Registro de Encomendas Recebidas na Portaria

O presente Procedimento Operacional Padrão e Registro de Encomendas estabelece as diretrizes técnicas para triagem, conferência, aceitação, guarda provisória e entrega de volumes na portaria presencial do {nome do condomínio}. A equipe humana de portaria, supervisionada pela zeladoria e pela administração, opera com suporte da plataforma tecnológica GrandCondo para garantir total rastreabilidade, registro fotográfico e notificação imediata das entregas aos moradores. O cumprimento destas rotinas assegura a integridade das encomendas e resguarda o condomínio quanto às obrigações legais de depósito civil e custódia temporária.

• 1.1. A recepção de volumes é ato de custódia presencial executado exclusivamente por porteiros e zeladores em serviço na guarita do condomínio.
• 1.2. O dever de guarda e conservação fundamenta-se no Art. 629 do Código Civil Brasileiro, aplicando-se rigorosamente desde o momento do aceite físico até a entrega ao condômino.
• 1.3. A validade do recebimento de correspondências, inclusive notificações judiciais, observa o disposto no Art. 248, § 4º do Código de Processo Civil.
• 1.4. O tratamento de dados pessoais contidos nas etiquetas dos pacotes atende à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), restrito ao cumprimento das obrigações condominiais.

No ato da recepção do volume trazido pela transportadora, o porteiro em plantão deve realizar a conferência visual externa da embalagem antes de assinar qualquer documento do entregador. Havendo sinais de violação, rasgos, umidade, amassados severos ou vazamento de conteúdo, o operador deve efetuar o registro fotográfico do dano pelo terminal de operações do GrandCondo e lavrar ressalva formal. Se a avaria for crítica ou colocar em risco outros volumes da sala de encomendas, o recebimento poderá ser recusado com fundamentação imediata registrada em sistema.

O operador de portaria registrará os dados do agente de entrega e da empresa transportadora para compor a cadeia de custódia do volume recebido para a unidade {unidade}. A precisa vinculação entre a nota fiscal/etiqueta e o cadastro do morador evita inconsistências de entrega e otimiza a localização do pacote no depósito interno da portaria.

Esta planilha compõe o diário físico complementar da guarita para controle sequencial e suporte operacional da equipe presencial de portaria. Todos os lançamentos efetuados nesta folha de bordo devem refletir rigorosamente os registros validados no painel GrandCondo do condomínio {nome do condomínio}.

Imediatamente após a conclusão do cadastro da encomenda no sistema, a impressora térmica acoplada ao terminal de portaria emitirá a etiqueta adesiva de controle contendo o código de identificação do protocolo. A etiqueta deve ser afixada diretamente na embalagem principal e o sistema GrandCondo enviará notificação instantânea via aplicativo e e-mail para os moradores cadastrados na unidade {unidade}. O alerta formaliza o início do prazo de custódia e disponibiliza ao morador a opção de gerar o código de liberação (PIN) ou autorizar terceiros para a retirada.

• 5.1. É proibido o armazenamento de volumes sem a devida etiqueta térmica de identificação e código de barras/QR impresso pelo GrandCondo.
• 5.2. O envio da notificação eletrônica ao condômino constitui prova formal do cumprimento do dever inicial de comunicação da recepção.
• 5.3. Caso o morador declare via aplicativo tratar-se de item perecível ou medicação de urgência, a portaria aplicará o fluxo de notificação prioritária.
• 5.4. A impressão do comprovante térmico físico garante o backup auditável da operação presencial realizada pelos porteiros.

A sala de encomendas e os escaninhos de segurança da portaria destina-se exclusivamente à guarda temporária de volumes de porte compatível com a infraestrutura física do {nome do condomínio}. O regimento interno e as diretrizes do síndico estabelecem limites para dimensões, peso e tempo de permanência das mercadorias no setor de triagem presencial.

• 6.1. O prazo limite para permanência de encomendas regulares no depósito da portaria é de até 5 (cinco) dias corridos após a notificação.
• 6.2. Volumes perecíveis, resfriados ou congelados devem ser retirados pelo condômino no prazo máximo de 12 (doze) horas, salvo se o condomínio dispor de refrigeração dedicada.
• 6.3. É vedado o recebimento de produtos inflamáveis, corrosivos, explosivos, armas de fogo ou carga viva na portaria humana.
• 6.4. Encomendas com peso superior a 30 kg ou volume excedente a 1m³ exigem agendamento prévio com a zeladoria para recebimento direto pelo condômino no setor de descarga.

A entrega da encomenda ao morador ou representante autorizado será efetuada mediante validação presencial efetuada pelo porteiro de plantão. A conferência do nome, documento de identidade e o registro de assinatura física neste documento ou baixa via token/PIN no aplicativo GrandCondo assegura a correta transferência de responsabilidade.

• 7.1. A baixa do volume no sistema só será efetuada mediante a presença física do destinatário ou pessoa expressamente autorizada no cadastro da unidade {unidade}.
• 7.2. Empregados domésticos ou prestadores de serviços de unidades autônomas só poderão retirar encomendas mediante autorização escrita ou liberação ativa no app GrandCondo.
• 7.3. No ato do recebimento, o morador deve inspecionar externamente o volume e atestar a conferência da quantidade de pacotes entregues.
• 7.4. A assinatura do termo ou validação eletrônica constitui plena quitação ao condomínio quanto à integridade externa do objeto custodiado.

Declaro que recebi da equipe de portaria do {nome do condomínio} o(s) volume(s) constante(s) neste protocolo de entrega, devidamente identificados e etiquetados, constatando a perfeita integridade externa das embalagens e a correspondência com a notificação expedida pelo sistema GrandCondo.