo permitem criar esses painéis.
2. Relatório Executivo: Inicie com um resumo conciso dos destaques (positivos e negativos) do período. Detalhe cada indicador, apresentando o número atual, a meta, a tendência e as ações tomadas ou propostas.
3. Contextualização: Explique o significado de cada indicador e sua relevância para a segurança e finanças do condomínio. Conecte os números a problemas reais e soluções concretas.
4. Propostas de Ação: Para cada indicador que não atingiu a meta, apresente um plano de ação claro, com responsáveis e prazos. Por exemplo: "IPT acima da meta: Sugestão de reunião com a empresa de manutenção para revisão do plano de preventiva e diagnóstico aprofundado, com prazo de 15 dias."

Sinais de Alerta

O monitoramento contínuo permite identificar rapidamente desvios que demandam intervenção.

• Aumento súbito do IPT: Um salto inesperado pode indicar falha sistêmica iminente ou componente crítico falhando. Exige diagnóstico urgente.
• TMR consistentemente alto: Se o Tempo Médio de Reparo se mantém elevado por dois ou três meses consecutivos, a empresa de manutenção pode não estar cumprindo seu papel. É hora de reavaliar o contrato.
• Picos no IRM sem explicação: Um aumento repentino nas reclamações, especialmente se não for acompanhado por um aumento no IPT, pode indicar problemas de comunicação, ruídos incomuns ou falhas intermitentes. Ações proativas de comunicação e vistoria são necessárias.
• Queda no CCMP: Se o Cumprimento do Calendário de Manutenção Preventiva começa a cair, a manutenção essencial não está sendo realizada. Isso aumenta o risco de falhas graves e acidentes. Cobrança imediata e renegociação do contrato são cruciais.
• Pendências do RIA não resolvidas: Se a Auditoria de Conformidade do RIA mostrar itens não corrigidos, há risco de multas e falhas de segurança críticas. É prioritário resolver essas pendências.

Glossário e Checklist de Gestão

Glossário de Termos Chave

• Código Civil (Lei nº 10.406/02): Lei brasileira que estabelece normas gerais sobre direito privado, incluindo os artigos 1.331 a 1.358 que regem a vida condominial.
• Lei nº 4.591/64: Lei do Condomínio e Incorporações, anterior ao Código Civil, que ainda possui dispositivos aplicáveis, especialmente sobre a gestão e responsabilidades do síndico.
• Manutenção Preventiva: Conjunto de ações programadas para prevenir falhas e prolongar a vida útil de um equipamento.
• Manutenção Corretiva: Ações realizadas para reparar uma falha após ela ter ocorrido.
• Relatório de Inspeção Anual (RIA): Documento emitido por empresa especializada que atesta as condições de segurança e funcionamento dos elevadores, apontando recomendações para sua adequação.
• Indicador de Performance (KPI): Métrica utilizada para medir o sucesso de uma atividade ou processo em relação a um objetivo.

Checklist para a Gestão de Segurança de Elevadores

Para síndicos e zeladores, este checklist pode guiar a implementação de um sistema robusto de monitoramento:

1. Defina os indicadores: Selecione os indicadores mais relevantes para seu condomínio (IPT, TMR, IRM, CCMP, Auditoria RIA).
2. Estabeleça metas: Para cada indicador, defina uma meta realista e desafiadora.
3. Determine a frequência de apuração: Decida com que periodicidade cada indicador será monitorado.
4. Crie um sistema de coleta de dados: Utilize um software de gestão condominial (como o GrandCondo, acessível no computador e no celular) para registrar ocorrências, manutenções e reclamações.
5. Analise os dados regularmente: Compare os resultados com as metas e identifique tendências.
6. Tome decisões baseadas em dados: Implemente ações corretivas ou preventivas conforme a análise dos indicadores.
7. Comunique os resultados: Apresente os dados ao conselho e, se aplicável, aos moradores, de forma clara e transparente.
8. Revise e ajuste: Periodicamente, avalie a eficácia dos indicadores e das metas, ajustando-os conforme a necessidade.
9. Garanta o cumprimento do RIA: Monitore rigorosamente o atendimento das recomendações do Relatório de Inspeção Anual.

Guia Passo a Passo: Implementando um Painel de Indicadores

Para síndicos e zeladores que buscam uma abordagem prática, este passo a passo detalha a implementação de um sistema de monitoramento de elevadores:

1. Passo 1: Levantar a Documentação Existente

• Reúna todos os contratos de manutenção dos elevadores.
• Colete os últimos Relatórios de Inspeção Anual (RIAs) e seus respectivos atestados de conformidade.
• Verifique os registros de ocorrências e manutenção dos últimos 12 meses.

1. Passo 2: Configurar o Sistema de Registro

• Utilize um software de gestão condominial, como o GrandCondo. Nele, você pode criar campos para registrar:
• Data e hora da ocorrência.
• Tipo de ocorrência (parada técnica, ruído, porta travada, etc.).
• Tempo de resposta da empresa de manutenção.
• Tempo total de reparo.
• Custo do reparo (se aplicável).
• Reclamações de moradores (detalhando o problema).
• Tarefas de manutenção preventiva agendadas e realizadas.

1. Passo 3: Definir Metas e Frequência

• Para cada elevador e para o conjunto, defina as metas para IPT, TMR, IRM, CCMP e Auditoria RIA.
• Estabeleça a frequência de apuração (semanal, mensal, trimestral).

1. Passo 4: Capacitar a Equipe da Portaria e Zeladoria

• Treine os zeladores e porteiros para registrar todas as ocorrências e reclamações no sistema digital, de forma padronizada. Isso resolve o problema de informações perdidas na troca de turno.
• Enfatize a importância de registrar até mesmo pequenos ruídos ou lentidão.

1. Passo 5: Monitorar e Analisar Dados

• A cada período definido, acesse o painel de indicadores no GrandCondo (no computador ou pelo celular) e compare os resultados com as metas.
• Identifique quais indicadores estão fora da meta e quais elevadores apresentam mais problemas.

1. Passo 6: Agir e Comunicar

• Para cada indicador fora da meta, crie um plano de ação (ex: "solicitar reunião com a empresa de manutenção para discutir TMR alto no Elevador 1").
• Elabore um relatório ou dashboard visual para apresentar ao conselho, destacando as tendências e as ações propostas.

1. Passo 7: Revisão Periódica

• A cada seis meses ou anualmente, revise o plano de indicadores, as metas e a performance geral. Ajuste conforme necessário para otimizar a segurança e a eficiência.

A gestão da segurança dos elevadores em condomínios é uma tarefa complexa que exige proatividade e baseada em dados. Ao adotar um sistema robusto, síndicos, zeladores e supervisores de portaria não apenas cumprem suas obrigações legais, mas também elevam o padrão de segurança e satisfação dos moradores. Um painel de indicadores transforma a rotina da portaria, padronizando registros, evitando perdas de informação e fornecendo evidências concretas para qualquer questionamento.

Para sistematizar a manutenção preventiva e a auditoria do RIA com um cronograma operacional completo, integrando rotinas de campo à gestão digital, o GrandCondo oferece ferramentas para garantir a segurança do transporte vertical.

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Veja como o arquivo é por dentro

Folha de fechamento, com resumo das pendências e responsável pela conferência.