GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-894
controle de fornecedores: cadastro, documentos, contratos vigentes, valores mensais, avaliação e histórico de pagamentos — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Controle de Fornecedores

Este kit estabelece a metodologia técnica e operacional para qualificação, acompanhamento contratual, fiscalização tributária e avaliação de fornecedores de bens e serviços em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a homologação, fiscalização contratual e retenção tributária de prestadores de serviços no condomínio. Integre a rotina da portaria e zeladoria com a administradora para evitar fraudes, multas e passivos trabalhistas.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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40

Itens de checagem técnica e regulatória

10

Áreas operacionais e financeiras cobertas

< 10s

Tempo de registro e emissão de comprovante térmico de entregas no GrandCondo

100%

Conformidade com retenções fiscais e normas técnicas

O que vem neste kit

  • Ficha de Cadastro e Homologação Inicial de Prestadores de Serviços
  • Matriz de Validação de Certidões Negativas (CND, CNDT, FGTS e Fiscais)
  • Formulário de Medição do Nível de Serviço (SLA) e Liberação de Fatura
  • Planilha de Retenções Tributárias na Fonte (INSS, ISSQN e IRRF/PCC)
  • Checklist de Segurança do Trabalho e Registro de Terceirizados (NR-01 e NR-06)
  • Protocolo de Recebimento de Materiais e Insumos na Portaria
  • Matriz Mensal de Avaliação de Desempenho e Qualificação de Fornecedores
  • Relatório de Conciliação Financeira e Histórico de Pagamentos
  • Modelo de Notificação de Descumprimento Contratual e Aplicabilidade de Glosa

Por que este kit resolve

Compliance Fiscal e Tributário

Conferência automatizada de alíquotas de retenção na fonte e verificação de notas fiscais, eliminando o risco de autuações e multas pelos órgãos fiscalizadores.

Mitigação de Passivo Trabalhista

Auditoria de fichas de registro, entrega de EPIs (NR-06) e comprovantes previdenciários dos funcionários terceirizados antes da liberação de faturas.

Gestão Rigorosa do Acervo Contratual

Controle sistemático de prazos de vigência, reajustes anuais vinculados a índices oficiais, garantias de serviços e apólices de Seguro R.C.

Medição Objetiva do SLA

Critérios claros de medição de qualidade técnica e prazos de atendimento para condicionar os pagamentos mensais ao cumprimento efetivo do contrato.

Rastreabilidade de Entregas e Insumos

Recebimento formal de materiais na portaria 24h registrado em menos de 10 segundos com comprovante térmico, garantindo conferência física imediata pelo zelador.

Segurança Jurídica para o Síndico

Respaldo documental robusto fundamentado no Art. 1.348 do Código Civil para apresentação simplificada nas assembleias e reuniões de conselho fiscal.

Áreas e sistemas inspecionados

Cadastro Inicial e Homologação de Fornecedores
Regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária (CNDs)
Gestão do Acervo Contratual e Aditivos Vigentes
Medição de Serviços Executados e Cumprimento de SLAs
Conferência de Notas Fiscais e Retenções Tributárias na Fonte
Acompanhamento de Licenças, Registros em Conselhos (CREA/CAU/CRQ) e Seguros
Validação de Cobertura de Garantias e Assistência Técnica de Materiais
Controle de Entrega de EPIs e Fichas de Registro de Funcionários Terceirizados
Histórico de Pagamentos e Conciliação Financeira
Matriz Mensal de Avaliação de Desempenho do Prestador

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.348 - Competências do Síndico)
  • • Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD)
  • • Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 (Retenção de Impostos e Contribuições na Fonte)
  • • Consolidação das Leis do Trabalho (CLT - Art. 455 e Súmula 331 do TST - Responsabilidade Subsidiária)
  • • ABNT NBR 5674:2012 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção)
  • • Lei nº 8.212/1991 (Organização da Seguridade Social e Retenção Previdenciária de 11%)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Cadastro e Homologação de Fornecedores
risco alta

O Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral do CNPJ está ativo, atualizado e com CNAE compatível com o objeto do serviço contratado?

Como verificar: Acessar o site da Receita Federal do Brasil, digitar o CNPJ fornecido no cadastro da plataforma GrandCondo e emitir o Comprovante de Situação Cadastral.

002
Fiscal e Tributária
risco alta

A Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União encontra-se válida e anexada ao cadastro?

Como verificar: Acessar o portal da Receita Federal/PGFN, validar o código de autenticidade da CND apresentada pelo fornecedor no fluxo de cadastro da administradora.

003
Trabalhista e Previdenciária
risco critica

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) emitido pela Caixa Econômica Federal está dentro do prazo de validade e condizente com a razão social do prestador?

Como verificar: Consultar a situação do empregador no site da Caixa Econômica Federal informando o CNPJ do prestador registrado no sistema GrandCondo.

004
Trabalhista
risco critica

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) emitida pela Justiça do Trabalho está válida e sem anotação de débitos executados?

Como verificar: Emitir a CNDT diretamente no portal do Tribunal Superior do Trabalho (TST) ou validar o documento anexado ao módulo financeiro do GrandCondo.

005
Privacidade e Proteção de Dados
risco media

O fornecedor assinou o Termo de Compromisso e Adequação à LGPD (Lei nº 13.709/2018), com cláusulas sobre tratamento de dados de seus empregados?

Como verificar: Verificar no acervo digital de contratos da administradora/GrandCondo a presença do aditivo ou cláusula de conformidade LGPD assinado pelo representante legal do fornecedor.

006
Responsabilidade Técnica
risco critica

O fornecedor contratado para serviços técnicos apresentou o registro cadastral atualizado da empresa e do responsável técnico no conselho profissional competente (CREA/CAU/CRQ)?

Como verificar: Solicitar e conferir a Certidão de Registro e Quitação de Pessoa Jurídica no site do conselho regional de classe do estado com a indicação do profissional responsável.

007
Retenções na Fonte e Contabilidade
risco media

A declaração de enquadramento no Simples Nacional ou Lucro Presumido/Real foi apresentada e validada para correta apuração das retenções tributárias?

Como verificar: Realizar consulta no Portal do Simples Nacional ou verificar a Declaração de Enquadramento conforme anexo da IN RFB nº 1.234/2012.

008
Gestão de Pagamentos e Caixa
risco critica

A conta bancária e chave Pix cadastradas para faturamento e pagamento são de titularidade exclusiva do mesmo CNPJ do fornecedor?

Como verificar: Solicitar comprovante de domicílio bancário (cabeçalho de extrato, cartão de conta PJ ou comprovante de chave Pix CNPJ) e cruzar com os dados do contrato social.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador / Gerente Predial
  • • Registrar entrada de prestadores de serviços terceirizados na portaria via sistema GrandCondo
  • • Conferir se os funcionários alocados portam crachá e EPIs obrigatórios para a atividade
  • • Acompanhar a execução das Ordens de Serviço (OS) ativas no dia e coletar aceite do zelador

Semanal

Zelador e Administradora
  • • Conferir notas fiscais recebidas contra pedidos de compra e medições físicas autorizadas
  • • Validar o recebimento de materiais e insumos entregues por fornecedores com relatório fotográfico
  • • Verificar pendências de ordens de serviço em aberto junto às empresas contratadas

Mensal

Analista Financeiro da Administradora e Síndico
  • • Solicitar e validar Certidões Negativas (INSS, FGTS, Trabalhista, Receita Federal e Municipal)
  • • Exigir comprovantes de pagamento de salários e benefícios (SEFIP/eSocial) das empresas de mão de obra intensiva
  • • Calcular e aplicar as retenções na fonte (ISS, INSS, IRRF, PIS/COFINS/CSLL) na emitição do lote de pagamento
  • • Aplicar o formulário de avaliação de desempenho mensal do fornecedor no GrandCondo

Trimestral

Síndico e Conselho Fiscal
  • • Apresentar relatório consolidado de fornecedores e avaliação de SLAs ao Conselho Fiscal
  • • Revisar contratos com vencimento previsto para os próximos 90 dias
  • • Auditagem amostral da regularidade cadastral e licenças operacionais de fornecedores recorrentes

Anual

Síndico e Administradora
  • • Realizar a rehomologação anual completa do cadastro geral de fornecedores do condomínio
  • • Analisar reajustes contratuais anuais com base nos índices previstos (IGP-M, IPCA, FIPE)

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
CNPJ do prestador inativo ou com CNAE incompatível com a atividade contratada no condomínio.Notificar a empresa contratada para regularizar o cadastro ou aditar o escopo contratual, suspendendo novas ordens de serviço via plataforma GrandCondo.Administradora5 diasalta
Certidão Conjunta Negativa de Débitos Federais (CND) vencida ou ausente no cadastro do fornecedor.Bloquear a liquidação do pagamento no módulo financeiro GrandCondo e solicitar a emissão de certidão atualizada junto ao portal da Receita Federal.Administradora2 diasalta
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) expirado na data de validação do faturamento mensal.Exigir a apresentação do CRF atualizado emitido pela Caixa Econômica Federal antes da liberação do repasse financeiro.Administradora3 diasalta
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) com apontamento de execuções trabalhistas ativas.Solicitar análise do departamento jurídico da Administradora para avaliar risco de responsabilidade subsidiária (Súmula 331 TST) e retiver pagamentos preventivamente.Administradora5 diascritica
Ausência de registro cadastral do prestador e da respectiva ART/RRT no conselho profissional (CREA/CAU/CRQ) para serviços técnicos.Paralisar os serviços técnicos no condomínio até que o responsável técnico anexe a ART/RRT quitada e válida no módulo de obras e manutenção do GrandCondo.Zelador(a)1 diacritica
Dados bancários ou chave Pix informados para faturamento pertencem a terceiro ou CPF, divergindo do CNPJ contratado.Recusar a instrução de pagamento e solicitar a emissão de nota fiscal/dados bancários vinculados estritamente à razão social e CNPJ do contrato.Administradora2 diascritica
Certidão Negativa de Débitos Tributários Municipais (ISS e Taxas Mobiliárias) da sede do prestador vencida.Notificar o fornecedor para envio da CND municipal emitida pela prefeitura de origem para verificação de retenção tributária.Administradora5 diasmedia
Falta de comprovação do recolhimento do FGTS acompanhado da relação de trabalhadores alocados (eSocial/FGTS Digital) do mês anterior.Reter a liberação da fatura do contrato de terceirização até a apresentação da documentação comprobatória de quitação dos encargos.Síndico3 diascritica
Nota Fiscal emitida sem o destaque correto da retenção previdenciária de 11% (ou 3,5%) ou sem o envio da DCTFWeb correspondente.Devolver a Nota Fiscal ao prestador para substituição e correção do destaque retido na fonte conforme instrução normativa da Receita Federal.Administradora2 diasalta
Inexistência ou desatualização de Fichas de Registro de Empregados (FRE) e ASO dos trabalhadores terceirizados atuantes no condomínio.Barrar o acesso de funcionários terceirizados sem cadastro prévio validado na portaria até a regularização do envio dos documentos de SST.Porteiro1 diaalta
Fichas de entrega de EPI desatualizadas ou equipamentos utilizados nas dependências sem número de CA válido no MTE.Fiscalizar o uso de EPIs em campo, recolher itens sem CA e exigir da empresa contratada a entrega de novos EPIs com comprovante assinado conforme NR-06.Zelador(a)1 diacritica
Ausência dos comprovantes de pagamento de salários (holerites) e de recarga de VT/VA referente à equipe terceirizada do mês anterior.Notificar formalmente a empresa contratada e sobrestar a quitação da fatura até a demonstração do repasse dos benefícios e salários aos trabalhadores.Administradora3 diasalta

Como usar o kit em campo

O rigoroso controle de fornecedores assegura a governança financeira e previne a corresponsabilidade trabalhista e tributária do condomínio, alinhando-se aos ditames do Código Civil Brasileiro e das NRs aplicáveis. Toda a documentação fiscal e os registros fotográficos das medições de serviço devem ser anexados pela zeladoria e pela administradora na plataforma GrandCondo antes de qualquer liquidação financeira. O Índice de Conformidade é calculado dividindo o total de itens verificados como 'Conforme' pela soma dos itens aplicáveis (Conforme + Não Conforme), multiplicando o resultado por 100 para determinar a liberação do pagamento mensal.

  1. 1Triagem Cadastral e Validação do CNPJ e CNAEEmita o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral no portal da Receita Federal e confirme se o status da empresa está ativo. Verifique se os códigos de atividade econômica (CNAE principal e secundários) são estritamente compatíveis com o objeto do serviço a ser prestado. Cadastre a empresa na plataforma GrandCondo vinculando o contrato e os dados cadastrais antes do início das atividades.
  2. 2Auditoria de Regularidade Fiscal, Trabalhista e PrevidenciáriaSolicite e analise as certidões negativas de débitos (CND Federal/Dívida Ativa da União, CRF do FGTS na Caixa Econômica Federal, CNDT do TST e CND Municipal). Certifique-se de que a razão social e o CNPJ sejam exatamente os mesmos do emissor da nota fiscal. Arquive os documentos na aba do prestador na plataforma GrandCondo e configure alertas automáticos de vencimento.
  3. 3Verificação do Acervo Contratual e Habilitação ProfissionalExija o contrato social consolidado para validar se o signatário possui poderes legais de representação pelo fornecedor. Para serviços técnicos de engenharia, arquitetura ou química, exija o registro cadastral da empresa e do responsável técnico no conselho profissional competente (CREA, CAU ou CRQ) acompanhado da devida anotação de responsabilidade técnica paga. Registre o contrato assinado e as anotações técnicas no acervo digital do sistema.
  4. 4Fiscalização de Saúde e Segurança do Trabalho (SST)Inspecione as Fichas de Registro de Empregados e os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) admissionais e periódicos de todos os trabalhadores alocados no condomínio. O zelador deve conferir a Ficha de Controle de Entrega de EPIs com Certificado de Aprovação (CA) válido assinada por cada funcionário terceirizado. Fotografe as fichas assinadas e faça o upload imediato no perfil do fornecedor na plataforma GrandCondo.
  5. 5Vistoria Presencial e Medição de ServiçosO zelador deve realizar a vistoria técnica no local para verificar a fiel execução do escopo contratado e o cumprimento do SLA estabelecido. Registre fotos detalhadas do serviço concluído ou da etapa executada diretamente pelo aplicativo GrandCondo. Emita o termo de medição com validação conjunta do zelador e do encarregado do fornecedor para autorizar a faturamento.
  6. 6Conferência de Encargos Trabalhistas e Folha de PagamentoPara contratos com cessão de mão de obra exclusiva, exija mensalmente a folha de pagamento, comprovantes de depósitos bancários dos salários, vales-transporte, vales-alimentação e o extrato do FGTS Digital/eSocial com a lista nominativa dos funcionários. Condicione a liberação da fatura do mês corrente à comprovação da quitação das obrigações do mês anterior. Anexe todas as comprovações financeiras ao processo de prestação de contas na plataforma.
  7. 7Análise da Nota Fiscal e Retenções Tributárias na FonteExamine a Nota Fiscal conferindo o valor bruto, a descrição detalhada do serviço e os destaques das retenções na fonte (ISS, INSS 11% ou 3,5%, IRRF e PIS/COFINS/CSLL) conforme a legislação municipal e federal vigente. Valide se as informações do espelho da DCTFWeb coincidem com o valor destacado de retenção previdenciária. Registre o documento fiscal conferido no módulo financeiro da GrandCondo para agendamento de liquidação.
  8. 8Conciliação da Conta Bancária e Liberação do PagamentoCertifique-se de que a conta bancária e a chave Pix cadastradas para o pagamento são de titularidade exclusiva do mesmo CNPJ do prestador de serviços, sendo vedados pagamentos a terceiros. Encaminhe o processo instruído para aprovação digital do síndico na plataforma GrandCondo. Após a efetivação da transferência, anexe o comprovante de pagamento ao lançamento e arquive a pasta do mês.
  9. 9Cálculo do Índice de Conformidade e Ranking de DesempenhoAplique a matriz de verificação contabilizando os itens classificados como 'Conforme', 'Não Conforme' e 'Não se Aplica'. Calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens 'Conforme' pelo total de itens aplicáveis e multiplicando por 100. Insira a pontuação obtida na Matriz Mensal de Avaliação de Desempenho no GrandCondo para balizar a renovação contratual ou aplicação de advertências e multas.

Dicas de campo

  • • Vede expressamente qualquer liquidação financeira em conta bancária de pessoa física ou de CNPJ diverso do contratado no instrumento original.
  • • Utilize o aplicativo móvel da GrandCondo para que a zeladoria capture evidências fotográficas georreferenciadas antes, durante e após a execução das obras ou manutenções.
  • • Programe alertas automáticos com 30 dias de antecedência no sistema GrandCondo para acompanhar o vencimento de CNDs, licenças e apólices de seguro.
  • • Vincule a liberação da fatura de serviços contínuos à apresentação da comprovação do benefício de vale-transporte e vale-alimentação da equipe terceirizada alocada.
  • • Exija a inclusão de cláusula contratual prevendo a retenção cautelar do pagamento do mês em caso de constatação de inadimplência trabalhista ou previdenciária do fornecedor.
  • • Mantenha um dossiê digital na nuvem do GrandCondo para cada fornecedor, centralizando licenças, contratos, aditivos, comprovantes de SST e histórico de medições.
  • • Solicite cópia atualizada da Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Profissional para empreiteiras envolvidas em reformas estruturais ou serviços em altura.

Para quem é este kit

Introdução

A homologação e o acompanhamento de fornecedores exigem rigor técnico e jurídico para blindar o condomínio contra pesados passivos trabalhistas e fiscais. Este artigo detalha a metodologia de controle contratual, aferição de desempenho operacional e conformidade financeira aplicável à rotina do síndico, da administradora e da zeladoria.

Seção 01Cadastro Inicial e Homologação de Fornecedores Técnicos

O processo de homologação de empresas terceirizadas em condomínios comerciais e residenciais exige extensa análise documental antes da assinatura de qualquer instrumento de prestação de serviços. O síndico, amparado pelo artigo 1.348 do Código Civil brasileiro, responde por negligências na contratação de prestadores. A exigência estrita de regularidade jurídica atua como a primeira camada de mitigação de riscos contra a responsabilização subsidiária.

Perguntas frequentes

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