GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-888
contas a pagar: fornecedor, documento, vencimento, valor, centro de custo, aprovação, comprovante e situação — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Controle de Contas a Pagar

Este kit estabelece a rotina padronizada de inspeção, conferência e auditoria do fluxo de contas a pagar em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a conferência de notas fiscais, retenções na fonte e centros de custo com governança total. Garanta aprovação documental rigorosa e vincule comprovantes no fluxo da administradora e síndico.

Neste checklist

Prévia do arquivo oficial

Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word + Excel — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Capa técnica e folha de rosto normalizada para prestação de contas
  • Diretrizes de conformidade baseadas no Art. 1.348 do Código Civil Brasileiro
  • Matriz preenchível de controle de contas a pagar por centro de custo
  • Checklist de auditoria financeira com 48 itens divididos por área e frequência
  • Tabela de conferência de retenções tributárias na fonte (PIS/COFINS/CSLL, IRRF, ISS, INSS)
  • Modelo de protocolo para prestação de contas do fundo fixo e adiantamentos do zelador
  • Fluxograma de aprovação de pagamentos por alçada de valor e vigência de contrato
  • Relatório padronizado de conciliação de comprovantes bancários e notas fiscais
  • Guia de validação de certidões negativas de débitos (CNDs) de fornecedores contínuos

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Contas de Concessionárias Públicas (Água, Energia, Gás)
Folha de Pagamento e Encargos Sociais (INSS, FGTS, PIS)
Contratos Contínuos de Manutenção (Elevadores, Bombas, Portões, Gerador)
Contratos de Serviços de Facilities e Vigilância Organizada
Notas Fiscais de Aquisição de Insumos de Limpeza e Manutenção
Retenções Tributárias na Fonte (ISS, INSS, IRRF, CSRF)
Fundo Fixo de Caixa e Adiantamentos do Zelador
Despesas Extraordinárias e Obras Aprovadas em Assembleia
Tarifas Bancárias e Manutenção de Contas Condominiais
Reembolsos e Despesas Operacionais Eventuais

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.348, deveres de prestação de contas)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporações Imobiliárias)
  • • NBC TG Estrutura Conceitual (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 (Retenção de tributos federais)
  • • Instrução Normativa RFB nº 971/2009 (Retenções previdenciárias de INSS na fonte)
  • • Legislação Municipal do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN)

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Concessionária de Água e Esgoto
risco alta

A fatura mensal de água e esgoto foi confrontada com a leitura física do hidrômetro do condomínio e com o histórico médio de consumo antes do agendamento do pagamento?

Critério: Volume faturado aderente em até ±2% em relação ao somatório do consumo medido fisicamente pelo zelador, com justificativa técnica registrada na plataforma em caso de desvios acima de 15% da média histórica (Art. 1.348, VI do Código Civil).

Como verificar: Acessar a fatura anexada no módulo de contas a pagar da plataforma GrandCondo, comparar o volume faturado (m³) com as planilhas semanais de leitura do zelador e verificar o histórico dos últimos 6 meses.

002
Concessionária de Energia Elétrica
risco alta

A fatura de energia elétrica das áreas comuns foi auditada quanto à inexistência de cobrança por reativo excedente (baixo fator de potência) ou ultrapassagem de demanda contratada?

Critério: Fator de potência mantido obrigatoriamente acima de 0,92 (Resolução Normativa ANEEL nº 1.000/2021), com valor cobrado para energia reativa excedente ou ultrapassagem de demanda igual a R$ 0,00.

Como verificar: Examinar os itens discriminados no detalhamento da fatura de energia cadastrada na plataforma GrandCondo, checando os campos 'UDR/UERE' (Unidade de Distribuição Reativa) e 'Ultrapassagem de Demanda'.

003
Fornecedora de Gás Canalizado ou GPL
risco alta

A fatura de fornecimento de gás (GLP a granel ou Gás Natural) foi reconciliada com o ticket de pesagem da descarga ou com a medição do medidor geral antes da autorização do pagamento?

Critério: Divergência volumétrica máxima de 1% entre a nota fiscal de faturamento e o ticket físico assinado na entrega (ABNT NBR 13523).

Como verificar: Confrontar a nota fiscal/fatura enviada pela fornecedora com o comprovante de medição do medidor geral ou com o ticket de pesagem da balança gravado pelo zelador no recebimento e anexado na plataforma GrandCondo.

004
Titularidade e Cadastro de Concessionárias
risco media

As contas a pagar de concessionárias públicas estão emitidas obrigatoriamente com o CNPJ, razão social e endereço exatos do condomínio?

Critério: 100% das faturas de serviços públicos emitidas estritamente sob o CNPJ e Razão Social do Condomínio (Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 e Art. 1.348, VIII do Código Civil).

Como verificar: Verificar no cabeçalho dos documentos digitalizados na plataforma GrandCondo se os campos 'Nome/Razão Social' e 'CNPJ' conferem integralmente com o Cartão CNPJ ativo do condomínio.

005
Cronograma de Vencimentos e Fluxo de Caixa
risco media

As datas de vencimento das contas de água, energia e gás estão programadas para datas posteriores ao ciclo de arrecadação da taxa ordinária, evitando juros ou uso do fundo de reserva?

Critério: Vencimento das faturas ajustado junto às concessionárias para ao menos 3 dias úteis após o dia limite de pagamento do boleto condominial sem multa, com custo de juros e multas por atraso igual a R$ 0,00.

Como verificar: Consultar a agenda de vencimentos do módulo financeiro na plataforma GrandCondo e validar se as datas limites das concessionárias ocorrem após a data estipulada para o recebimento das taxas condominiais.

006
Detalhamento e Exclusão de Cobranças Indevidas
risco alta

A fatura da concessionária foi checada no detalhamento de itens para garantir a ausência de cobranças por serviços de terceiros, doações voluntárias ou taxas administrativas não autorizadas?

Critério: Valor aprovado restrito estritamente às tarifas de consumo, demanda e tributos incidentes homologados; ausência total de cobranças não autorizadas expressamente pela assembleia ou pelo síndico.

Como verificar: Analisar o extrato analítico da conta no módulo de verificação de contas a pagar na plataforma GrandCondo antes da aprovação do síndico, identificando linhas divergentes do consumo de tarifa regular.

007
Comprovação de Liquidação Bancária
risco critica

O comprovante de quitação bancária autêntico está anexado ao respectivo lançamento da conta a pagar na plataforma GrandCondo no mesmo dia da liquidação?

Critério: 100% dos lançamentos de concessionárias com comprovante bancário vinculado e conferido em até 24 horas úteis após o débito em conta corrente (NBC TG Estrutura Conceitual).

Como verificar: Conferir na aba de pagamentos efetuados da plataforma GrandCondo se o arquivo em PDF do comprovante bancário oficial correspondente ao código de barras do documento está anexado e legível.

008
Reconciliação de Rateio Interno (Medição Individualizada)
risco critica

O valor total da fatura macro de concessionária com medição individualizada coincide rigorosamente com o somatório dos consumos das unidades autônomas somado ao consumo da área comum?

Critério: Diferença financeira igual a R$ 0,00 entre o montante faturado pela concessionária e o somatório alocado no rateio dos condôminos e área comum antes do envio dos boletos mensais.

Como verificar: Acessar o relatório de rateio de água/gás gerado no sistema e comparar a fórmula: `Valor Total da Fatura Concessionária = Soma dos Boletos Individuais das Unidades + Parcela da Área Comum` na plataforma GrandCondo.

Calendário de inspeções

Diário

Analista Financeiro / Administradora
  • • Conferência dos boletos e NF-es com vencimento no dia registrados no GrandCondo
  • • Validação do CNPJ do fornecedor e dados bancários cadastrados
  • • Verificação da aprovação digital do Síndico antes do envio da remessa bancária

Semanal

Administradora / Zelador
  • • Conciliação das NF-es com os comprovantes bancários de pagamento baixados
  • • Verificação dos comprovantes e notas de despesas miúdas do Fundo Fixo do Zelador
  • • Auditoria de notas fiscais pendentes de aprovação pelo Síndico ou Gestor

Mensal

Administradora / Síndico
  • • Conferência do recolhimento de impostos retidos na fonte (DARF, GPS, ISS) atrelados às NFs do mês
  • • Auditoria da correta imputação de despesas nos Centros de Custo conforme a previsão orçamentária
  • • Anexação de 100% dos comprovantes e certidões na pasta digital do GrandCondo para o Conselho Fiscal

Trimestral

Conselho Fiscal / Síndico
  • • Análise de variação dos custos fixos de concessionárias e contratos contínuos
  • • Verificação de certidões negativas de débitos (CND) dos principais fornecedores contratados

Anual

Síndico / Administradora
  • • Consolidação do relatório anual de contas a pagar para a Assembleia Geral Ordinária (AGO)
  • • Revisão do plano de contas e centros de custos no GrandCondo para o novo exercício fiscal
  • • Auditoria do cumprimento da convenção quanto aos limites de alçada para aprovação de despesas

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Fatura de água e esgoto liberada sem o confronto prévio entre a leitura do hidrômetro geral e o histórico de consumo.Zelador(a)3 diasalta
Fatura de energia elétrica das áreas comuns contendo cobrança por excedente de energia reativa (baixo fator de potência).Engenheiro15 diasalta
Abastecimento de GLP faturado sem a devida conciliação com o ticket de pesagem da descarga ou com a medição do medidor geral.Zelador(a)2 diasmedia
Inclusão não autorizada de taxas de serviços de terceiros e doações voluntárias no detalhamento das contas de concessionárias.Administradora5 diasmedia
Lançamentos financeiros mantidos como quitados no sistema sem a anexação dos respectivos comprovantes de liquidação bancária.Administradora24 horasalta
Divergência entre o valor total da fatura da concessionária e o somatório dos consumos individualizados com a área comum.Administradora5 diascritica
Liberação da guia DCTFWeb (INSS) para pagamento sem a devida conciliação com o resumo da folha analítica de salários.Administradora2 diascritica
Guia do FGTS Digital emitida com valor divergente da alíquota padrão de 8% sobre a remuneração tributável dos empregados.Administradora2 diascritica
Ausência de retenção na fonte do INSS (EFD-Reinf / R-2010) sobre a Nota Fiscal de prestação de serviços terceirizados.Administradora3 diascritica
Lançamento de horas extras e adicionais na folha sem a validação do espelho de ponto do empregado.Síndico5 diasalta
Falta de transferência mensal de 1/12 de 13º salário e férias acrescidas do terço constitucional para a conta poupança/reserva.Administradora10 diasalta
Atraso na liquidação de verbas rescisórias e da guia do FGTS rescritório, ultrapassando o prazo legal de 10 dias corridos (Art. 477 da CLT).Administradora24 horascritica

Como usar o kit em campo

O controle de contas a pagar em condomínios edilícios exige rigor contábil e auditoria técnica prévia de cada lançamento financeiro, correlacionando notas fiscais, ordens de serviço e comprovantes de liquidação no módulo financeiro da plataforma GrandCondo. A validação contínua promovida pelo síndico, administradora e zeladoria previne pagamentos duplicados, inconsistências tributárias em retenções na fonte e cobranças indevidas de concessionárias de água, energia e gás. A sistematização do fluxo de aprovação física e digital garante a conformidade com as diretrizes do Código Civil e da Convenção Condominial, assegurando a transparência das contas perante o Conselho Fiscal.

  1. 1Triagem de Documentos Fiscais e Liquidação Técnico-OperacionalA administradora ou o zelador dá entrada na Nota Fiscal ou fatura no módulo financeiro da plataforma GrandCondo, realizando o upload do documento digitalizado em alta resolução. O zelador inspeciona a entrega física dos insumos ou a prestação dos serviços no local, registrando a conformidade operacional no sistema antes do agendamento. Nenhuma conta é liberada para a fila de pagamento sem a atestação expressa de recebimento e aceite da equipe de campo.
  2. 2Auditoria de Consumos e Tarifas de Concessionárias PúblicasAntes da aprovação das faturas de água, energia e gás, a administradora confronta os dados digitados com a foto da leitura física do hidrômetro e medidor geral capturada pelo zelador. É realizada a checagem detalhada do extrato da fatura para identificar e excluir cobranças por serviços de terceiros, doações voluntárias ou penalidades por reativo excedente e ultrapassagem de demanda. Havendo divergência superior à margem histórica do condomínio, a conta é bloqueada para contestação formal junto à concessionária.
  3. 3Conferência da Folha de Pagamento, Ponto e Encargos SociaisA folha analítica mensal emitida pela administradora é auditada em paralelo com o espelho de ponto assinado pelos funcionários e validado pelo zelador e síndico. As guias da DCTFWeb (INSS) e do FGTS Digital são confrontadas com os relatórios de apuração, garantindo a exatidão dos valores de horas extras, adicionais noturnos e retenções. Os valores de provisão para 13º salário e férias (1/12 avos) são imediatamente programados para transferência à conta reserva segregada.
  4. 4Validação de Contratos de Manutenção e Relatórios TécnicosA liquidação de faturas de contratos contínuos de elevadores, bombas, portões automáticos e grupo gerador fica condicionada à apresentação da Ordem de Serviço (OS) ou relatório técnico assinado pelo profissional habilitado. O zelador verifica visualmente a execução da rotina preventiva e anexa o comprovante de visita técnica ao lançamento no GrandCondo. Faturas enviadas sem o respectivo boletim de atendimento técnico assinado pelo zelador mantêm-se retidas.
  5. 5Apuração e Aplicação de Retenções Tributárias na FonteNotas fiscais de prestação de serviços com mão de obra dedicada ou empreitada passam por verificação das retenções na fonte de INSS (R-2010), IRRF, ISSQN e CSRF conforme a legislação federal e municipal. O módulo financeiro do GrandCondo calcula o valor líquido a ser pago ao fornecedor e gera o agendamento das guias dos impostos retidos nos seus respectivos prazos legais. Esse procedimento resguarda o condomínio contra a responsabilidade solidária por autuações fiscais.
  6. 6Fluxo de Aprovação Multinível e Agendamento BancárioCom a documentação aprovada técnica e contabilmente, o título avança na esteira de aprovação digital no GrandCondo para validação do síndico e, quando exigido pela convenção, de membros do conselho fiscal. O agendamento bancário é realizado exclusivamente via código de barras ou chave PIX vinculada ao CNPJ do fornecedor constante na Nota Fiscal. É terminantemente proibido efetuar transferências para contas bancárias de terceiros sem respaldo jurídico formal.
  7. 7Anexação de Comprovantes de Liquidação e Cálculo do Índice de ConformidadeNo próprio dia da quitação bancária, a administradora realiza o upload do comprovante definitivo de pagamento no lançamento correspondente na plataforma GrandCondo. O sistema atualiza o status para 'Concluído' e disponibiliza os comprovantes para o Conselho Fiscal. O Índice de Conformidade (IC) da pasta de contas é calculado dividindo-se o total de lançamentos com documentação física/digital e comprovantes 100% conformes pelo total de lançamentos efetuados no mês, multiplicando o resultado por 100.

Dicas de campo

  • • Exija a anexação da foto legível do visor do hidrômetro e do medidor de gás no GrandCondo até o dia 25 de cada mês para comparação com a fatura da concessionária.
  • • Mantenha o plano de contas e os centros de custos atualizados na plataforma GrandCondo para separar rigorosamente despesas ordinárias de obras extraordinárias aprovadas em assembleia.
  • • Estipule um valor teto para o fundo fixo de caixa sob responsabilidade do zelador, exigindo a apresentação de Cupom Fiscal Eletrônico para qualquer ressarcimento.
  • • Configure notificações automáticas na plataforma para alertas de vencimento com 48 horas de antecedência, evitando cobranças de juros e multas por atraso operacional.
  • • Confronta a razão social e o CNPJ constantes no boleto bancário com o Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral da Receita Federal antes de autorizar o pagamento.
  • • Programe a transferência mensal automática das provisões de encargos trabalhistas para conta de aplicação financeira de liquidez diária vinculada ao condomínio.
  • • Audite quinzenalmente o extrato bancário contra os lançamentos do GrandCondo para identificar e solicitar o estorno imediato de tarifas bancárias não contratadas.

Para quem é este kit

Introdução

A auditoria rigorosa do fluxo de contas a pagar protege o condomínio contra passivos fiscais, trabalhistas e fraudes operacionais. Entenda as etapas técnicas para validar notas fiscais, reter impostos e garantir a correta apropriação de despesas nos centros de custos.

  • Cumprimento do Artigo 1348 do Código Civil referente à prestação de contas.
  • Separação contábil rigorosa entre contas ordinárias e fundos extraordinários.
  • Exigência de documento fiscal válido como lastro para qualquer desembolso.

Seção 02Triagem Documental: O Papel da Portaria 24h e da Zeladoria

  • Registro imediato de mercadorias e faturas na portaria com emissão de comprovante térmico rápido.
  • Conferência cega realizada pela zeladoria no ato do recebimento dos materiais.
  • Bloqueio de pagamentos de notas fiscais sem o ateste físico de recebimento.

Seção 03Auditoria de Contratos Contínuos de Manutenção e Serviços

  • Vinculação do pagamento da manutenção à entrega do Relatório de Atendimento (RA) mensal.
  • Exigência de CNDs e guias de FGTS/INSS de empresas terceirizadas antes da liberação do boleto.
  • Suspensão de pagamentos em caso de descumprimento de obrigações trabalhistas pela contratada.

Seção 04Gestão de Encargos Sociais e Retenções Tributárias na Fonte

  • Checagem obrigatória das retenções de ISS, INSS e IRRF no corpo da NFS-e.
  • Aplicação da Lei 10.833/2003 para recolhimento de CSRF quando aplicável.
  • Priorização máxima no sistema para o pagamento de guias geradas via eSocial.

Seção 05Fundo Fixo de Caixa e Prestação de Contas da Zeladoria

  • Restrição do Fundo Fixo apenas para despesas operacionais de pequeno valor e caráter emergencial.
  • Proibição do aceite de recibos simples, exigindo-se cupom ou nota fiscal com CNPJ do condomínio.
  • Transferência de compras de volume (químicos com registro ANVISA) para faturamento via fornecedor.

Seção 06Contas de Concessionárias e Tarifas Bancárias

  • Configuração de alertas para vencimento de concessionárias, evitando multas e cortes de serviço.
  • Auditoria mensal de tarifas bancárias descontadas diretamente na conta corrente.
  • Classificação precisa da natureza da despesa (ordinária vs. extraordinária) no momento do lançamento.

Seção 07O Rito de Aprovação e a Vinculação de Comprovantes

  • Agendamento de lotes pela equipe administrativa com aprovação final restrita ao síndico.
  • Vinculação mandatória do tripé documental: nota fiscal, ateste de execução e comprovante bancário.
  • Fechamento padronizado das pastas mensais para viabilizar a auditoria do Conselho Fiscal.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A excelência na gestão das contas a pagar de um condomínio requer processos bem definidos, integração entre portaria, zeladoria e administração, e o cumprimento irrestrito das normas fiscais e contábeis. Quando o controle financeiro opera em conformidade técnica, o síndico atua com segurança e o patrimônio coletivo é preservado de riscos desnecessários. Para operacionalizar essas rotinas e garantir que nenhum detalhe seja negligenciado no fechamento mensal, aplique nossa metodologia completa. Baixe agora o Kit Profissional de Inspeção — Modelo de Controle de Contas a Pagar e estabeleça um padrão de auditoria rigoroso para as finanças do seu condomínio.

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
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