Registro de incidentes de segurança
Registro de incidentes de segurança é um item obrigatório da matriz Condomínio em Dia, na categoria segurança, portaria e tecnologia. Periodicidade: Contínuo. Risco alto, responsável sugerido zelador(a) / portaria, evidência esperada: registro/planilha.
Kit para imprimir e controlar
Nove peças prontas para este documento. Veja a prévia real de cada folha abaixo — o arquivo para imprimir faz parte do Kit Completo Condomínio em Dia.
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Ficha técnica
- Código na matriz
- 14.12 (item 226 de 262)
- Categoria
- 14. Segurança, portaria e tecnologia
- Obrigatoriedade
- Obrigatório
- Periodicidade
- Contínuo — Contínuo
- Risco
- Alto
- Responsável sugerido
- Zelador(a) / portaria
- Evidência esperada
- Registro/planilha
- Exige ART/RRT
- Não
- Exige empresa especializada
- Não
- Depende de assembleia
- Não
- Controla validade
- Não
- Quem emite
- empresa de segurança eletrônica, prestador de portaria ou fornecedor do sistema
Como obter ou renovar
- 1. Verifique o que o condomínio já tem
Procure a última versão de "Registro de incidentes de segurança" na pasta de portaria, no arquivo da administradora e no acervo da gestão anterior. Confirme data de emissão, validade e se os dados do condomínio estão corretos.
- 2. Confirme quem emite
Este item é emitido por empresa de segurança eletrônica, prestador de portaria ou fornecedor do sistema. Peça sempre o documento em PDF, com identificação de quem emitiu e data legível.
- 3. Confira e arquive com evidência
Confira o checklist de verificação desta página antes de aceitar o documento. Arquive como registro/planilha, com nome padronizado (data de emissão + nome do documento + validade).
Dados que o documento precisa conter
- Identificação completa do condomínio (nome, CNPJ e endereço).
- Denominação exata do documento: Registro de incidentes de segurança.
- Data de emissão.
- Identificação e assinatura de quem emitiu (nome, cargo/registro profissional).
- Campos de data, responsável e ocorrência preenchidos em cada linha.
- Local de arquivamento do original (físico e digital).
Checklist de verificação do documento
- O documento é exatamente "Registro de incidentes de segurança" e não uma versão parcial, rascunho ou orçamento.
- Razão social, CNPJ e endereço do condomínio estão corretos e legíveis.
- Data de emissão está preenchida e o documento está assinado por quem tem competência para emitir.
- Arquivo digitalizado em PDF legível, salvo na pasta "Portaria" com nome padronizado.
- Responsável pelo item está nomeado na planilha (nome e contato), não apenas o cargo.
- Versão anterior foi mantida no histórico, para comprovar continuidade em caso de sinistro.
Checklist de execução em campo
- Câmeras estão gravando, com data/hora corretas e prazo de retenção definido.
- Livro de ocorrências e registros de portaria estão preenchidos por turno.
- Controle de acesso de visitantes e prestadores segue o procedimento escrito.
- Equipamentos de portaria (interfone, alarme, botão de pânico) foram testados.
- Não conformidade encontrada gera plano de ação com prazo, responsável e foto.
- Registro desta verificação foi assinado por zelador(a) / portaria e arquivado.
Calendário de execução
| Quando | Ação | Responsável |
|---|---|---|
| Diariamente / a cada ocorrência | Registrar o fato no momento em que acontece. | Zelador(a) / portaria |
| Semanalmente | Conferir se todos os registros do período foram preenchidos. | Zelador(a) / portaria |
| Mensalmente | Fechar o período, arquivar e apontar falhas recorrentes. | Zelador(a) / portaria |
Erros mais comuns
- CFTV gravando menos tempo do que a política do condomínio promete.
- Portão automático sem manutenção preventiva registrada.
- Portaria operando sem manual e sem procedimento de emergência escrito.
- Guardar o documento apenas no e-mail ou no WhatsApp de quem contratou, sem arquivar na pasta oficial.
Riscos de não conformidade
- Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial.
- Item obrigatório ausente compromete a defesa do síndico em ação de responsabilidade civil.
Perguntas frequentes
Registro de incidentes de segurança é obrigatório no condomínio?
Sim. Na matriz Condomínio em Dia este item é classificado como obrigatório, com risco alto e periodicidade contínuo.
Com que frequência registro de incidentes de segurança precisa ser renovado?
A periodicidade de referência é: Contínuo (contínuo) — registro contínuo: atualizado sempre que houver mudança. Mesmo sem data de validade, revise o item pelo menos uma vez por ano e a cada troca de gestão.
Quem é o responsável por esse documento?
O responsável sugerido é zelador(a) / portaria, mas a responsabilidade legal final é do síndico como representante do condomínio. Nomeie uma pessoa com nome e contato na planilha de controle — item sem dono é item que vence.
O que acontece se o condomínio não tiver esse documento?
Ausência gera autuação, responsabilização do síndico e fragilidade em qualquer discussão judicial. Em vistorias e perícias, a ausência do item costuma ser tratada como falha de gestão, e não como esquecimento pontual.
Como comprovar registro de incidentes de segurança em uma vistoria?
A evidência aceita é: registro/planilha, arquivada na pasta de portaria com data legível. Tenha a versão digital em PDF e o original acessível na administração — vistoria não espera busca em e-mail antigo.