GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-964
relatório de apoio à votação: cenário atual, opções, custos, impactos e recomendação técnica — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Relatório para Votação em Assembleia

Este kit estabelece o padrão técnico e financeiro para estruturação e validação de relatórios de apoio à votação em assembleias condominiais ordinárias e extraordinárias

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estruture relatórios claros com enquadramento de quórum legal, mapa comparativo de BDI e projeção do impacto no boleto do condomínio. Elimine riscos de anulação e garanta decisões embasadas em pareceres técnicos alinhados à gestão operada por síndicos, zeladores e equipes de portaria.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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Itens do checklist técnico-financeiro de verificação

Conformidade com Código Civil e normas da ABNT

Risco de anulação por vício de quórum ou falta de clareza

Emissão de comprovante térmico de entregas no GrandCondo

O que vem neste kit

  • Capa executiva e estrutura padronizada para relatórios de apoio à votação assemblear
  • Matriz de enquadramento jurídico do quórum de votação com base nos Artigos 1.341 a 1.343 do Código Civil
  • Memória de cálculo do cenário atual com diagnóstico de engenharia e fotos de anomalias prediais
  • Mapa comparativo de cotações com aba de equalização técnica e alíquotas de BDI
  • Simulador de impacto financeiro por cota condominial e estudo de viabilidade do Fundo de Reserva
  • Matriz de riscos da execução e cronograma físico-financeiro preliminar
  • Protocolo de prévia disponibilização de documentos aos moradores via ecossistema GrandCondo
  • Minuta de critérios para cálculo de garantias contratuais, SLAs e penalidades por atraso
  • Checklist de conformidade fiscal, trabalhista e de saúde e segurança do trabalho (NR-10, NR-35)
  • Tabela de verificação auditável de 40 itens com status (Conforme / Não Conforme / N/A) e observações

Por que este kit resolve

Segurança Jurídica na Aprovação

Enquadramento normativo rigoroso das benfeitorias para evitar impugnações e anulações judiciais de assembleias.

Equalização de BDI e Cotações

Comparação justa entre fornecedores neutralizando custos ocultos e BDI desproporcional.

Transparência com os Condôminos

Disponibilização antecipada de documentação clara na central de comunicados GrandCondo, facilitando a consulta prévia.

Planejamento Físico-Financeiro

Cronograma detalhado e matriz de riscos para coibir aditivos sem justificativa técnica.

Conformidade Trabalhista e Fiscal

Validação de CNDs, retenções tributárias e atendimento às NRs operacionais antes da contratação.

Integração Operacional de Campo

Conexão do plano aprovado com a rotina do zelador e portaria 24h para controle rigoroso do acesso de empreiteiras.

Áreas e sistemas inspecionados

Enquadramento Jurídico e Definidor do Quórum de Votação
Memória de Cálculo e Mapeamento do Cenário Atual
Mapa Comparativo de Cotações e Análise de BDI dos Fornecedores
Projeção do Impacto na Cota Condominial e Parcelamento
Avaliação de Suficiência do Fundo de Reserva e Capital de Giro
Parecer Técnico de Engenharia e Diagnóstico de Manutenção
Cronograma Físico-Financeiro e Matriz de Riscos da Execução
Transparência e Prévia Disponibilização de Documentos aos Condôminos
Cálculo de Garantias Contratuais, SLA e Penalidades
Conformidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária dos Proponentes

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.341 a 1.355)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Condomínio em Edificações e Incorporações Imobiliárias)
  • • ABNT NBR 5674 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção)
  • • ABNT NBR 16280 (Gestão de reformas em edificações — Sistema de gestão de reformas)
  • • NBC ITG 2002 (R1) (Entidades sem Finalidade de Lucro - Conselho Federal de Contabilidade)
  • • ABNT NBR 13752 (Perícias de engenharia na construção civil)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Enquadramento Legal de Obras (Código Civil)
risco critica

A proposta financeira apresentada no relatório possui a classificação legal explícita da obra (necessária, útil ou voluptuária) acompanhada de parecer técnico embasado?

Critério: Enquadramento fundamentado no Art. 1.341 do CC: Necessária (maioria dos presentes se não urgente, ou decisão do síndico se urgente com posterior ratificação); Útil (maioria do todo); Voluptuária (2/3 do todo).

Como verificar: Acessar a aba de relatórios do ecossistema GrandCondo, abrir a justificativa técnica anexada pelo síndico ou zelador e verificar a fundamentação da obra cruzando com o Art. 1.341 do Código Civil.

002
Quórum Qualificado e Convenção Condominial
risco alta

O relatório especifica se a aprovação da despesa exige alteração prévia ou simultânea da Convenção Condominial ou Regimento Interno com o respetivo quórum legal?

Critério: Exigência de quórum de 2/3 de todos os condôminos para alteração da Convenção (Art. 1.351 do CC) descrita claramente na pauta do relatório.

Como verificar: Consultar a Convenção arquivada no módulo documental do GrandCondo, conferir o Art. 1.351 do Código Civil e verificar se o relatório destaca a exigência do quórum de 2/3 dos condôminos para alterações convencionais.

003
Acréscimo de Edificação em Área Comum
risco critica

Em propostas de obras que impliquem construção de outro pavimento ou novo edifício na área comum, o relatório indica a exigência de quórum de unanimidade dos condôminos?

Critério: Aprovação unânime de todos os condôminos (100% das frações ideais) especificada no relatório quando houver acréscimo de edificação (Art. 1.343 do CC).

Como verificar: Conferir a descrição do escopo físico no relatório de votação no GrandCondo e checar se consta o alerta jurídico citando o Art. 1.343 do Código Civil para exigência de 100% de aprovação.

004
Elegibilidade de Votos e Adimplência
risco alta

O relatório de apoio estabelece a rotina de validação prévia de adimplência financeira para a cômputo dos votos na assembleia?

Critério: 100% dos votos validados pertencentes a condôminos adimplentes na data da assembleia, nos termos do Art. 1.335, inciso III do Código Civil.

Como verificar: Verificar se o relatório prevê a checagem em tempo real do status financeiro via integração do sistema GrandCondo com a administradora, emitindo a lista de aptos a votar antes da chamada.

005
Origem de Recursos e Fundo de Reserva
risco alta

O relatório detalha de forma discriminada se o custeio utilizará o Fundo de Reserva, Fundo de Obras ou Cota Extra, citando as regras convencionais da conta?

Critério: Demonstração clara do saldo atual, valor a ser sacado, impacto no fundo e regra de quórum aplicada conforme a Convenção e as normas da NBC ITG 2002 (R1).

Como verificar: Conferir no relatório o demonstrativo do saldo do Fundo de Reserva e cruzar com o artigo da Convenção do Condomínio que estabelece o quórum para sua recomposição e movimentação.

006
Regras de 1ª e 2ª Convocação
risco media

O relatório apresenta explicitamente as regras diferenciadas de contagem de quórum entre a 1ª e a 2ª convocação para deliberações por maioria simples?

Critério: Aprovação por maioria dos votos dos presentes na segunda convocação para matérias ordinárias (Art. 1.353 do CC), ressalvados os quóruns especiais exigidos por lei.

Como verificar: Examinar a seção de instruções do relatório no GrandCondo, confirmando a indicação de aprovação por maioria dos votos dos presentes em 2ª convocação conforme Art. 1.353 do CC.

007
Impacto em Áreas Privativas e Propriedade Exclusiva
risco critica

O relatório descritivo sinaliza se a intervenção proposta afeta o uso ou a estrutura de unidades privativas, destacando a necessidade de anuência do titular?

Critério: Anuência formal prévia e por escrito do proprietário da unidade privativa impactada (Art. 1.228 e Art. 1.336, IV do Código Civil).

Como verificar: Analisar as justificativas técnicas no relatório gerado na plataforma GrandCondo, checando plantas do projeto com a equipe de engenharia/zeladoria para identificar interferências diretas em frações privativas.

008
Representação Legal e Procurações
risco alta

O relatório fixa as exigências formais para aceite de procurações de voto, observando as restrições e limites impostos pela Convenção do Condomínio?

Critério: Conformidade total com o limite máximo de procurações por pessoa e exigências formais fixadas na Convenção do Condomínio e no Art. 654 do Código Civil.

Como verificar: Conferir o trecho do relatório que versa sobre procurações e comparar as exigências estabelecidas com os artigos de representação da Convenção e do Código Civil (Art. 654).

Calendário de inspeções

Mensal

Administradora e Síndico
  • • Acompanhamento do saldo do Fundo de Reserva e margem orçamentária no GrandCondo
  • • Mapeamento de demandas de manutenção emergenciais e necessárias do condomínio
  • • Conferência do adimplemento e taxa de inadimplência para projeções de chamadas de capital

Bimestral

Zelador, Gestor de Facilities e Administradora
  • • Consolidação de pareceres técnicos e orçamentos prévios para obras aprovadas em plano diretor
  • • Verificação da validade das Certidões Negativas de Débitos (CNDs) das empresas homologadas
  • • Validação de prazos para obras que exigem quórum de maioria qualificada

Trimestral

Conselho Fiscal e Síndico
  • • Auditoria prévia do Conselho Fiscal sobre os pareceres técnicos e propostas orçamentárias
  • • Revisão do cronograma físico-financeiro de melhorias contínuas do condomínio
  • • Atualização do modelo de relatório de apoio à votação conforme alterações regulatórias

Semestral

Síndico e Engenheiro Consultor
  • • Elaboração do dossiê integrativo para Assembleias Extraordinárias de investimento ou reforma
  • • Análise comparativa entre orçamento previsto e realizado nas obras votadas em assembleias anteriores
  • • Avaliação de desempenho e SLA dos prestadores aprovados em votações anteriores

Anual

Síndico e Administradora
  • • Elaboração do Relatório Completo de Prestação de Contas e Previsão Orçamentária para a AGO
  • • Disponibilização da documentação de suporte via aplicativo GrandCondo com 15 dias de antecedência
  • • Arquivamento digital e físico de todas as atas, relatórios votados e listas de presença auditadas

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Ausência de classificação jurídica da obra (necessária, útil ou voluptuária) no parecer técnico do relatório de votação.Engenheiro5 diascritica
Inexistência de especificação sobre necessidade de quórum qualificado ou alteração de Convenção Condominial na pauta da assembleia.Administradora3 diasalta
Proposta de acréscimo de edificação em área comum sem a previsão de quórum de unanimidade dos condôminos.Síndico4 diascritica
Falta de rotina automatizada e prévia para validação de adimplência dos condôminos votantes no sistema GrandCondo.Administradora2 diasalta
Uso indiscriminado do Fundo de Reserva sem detalhamento de recomposição ou respeito às regras da convenção.Administradora5 diasalta
Omissão do impacto da obra em áreas de propriedade exclusiva sem coleta de anuência prévia dos condôminos afetados.Síndico7 diascritica
Aceitação de procurações sem conferência dos requisitos formais e limites definidos pela Convenção do Condomínio.Administradora2 diasmedia
Falta de diagnóstico fotográfico e mapeamento de anomalias estruturais/operacionais no parecer de suporte à votação.Engenheiro6 diasalta
Orçamentos apresentados sem a decomposição analítica de BDI, custos diretos e encargos sociais dos fornecedores.Empresa contratada5 diasmedia
Rateio de cota extra calculado de forma linear sem respeitar as frações ideais estabelecidas na convenção.Administradora3 diascritica
Cronograma pagável por adiantamento simples sem vinculação direta às medições físicas das etapas executadas.Engenheiro4 diasalta
Ausência de mapeamento de riscos operacionais e plano de contingência para paralisação de serviços essenciais.Zelador(a)3 diasalta

Como usar o kit em campo

O Relatório de Apoio à Votação em Assembleia é o instrumento técnico e jurídico indispensável para embasar deliberações financeiras e obras em condomínios residenciais e comerciais. Ele consolida o enquadramento legal da despesa segundo o Código Civil, a equalização orçamentária de fornecedores e o impacto real na cota condominial por fração ideal. A disponibilização prévia do documento na plataforma GrandCondo assegura transparência, segurança jurídica à deliberação e validação rigorosa dos critérios de elegibilidade dos votantes.

  1. 1Enquadramento Jurídico da Despesa e Definição do QuórumClassifique formalmente a intervenção proposta em obra necessária, útil ou voluptuária com base no Artigo 1.341 do Código Civil ou em alteração de convenção/acréscimo de edificação conforme Artigos 1.342 e 1.343. Anexe o parecer técnico assinado por engenheiro para fundamentar a urgência ou utilidade perante os condôminos. Especifique no relatório o percentual exato de votos exigido para a aprovação (maioria simples, maioria absoluta, dois terços ou unanimidade).
  2. 2Diagnóstico Técnico Predial e Registro Fotográfico de EvidênciasRealize a vistoria técnica no local com o zelador e o engenheiro responsável para mapear as anomalias estruturais ou operacionais. Registre todas as patologias com fotos de alta resolução geolocalizadas e com data/hora, anexando-as ao laudo de diagnóstico predial segundo a NBR 16747. Insira essas evidências no módulo de documentos do aplicativo GrandCondo para acesso irrestrito dos moradores antes da assembleia.
  3. 3Equalização Técnica de Propostas e Análise de BDIElabore um mapa comparativo com no mínimo três orçamentos de fornecedores que possuam CNPJ ativo e CNAE compatível com o escopo. Padronize a planilha de custos discriminando mão de obra, materiais, encargos sociais e o Benefício e Despesas Indiretas (BDI) de cada proponente. Elimine discrepâncias comerciais alinhando todas as propostas ao mesmo memorial descritivo e normas ABNT aplicáveis.
  4. 4Projeção Financeira e Rateio por Fração IdealCalcule a cota extra individual multiplicando o valor total da contratação pela fração ideal de cada unidade, conforme estipulado na Convenção Condominial e no Artigo 1.336, I do Código Civil. Simule cenários de parcelamento em curto, médio e longo prazo para avaliar o impacto financeiro na taxa ordinária. Apresente graficamente a curva de desembolso mensal estimada para o condomínio.
  5. 5Análise do Fundo de Reserva e Capital de GiroVerifique a disponibilidade de saldo no Fundo de Reserva e no Fundo de Obras sem comprometer a saúde financeira do condomínio. Confira se a Convenção permite a transposição de saldos entre contas para o custeio do projeto em questão. Explicite no relatório a necessidade ou isenção de emissão de boletos de cota extra extraordinária.
  6. 6Elaboração do Cronograma Físico-Financeiro IntegradoVincule as liberações financeiras do contrato às medições físicas das etapas efetivamente concluídas em campo pela fiscalização. Defina marcos contratuais claros (como pagamento inicial, liberações intermediárias e retenção técnica final de 10%). Estabeleça prazos normativos de execução alinhados às diretrizes da ABNT NBR 16280 para reformas.
  7. 7Validação de Elegibilidade e Regras de ProcuraçõesCrie a rotina de checagem da adimplência dos condôminos até a abertura do item em assembleia, cumprindo o Artigo 1.335, III do Código Civil. Valide os instrumentos de procuração verificando exigências de firma reconhecida ou poderes específicos conforme regimento interno. Registre a lista de unidades aptas a votar no sistema GrandCondo para conferência do síndico e da mesa diretora.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade e Disponibilização PréviaAplique o checklist técnico do relatório e calcule o Índice de Conformidade (IC) do processo de contratação antes de submeter à pauta. Publique o relatório final aprovado no feed de comunicados da plataforma GrandCondo com antecedência mínima prevista na convenção. Garanta que a equipe de portaria e zeladoria tenha cópia impressa para consulta de condôminos que preferirem atendimento presencial.

Dicas de campo

  • • Para registrar evidências fotográficas no relatório, utilize fotos antes-durante-depois com régua graduada ou elemento de escala, identificando o bloco, pavimento e sistema afetado.
  • • O Cálculo do Índice de Conformidade (IC) deve ser feito pela fórmula: IC = (Itens Conformes / (Total de Itens Aplicáveis - Itens Não se Aplica)) x 100, exigindo no mínimo 85% para envio da pauta à assembleia.
  • • Consulte o cartão CNPJ dos fornecedores no site da Receita Federal e verifique se a atividade principal (CNAE) cobre exatamente o serviço de engenharia ou manutenção contratado.
  • • Anexe ao relatório a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e os comprovantes de regularidade com FGTS e INSS de todos os orçados participantes.
  • • Utilize o módulo de documentos da plataforma GrandCondo para enviar alertas aos moradores assim que a pasta do relatório for disponibilizada.
  • • Verifique se a convenção exija quorum de maioria de todo o condomínio (50% + 1 de todas as frações) para obras úteis e não apenas dos presentes na assembleia.
  • • Sempre inclua no mapa comparativo o valor da retenção técnica financeira de 5% a 10% a ser paga somente após a emissão do Termo de Recebimento Definitivo da Obra.
  • • Oriente o zelador a guardar o diário de obra físico atualizado na zeladoria, registrando diariamente o efetivo do empreiteiro e as condições climáticas.

Para quem é este kit

Síndicos profissionais e orgânicos que precisam aprovar obras e rateios em assembleia com total transparência e sem atritos.

Administradoras de condomínio focadas em padronizar os relatórios financeiros e pareceres técnicos apresentados aos clientes.

Engenheiros e consultores de manutenção predial responsáveis por diagnósticos, laudos e especificações técnicas de reformas.

Membros do Conselho Fiscal e Consultivo que demandam ferramentas objetivas para auditagem prévia de orçamentos e contratos.

Introdução

Aprenda a estruturar relatórios técnicos e financeiros para assembleias condominiais com embasamento no Código Civil e normas da ABNT. Garanta transparência, segurança jurídica e previsibilidade orçamentária para a tomada de decisão ágil dos moradores.

Seção 011. O Enquadramento Jurídico e a Definição do Quórum de Votação

  • Mapeie a urgência da intervenção com base em laudos técnicos assinados.
  • Anexe o parecer jurídico sobre a classificação da obra no Código Civil.
  • Indique claramente o quórum de aprovação exigido no topo do relatório.

Seção 022. Diagnóstico Técnico, Engenharia de Manutenção e Normas ABNT

  • Utilize registros fotográficos datados e laudos de inspeção predial.
  • Referencie normas técnicas aplicáveis para justificar a necessidade da obra.
  • Inclua um histórico de manutenções paliativas já realizadas pelo zelador.

Seção 033. Equalização de Propostas e Análise de BDI dos Fornecedores

  • Elabore uma planilha de equalização com os itens descritivos padronizados.
  • Verifique se o escopo inclui limpeza pós-obra, caçambas e taxas ambientais.
  • Exija o detalhamento do BDI e dos encargos sociais das prestadoras.

Seção 044. Impacto na Cota Condominial e Proteção do Fundo de Reserva

  • Simule o impacto do rateio extra para cada tipologia de unidade habitacional.
  • Apresente o saldo atualizado das contas de investimento do condomínio.
  • Demonstre o retorno sobre o investimento, como a redução estrutural de despesas.

Seção 055. Conformidade Trabalhista, Previdenciária e Matriz de Riscos

  • Liste as CNDs federais, estaduais e municipais validadas previamente.
  • Exija o fornecimento de Equipamentos de Proteção Individual dos operários.
  • Proponha retenções técnicas no pagamento atreladas à entrega de guias trabalhistas.

Seção 066. Operação Local, Logística e Integração Tecnológica

  • Defina horários rígidos para a entrada de maquinário e descarte de entulho.
  • Utilize o sistema GrandCondo para registrar o fluxo da equipe terceirizada.
  • Delegue ao zelador o checklist diário de isolamento e limpeza de áreas comuns.

Seção 077. Estruturação do Parecer Conclusivo e Distribuição Prévia

  • Sintetize os prós, contras e riscos da proposta em uma página de resumo.
  • Disponibilize o relatório completo na plataforma de gestão antes da reunião.
  • Estabeleça prazos contratuais e penalidades de atraso para a redação do contrato.

Perguntas frequentes

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Conclusão

Para transformar as reuniões decisórias em encontros estratégicos, eficientes e blindados contra riscos jurídicos, estruture o processo documental da sua gestão. Baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Relatório Técnico para Votação em Assembleia e assegure a transparência orçamentária que seu condomínio exige.

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Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).

  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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