Procedimento de preservação de imagens
Procedimento de preservação de imagens é um item obrigatório da matriz Condomínio em Dia, na categoria segurança, portaria e tecnologia. Periodicidade: Atualização. Risco alto, responsável sugerido síndico(a), evidência esperada: documento (pdf).
Kit para imprimir e controlar
Nove peças prontas para este documento. Veja a prévia real de cada folha abaixo — o arquivo para imprimir faz parte do Kit Completo Condomínio em Dia.
Acesso imediato aos 262 documentos da matriz, com as 13 peças de cada um, cadernos por categoria e planilha mestre. Ou entre na assinatura anual e leve todo o acervo GrandCondo.
Ficha técnica
- Código na matriz
- 14.13 (item 227 de 262)
- Categoria
- 14. Segurança, portaria e tecnologia
- Obrigatoriedade
- Obrigatório
- Periodicidade
- Atualização — Anual
- Risco
- Alto
- Responsável sugerido
- Síndico(a)
- Evidência esperada
- Documento (PDF)
- Exige ART/RRT
- Não
- Exige empresa especializada
- Não
- Depende de assembleia
- Não
- Controla validade
- Não
- Quem emite
- empresa de segurança eletrônica, prestador de portaria ou fornecedor do sistema
Como obter ou renovar
- 1. Verifique o que o condomínio já tem
Procure a última versão de "Procedimento de preservação de imagens" na pasta de portaria, no arquivo da administradora e no acervo da gestão anterior. Confirme data de emissão, validade e se os dados do condomínio estão corretos.
- 2. Confirme quem emite
Este item é emitido por empresa de segurança eletrônica, prestador de portaria ou fornecedor do sistema. Peça sempre o documento em PDF, com identificação de quem emitiu e data legível.
- 3. Confira e arquive com evidência
Confira o checklist de verificação desta página antes de aceitar o documento. Arquive como documento (pdf), com nome padronizado (data de emissão + nome do documento + validade).
Dados que o documento precisa conter
- Identificação completa do condomínio (nome, CNPJ e endereço).
- Denominação exata do documento: Procedimento de preservação de imagens.
- Data de emissão.
- Identificação e assinatura de quem emitiu (nome, cargo/registro profissional).
- Local de arquivamento do original (físico e digital).
Checklist de verificação do documento
- O documento é exatamente "Procedimento de preservação de imagens" e não uma versão parcial, rascunho ou orçamento.
- Razão social, CNPJ e endereço do condomínio estão corretos e legíveis.
- Data de emissão está preenchida e o documento está assinado por quem tem competência para emitir.
- Arquivo digitalizado em PDF legível, salvo na pasta "Portaria" com nome padronizado.
- Responsável pelo item está nomeado na planilha (nome e contato), não apenas o cargo.
- Versão anterior foi mantida no histórico, para comprovar continuidade em caso de sinistro.
Checklist de execução em campo
- Câmeras estão gravando, com data/hora corretas e prazo de retenção definido.
- Livro de ocorrências e registros de portaria estão preenchidos por turno.
- Controle de acesso de visitantes e prestadores segue o procedimento escrito.
- Equipamentos de portaria (interfone, alarme, botão de pânico) foram testados.
- Não conformidade encontrada gera plano de ação com prazo, responsável e foto.
- Registro desta verificação foi assinado por síndico(a) e arquivado.
Calendário de execução
| Quando | Ação | Responsável |
|---|---|---|
| D-90 dias | Levantar orçamentos e reservar a verba do serviço. | Síndico(a) |
| D-45 dias | Contratar / agendar a execução com o fornecedor. | Síndico(a) |
| Dia da execução | Acompanhar o serviço e registrar com fotos. | Síndico(a) |
| Até 5 dias depois | Receber o documento, conferir pelo checklist e arquivar. | Síndico(a) |
| A cada 12 meses | Repetir o ciclo completo. | Síndico(a) |
Erros mais comuns
- CFTV gravando menos tempo do que a política do condomínio promete.
- Portão automático sem manutenção preventiva registrada.
- Portaria operando sem manual e sem procedimento de emergência escrito.
- Guardar o documento apenas no e-mail ou no WhatsApp de quem contratou, sem arquivar na pasta oficial.
Riscos de não conformidade
- Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial.
- Item obrigatório ausente compromete a defesa do síndico em ação de responsabilidade civil.
Perguntas frequentes
Procedimento de preservação de imagens é obrigatório no condomínio?
Sim. Na matriz Condomínio em Dia este item é classificado como obrigatório, com risco alto e periodicidade atualização.
Com que frequência procedimento de preservação de imagens precisa ser renovado?
A periodicidade de referência é: Atualização (anual) — renovação atualização. Mesmo sem data de validade, revise o item pelo menos uma vez por ano e a cada troca de gestão.
Quem é o responsável por esse documento?
O responsável sugerido é síndico(a), mas a responsabilidade legal final é do síndico como representante do condomínio. Nomeie uma pessoa com nome e contato na planilha de controle — item sem dono é item que vence.
O que acontece se o condomínio não tiver esse documento?
Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial. Em vistorias e perícias, a ausência do item costuma ser tratada como falha de gestão, e não como esquecimento pontual.
Como comprovar procedimento de preservação de imagens em uma vistoria?
A evidência aceita é: documento (pdf), arquivada na pasta de portaria com data legível. Tenha a versão digital em PDF e o original acessível na administração — vistoria não espera busca em e-mail antigo.