Manual Operacional da Portaria

Este manual estabelece as rotinas padronizadas para a operação da guarita 24 horas do {condominio}, alinhando a equipe humana ao uso da plataforma GrandCondo. A observância dos procedimentos é obrigatória para porteiros, zeladores e administração, garantindo a integridade patrimonial e a segurança dos moradores.

• Cláusula 1.1. O presente manual tem fundamento no Art. 1.348 do Código Civil Brasileiro, atribuindo ao síndico a responsabilidade pela vigilância e conservação das partes comuns.
• Cláusula 1.2. Todo operador de portaria deve receber treinamento específico sobre as rotinas deste documento e o manuseio dos terminais da plataforma GrandCondo antes de assumir o posto.
• Cláusula 1.3. O não cumprimento das diretrizes sujeita o colaborador às penalidades previstas na CLT e no contrato de prestação de serviços firmado com a empresa terceirizada.

A guarita deve manter condições adequadas de visibilidade, iluminação, ventilação e conforto ergonômico em conformidade com a Norma Regulamentadora nº 17 (NR-17) do MTE. A conservação dos equipamentos e a organização do espaço são deveres contínuos da equipe de portaria.

• Cláusula 2.1. O posto de trabalho deve dispor de cadeira ergonômica ajustável, apoio para os pés e posicionamento adequado dos monitores do sistema de CFTV e da plataforma GrandCondo.
• Cláusula 2.2. É expressamente proibida a entrada de pessoas não autorizadas no interior da guarita, mantendo-se as portas de acesso permanentemente trancadas.
• Cláusula 2.3. Os equipamentos operacionais (impressora térmica de tickets, terminal de atendimento GrandCondo, rádio HT e botoeiras de portões) devem ter seu funcionamento testado no início de cada turno.

A operação da portaria organiza-se em regime de turnos alternados, observando rigorosamente as disposições dos artigos 59 e 71 da CLT sobre jornada 12x36 e intervalo intrajornada. A divisão clara de atribuições entre porteiros, zelador e síndico assegura a continuidade do atendimento sem desvio de função.

• Cláusula 3.1. Compete ao Porteiro: controlar o acesso de pessoas e veículos, receber encomendas com registro na plataforma GrandCondo, efetuar a triagem de prestadores de serviço e registrar ocorrências no livro de bordo digital.
• Cláusula 3.2. Compete ao Zelador(a): supervisionar a operação da portaria, verificar a manutenção preventiva dos equipamentos de controle de acesso, orientar a equipe no cumprimento deste manual e gerenciar o fluxo de prestadores em áreas comuns.
• Cláusula 3.3. Compete à Administradora e ao Síndico(a): auditar os relatórios emitidos pela plataforma GrandCondo, garantir o fornecimento de insumos (como bobinas térmicas) e aplicar as medidas corretivas cabíveis.

A execução sequencial das rotinas impede lacunas na vigilância do prédio e assegura o pleno funcionamento dos sistemas mecânicos e tecnológicos. Todas as atividades periódicas devem ser checadas e validadas diretamente na interface do zelador e da portaria na plataforma GrandCondo.

• Cláusula 4.1. As rotinas diárias envolvem a verificação de portões automáticos, conferência de correspondências pendentes, checagem de iluminação da fachada e registro de troca de turno.
• Cláusula 4.2. As rotinas semanais e mensais contemplam os testes das baterias de nobreaks da guarita, testes de iluminação de emergência e alinhamento com a zeladoria para obras agendadas.

O controle de acesso de visitantes e prestadores deve harmonizar a segurança patrimonial com as exigências da Lei nº 13.709/2018 (LGPD). A coleta de dados limita-se estritamente ao necessário para a identificação e liberação do acesso, sendo vedada a retenção injustificada de documentos físicos.

• Cláusula 5.1. A identificação de qualquer visitante ou prestador no sistema GrandCondo requer nome completo, documento oficial com foto e número de telefone celular de contato.
• Cláusula 5.2. Nenhum visitante ou prestador de serviço terá entrada liberada sem a autorização expressa e prévia do morador da unidade visitada, formalizada por ligação, aplicativo GrandCondo ou autorização escrita registrada.
• Cláusula 5.3. Os dados pessoais cadastrados na portaria possuem finalidade exclusiva de segurança e controle de fluxo, sendo vedado o seu compartilhamento com terceiros, sob pena de responsabilidade administrativa e civil.
• Cláusula 5.4. Prestadores de serviço de concessionárias (água, luz, gás, telefonia) devem ter sua ordem de serviço e crachá funcional conferidos antes de qualquer liberação.

O recebimento de encomendas deve garantir rastreabilidade total, eliminando falhas de extravio ou entregas incorretas. O processo utiliza a integração nativa com a impressora térmica conectada ao módulo de encomendas da plataforma GrandCondo.

• Cláusula 6.1. Ao receber a encomenda, o porteiro deve registrar no sistema GrandCondo a unidade de destino, nome do destinatário, transportadora e código de rastreio/volume.
• Cláusula 6.2. Imediatamente após a inserção no sistema, deve ser impressa a etiqueta/ticket térmico do GrandCondo e afixada na embalagem, contendo o QR Code/código único de controle.
• Cláusula 6.3. O morador receberá notificação automática via aplicativo. No momento do retiro, o morador assina digitalmente no aplicativo ou apresenta o código de validação ao porteiro, que dará a baixa definitiva no sistema.
• Cláusula 6.4. Em caso de volumes danificados ou violados na entrega, o porteiro deve recusar o recebimento ou registrar foto e observação no sistema antes do aceite.

A passagem de turno é o momento crítico de transferência de responsabilidades na guarita. Deve ser realizada presencialmente, sendo vedado o abandono do posto até a chegada do substituto habilitado.

• Cláusula 7.1. Os porteiros devem conferir conjuntamente a relação de encomendas armazenadas, chaves de emergência, rádios comunicadores e pendências em aberto no módulo de passagem de turno da plataforma GrandCondo.
• Cláusula 7.2. Ocorrências operacionais, conflitos de convivência ou falhas em equipamentos devem ser detalhados no Livro de Bordo Digital no ato da constatação.
• Cláusula 7.3. Os indicadores operacionais (tempo médio de liberação, volume de encomendas recebidas/retiradas e índice de ocorrências) serão auditados semanalmente pelo zelador.

Os procedimentos em situações de sinistro seguem rigorosamente as Instruções Técnicas (IT) do Corpo de Bombeiros Militar e as diretrizes do plano de emergência do condomínio, visando à preservação da vida e redução de danos patrimoniais.

• Cláusula 8.1. Em caso de disparo de alarme de incêndio, o porteiro deve checar no painel a zona indicada, acionar imediatamente o zelador ou brigada interna e confirmar a veracidade do sinistro antes de silenciar o sistema.
• Cláusula 8.2. Constatada a emergência, o porteiro acionará os bombeiros (193) ou polícia (190), liberando as eclusas e portões de acesso aos veículos de socorro.
• Cláusula 8.3. Em hipótese alguma o operador de portaria tentará combater sinistros complexos abandonando a guarita desprotegida, devendo priorizar a comunicação com moradores e autoridades competentes.