Como funciona a central de documentos do condomínio online?
A central online funciona como um repositório seguro na nuvem onde síndicos e administradoras armazenam atas, convenções, laudos e contratos. Os arquivos são organizados por pastas e categorias com permissões de visualização customizáveis.
Quais tipos de arquivos podem ser armazenados no sistema?
O sistema aceita arquivos nos formatos PDF, imagens, planilhas e documentos digitais. É possível armazenar atas de assembleia, plantas prediais, apólices de seguro, comprovantes de pagamento e laudos de vistoria.
Como os moradores acessam as atas e regimentos internos?
Os moradores utilizam o aplicativo móvel ou o portal web do GrandCondo. Ao entrarem no módulo de Documentos, encontram as pastas públicas disponibilizadas pela gestão para leitura e download imediato.
O armazenamento de documentos está adequado à LGPD?
Sim, o GrandCondo possui rígidos controles de permissão por perfil de usuário. Documentos contendo dados financeiros analíticos ou informações privadas permanecem restritos aos perfis autorizados, como síndicos e conselheiros.
O GrandCondo ajuda a prevenir a perda de documentos na troca de síndico?
Sim, pois todo o acervo fica registrado no ambiente do próprio condomínio e não no arquivo pessoal do gestor. Na mudança de gestão, os acessos são atualizados e o histórico permanece intacto.
Quem pode definir quais arquivos cada morador pode visualizar?
O síndico ou a administradora configuram os níveis de acesso das pastas no módulo de Documentos, determinando se o arquivo é público para todos os moradores ou exclusivo para o conselho fiscal.
Como o sistema avisa sobre o vencimento de laudos e NRs do prédio?
O módulo Dashboard e Indicadores monitora as datas de validade cadastradas para licenças técnicas (como AVCB, limpezas de caixa d'água e NRs) e alerta a gestão com antecedência para que providencie a renovação.
É possível buscar um contrato antigo pelo nome da empresa prestadora?
Sim, o sistema possui uma ferramenta de busca interna que localiza documentos rapidamente pelo nome do arquivo, categoria, fornecedor ou ano de publicação.
Como funciona o processo para organizar os arquivos antigos na plataforma?
Durante a Semana do Cadastro, a equipe do condomínio cria a estrutura de pastas digitais e faz o envio dos arquivos PDF relevantes para a nuvem, contando com o auxílio do nosso suporte.
O zelador ou a portaria presencial têm acesso a documentos sigilosos?
Não. A equipe de portaria 24h presencial e zeladoria acessa somente os documentos atribuídos à sua rotina operacional, como manuais de equipamentos e escalas de trabalho.
Quanto tempo leva para implantar o sistema de documentos no condomínio?
A implantação do sistema GrandCondo ocorre em 24h. O treinamento para uso do módulo de documentos e rotinas diárias leva apenas 15 minutos.
Os conselheiros fiscais conseguem auditar documentos remotamente?
Sim. Os membros do conselho recebem perfil com acesso às pastas financeiras e de prestação de contas, permitindo que realizem auditorias de qualquer lugar pelo celular ou computador.
O sistema envia notificações quando uma nova ata é publicada?
Sim. Ao salvar um documento e vinculá-lo ao módulo de Comunicados, o sistema pode emitir um alerta via aplicativo para que os moradores saibam que o arquivo está disponível.
O que acontece com os arquivos digitalizados se mudarmos de administradora?
A base de dados e os documentos pertencem ao condomínio. Em caso de troca de administradora, altera-se o login de acesso do prestador, mantendo todo o histórico preservado.
O aplicativo funciona em celulares Android e iOS?
Sim, o aplicativo do GrandCondo é compatível com os sistemas operacionais Android e iOS, além de possuir acesso via navegador de internet em qualquer computador.
Como é feito o cadastro das entregas e encomendas recebidas na portaria?
A portaria presencial realiza o registro da encomenda em menos de 10 segundos no computador ou celular. O sistema gera a etiqueta impressa e envia uma notificação automática pelo WhatsApp da portaria para o morador.
