GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-1014
estrutura de pasta digital do condomínio com 8 pastas numeradas (01 Documentos do condomínio, 02 Assembleias e atas, 03 Financeiro, 04 Contratos e fornecedores, 05 Manutenção e vistorias, 06 Funcionários, 07 Comunicados, 08 Obras) e padrão de nomes de arquivo com data invertida, tipo de documento e identificação, além de regras de versão, backup, permissões de acesso, retenção legal e passagem de bastão para o próximo síndico

Estrutura de Pasta Digital do Condomínio

Este kit estabelece os parâmetros técnicos para organização, governança, padronização e auditoria do acervo documental em ambiente digital condominial, distribuído estritamente nas 8 pastas numeradas padrão

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Elimine o caos documental e garanta conformidade jurídica na transição de gestão condominial com padronização técnica de arquivos. Integre o acervo às rotinas operacionais da equipe predial e do aplicativo GrandCondo com controle rígido de acesso e conformidade LGPD.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Estrutura Direcionada de Pastas (01 a 08) em árvore compactada para implantação imediata em nuvem
  • Guia de Nomenclatura Padrão (YYYYMMDD_Tipo_Identificacao) com dicionário de termos técnicos
  • Matriz RACI de Permissões de Acesso por perfil de usuário (Síndico, Zelador, Portaria, Conselho)
  • Tabela de Temporalidade e Retenção Legal de Documentos Condominiais (Fiscal, Trabalhista e Engenharia)
  • Protocolo de Transição de Gestão e Checklist de Passagem de Bastão para Mudança de Síndico
  • Checklist de Auditoria Documental de Obras e Reformas conforme ABNT NBR 16280
  • Procedimento Operacional Padrão (POP) para Arquivamento de Manutenções Preventivas NBR 5674
  • Matriz de Conformidade LGPD com Diretrizes para Mascaramento de Dados Sensíveis em Atas e Balancetes
  • Modelo de Protocolo Digital de Descarte Seguro e Anonimização de Documentos Obsoletos

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

01 Documentos do condomínio (Convenção, RI, Cartão CNPJ, Habite-se, AVCB, Apólice)
02 Assembleias e atas (Editais, listas de presença, atas registradas e procurações)
03 Financeiro (Balancetes, extratos bancários, certidões negativas e impostos)
04 Contratos e fornecedores (Contratos vigentes, propostas, distratos e cotações)
05 Manutenção e vistorias (Laudos, Ordens de Serviço, ARTs/RRTs de manutenção, planos NBR 5674)
06 Funcionários (Prontuários, eSocial, ASOs, folhas de ponto e certificados de treinamento)
07 Comunicados (Circulares, notificações expedidas, multas aplicadas e boletins)
08 Obras (Projetos as-built, cronogramas, ART/RRT de reforma NBR 16280 e diário de obra)
Padrão de Nomenclatura de Arquivos (Data Invertida YYYYMMDD_Tipo_Identificacao)
Controle de Versionamento e Gestão de Arquivos Obsoletos (_v01, _v02, _FINAL)
Matriz de Permissões e Acessos por Perfil no GrandCondo
Conformidade com a LGPD e Mascaramento de Dados Sensíveis
Rotinas de Backup na Nuvem e Armazenamento Frio Criptografado
Tabela de Temporalidade e Retenção Legal de Documentos
Protocolo e Check-list de Passagem de Bastão para Nova Gestão

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.348)
  • • Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD)
  • • Lei nº 12.682/2012 (Elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos)
  • • ABNT NBR ISO/IEC 27001:2013 (Sistemas de Gestão da Segurança da Informação)
  • • ABNT NBR 5674:2012 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão)
  • • ABNT NBR 16280:2015 (Reformas em edificações — Sistema de gestão de reformas)
  • • Decreto-Lei nº 5.452/1943 (CLT - Guia de Temporalidade de Documentos Trabalhistas)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
01 Documentos do Condomínio - Segurança contra Incêndio
risco critica

O Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB/CLCB) atualizado está armazenado na pasta 01 no padrão de nomenclatura correto e vinculado à apólice vigente?

Critério: Documento ativo e digitalizado, com prazo de validade vigente emitido pelo Corpo de Bombeiros da PMESP/UF local, conforme ABNT NBR 5674 e Decreto Estadual de Segurança Contra Incêndio.

Como verificar: Acessar a pasta digital '01 Documentos do condomínio/01_2_Licencas_Certificados' na plataforma GrandCondo, abrir o arquivo 'AAAAMMDD_AVCB_CorpoDeBombeiros.pdf' e checar a data limite de validade.

002
01 Documentos do Condomínio - Apólice de Seguro
risco critica

A apólice de seguro obrigatório do condomínio está arquivada na pasta 01 acompanhada do comprovante de quitação do prêmio e endossos?

Critério: Vigência ativa de 12 meses, valor de reconstrução compatível com a avaliação predial atualizada e comprovantes de quitação bancária anexados.

Como verificar: Navegar até a pasta '01 Documentos do condomínio/01_3_Seguros', localizar a pasta do ano corrente, abrir o arquivo 'AAAAMMDD_Apolice_SeguroCondominial.pdf' e verificar as datas de vigência e o comprovante da última parcela paga.

003
01 Documentos do Condomínio - Atos Constitutivos
risco alta

A Convenção de Condomínio e o Regimento Interno estão armazenados na pasta 01 em arquivo PDF pesquisável (OCR) e com registro em cartório?

Critério: Arquivo em PDF/A com camada de texto pesquisável (OCR ativo), exibindo carimbo ou certidão de averbação da matrícula mãe (Lei nº 10.406/2002, Art. 1.333).

Como verificar: Acessar '01 Documentos do condomínio/01_1_Atos_Constitutivos', abrir 'AAAAMMDD_Convencao_Registrada.pdf', testar a busca textual (Ctrl+F) de um termo e verificar a chancela de registro no Cartório de Imóveis.

004
02 Assembleias e Atas - Convocação e Presença
risco alta

Os edital de convocação e as respectivas listas de presença assinadas das assembleias estão arquivados na pasta 02 com os comprovantes de entrega?

Critério: Edital distribuído respeitando a antecedência mínima fixada na convenção e comprovante de envio emitido para 100% das frações autônomas.

Como verificar: Acessar '02 Assembleias e atas/02_1_Editais_e_Listas', selecionar a pasta do ano e verificar se os arquivos 'AAAAMMDD_EditalConvocacao_AGO.pdf' e 'AAAAMMDD_ListaPresenca_AGO.pdf' contêm o comprovante de envio via GrandCondo.

005
02 Assembleias e Atas - Atas e Procurações
risco alta

As atas de assembleias registradas em cartório acompanhadas do lote de procurações outorgadas estão digitalizadas e armazenadas na pasta 02?

Critério: Digitalização integral em resolução mínima de 300 DPI, selo de averbação do Cartório de Títulos e Documentos e assinaturas válidas conforme ICP-Brasil ou registro cartorário.

Como verificar: Navegar até '02 Assembleias e atas/02_2_Atas_Registradas', abrir o arquivo 'AAAAMMDD_AtaRegistrada_AGE.pdf' e conferir se o documento possui o selo digital do cartório e as folhas de procuração anexadas ao final.

006
03 Financeiro - Prestação de Contas Mensal
risco alta

Os balancetes mensais consolidados com as assinaturas do síndico, administradora e parecer emitido pelo Conselho Fiscal constam na pasta 03?

Critério: Arquivo contendo DRE, balanço orçamentário, conciliação bancária, notas fiscais comprovadas e relatório assinado pelos membros do Conselho Fiscal.

Como verificar: Acessar '03 Financeiro/03_1_Balancetes_Mensais', abrir a pasta do ano corrente, escolher a pasta do mês de competência e conferir a presença do arquivo 'AAAAMM_BalanceteFinanceiro_Consolidado.pdf'.

007
03 Financeiro - Regularidade Fiscal e Trabalhista
risco alta

As Certidões Negativas de Débitos (CND Federal/PGFN, FGTS, CNDT e Municipal) estão atualizadas na subpasta correspondente dentro da pasta 03?

Critério: Todas as certidões dentro do período de validade legal impresso pelos respectivos órgãos (30 a 180 dias).

Como verificar: Navegar até '03 Financeiro/03_2_Certidoes_Negativas' e validar a data de expedição e validade dos arquivos 'AAAAMMDD_CND_ReceitaFederal.pdf', 'AAAAMMDD_CRF_FGTS.pdf' e 'AAAAMMDD_CNDT.pdf'.

008
03 Financeiro - Impostos e Retenções na Fonte
risco critica

As guias tributárias (DARF, GPS/DAE, ISSQN) acompanhadas das respectivas autenticações bancárias de pagamento estão arquivadas na pasta 03?

Critério: Documento único contendo a guia gerada e a chave de autenticação bancária com data de pagamento dentro do vencimento legal tributário.

Como verificar: Acessar '03 Financeiro/03_3_Impostos_e_Guias', selecionar a pasta da competência contábil e inspecionar a presença do documento 'AAAAMM_GuiaComprovante_DARF.pdf' e congêneres.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador(a) e Auxiliar Administrativo
  • • Upload de notas fiscais de compras operacionais na Pasta 03 Financeiro com sintaxe YYYYMMDD
  • • Digitalização e arquivamento de comprovantes de ordens de serviço concluídas na Pasta 05 Manutenção
  • • Registro de ocorrências relevantes ou termos de entrega de encomendas no GrandCondo

Semanal

Administradora de Condomínios
  • • Triagem de documentos pendentes na caixa de entrada digital e distribuição nas Pastas 01 a 08
  • • Validação de nomes de arquivos para adequação estrita ao padrão YYYYMMDD_Tipo_Identificacao
  • • Atualização dos prontuários operacionais e espelhos de ponto na Pasta 06 Funcionários

Mensal

Síndico e Administradora
  • • Indexação e publicação da pasta de prestação de contas e balancete assinado na Pasta 03
  • • Arquivamento dos relatórios de manutenção predial e comprovantes de inspeção na Pasta 05
  • • Verificação do encerramento da rotina automatizada de backup redundante no GrandCondo
  • • Revisão das permissões de acesso ativas, removendo colaboradores ou prestadores desligados

Trimestral

Conselho Fiscal e Síndico
  • • Auditoria amostral do acervo digital verificando indexação, clareza e conformidade com as 8 pastas
  • • Conferência do plano de manutenção predial em relação aos comprovantes arquivados na Pasta 05
  • • Purga de arquivos temporários e consolidação de versões finais, movendo rascunhos para pasta temporária

Semestral

Síndico e Assessor Jurídico
  • • Revisão do inventário de contratos na Pasta 04 para mapeamento de vencimentos e reajustes
  • • Aplicação da Tabela de Temporalidade Documental para expurgo ou eliminação segura de arquivos com prazo vencido
  • • Auditoria de conformidade com a LGPD nas Pastas 06 (Funcionários) e 07 (Comunicados)

Anual

Síndico Profissional e Administradora
  • • Fechamento do exercício fiscal e compactação de segurança da estrutura do ano finalizado
  • • Atualização completa do Relatório Geral de Bens, Projetos (Pasta 08) e Garantias do Condomínio
  • • Emissão do Termo de Integridade da Pasta Digital para validação em Assembleia Geral Ordinária
  • • Atualização do Dossiê de Transição de Gestão para prontidão de passagem de bastão instantânea

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) desatualizado ou arquivado sem vínculo com a apólice na Pasta 01.Obter o AVCB vigente no Corpo de Bombeiros, padronizar o arquivo como YYYYMMDD_AVCB_CBM.pdf, salvar na subpasta 01.1 e vincular à apólice no GrandCondo.Síndico5 diascritica
Apólice de seguro obrigatório arquivada na Pasta 01 sem o comprovante de quitação do prêmio e endossos.Solicitar à corretora a apólice consolidada com os respectivos comprovantes de pagamento e endossos, armazenando como YYYYMMDD_APOLICE_SEGURO_[Seguradora].pdf.Administradora3 diasalta
Convenção de Condomínio e Regimento Interno armazenados como imagem sem recurso de busca por texto (OCR).Processar os PDFs dos atos constitutivos registrados em cartório via OCR para torná-los pesquisáveis e reindexar na Pasta 01.3.Administradora7 diasmedia
Edital de convocação e listas de presença das assembleias sem comprovação de entrega na Pasta 02.Digitalizar os comprovantes de entrega do edital e as listas com assinaturas originais, salvando na Pasta 02.1 no padrão YYYYMMDD_EDITAL_LISTA_[Tipo]_[Data].pdf.Administradora5 diasmedia
Atas de assembleias registradas em cartório arquivadas na Pasta 02 sem o lote correspondente de procurações outorgadas.Digitalizar o lote completo de procurações validadas e associá-lo à respectiva ata registrada na subpasta 02.2 sob a nomenclatura YYYYMMDD_ATA_PROCURACOES_[Data].pdf.Administradora7 diasalta
Balancete mensal arquivado na Pasta 03 sem os pareceres e assinaturas do Síndico, Administradora e Conselho Fiscal.Colher as assinaturas pendentes dos conselheiros e gestores no balancete consolidado e atualizar o arquivo YYYYMMDD_BALANCETE_[MesAno].pdf no GrandCondo.Síndico10 diasalta
Certidões Negativas de Débitos (CND Federal, FGTS, CNDT e Municipal) vencidas ou ausentes na Pasta 03.Emitir certidões negativas atualizadas nos portais competentes, armazenar na subpasta 03.2 e programar alerta de vencimento na plataforma.Administradora2 diasalta
Guias de tributos e retenções na fonte (DARF, GPS/DAE, ISSQN) salvas sem a autenticação bancária de pagamento.Anexar os comprovantes de quitação bancária às guias de impostos correspondentes e organizar na subpasta 03.3 no padrão YYYYMMDD_IMPOSTO_[Tipo]_[MesAno].pdf.Administradora5 diasalta
Contratos de prestação de serviços continuados sem padronização de nome e sem distratos dos prestadores anteriores na Pasta 04.Renomear contratos vigentes para YYYYMMDD_CONTRATO_[Empresa]_[Objeto].pdf e anexar os termos de encerramento contratual legados na subpasta 04.1.Administradora5 diasmedia
Plano de Manutenção Predial conforme ABNT NBR 5674 desatualizado ou inexistente na subpasta 05.1.Elaborar ou atualizar o Plano de Manutenção NBR 5674 com o cronograma de rotinas anuais, salvando como YYYYMMDD_PLANO_MANUTENCAO_[Ano].pdf e vinculando às tarefas do zelador.Engenheiro15 diascritica
Laudos técnicos de inspeção (SPDA, estanqueidade de gás, análise de água) arquivados sem ART ou RRT na subpasta 05.2.Notificar as empresas contratadas para emissão e envio das ARTs/RRTs quitadas, anexando-as aos laudos sob o padrão YYYYMMDD_LAUDO_[Tipo]_[Empresa].pdf.Empresa contratada10 diascritica
Espelhos de ponto dos funcionários orgânicos armazenados em diretório com acesso irrestrito, violando a LGPD.Reconfigurar as permissões da subpasta 06.1 no GrandCondo com acesso restrito apenas ao Síndico e ao RH da Administradora.Administradora2 diasalta

Como usar o kit em campo

A padronização e centralização da documentação predial na plataforma GrandCondo eliminam a dependência de arquivos físicos dispersos e garantem a auditabilidade contínua da gestão condominial. Composta por oito pastas raiz estruturadas e uma taxonomia rigorosa baseada em datas invertidas e codificação técnica, a pasta digital preserva o histórico operacional, financeiro e jurídico do edifício. Essa arquitetura atende integralmente às exigências das normas ABNT, obrigações trabalhistas e preceitos da LGPD, viabilizando uma passagem de bastão transparente e sem perda de dados.

  1. 1Criação da Árvore de Diretórios Padronizada (01 a 08)Acesse o módulo de gestão documental da plataforma GrandCondo e configure as oito pastas raiz numeradas de 01 a 08 com suas respectivas subpastas operacionais. Certifique-se de que a estrutura contemple desde os atos constitutivos e atas até o plano de manutenção NBR 5674 e os projetos as-built de obras. Essa segregação sistemática evita o extravio de laudos críticos e otimiza a localização de comprovantes durante auditorias.
  2. 2Aplicação da Taxonomia e Nomenclatura PadrãoRenomeie todos os arquivos digitais utilizando rigorosamente a fórmula YYYYMMDD_TIPO_IDENTIFICACAO, convertendo documentos escaneados para PDF pesquisável por OCR. Para um contrato de elevadores assinado em 15 de maio de 2024, por exemplo, utilize 20240515_CONTRATO_AtlasSchindler_ManutencaoElevadores.pdf. Evite caracteres especiais, espaços ou nomes genéricos que impeçam a indexação automatizada pelo sistema.
  3. 3Configuração da Matriz de Acessos e Proteção LGPDDefina os níveis de permissão no GrandCondo restringindo a visualização de pastas com dados sensíveis, como a pasta 06 (Funcionários), exclusivamente ao síndico e à administradora. Aplique técnicas de mascaramento de dados nos documentos visíveis ao conselho fiscal ou condôminos, ocultando CPF, dados bancários e exames médicos. Essa governança previne vazamentos e assegura o cumprimento estrito das diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados.
  4. 4Implementação do Controle de Versionamento e Arquivo MortoGerencie atualizações de minutas e pareceres técnicos adicionando sufixos sequenciais como _v01, _v02 e _FINAL ao nome do documento. Ao consolidar a versão definitiva, mova os arquivos obsoletos para uma subpasta restrita denominada 99_OBSOLETOS ou aplique a marcação de arquivado no GrandCondo. Essa prática garante que o zelador, a equipe de manutenção e a administradora executem procedimentos sempre baseados na documentação vigente.
  5. 5Vinculação de Evidências Fotográficas e Registros de CampoAssocie fotos de vistorias, ordens de serviço executadas pelo zelador e relatórios de inspeção preventiva às respectivas pastas de manutenção (05) ou obras (08). Cada registro fotográfico deve conter data, geolocalização e anotações técnicas das inconformidades encontradas antes e depois da intervenção. O registro contínuo dessas evidências no GrandCondo valida o cumprimento do plano de manutenção e embasa cobranças a fornecedores.
  6. 6Automação de Backup na Nuvem e Armazenamento Frio CriptografadoPrograme rotinas automatizadas de backup diário com criptografia de ponta a ponta na nuvem para garantir a resiliência e integridade dos dados condominiais. Documentos históricos e de baixíssima frequência de acesso devem ser transferidos para armazenamento frio seguro com verificação periódica de integridade hash. Essa camada de redundância protege o condomínio contra sequestro de dados (ransomware) e perdas físicas irrecuperáveis.
  7. 7Cálculo do Índice de Conformidade e Transição de GestãoCalcule o Índice de Conformidade Documental dividindo o número de documentos obrigatórios válidos e arquivados corretamente pelo total de itens exigidos no checklist, multiplicando por 100 para obter o percentual. Utilize o checklist da pasta digital para gerar o relatório final de passagem de bastão no término do mandato do síndico. Uma taxa de conformidade acima de 95% atesta a higidez operacional e resguarda o gestor de responsabilizações civis e criminais.

Dicas de campo

  • • Exija o envio de laudos técnicos e relatórios de manutenção predial acompanhados de ART ou RRT quitadas antes de autorizar o pagamento final ao prestador.
  • • Mantenha o Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e a apólice de seguro obrigatório na pasta 01 com alertas de vencimento configurados no GrandCondo 60 dias antes da expiração.
  • • Submeta balancetes e extratos bancários na pasta 03 em formato PDF original emitido pelo banco, proibindo arquivos editáveis em planilhas sem assinatura digital.
  • • Digitalize os termos de recebimento de EPIs e os comprovantes de entrega de holerites da equipe própria, arquivando-os imediatamente no prontuário do funcionário na pasta 06.
  • • Anexe todas as procurações utilizadas em assembleia ao lote de atas na pasta 02 para evitar questionamentos judiciais sobre o quórum de votação.
  • • Exija a aprovação prévia de projetos de reformas privadas com ART/RRT conforme NBR 16280 antes de liberá-los no módulo de obras e autorizar a entrada de prestadores.
  • • Realize um simulado semestral de restauração de backup para garantir que os arquivos criptografados da pasta digital possam ser recuperados sem corrupção.

Para quem é este kit

Introdução

A organização do acervo documental em uma estrutura digital de 8 pastas padronizadas elimina o improviso e resguarda o condomínio contra passivos jurídicos e operacionais. Saiba como aplicar regras de nomenclatura, controle de versão, matriz de permissões LGPD e procedimentos seguros para a transição de gestão.

Seção 01A Arquitetura de 8 Pastas Padronizadas para Governança Condominial

  • 01 Documentos do Condomínio: Convenção, Regimento Interno, Cartão CNPJ, Habite-se, AVCB e Apólice de Seguro.
  • 02 Assembleias e Atas: Edital de convocação, listas de presença assinadas, atas registradas em cartório e procurações.
  • 03 Financeiro: Balancetes mensais, extratos bancários, certidões negativas de débitos e guias de recolhimento de impostos.
  • 04 Contratos e Fornecedores: Contratos vigentes de prestação de serviços, propostas comerciais, distratos e cotações.
  • 05 Manutenção e Vistorias: Relatórios de inspeção, ordens de serviço, ARTs/RRTs de manutenção predial e plano NBR 5674.
  • 06 Funcionários: Prontuários, eventos do eSocial, ASOs (Atestados de Saúde Ocupacional), folhas de ponto e certificados.
  • 07 Comunicados: Circulares emitidas, notificações formais a condôminos, advertências, multas aplicadas e boletins.
  • 08 Obras: Projetos as-built, cronogramas físico-financeiros, ART/RRT de reformas de condôminos (NBR 16280) e diários de obra.

Seção 02Padrão de Nomenclatura YYYYMMDD e Controle de Versionamento

  • Formato rígido de nomenclatura: YYYYMMDD_TipoDocumento_IdentificacaoResumida.ext (ex: 20260315_Laudo_ParaRaios_Engenharia.pdf).
  • Sufixos de versão padronizados: utilização restrita de _v01, _v02 e sufixo _FINAL apenas para documentos homologados.
  • Segregação de obsoletos: criação da subpasta _Historico_Obsoletos dentro de cada categoria para armazenar versões suplantadas.

Seção 03Matriz de Permissões de Acesso e LGPD no Ambiente Digital

  • Perfil Síndico e Administradora: acesso total de leitura, gravação, alteração e gerenciamento de permissões do repositório.
  • Perfil Zelador e Equipe Operacional: permissão restrita para leitura e inserção de relatórios de manutenção na pasta 05.
  • Perfil Conselho Fiscal: acesso somente leitura às pastas 02, 03, 04, 05 e 08 para fins de auditoria e pareceres.
  • Proteção LGPD: anonimização automática ou tarjamento de CPF, RG e dados bancários em documentos expostos em assembleia.

Seção 04Temporalidade Jurídica e Política de Retenção de Documentos

  • Guarda Permanente: Convenção, Regimento Interno, Habite-se, Projetos as-built, Memoriais Descritivos e Atas de Início de Condomínio.
  • Retenção por 30 anos: Documentos do FGTS e Guias de Recolhimento do Fundo de Garantia (período de prescrição/transição).
  • Retenção por 10 anos: Livros diários, balancetes contábeis, notas fiscais de obras estruturais e comprovantes de impostos federais.
  • Retenção por 5 anos: Cartões de ponto, ASOs, recibos de férias, holerites, contratos sociais de prestadores e comprovantes de cota.

Seção 05Backup Redundante e Protocolo de Passagem de Bastão

  • Redundância em Nuvem: sincronização em tempo real com criptografia ponta a ponta e histórico de alterações ativado.
  • Backup Físico Off-site: exportação mensal criptografada armazenada em dispositivo externo sob custódia formal.
  • Termo de Transferência Digital: relatório formal listando o inventário de arquivos e alteração de credenciais master na troca de síndico.
  • Integração no GrandCondo: centralização das pastas digitais com vínculo imediato aos chamados do zelador e comprovantes da portaria 24h.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A implementação da pasta digital padronizada eleva o patamar de governança, reduz custos operacionais e protege o síndico e a administradora contra falhas graves de retenção documental. Para estruturar o repositório do seu condomínio com matrizes de permissão, regras de nomenclatura e checklists prontos para uso em campo, baixe o Kit Profissional de Inspeção — Estrutura de Pasta Digital do Condomínio e aplique essa metodologia imediatamente na plataforma GrandCondo.

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