Planilha
KIT-2-1010
planilha de fornecedores: cadastro, documentos, avaliação, contratos e histórico de pagamentos — planilha modelo para condomínio, com estrutura de colunas, fórmulas sugeridas, categorias de lançamento, totalizadores mensais e anuais, gráfico de acompanhamento, instruções de preenchimento e versão para impressão; exportável em PDF, DOCX e planilha (CSV/Excel)

Planilha de Controle de Fornecedores

Este kit abrange a gestão operacional, documental e financeira dos prestadores de serviços e fornecedores de insumos do condomínio

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
PDF + Word + Excel · Envio 100% seguro, sem SPAM.
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Elimine passivos trabalhistas e descumprimentos contratuais com uma matriz completa de homologação, medição de SLA e fluxo financeiro. Estrutura desenvolvida para operação integrada entre síndico, zeladoria e administradora com suporte da plataforma GrandCondo.

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
  • Formatos incluídos: PDF + Word + Excel.
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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word + Excel — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Planilha Mestre de Controle de Fornecedores em formato Excel/CSV com fórmulas consolidadas
  • Matriz de Cadastro, Homologação e Checagem Documental de Regularidade Fiscal e Laboral
  • Ficha de Avaliação Diária e Mensal de Desempenho Operacional e SLA por Categoria
  • Módulo de Cálculo Automático de Retenções Tributárias (INSS, ISS, PIS/COFINS/CSLL)
  • Dashboard Gráfico Integrado para Acompanhamento Executivo de Custos e Contratos
  • Procedimento Operacional Padrão (POP) para Recebimento de Insumos na Portaria
  • Calendário Automatizado de Vencimento de Apólices de Seguro, CNDs e Contratos
  • Guia de Instrução Técnica para Impressão, Exportação em PDF e Configuração do Arquivo
  • Checklist de Fiscalização de Campo para Liberação de Medições de Manutenção e Obras

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Serviços Contínuos de Portaria Humana, Limpeza e Conservação
Manutenção Preventiva e Corretiva de Transporte Vertical (Elevadores)
Manutenção de Sistemas Hidráulicos, Bombas de Recalque e Reservatórios
Sistemas de Segurança Eletrônica, Controle de Acesso e Portões Automatizados
Manutenção de Sistemas de Combate a Incêndio, Extintores e Alarmes
Serviços de Jardinagem, Paisagismo e Conservação de Áreas Verdes
Fornecimento de Insumos, Materiais de Limpeza e Materiais de Escritório
Serviços de Controle de Pragas, Desinsetização e Desratização
Impermeabilização, Restauração e Pintura de Fachadas e Coberturas
Manutenção de Geradores de Energia e Cabines Primárias
Serviços Especializados de Engenharia, Inspeções Prediais e Laudos Técnicos
Gestão, Coleta e Destinação Final de Resíduos Sólidos

Referências normativas

  • ABNT NBR 5674:2012 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão da manutenção
  • ABNT NBR 14037:2014 — Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • Lei Federal nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Art. 1.348 - Deveres do Síndico)
  • Lei Federal nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
  • Súmula nº 331 do Tribunal Superior do Trabalho (TST) — Responsabilidade Subsidiária do Tomador de Serviços
  • Lei Federal nº 4.591/1964 — Condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Transporte Vertical / Casa de Máquinas
risco critica

A empresa responsável pela manutenção dos elevadores apresentou a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART/RRT) quitada e válida para o exercício atual?

Critério: ART quitada com data de validade vigente, contendo a especificação técnica exata da quantidade e identificação dos elevadores instalados no condomínio.

Como verificar: Solicitar à administradora ou acessar o módulo de fornecedores no aplicativo GrandCondo, verificando a cópia do comprovante de pagamento da ART emitida no CREA regional com os dados da edificação.

002
Transporte Vertical / Elevadores
risco alta

O relatório técnico de manutenção preventiva mensal do transporte vertical foi entregue com o detalhamento das rotinas executadas e assinatura do técnico credenciado?

Critério: Relatório mensal contendo data, hora de atendimento, checklist de itens inspecionados (mecanismos, elétrica, freios, cabos), discriminação de peças trocadas e assinatura legível do técnico habilitado.

Como verificar: Inspecionar a ficha de manutenção física mantida na casa de máquinas ou o chamado/relatório com checklist anexado na ordem de serviço digital da empresa dentro da plataforma GrandCondo.

003
Portaria Humana / Controle de Acesso
risco critica

A empresa prestadora do serviço de portaria humana apresentou os comprovantes nominais de recolhimento do FGTS (eSocial/GFIP) e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) referentes ao mês anterior?

Critério: Certidões (CNDT e CND Previdenciária) válidas e comprovante nominal de pagamento de FGTS/INSS de 100% dos porteiros alocados na equipe do condomínio no mês de referência.

Como verificar: Confrontar a lista de porteiros atuantes no condomínio com a relação nominal do eSocial/GFIP e a CNDT enviadas pela administradora e anexadas ao cadastro do fornecedor no GrandCondo.

004
Portaria Humana / Recepção
risco alta

Todos os colaboradores terceirizados atuantes na portaria humana possuem Termo de Confidencialidade e Adesão aos Protocolos da LGPD assinado e arquivado no condomínio?

Critério: Termo de Confidencialidade assinado no ato da contratação/alocação para 100% dos integrantes da equipe de portaria humana do condomínio.

Como verificar: Conferir na pasta digital do fornecedor no aplicativo GrandCondo a presença dos termos individuais de confidencialidade/LGPD assinados por cada porteiro escalado.

005
Limpeza e Conservação / Depósito de Material de Limpeza (DML)
risco alta

O fornecedor de limpeza disponibilizou as Fichas de Informação de Segurança de Produtos Químicos (FISPQ) no DML e a Ficha de Controle de EPIs atualizada para a equipe terceirizada?

Critério: FISPQ presente para 100% dos produtos químicos utilizados e Ficha de EPI preenchida com assinatura do colaborador para todos os itens exigidos (luvas nitrílicas, botas, avental e óculos).

Como verificar: Realizar inspeção física no DML juntamente com o zelador, checando a pasta de FISPQs dos produtos estocados e conferindo as assinaturas na ficha de recebimento de EPIs da equipe.

006
Limpeza e Conservação / Áreas Comuns e Garagens
risco media

O cronograma mensal de limpeza pesada (garagens, reservatórios e lavagem de vidraçarias) foi cumprido integralmente pela empresa contratada conforme o plano de trabalho estabelecido?

Critério: 100% dos serviços de limpeza pesada previstos no cronograma mensal executados de forma satisfatória, sem pendências de retrabalho apontadas pela zeladoria.

Como verificar: Acompanhar o zelador na vistoria visual das garagens e halls, confrontando as tarefas concluídas com o checklist de rotina registrado e validado na plataforma GrandCondo.

007
Transporte Vertical / Cabine de Passageiros
risco critica

O teste mensal do alarme de emergência e do interfone de comunicação da cabine dos elevadores com a recepção/portaria humana apresentou funcionamento sem ruídos?

Critério: Sinal sonoro audível na recepção e áudio bidirecional claro, sem chiados ou interrupções, operante em 100% dos elevadores inspecionados.

Como verificar: O zelador deve ingressar em cada cabine de elevador, pressionar o botão do interfone/alarme e estabelecer conversação clara com o porteiro em serviço na recepção, registrando o evento no aplicativo GrandCondo.

008
Portaria Humana e Limpeza / Operacional
risco critica

Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) e os certificados de treinamento obrigatórios (NR-35 para trabalho em altura / NR-10) das equipes terceirizadas estão atualizados?

Critério: ASO com emissão inferior a 12 meses (ou conforme PCMSO) e certificados de NRs dentro do prazo de validade legal para todos os funcionários terceirizados alocados.

Como verificar: Acessar os cadastros funcionais dos prestadores de serviço na aba do fornecedor na plataforma GrandCondo e validar a data de emissão do ASO e os prazos de validade dos treinamentos das NRs.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador(a) / Gerente Predial
  • Conferência física e qualitativa de insumos e materiais entregues no condomínio
  • Lançamento do comprovante de entrega/Nota Fiscal na plataforma GrandCondo
  • Acompanhamento da entrada e execução de serviços de fornecedores avulsos

Semanal

Administradora e Zelador(a)
  • Conferência de ordens de serviço concluídas pelos prestadores de manutenção preventiva
  • Validação das medições de serviços executados para liberação do lote de pagamentos semanal
  • Acompanhamento dos chamados operacionais abertos junto aos fornecedores no GrandCondo

Mensal

Administradora Condominial e Síndico(a)
  • Verificação das CNDs (Federal, FGTS, CNDT, Estadual e Municipal) de terceirizados contínuos
  • Conferência das guias recolhidas de INSS e FGTS da equipe terceirizada alocada
  • Aplicação da matriz de avaliação de desempenho de fornecedores e pontuação de SLA
  • Conciliação dos lançamentos na planilha financeira e relatório de custos mensal por categoria

Trimestral

Síndico(a) e Administradora
  • Revisão dos contratos prestes a vencer nos próximos 90 dias
  • Auditoria amostral dos comprovantes trabalhistas dos contratos de limpeza e portaria
  • Reunião de alinhamento e feedback operacional com os gestores dos principais fornecedores

Semestral

Síndico(a), Administradora e Conselho Fiscal
  • Pesquisa de mercado comparativa para insumos recorrentes e contratos de menor porte
  • Atualização geral do cadastro técnico de fornecedores e revisão de apólices de seguro
  • Análise do histórico de reajustes contratuais aplicados (índices IPCA/IGP-M)

Anual

Síndico(a) e Conselho Fiscal
  • Consolidação da pontuação anual de desempenho e renovação/rescisão da lista de parceiros homologados
  • Apresentação do relatório de compliance e custos com fornecedores na Assembleia Geral Ordinária
  • Negociação anual de reajustes e repacotamento de escopos de prestação de serviços

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Empresa responsável pelos elevadores não apresentou a ART/RRT quitada e válida para o exercício atual.Administradora5 diascritica
Relatório técnico mensal de manutenção preventiva dos elevadores entregue sem detalhamento das rotinas executadas ou sem assinatura do responsável.Empresa contratada3 diasmedia
Prestadora de serviços de portaria humana não apresentou os comprovantes nominais de recolhimento de FGTS (eSocial/GFIP) e CNDT do mês anterior.Administradora2 diasalta
Ausência do Termo de Confidencialidade e Adesão aos Protocolos da LGPD assinado pelos colaboradores terceirizados da portaria humana.Administradora7 diasalta
Falta das Fichas de Informação de Segurança de Produtos Químicos (FISPQ) no DML e Ficha de Controle de EPIs desatualizada.Zelador(a)2 diasalta
Falha no teste mensal do alarme de emergência ou ruídos na comunicação do interfone da cabine do elevador com a recepção.Empresa contratada24 horascritica
Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) ou certificados de treinamento obrigatórios (NR-10 / NR-35) das equipes terceirizadas vencidos.Administradora3 diascritica
Extintores de incêndio sem relatório de ensaio hidrostático (nível 3), com lacres violados ou sem selo do INMETRO.Empresa contratada5 diascritica
Central de alarme e detecção de incêndio sem laudo de manutenção preventiva com testes funcionais de laços, botoeiras e sinalizadores.Empresa contratada7 diasalta
Falta do relatório de teste de vazão e pressão das bombas de incêndio com comprovação de acionamento automático pelo quadro elétrico.Empresa contratada5 diasalta
Ausência do laudo de ensaio hidrostático anual de 100% das mangueiras de incêndio ou acoplamentos Storz avariados.Empresa contratada10 diasalta
Aplicação de produtos fitossanitários no jardim realizada sem receituário agronômico ou sem registro na ANVISA/MAPA.Síndico24 horascritica

Como usar o kit em campo

A Planilha de Controle de Fornecedores do GrandCondo centraliza a gestão cadastral, financeira e técnica das empresas contratadas, assegurando total conformidade jurídica e operacional ao condomínio. Por meio da checagem rigorosa de certidões, ARTs, ASOs e relatórios preventivos, a ferramenta orienta as ações do síndico, zelador e administradora conforme as exigências da ABNT e NRs. A medição de desempenho é consolidada através do Índice de Conformidade, que associa evidências fotográficas de campo ao fluxo de aprovação e pagamento mensal.

  1. 1Estruturação do Cadastro Inicial e Categorização OperacionalCadastre cada fornecedor preenchendo os dados da empresa (Razão Social, CNPJ, contatos) e atribuindo a categoria de serviço correspondente, como Elevadores, Portaria Humana ou Combate a Incêndio. Utilize fórmulas como PROCV ou XLOOKUP para integrar automaticamente a base cadastral aos lançamentos financeiros e medições operacionais. Defina os responsáveis técnicos de cada contrato para garantir o canal direto de cobrança técnica.
  2. 2Validação de Documentação Obrigatória e TrabalhistaExija mensalmente o envio dos comprovantes do eSocial/GFIP, CNDT, ASOs e certificados de treinamentos normativos (NR-10 e NR-35) da equipe terceirizada. Insira as datas de emissão na planilha e utilize formatação condicional para sinalizar documentos a vencer ou pendentes. A liberação da ordem de pagamento pela administradora deve ser bloqueada sistematicamente caso ocorra pendência documental.
  3. 3Homologação de Responsabilidade Técnica e NormativaRegistre o número e a validade da ART/RRT quitada para contratos de elevadores, geradores, engenharia e podas de árvores de grande porte. Para insumos de jardinagem e controle de pragas, confirme o arquivamento das FISPQs e o registro de produtos junto à ANVISA e MAPA com receituário agronômico. Essa validação previne a atuação de empresas clandestinas e blinda a gestão contra autuações fiscais e civis.
  4. 4Inspeção de Campo e Registro de Evidências FotográficasO zelador deve vistoriar periodicamente os serviços executados, conferindo itens como integridade de lacres de extintores, teste de vazão de bombas e organização do DML. Registre fotos das irregularidades e das rotinas concluídas por meio do aplicativo GrandCondo, anexando o link da imagem ou protocolo diretamente no histórico do fornecedor na planilha. As evidências fotográficas fundamentam eventuais glosas contratuais e garantem transparência na fiscalização.
  5. 5Cálculo e Acompanhamento do Índice de ConformidadeDetermine o Índice de Conformidade (IC) de cada prestador aplicando a fórmula: IC = (Nº de Itens Conformes / Total de Itens Verificados) * 100. Defina a meta mínima aceitável na planilha (exemplo: 100% para sistemas de incêndio/transporte vertical e 85% para serviços gerais). Prestadores com IC abaixo da meta devem ser notificados formalmente via sistema com abertura de plano de ação corretiva.
  6. 6Lançamento do Histórico de Pagamentos e MediçõesRegistre os dados das notas fiscais, datas de vencimento, retenções de impostos e comprovantes de quitação associados a cada contrato. Utilize totalizadores consolidados com a fórmula SOMASE para monitorar os gastos mensais e anuais por categoria de serviço. Esse histórico impede pagamentos em duplicidade e subsidia a elaboração da previsão orçamentária anual do condomínio.
  7. 7Exportação, Gráficos e Apresentação de ResultadosGere gráficos automatizados na planilha para visualizar o nível de conformidade técnica e a evolução do volume financeiro por fornecedor. Exporte o documento nos formatos PDF, DOCX ou CSV/Excel para compartilhamento rápido com o conselho fiscal e administradora. Imprima uma versão simplificada do painel de controle para acompanhamento semanal na sala da zeladoria.

Dicas de campo

  • Aplique a regra de Formatação Condicional com a fórmula =HOJE()>=[Vencimento]-30 para destacar automaticamente certidões e ARTs a 30 dias da expiração.
  • Exija e arquive na planilha o Termo de Confidencialidade e Adesão aos Protocolos da LGPD para 100% dos porteiros terceirizados atuantes na portaria humana.
  • Vincule o pagamento do contrato de manutenção de elevadores ao recebimento do relatório técnico mensal assinado pelo técnico credenciado no CREA.
  • No contrato de incêndio, condicione a liquidação da fatura à apresentação dos laudos de ensaio hidrostático (nível 3) de extintores e 100% das mangueiras.
  • Exija que a equipe de jardinagem opere equipamentos motorizados apenas com EPCs instalados, EPIs completos e área de trabalho devidamente isolada.
  • Mantenha a tabela FISPQ atualizada e visível dentro do Depósito de Material de Limpeza (DML) para consulta da equipe de conservação.
  • Utilize a função SUBTOTAL(9; intervalo) nos totalizadores da planilha para permitir a filtragem por categoria sem alterar o somatório dos dados.

Para quem é este kit

Introdução

A gestão eficiente de fornecedores condominiais exige rigor na homologação documental, acompanhamento de contratos e avaliação contínua do nível de serviço prestado. O controle centralizado dessas informações mitiga riscos trabalhistas e assegura a manutenção predial em conformidade com as normas técnicas vigentes.

Seção 01Homologação Técnica e Mitigação de Riscos Trabalhistas

  • Solicite atualizações trimestrais das CNDs Tributárias e Trabalhistas emitidas pela Caixa Econômica Federal e Receita Federal.
  • Verifique os certificados de treinamento em NR 35 (Trabalho em Altura) e NR 10 (Elétrica) para todas as equipes de manutenção terceirizadas.
  • Crie uma aba na planilha exclusiva para o controle sistêmico de vencimento dos atestados de saúde ocupacional (ASO) dos funcionários alocados.

Seção 02Estruturação de Planilhas: Parâmetros Fiscais e Cadastrais

  • Estabeleça uma chave de identificação única baseada no CNPJ da empresa fornecedora para impedir cadastros duplicados no banco de dados.
  • Implemente totalizadores mensais e anuais por centro de custo para identificar concentrações de despesas em áreas específicas da manutenção predial.
  • Utilize regras de formatação condicional com cores indicativas (verde, amarelo e vermelho) para sinalizar a urgência de renovação de contratos de prestação continuada.

Seção 03Gestão de Manutenção Preventiva e Nível de Serviço (SLA)

  • Registre a periodicidade de inspeção exigida pela ABNT NBR 5674 para cada sistema e compare com as rotinas executadas pelo prestador de serviços.
  • Defina métricas claras de Acordo de Nível de Serviço (SLA) nos contratos, prevendo penalidades proporcionais para atrasos no atendimento de chamados críticos.
  • Exija a entrega do Relatório de Inspeção Anual (RIA) dos elevadores e registre formalmente a data de recebimento na documentação da empresa mantenedora.

Seção 04Logística de Insumos e Recebimento na Portaria 24h

  • Centralize a lista de ordens de compras aprovadas na plataforma digital para agilizar a consulta de autorização pela equipe de portaria.
  • Determine janelas de horários específicos para a recepção de cargas pesadas, materiais de construção ou entrega de produtos químicos inflamáveis.
  • Cruze as informações do romaneio de entrega físico com a nota fiscal eletrônica antes de autorizar o descarregamento definitivo dos insumos no edifício.

Seção 05Conformidade Ambiental, Sanitária e Controle de Pragas

  • Programe disparos de alertas visuais na planilha com 30 dias de antecedência para o vencimento do certificado sanitário de limpeza dos reservatórios hidráulicos.
  • Verifique a autenticidade da licença ambiental de operação das transportadoras contratadas para realizar o manejo de resíduos perigosos ou recicláveis voláteis.
  • Arquive sistematicamente os relatórios técnicos de aplicação de saneantes, discriminando os princípios ativos empregados no combate às infestações no escopo do condomínio.

Seção 06Serviços Especializados de Engenharia e Laudos Técnicos

  • Condicione o pagamento de qualquer sinal financeiro de intervenção estrutural à aprovação do escopo de reforma e emissão imediata da ART correspondente.
  • Cadastre na aba de manutenções os prazos legais de garantia estabelecidos pela empreiteira para cada sistema revitalizado nas áreas internas e externas.
  • Armazene de forma segura os documentos pertinentes ao PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle) emitidos pelos fornecedores de climatização e exaustão.

Seção 07Fluxo Financeiro, Retenções Fiscais e Auditoria Interna

  • Audite mensalmente se as retenções de INSS na fonte foram adequadamente destacadas nas notas fiscais emitidas por prestadoras de serviços contínuos especializados.
  • Formate o controle de dados para exportação simplificada em arquivos CSV ou Excel, garantindo a compatibilidade rápida com o software de conciliação da administradora.
  • Desenvolva comparativos anuais confrontando o orçamento planejado para manutenções prediais com as despesas reais acumuladas pelo histórico consolidado de pagamento de fornecedores.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A estruturação metódica de uma base de prestadores de serviços protege o patrimônio físico e resguarda a contabilidade do condomínio. O rigor técnico na cobrança de normas operacionais, alinhado à eficiência logística de uma equipe de portaria e zeladoria qualificada e respaldada pelo sistema GrandCondo, transforma o patamar do gerenciamento predial. Para implementar essas práticas hoje mesmo na sua operação diária, baixe o Kit Profissional de Inspeção — Planilha de Controle de Fornecedores e passe a gerir a documentação e os desembolsos do seu edifício com base em critérios precisos, seguros e auditáveis.

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A 1ª gestão inteligente de encomendas com comprovante térmico

Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).

  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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