Manual Operacional do Coworking

Este manual operacional padroniza a gestão, manutenção, conservação e regras de convívio do Espaço Coworking do {nome do condomínio}. Sua aplicação é obrigatória para a equipe de zeladoria, portaria, limpeza e para todos os usuários cadastrados na plataforma GrandCondo. A operação fundamenta-se nos Arts. 1.336, IV e 1.348 do Código Civil Brasileiro.

• 1.1. O Espaço Coworking destina-se exclusivamente ao trabalho remoto, estudos e reuniões de moradores e seus visitantes autorizados, sendo vedado o uso para atividades comerciais ruidosas, atendimento presencial de grande fluxo ou fins ilícitos.
• 1.2. A operação diária é gerenciada de forma integrada entre a portaria física, a zeladoria e o aplicativo GrandCondo, que atua como ferramenta oficial para reservas, registros de acesso, abertura de chamados de manutenção e notificações de descumprimento do regimento.
• 1.3. A administração do condomínio reserva-se o direito de interditar o espaço para manutenções preventivas ou corretivas mediante aviso prévio emitido pelo aplicativo GrandCondo com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas.

A infraestrutura do coworking foi projetada para garantir segurança operacional, conforto acústico e conformidade às normas técnicas ABNT NBR 5410 para instalações elétricas e Norma Regulamentadora NR-17 do MTE para ergonomia. Qualquer alteração no mobiliário ou nos pontos de energia deve ser executada exclusivamente pela zeladoria autorizada.

• 2.1. A carga elétrica máxima por bancada individual é dimensionada conforme a ABNT NBR 5410, sendo expressamente proibida a conexão de equipamentos de alta potência, tais como aquecedores, cafeteiras individuais, refrigeradores portáteis ou ferramentas elétricas.
• 2.2. A disposição dos postos de trabalho, cadeiras ergonômicas e níveis de iluminação devem respeitar os parâmetros mínimos definidos pela NR-17, garantindo conforto e prevenindo fadiga aos usuários.
• 2.3. O inventário de bens do coworking é checado semanalmente pela zeladoria, e qualquer avaria identificada será imputada ao último usuário registrado na plataforma GrandCondo, conforme histórico de reserva.

A eficiência operacional do coworking depende do cumprimento rigoroso das atribuições de cada integrante da equipe de colaboradores do {nome do condomínio}. O atendimento ao condômino e a gestão de incidentes são operacionalizados em conjunto com o suporte técnico da plataforma GrandCondo.

• 3.1. Compete à Portaria: realizar a recepção e liberação de visitantes autorizados via aplicativo GrandCondo, entregar chaves físicas ou cartões de acesso de salas de reunião quando aplicável, e registrar no livro de ocorrências digital qualquer comportamento inadequado no ambiente.
• 3.2. Compete à Zeladoria: inspecionar diariamente as instalações elétricas, hidráulicas, climatização e conectividade; testar os pontos de rede; validar o cumprimento do cronograma de limpeza e registrar chamados de manutenção preventiva no sistema GrandCondo.
• 3.3. Compete à Equipe de Higienização: executar o protocolo diário e diário-intercalado de limpeza do recinto, sanitização das superfícies de trabalho, higienização dos sanitários de apoio e reabastecimento de insumos sanitários conforme normas de biossegurança.
• 3.4. Compete aos Usuários: manter a organização do posto de trabalho após o uso, respeitar os limites de ruído, recolher seus pertences e reportar imediatamente qualquer avaria ou falha técnica através do módulo de chamados do aplicativo GrandCondo.

Para assegurar a conservação patrimonial e a salubridade do ambiente, a zeladoria e a equipe de limpeza devem seguir estritamente o cronograma periódico de atividades operacionais contido neste manual.

• 4.1. As rotinas diárias incluem a limpeza de pisos, recolhimento de lixo reciclável e orgânico, higienização de bancadas com álcool 70% ou sanitizante neutro, e inspeção visual geral do espaço antes da abertura aos usuários.
• 4.2. As rotinas semanais englobam a limpeza profunda dos filtros dos aparelhos de ar-condicionado, lavagem de vidros, verificação do aperto de parafusos de cadeiras/mesas ergonômicas e checagem visual das tomadas e calhas elétricas.
• 4.3. As rotinas mensais e anuais compreendem a manutenção preventiva completa do sistema de HVAC (climatização), testes de estanqueidade e aterramento elétrico conforme NBR 5410, e revisão de pintura de retoque.

A infraestrutura de TI e a captação de dados de acesso no coworking cumprem rigorosamente a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 - LGPD) e as diretrizes de segurança da informação alinhadas à ABNT NBR ISO/IEC 27001. A plataforma GrandCondo assegura o tratamento legítimo de dados corporativos e cadastrais.

• 5.1. O acesso à rede Wi-Fi corporativa do coworking é concedido mediante autenticação individual integrada à conta do condômino no sistema GrandCondo, sendo mantidos os logs de conexão pelo prazo legal, estritamente protegidos sob o compromisso de confidencialidade da LGPD.
• 5.2. É vedada a instalação de equipamentos de rede próprios (roteadores, switches, repetidores) ou a realização de varreduras de porta e acessos não autorizados à rede de gestão do condomínio.
• 5.3. Em caso de queda imprevisível de conectividade ou sinistro elétrico, a portaria e a zeladoria devem acionar imediatamente o suporte técnico cadastrado no GrandCondo e sinalizar o ambiente, informando a previsão de reestabelecimento aos moradores via comunicado no aplicativo.

A utilização do espaço por condôminos da unidade {unidade} e seus convidados exige o cumprimento rigoroso dos horários agendados pelo aplicativo GrandCondo e a manutenção do silêncio operacional, garantindo um ambiente produtivo para todos os ocupantes.

• 6.1. O agendamento de postos de trabalho e salas de reunião privativas deve ser feito individualmente via GrandCondo, respeitando o limite máximo diário de 4 (quatro) horas por unidade, renovável conforme disponibilidade.
• 6.2. Visitantes só terão o acesso liberado pela portaria física caso estejam devidamente pré-cadastrados pelo condômino no aplicativo GrandCondo, devendo o condômino responsável permanecer no recinto durante todo o período da visita.
• 6.3. Chamadas de áudio e videoconferências devem ser realizadas obrigatoriamente com o uso de fones de ouvido. Ligações prolongadas ou conversas que perturbem os demais usuários devem ser transferidas para a área externa ou para a sala de reunião reservada.
• 6.4. O consumo de refeições pesadas ou molhos é expressamente proibido no espaço coworking, sendo permitido apenas o consumo de água, café e pequenos lanches secos, cabendo ao usuário a imediata limpeza de resíduos.

Todas as irregularidades, danos materiais, infrações às regras de convivência ou falhas estruturais devem ser anotadas no livro eletrônico de ocorrências da plataforma GrandCondo para providências da administradora e do síndico.

• 7.1. Constatada qualquer infração (uso indevido, depredação, descumprimento do silêncio), o porteiro ou zelador registrará o fato no módulo de ocorrências do GrandCondo, anexando fotos ou relatos, para que a administração aplique as advertências e multas regimentais.
• 7.2. Danos patrimoniais causados por negligência, mau uso de equipamentos ou vandalismo serão orçados pela zeladoria e cobrados diretamente na cota condominial da unidade responsável, assegurado o direito ao contraditório.
• 7.3. Os registros de entrada, permanência e saída de visitantes são mantidos na portaria com o auxílio dos checklists do aplicativo GrandCondo para auditoria de segurança.

A eficácia das rotinas operacionais e o nível de conservação do coworking serão medidos mensalmente através dos relatórios de uso e chamados gerados pela plataforma GrandCondo.

• 8.1. O indicador de Ocupação Média Mensal ajudará a administração a dimensionar expansões ou melhorias na infraestrutura do espaço.
• 8.2. O indicador de SLA de Atendimento de Chamados Técnicos mensurará o tempo transcorrido entre a abertura da solicitação no aplicativo GrandCondo pelo usuário e a resolução efetiva do problema pela zeladoria.
• 8.3. A zeladoria realizará reuniões trimestrais com a administração para revisar os registros do coworking e atualizar as rotinas descritas neste manual.