GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-978
conferência do fundo de obras: deliberação, arrecadação, vinculação, saldo e prestação de contas específica — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Checklist do Fundo de Obras (Conferência)

Este kit estabelece o procedimento técnico de auditabilidade e conferência do fundo de obras em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Evite desvios e inconsistências fiscais com um procedimento padronizado de conferência para obras condominiais. Integre a rotina da administração, conselho e zeladoria à plataforma GrandCondo para assegurar a conformidade legal do rateio extraordinário.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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40

Itens técnicos de verificação financeira, fiscal e jurídica

100%

Alinhamento às exigências do Código Civil e normas contábeis

< 10s

Tempo para a equipe emitir comprovante térmico de documentos na portaria GrandCondo

0%

Risco de omissão de retenções fiscais com a matriz de conferência

O que vem neste kit

  • Termo de Abertura e Protocolo de Auditoria Financeira de Obras
  • Tabela de Verificação de Quórum e Deliberação Assemblear (Código Civil)
  • Checklist de Conciliação Bancária e Rendimentos de Aplicações do Fundo
  • Matriz de Retenções Tributárias na Fonte para Contratos de Empreitada
  • Procedimento de Conferência de Medições de Engenharia vs. Desembolso Financeiro
  • Roteiro de Auditoria de Notas Fiscais e Regularidade Fiscal de Fornecedores
  • Modelo de Balancete Específico e Demonstrativo de Evolução da Arrecadação
  • Checklist com 40 Itens de Verificação Classificados (Conforme / Não Conforme / N/A)

Por que este kit resolve

Segregação Bancária Rigorosa

Certifique-se de que os recursos do fundo de obras estejam em conta vinculada e exclusiva, impedindo a mistura com a conta ordinária.

Conformidade com o Código Civil

Valide a aprovação das intervenções (voluptuárias, úteis ou necessárias) com base nos quóruns legais dos artigos 1.341 e 1.342.

Mitigação de Passivos Fiscais

Audite as retenções na fonte (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL) emitidas pelas empreiteiras, evitando autuações e obrigações acessórias pendentes.

Conciliação de Medições e Pagamentos

Vincule a liberação de parcelas financeiras à entrega técnica comprovada pelo zelador(a) e diário de obras recebido na portaria 24h.

Gestão da Inadimplência Específica

Acompanhe a taxa de arrecadação do rateio extraordinário separadamente, garantindo a saúde financeira do cronograma de desembolso.

Transparência para o Conselho Fiscal

Disponibilize balancetes específicos e documentação auditada via GrandCondo, facilitando a análise e emissão do parecer parecerista.

Áreas e sistemas inspecionados

Deliberação Assemblear e Quórum de Aprovação
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
Emissão de Boletos e Arrecadação Específica do Rateio
Conciliação Bancária e Rendimentos de Aplicações Financeiras
Medições de Engenharia vs. Desembolso Financeiro
Comprovação Fiscal, Notas Fiscais e Contratos de Empreitada
Retenções Tributárias na Fonte (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL)
Prestação de Contas Específica e Balancete do Fundo
Transferências do Fundo de Reserva para Fundo de Obras
Gestão de Inadimplência do Rateio Extraordinário

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro) — Arts. 1.336, 1.341, 1.348 e 1.350
  • • Lei nº 4.591/1964 — Condomínio em Edificações e Incorporações Imobiliárias
  • • NBC ITG 2002 (R1) — Entidades sem Finalidade de Lucros (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • ABNT NBR 5674 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção
  • • ABNT NBR 16280 — Reforma em edificações — Sistema de gestão de reformas
  • • Resolução CFC nº 1.409/2012 — Aprovação da Interpretação Técnica ITG 2002

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco critica

A conta corrente e de aplicação do fundo de obras está aberta sob titularidade e CNPJ próprios do condomínio, sendo vedado o uso de conta 'pool' da administradora?

Critério: 100% de correspondência entre o CNPJ/Razão Social do condomínio e os dados de titularidade da conta específica do fundo de obras.

Como verificar: Solicitar o extrato bancário oficial e o comprovante de inscrição cadastral no CNPJ via Receita Federal, confrontando a razão social do condomínio com o cabeçalho bancário no módulo financeiro GrandCondo.

002
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco alta

O plano de contas no módulo financeiro GrandCondo possui código contábil exclusivo e totalmente desvinculado da conta corrente operacional?

Critério: Existência de conta analítica dedicada e vinculada exclusivamente ao extrato bancário do fundo de obras conforme diretrizes da NBC ITG 2002 (R1).

Como verificar: Acessar o plano de contas no sistema GrandCondo e checar a existência da estrutura analítica própria (Grupo Ativo - Disponibilidades) vinculada estritamente ao Fundo de Obras.

003
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco critica

Existe travamento ou regra operacional para impedir a transferência de saldos da conta do fundo de obras para a conta ordinária sem aprovação em assembleia?

Critério: Zero transferência para a conta operacional sem que haja aprovação assemblear formal prévia e devidamente registrada.

Como verificar: Examinar o histórico de transferências de saída no extrato bancário do fundo e cruzar com as atas de assembleia cadastradas na biblioteca digital do GrandCondo.

004
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco media

Os rendimentos financeiros das aplicações vinculadas ao fundo de obras são creditados integralmente na própria conta do fundo?

Critério: 100% do saldo de rendimentos de aplicação financeira apropriado na conta contábil do próprio Fundo de Obras.

Como verificar: Confrontar o informe de rendimentos financeiros e o extrato da aplicação com as receitas operacionais e não operacionais lançadas no razão do Fundo de Obras via GrandCondo.

005
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco alta

A movimentação e movimentação de pagamentos da conta do fundo de obras exige validação por dupla alçada cadastrada na plataforma bancária e no GrandCondo?

Critério: Exigência compulsória de 2 assinaturas cadastradas e ativas para qualquer liquidação bancária acima do limite de caixa pequeno.

Como verificar: Verificar a parametrização do fluxo de aprovação de pagamentos no sistema bancário e checar as permissões de validação no fluxo de contas a pagar no GrandCondo.

006
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco alta

A conciliação bancária mensal do fundo de obras apresenta inconsistência zero entre o extrato bancário oficial e o saldo demonstrado no GrandCondo?

Critério: Divergência contábil igual a R$ 0,00 entre o extrato bancário e a contabilidade do condomínio.

Como verificar: Importar o arquivo OFX/PDF bancário para o módulo de conciliação do GrandCondo e conferir o relatório de pendências e o saldo final.

007
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco media

A conta vinculada ao fundo de obras está isenta de cadastros de débitos automáticos para despesas de concessionárias públicas e fornecedores de custeio?

Critério: Zero serviço operacional recorrente cadastrado em débito automático na conta vinculada do fundo de obras.

Como verificar: Solicitar no Internet Banking do condomínio o relatório de serviços cadastrados em débito automático da conta do fundo de obras.

008
Segregação e Vinculação da Conta Bancária
risco alta

A alocação dos recursos do fundo de obras prioriza investimentos de renda fixa com liquidez compatível com o cronograma físico-financeiro do projeto?

Critério: 100% do saldo investido em produtos de baixo risco (renda fixa pós-fixada/Títulos Públicos) com prazos de liquidez ajustados às datas das medições contratuais.

Como verificar: Analisar a carteira de investimento vinculada ao fundo e confrontar as datas de resgate ou liquidez (D+0/D+1) com a planilha do cronograma físico-financeiro anexa ao contrato de reforma.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Deliberação Assemblear e Quórum de Aprovação
  • • Segregação e Vinculação da Conta Bancária
  • • Emissão de Boletos e Arrecadação Específica do Rateio
  • • Conciliação Bancária e Rendimentos de Aplicações Financeiras
  • • Medições de Engenharia vs. Desembolso Financeiro
  • • Comprovação Fiscal, Notas Fiscais e Contratos de Empreitada

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Uso de conta 'pool' da administradora para depósitos do fundo de obras em vez de conta corrente sob CNPJ próprio do condomínio.Administradora15 diascritica
Ausência de código contábil exclusivo no plano de contas do GrandCondo para o fundo de obras, misturando lançamentos operacionais.Administradora5 diasalta
Transferência de saldo do fundo de obras para a conta ordinária sem autorização expressa em ata de assembleia.Síndico20 diasalta
Pagamento de fornecedor da obra aprovado com apenas uma assinatura bancária, descumprindo a alçada dupla pré-definida.Síndico2 diascritica
Liberação de pagamento à empreiteira sem a prévia apresentação e aprovação do laudo de medição física assinado pelo Engenheiro.Engenheiro3 diasalta
Emissão de boleto do rateio extraordinário creditando valores na conta ordinária por falha de parametrização de carteira.Administradora3 diascritica
Ausência de retenções tributárias na fonte (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL) nas notas fiscais de serviços executados na obra.Administradora5 diasalta
Inexistência de relatório segregado para gestão da inadimplência específica do rateio extraordinário de obras.Administradora3 diasmedia
Recursos do fundo de obras alocados em aplicações financeiras sem liquidez diária, divergindo do cronograma físico-financeiro.Síndico7 diasmedia
Empréstimo transitório da conta ordinária para a conta do fundo de obras realizado sem termo de mútuo e sem aprovação do Conselho.Síndico10 diasalta
Cálculo do rateio extraordinário realizado por igualdade entre unidades sem respaldo na convenção ou aprovação assemblear.Administradora5 diasalta
Divergência mantida entre a conciliação bancária do extrato oficial do fundo de obras e o saldo exibido no GrandCondo.Administradora2 diasalta

Como usar o kit em campo

A gestão rigorosa do fundo de obras exige o alinhamento estrito entre a deliberação assemblear, a segregação bancária sob CNPJ próprio do condomínio e o cronograma físico-financeiro das intervenções operacionais. A auditoria periódica por meio da plataforma GrandCondo assegura que as medições de engenharia, a retenção de tributos nas notas fiscais e a prestação de contas específica ocorram de forma transparente para o conselho fiscal e a administradora. Com essa governança, o síndico e o zelador garantem a execução orçamentária sem desvios de finalidade e mantêm a valorização patrimonial alinhada às normas técnicas da ABNT.

  1. 1Validação do Quórum e Ata de DeliberaçãoA verificação inicial exige a conferência da ata de assembleia para validar a aprovação das obras e o quórum exigido pelo Código Civil (Arts. 1.341 e 1.342). Registre o documento no módulo de arquivos do GrandCondo para parametrizar o valor global, o prazo de arrecadação e a forma de rateio por fração ideal. Essa etapa impede impugnações judiciais e fundamenta a cobrança das cotas extraordinárias.
  2. 2Parametrização do Plano de Contas e Segregação BancáriaAbra uma conta bancária vinculada e exclusiva sob o CNPJ do condomínio para o fundo de obras, sendo vedado o uso de conta pool da administradora. No GrandCondo, vincule o código contábil exclusivo a essa conta para bloquear transferências automáticas à conta operacional e exigir aprovação por alçada dupla. Esse isolamento garante que o saldo seja utilizado unicamente na finalidade aprovada.
  3. 3Emissão da Cobrança Segregada e Régua de InadimplênciaConfigure a emissão de boletos com linha digitável ou QR Code Pix direcionados exclusivamente à conta do fundo de obras. Acompanhe a adimplência com a régua de cobrança automática do GrandCondo, aplicando multa de 2% e juros moratórios conforme estabelecido na convenção. A segregação do relatório de inadimplência permite intervenções jurídicas rápidas em parcelas de obras em atraso.
  4. 4Auditoria de Medições de Engenharia e Laudos TécnicosRelacione a liberação de cada parcela financeira ao relatório de medição assinado pelo engenheiro responsável pela obra e validado pelo zelador com base na ABNT NBR 16280. Anexe as evidências fotográficas do progresso no módulo de obras do GrandCondo antes de autorizar o pagamento no sistema. O desembolso financeiro deve acompanhar rigorosamente o avanço físico verificado em campo.
  5. 5Conferência Fiscal e Retenção Tributária na FonteExija as notas fiscais dos empreiteiros e verifique as retenções obrigatórias de INSS, ISS e PIS/COFINS/CSLL conforme a legislação fiscal e a Instrução Normativa da Receita Federal. O cadastro do fornecedor no GrandCondo deve contemplar as guias de recolhimento vinculadas ao contrato para evitar a responsabilização solidária do condomínio. Pagamentos sem nota fiscal quitada e sem retenção devida devem ser travados pela administração.
  6. 6Conciliação Bancária e Rendimentos de AplicaçãoVerifique mensalmente a liquidez das aplicações financeiras de renda fixa atreladas à conta de obras para garantir saldo no fluxo de caixa conforme as etapas do projeto. Realize a conciliação bancária dentro do GrandCondo, assegurando discrepância zero entre o extrato bancário oficial e o saldo do módulo financeiro. Rendimentos financeiros devem ser incorporados integralmente ao saldo do fundo de obras.
  7. 7Prestação de Contas Específica e Cátedra do ConselhoEmita o balancete individualizado do fundo de obras no GrandCondo, contendo o demonstrativo do saldo anterior, arrecadação mensal, rendimentos e despesas com notas fiscais anexas. Envie a documentação ao Conselho Fiscal para parecer formal prévio à apresentação na assembleia ordinária ou extraordinária. A clareza nos demonstrativos evita dúvidas dos condôminos e valida a gestão do síndico.

Dicas de campo

  • • Exija a inclusão do Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT) no módulo de obras do GrandCondo antes do primeiro pagamento à empreiteira.
  • • Implante a aprovação por dupla alçada digital na conta bancária vinculada e no GrandCondo, vinculando as assinaturas do síndico e de um membro do conselho fiscal.
  • • Fotografe detalhadamente o avanço físico de cada etapa construtiva com geolocalização e data pelo aplicativo GrandCondo para respaldar os relatórios de medição do zelador.
  • • Mantenha os recursos não utilizados do fundo de obras em aplicações de renda fixa de liquidez diária ou compatível com as datas de vencimento das medições do contrato de empreitada.
  • • Calcule o Índice de Conformidade do fundo de obras dividindo o total de itens conformes pelo total de itens aplicáveis e multiplicando por 100, mantendo a meta operacional acima de 95%.
  • • É vedado terminantemente o uso de adiantamentos em dinheiro ou transferências para contas bancárias de terceiros sem emissão prévia de Nota Fiscal e contrato formal.
  • • Registre os termos de mútuo interno no GrandCondo em caso de empréstimos emergenciais autorizados entre o fundo de reserva e o fundo de obras, definindo prazo firme de recomposição.

Para quem é este kit

Introdução

A governança rigorosa do fundo de obras assegura a conformidade com o Código Civil e viabiliza a manutenção predial corretiva e preventiva. Compreenda os métodos técnicos para estruturar a arrecadação, vincular as contas bancárias e auditar as retenções tributárias com absoluta precisão.

  • Classifique a intervenção (necessária, útil ou voluptuária) com base em parecer técnico e formalize na convocação.
  • Garanta e registre o quórum específico estipulado pelo Código Civil e pela convenção estatutária.
  • Transcreva o fluxo de caixa projetado, os prazos de arrecadação e os limites de gasto diretamente no texto da ata.

Seção 02Segregação Patrimonial e Vinculação de Contas Bancárias

  • Abra uma conta ou subconta bancária exclusiva para o recebimento centralizado do rateio extraordinário.
  • Efetue conciliações mensais estritamente separadas entre a conta ordinária e o balancete do fundo de obras.
  • Aplique o saldo ocioso em fundos de liquidez diária, assegurando que os rendimentos permaneçam vinculados ao projeto.

Seção 03Arrecadação Extraordinária e Gestão de Inadimplência

  • Destaque o valor do fundo de obras em uma rubrica fiscal específica no boleto mensal de cobrança.
  • Desenvolva réguas de cobrança rigorosas, focadas exclusivamente na recuperação das parcelas extras atrasadas.
  • Compare a curva de arrecadação efetiva com o cronograma de desembolsos fixado no contrato de empreitada.

Seção 04Medições de Engenharia e Controle de Desembolso

  • Condicione todos os pagamentos de empreiteiras à entrega do boletim de medição técnica devidamente assinado.
  • Vede terminantemente a liberação de adiantamentos financeiros sem a contrapartida contratual e garantia jurídica.
  • Integre o controle de portaria ao recebimento de materiais para aferir o volume entregue contra a nota fiscal.

Seção 05Comprovação Fiscal e Retenções Tributárias

  • Exija a emissão de Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) discriminando o número do contrato e o local de execução.
  • Garante a retenção na fonte do ISS e do INSS de acordo com a legislação tributária pertinente ao serviço.
  • Condicione a quitação das parcelas à entrega mensal de todas as CNDs e guias de FGTS quitadas pela contratada.

Seção 06Transferências de Reserva e Ajustes de Orçamento

  • Obtenha aprovação em assembleia antes de transferir capital do fundo de reserva para cobrir custos de obras.
  • Comprove tecnicamente a urgência extrema (risco iminente) caso precise remanejar recursos antes de convocar reunião.
  • Registre contabilmente as transferências inter-contas de maneira transparente, indicando os prazos de recomposição.

Seção 07Prestação de Contas Específica e Auditoria Mensal

  • Exija da administradora a elaboração de um balancete mensal segregado, exclusivo para a movimentação da obra.
  • Apresente aos conselheiros o comparativo exato entre o orçamento aprovado em assembleia e o custo realizado.
  • Anexe todas as notas fiscais, ARTs e guias de recolhimento tributário ao fechamento da pasta mensal de prestação.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A auditoria da arrecadação e do desembolso do fundo de obras exige conhecimento técnico sólido, alinhamento absoluto ao Código Civil e infraestrutura de controle rigorosa. A sinergia entre o síndico, a administradora, o zelador(a) e a portaria 24h garante que a execução do projeto transcorra sem gargalos financeiros ou inconformidades legais. Para padronizar a fiscalização documental e a conciliação bancária no seu empreendimento, baixe agora o nosso **Kit Profissional de Inspeção — Fundo de Obras e Conferência Financeira**. Aplique checklists validados pelo setor de engenharia e administre reformas com transparência e integridade.

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