Comunicado de Retenção de Impostos de Prestadores

O presente comunicado oficial tem por finalidade formalizar e instruir todas as empresas e profissionais autônomos prestadores de serviços contratados pelo {Nome do Condomínio} referente às diretrizes de retenção na fonte dos tributos municipais e federais. Em conformidade com as atribuições legais conferidas ao síndico pelo Artigo 1.348, incisos VII e VIII da Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil), o condomínio adota procedimentos rigorosos de conformidade fiscal para o cumprimento das obrigações acessórias tributárias e do correto recolhimento dos impostos incidentes sobre as tomadas de serviços.

• 1.1. As orientações contidas neste documento aplicam-se a todos os contratos vigentes, ordens de serviço e contratações pontuais de manutenção predial, conservação, vigilância, engenharia e demais serviços executados no condomínio.
• 1.2. O cumprimento destas exigências é condição indispensável para a validação das notas fiscais, autorização dos pagamentos e liquidação dos títulos no sistema de gestão financeira.
• 1.3. A equipe do condomínio (síndico, administradora e zeladoria equipados com o aplicativo GrandCondo) fiscalizará a entrada e o cumprimento das etapas cadastrais e fiscais de cada fornecedor.

As retenções de impostos e contribuições na fonte efetuadas pelo {Nome do Condomínio} fundamentam-se na legislação federal e municipal vigente. É dever do prestador de serviços indicar corretamente na nota fiscal os destaques dos tributos cabíveis, sob pena de recusa do documento fiscal.

• 2.1. INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): Retenção de 11% (onze por cento) sobre o valor bruto da nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços executados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, conforme disposto no Art. 31 da Lei Federal nº 8.212/1991 e na Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022.
• 2.2. IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): Retenção de 1,5% (um e meio por cento) sobre a prestação de serviços caracterizadamente profissionais, de limpeza, conservação, segurança, vigilância, manutenção predial e locação de mão de obra, nos termos do Art. 714 do Decreto Federal nº 9.580/2018 (RIR/2018).
• 2.3. ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza): Retenção na fonte conforme a Lei Complementar nº 116/2003 e a Legislação Tributária Municipal local, variando entre 2% e 5% de acordo com o código do serviço e o local de prestação do serviço.
• 2.4. A responsabilidade do condomínio limita-se a reter e recolher os valores aos cofres públicos mediante emissão de DARF/DAM, repassando ao fornecedor exclusivamente o valor líquido negociado.

Para viabilizar o processamento das informações fiscais perante a Receita Federal do Brasil por meio da EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) e geração da DCTFWeb, o condomínio estabelece prazos rígidos de recebimento de documentos fiscais.

• 3.1. As Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e) referentes aos serviços executados no mês corrente devem ser emitidas e enviadas à Administradora até o dia {dia do limite mensal, ex: 25} de cada mês.
• 3.2. Notas fiscais entregues após a data limite especificada no item 3.1 serão programadas para liquidação financeira no ciclo de pagamento do mês subsequente, não sendo aceito o encargo de juros, multas ou mora contratual decorrentes do atraso na entrega dos documentos pelo prestador.
• 3.3. O aceite de serviços em campo pelo zelador ou gerente predial via aplicativo GrandCondo servirá de pré-requisito para a validação da Nota Fiscal enviada ao setor financeiro.

O faturamento emitido contra o {Nome do Condomínio} deverá conter detalhadamente a descrição do serviço prestado e a discriminação visível e individualizada das retenções efetuadas, além dos dados cadastrais exatos da unidade contratante.

As empresas enquadradas no Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições (Simples Nacional) possuem tratamento diferenciado em relação às retenções na fonte, devendo comprovar sua condição tributária no ato do envio da Nota Fiscal.

• 5.1. As ME/EPP optantes do Simples Nacional são dispensadas da retenção do IRRF e das contribuições sociais (CSLL, PIS, COFINS), nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 e Lei Complementar nº 123/2006.
• 5.2. Para usufruir da não retenção do IRRF, o prestador deve anexar à Nota Fiscal a Declaração de Opção pelo Simples Nacional assinada pelo representante legal ou contador responsável.
• 5.3. A retenção do INSS (11%) permanece obrigatória para empresas do Simples Nacional enquadradas no Anexo IV da Lei Complementar nº 123/2006 (como serviços de vigilância, limpeza, conservação e obras de empreitada).

Após a efetivação das retenções e o recolhimento das guias federais (DARF) e municipais (DAM) efetuados pela Administradora, o condomínio disponibilizará ao prestador os respectivos comprovantes de pagamento tributário.

• 6.1. O comprovante de rendimentos pagos e de retenção de imposto de renda (Comprovante Anual de Rendimentos) será disponibilizado até o último dia útil de fevereiro do ano subsequente, em conformidade com a legislação da Receita Federal.
• 6.2. Os comprovantes mentais de recolhimento de INSS via DCTFWeb/DARF e ISSQN poderão ser solicitados mensalmente pelo prestador diretamente no módulo de fornecedores do portal/aplicativo GrandCondo.
• 6.3. Qualquer divergência identificada no valor recebido referente ao cálculo de líquidez da nota fiscal deve ser reportada em até 5 (cinco) dias úteis do recebimento do crédito.

A tabela abaixo consolida as retenções ordinárias praticadas pelo condomínio, servindo de guia de consulta rápida aos prestadores e fornecedores cadastrados.

O não cumprimento das diretrizes estipuladas nesta comunicação implicará transtornos operacionais e contratuais, ficando o condomínio isento de quaisquer prejuízos gerados por falha do prestador.

• 8.1. A apresentação de Nota Fiscal sem o devido destaque de impostos obrigatórios acarretará a devolução imediata do documento fiscal para cancelamento e reemissão correta.
• 8.2. O atraso na reemissão da Nota Fiscal incorrerá no reagendamento do pagamento para a data de liquidação do mês seguinte, sem incorrer em acréscimos moratórios ao condomínio.
• 8.3. Eventuais autuações, multas ou juros imputados ao condomínio por conta de inconsistências na declaração emitida pelo prestador serão cobrados regressivamente ou descontados de faturamentos futuros.

Para esclarecimento de dúvidas tributárias, validação de minutas de notas fiscais antes da emissão definitiva ou suporte quanto ao envio de documentação fiscal, utilize os canais formais da equipe de gestão financeira.

O prestador de serviços abaixo qualificado declara ter recebido, lido e compreendido integralmente os termos deste Comunicado de Retenção de Impostos, comprometendo-se a emitir seus documentos fiscais em estrita observância às regras descritas.