GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-882
fundo de obras: criação por assembleia, valor da cota, prazo, conta separada, uso vinculado e demonstração de saldo — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Gestão do Fundo de Obras

Este kit estabelece as diretrizes normativas, procedimentos operacionais e ritos de controle financeiro para criação, arrecadação, custódia e aplicação dos recursos do Fundo de Obras em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a criação, arrecadação segregada e prestação de contas do fundo de obras com rigorosa conformidade ao Código Civil. Garanta controle de medições, validação de quóruns e integração operacional entre síndico, conselho e administradora.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Diretrizes normativas para criação e destinação do Fundo de Obras (Art. 1.341 e 1.342 do Código Civil)
  • Modelo editável de edital de convocação e ata de assembleia com especificação de quórum
  • Procedimento operacional padrão para abertura e governança de conta bancária segregada
  • Checklist estruturado de 40 itens de verificação técnica, financeira e fiscal com status Conforme/Não Conforme
  • Matriz de verificação de medições físicas e liberação de parcelas vinculadas à ART/RRT
  • Roteiro de parametrização do rateio de cota extra e emissão parametrizada no GrandCondo
  • Modelo de relatório de conciliação mensal do saldo e rendimentos de aplicações do fundo
  • Instrução técnica para atuação do zelador na conferência e recebimento de materiais de obra
  • Protocolo de encerramento do fundo e prestação de contas final perante a assembleia geral

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Assembleia e Validação do Quórum Legal de Aprovação
Abertura e Titularidade de Conta Bancária Vinculada e Segregada
Parametrização de Valor, Prazo e Reajuste da Cota no GrandCondo
Emissão e Arrecadação de Boletos com Destinação Especificada
Reconciliação Bancária Mensal e Gestão de Rendimentos Financeiros
Vinculação de Pagamentos a Contratos, Medições e ART/RRT
Publicação de Balancetes Parciais e Extratos para o Conselho Fiscal
Procedimento de Recomposição de Fundo e Destinação de Excedente

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.336, 1.341, 1.348 e 1.350)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporações Imobiliárias)
  • • ABNT NBR 5674:2012 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção)
  • • ABNT NBR 16280:2020 (Gestão de reformas em edificações — Requisitos para o sistema de gestão de reformas)
  • • ABNT NBR 14037:2011 (Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações)
  • • NBC TG 1000 / ITG 2000 (Normas Brasileiras de Contabilidade aplicadas a Entidades sem Finalidade Lucrativa)

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Titularidade e CNPJ da Conta
risco critica

A conta bancária destinada ao Fundo de Obras foi aberta sob o CNPJ próprio e exclusivo do condomínio, sem intermediação de conta 'pool' da administradora?

Critério: CNPJ do titular do contrato de conta bancária 100% coincidente com o CNPJ do condomínio constante na Convenção Condominial, conforme Art. 1.348 do Código Civil.

Como verificar: Solicitar o comprovante de inscrição e de situação cadastral no CNPJ e o contrato de abertura da conta corrente bancária, verificando se a razão social e a inscrição correspondem estritamente ao condomínio.

002
Estrutura de Contas Bancárias
risco alta

A arrecadação do Fundo de Obras é mantida em conta corrente/aplicação bancária distinta e segregada da conta ordinária de custeio diário?

Critério: Existência de conta bancária exclusiva (número e agência) para movimentação e acúmulo do Fundo de Obras, distinta da conta corrente de custeio ordinário.

Como verificar: Consultar o módulo financeiro do GrandCondo e checar os extratos bancários das contas ativas, confirmando números de conta e agência totalmente independentes para cada finalidade.

003
Cadastro de Assinantes Bancários
risco critica

Os poderes de movimentação e cadastro da conta do Fundo de Obras estão vigentes e vinculados estritamente à ata da gestão ativa do síndico?

Critério: Representantes da conta bancária devidamente atualizados na instituição financeira em no máximo 15 dias corridos após o registro da ata de eleição do síndico.

Como verificar: Solicitar ao banco o relatório de assinantes autorizados da conta do Fundo de Obras e cruzar os CPFs dos cadastrados com a Ata de Eleição do síndico em vigor registrada em cartório.

004
Aplicação Financeira do Fundo
risco media

Os saldos não utilizados do Fundo de Obras estão alocados em aplicações de renda fixa de baixo risco e liquidez compatível com o cronograma físico-financeiro?

Critério: 100% dos valores retidos aplicados em renda fixa pós-fixada de alta liquidez e baixo risco, com garantia do FGC e vinculação direta ao CNPJ do condomínio.

Como verificar: Examinar o extrato mensal de investimentos da conta do fundo de obras e checar a modalidade do ativo (ex.: CDB de liquidez diária/D+0 com garantia do FGC ou Tesouro Selic).

005
Integração Bancária com GrandCondo
risco alta

A conta bancária do Fundo de Obras está parametrizada no sistema GrandCondo para arrecadação direta de boletos e Pix sem dependência de repasses manuais?

Critério: Carteiras de cobrança (boleto e chave Pix) da taxa de fundo de obras vinculadas de forma direta e exclusiva aos dados da conta bancária segregada do Fundo.

Como verificar: Acessar as configurações financeiras e de carteiras bancárias no sistema GrandCondo, auditando a conta corrente de destino configurada para a receita do Fundo de Obras.

006
Cesta de Tarifas Bancárias
risco baixa

A conta segregada do Fundo de Obras possui isenção ou negociação formal de tarifas bancárias de manutenção e emissão de cobranças?

Critério: Tarifas bancárias dentro dos limites negociados formalmente em contrato ou isenção total de tarifa de manutenção de conta inativa/exclusiva de aplicação.

Como verificar: Inspecionar os extratos bancários da conta segregada buscando débitos sob os históricos de 'Tarifa de Manutenção', 'Pacote de Serviços' ou taxas de emissão de boletos fora da tabela acordada.

007
Alçadas e Dupla Custódia
risco critica

As movimentações de saída de recursos da conta do Fundo de Obras exigem autorização bancária de dupla custódia conforme prevê a convenção do condomínio?

Critério: Exigência de no mínimo duas aprovações digitais independentes (ex.: Síndico + Subsíndico, ou Síndico + Membro do Conselho Consultivo) para qualquer débito na conta.

Como verificar: Acessar a tela de parâmetros de segurança do Internet Banking PJ e verificar os perfis de aprovação e quantidade de alçadas necessárias para efetivar Pix, TED ou transferências.

008
Conciliação Bancária e Demonstrativos
risco alta

O saldo apurado no extrato da conta bancária segregada é perfeitamente idêntico ao valor divulgado no balancete e aplicativo GrandCondo no fechamento mensal?

Critério: Divergência zero (R$ 0,00) entre o extrato do banco e o demonstrativo financeiro disponibilizado aos condôminos na prestação de contas do GrandCondo.

Como verificar: Confrontar o saldo do extrato bancário oficial do último dia útil do mês com o saldo final constante no relatório de Fundo de Obras gerado no sistema GrandCondo.

Calendário de inspeções

Mensal

Administradora de Condomínios e Síndico
  • • Conciliação bancária integral da conta segregada do Fundo de Obras
  • • Lançamento dos rendimentos de aplicações financeiras do fundo no balancete
  • • Conferência do pagamento de faturas e boletins de medição com liberação técnica
  • • Anexação das notas fiscais e comprovantes no Módulo Financeiro GrandCondo

Bimestral

Conselho Fiscal
  • • Auditoria amostral dos comprovantes fiscais pelo Conselho Fiscal via plataforma
  • • Análise do índice de inadimplência específico da cota extra de obras

Trimestral

Síndico e Comissão de Obras
  • • Reunião de alinhamento entre síndico, zelador e empreiteira para revisão do cronograma físico-financeiro
  • • Atualização do saldo remanescente em relação ao custo estimado restante da obra

Semestral

Síndico e Administradora
  • • Publicação de informativo sintético no mural digital e aplicativo GrandCondo com a evolução das arrecadações e desembolsos
  • • Verificação do cumprimento das retenções contratuais de garantia técnica

Anual

Síndico, Administradora e Assembleia Geral
  • • Prestação de contas formal do Fundo de Obras na Assembleia Geral Ordinária (AGO)
  • • Reavaliação do prazo e necessidade de prorrogação ou reajuste da cota extra
  • • Encerramento formal da cota e destinação de saldo excedente conforme decisão assemblear

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Utilização de conta 'pool' da administradora para custódia dos recursos arrecadados para o Fundo de Obras.Administradora15 diascritica
Mistura de recursos do Fundo de Obras na conta corrente ordinária destinada ao custeio operacional diário.Administradora7 diascritica
Cadastro de movimentadores bancários da conta do Fundo de Obras desatualizado ou vinculado à gestão anterior.Síndico10 diasalta
Ausência de integração direta do convênio de arrecadação do Fundo de Obras com o sistema GrandCondo, gerando dependência de repasses manuais.Administradora10 diasalta
Movimentação financeira de saída do Fundo de Obras efetuada sem a validação por dupla custódia.Síndico5 diasalta
Divergência entre o saldo do extrato bancário da conta segregada e o saldo apresentado no balancete e aplicativo GrandCondo.Administradora5 diasalta
Ficha cadastral da conta do Fundo de Obras contendo co-titularidade de CPFs de terceiros ou representantes da administradora.Síndico15 diascritica
Código de cedente e carteira de cobrança do Fundo de Obras compartilhados com o convênio da conta ordinária.Administradora15 diasalta
Chaves Pix da conta do Fundo de Obras cadastradas com dados pessoais ou e-mail de terceiros.Administradora3 diasalta
Falta do arquivamento da ata de aprovação do fundo de obras na pasta documental mantida pela instituição bancária.Síndico10 diasmedia
Informe de rendimentos financeiros das aplicações do Fundo de Obras vinculado a CPF ou CNPJ divergente do condomínio.Administradora20 diasalta
Inexistência de subconta patrimonial isolada do Fundo de Obras na estrutura do plano de contas do GrandCondo.Administradora7 diasalta

Como usar o kit em campo

O Modelo de Gestão do Fundo de Obras estabelece os procedimentos normativos e operacionais para a arrecadação, custódia e destinação de recursos financeiros voltados a intervenções estruturais e melhorias no condomínio. Por meio do uso de conta bancária segregada atrelada ao CNPJ próprio e parametrizada na plataforma GrandCondo, garante-se a rastreabilidade total das cotas extras, vinculando pagamentos estritamente a contratos, medições e Anotações de Responsabilidade Técnica (ART/RRT). A fiscalização contínua pela equipe de gestão e pelo Conselho Fiscal assegura o cumprimento do Código Civil e das deliberações assembleares, permitindo auditar o Índice de Conformidade e o registro fotográfico do avanço físico-financeiro das obras.

  1. 1Aprovação Assemblear e Registro de QuórumRealize a convocação da assembleia especificando a ordem do dia e verifique o quórum legal necessário previsto nos artigos 1.341 e 1.342 do Código Civil, conforme a natureza da obra (necessária, útil ou voluptuária). Registre em ata detalhada o valor da cota extra, a forma de rateio (fração ideal ou valor fixo), o prazo de arrecadação e o escopo do projeto. Faça o registro cartorário do documento e anexe a ata digitalizada no repositório de documentos do GrandCondo.
  2. 2Abertura de Conta Bancária Segregada em CNPJ PróprioProceda à abertura de conta corrente e aplicação financeira vinculadas exclusivamente ao CNPJ do condomínio, vedando o uso de contas-pool ou intermediadas por administradoras. Configure o cadastro de movimentadores com base na ata da gestão ativa do síndico e cadastre a exigência de dupla custódia para liberação de valores. Registre o convênio de cobrança bancária individualizado para emissão de boletos e Pix do fundo de obras.
  3. 3Parametrização de Rateio e Cronograma no GrandCondoCadastre a cota extra na plataforma GrandCondo inserindo a fórmula de rateio exata aprovada em assembleia e definindo o plano de contas em subconta de ativo circulante isolada. Configure o número estrito de parcelas, a data de início, a data de encerramento e a regra de reajuste contratual aplicável. Garanta que a arrecadação emitida nos boletos seja direcionada automaticamente para a conta bancária segregada.
  4. 4Vinculação de Pagamentos a Medições e ART/RRTCondicione a liberação de pagamentos à emissão prévia do Boletim de Medição assinado pelo engenheiro fiscal ou zelador, acompanhado da nota fiscal e da respectiva ART ou RRT paga. Insira os comprovantes e os laudos técnicos no módulo financeiro do GrandCondo antes de submeter o pagamento à alçada de aprovação. Registre evidências fotográficas do avanço da etapa executada diretamente no aplicativo para validação da equipe de gestão.
  5. 5Reconciliação Bancária Mensal e RendimentosConfronte diariamente os lançamentos de entrada e saída no GrandCondo com os extratos bancários da conta do fundo de obras. Registre os rendimentos das aplicações financeiras diretamente no passivo do fundo, mantendo a neutralidade fiscal e a destinação vinculada aos investimentos do projeto. Apure e solucione eventuais divergências financeiras em até 48 horas após a identificação no sistema.
  6. 6Publicação de Balancetes e Prestação de Contas ao ConselhoDisponibilize mensalmente a pasta digital de prestação de contas para o Conselho Fiscal através do portal do GrandCondo. Inclua o balancete isolado da conta de obras, o extrato bancário integral, o diário de bordo da obra com fotos e o cronograma físico-financeiro atualizado. Obtenha o parecer do conselho antes da divulgação aos condôminos.
  7. 7Encerramento do Fundo e Destinação do ExcedenteApós a emissão do Termo de Recebimento Definitivo da Obra e a quitação de todos os fornecedores, realize o encontro de contas final do fundo. Apresente o saldo remanescente em assembleia para deliberar sobre a recomposição do fundo de reserva ou a devolução proporcional aos condôminos. Registre a baixa da cota e o encerramento do parâmetro de arrecadação no GrandCondo.

Dicas de campo

  • • Aplique os recursos do fundo de obras em investimentos de renda fixa com liquidez diária e baixo risco, sempre vinculados ao CNPJ do condomínio.
  • • Registre fotos em alta resolução no aplicativo GrandCondo antes, durante e após cada etapa executada da obra para fundamentar a liberação de parcelas.
  • • Calcule o Índice de Conformidade da gestão do fundo dividindo o número de itens atendidos no checklist pelo total de itens aplicáveis e multiplicando por 100.
  • • Exija o envio das certidões negativas de débitos e comprovação de recolhimento dos encargos trabalhistas dos funcionários da empreiteira antes do pagamento de cada medição.
  • • Configure alçadas de autorização no GrandCondo exigindo a aprovação do síndico e de um membro do conselho para pagamentos acima de limites estipulados em convenção.
  • • Ative a notificação automática de cobrança via GrandCondo para inadimplentes da cota extra, evitando que atrasos comprometam o cronograma físico da obra.
  • • Arquive as ARTs, RRTs, projetos executivos e memoriais descritivos na biblioteca digital da plataforma GrandCondo para fácil acesso do zelador e de futuras gestões.

Para quem é este kit

Introdução

A instituição e a gestão do fundo de obras exigem rigor jurídico, segregação financeira e transparência perante a assembleia para evitar contestação de contas. Este guia apresenta as diretrizes para aprovação, custódia e execução orçamentária de intervenções estruturais em condomínios.

  • Identificar a natureza jurídica da obra (necessária, útil ou voluptuária) antes de fixar o quórum de convocação.
  • Incluir na pauta do edital o objeto preciso da arrecadação, o teto de gastos e o prazo limite de cobrança.
  • Registrar formalmente a ata de assembleia no Cartório de Títulos e Documentos após a validação das assinaturas.

Seção 02Segregação Patrimonial e Abertura de Conta Bancária Exclusiva

  • Contratar conta bancária vinculada com isenção ou tarifação reduzida para movimentações de custódia.
  • Aplicar o montante em fundos de renda fixa DI ou títulos públicos federais com resgate imediato.
  • Parametrizar a conta exclusiva para receber unicamente os créditos referentes às parcelas da cota extra.

Seção 03Parametrização de Boletos e Controle de Inadimplência

  • Configurar a emissão de boletos com descritivo explícito referente à parcela e finalidade da cota de obras.
  • Aplicar reajustes previstos em contrato de empreitada apenas quando formalizados por aditivo aprovado pelo conselho.
  • Notificar unidades devedoras após cinco dias de atraso para evitar desequilíbrio no fluxo de caixa da obra.

Seção 04Medições Técnicas, Liberação de Pagamentos e Normas ABNT

  • Vincular cada liberação de recurso financeiro à assinatura do laudo de medição pelo engenheiro responsável.
  • Exigir comprovantes de recolhimento dos encargos trabalhistas (FGTS e INSS) dos operários alocados na obra.
  • Treinar a equipe de portaria 24h e zeladoria para registrar a entrada de insumos e fiscalizar o crachá dos operários.

Seção 05Transparência Contábil, Comunicação e Sistema GrandCondo

  • Disponibilizar na central de comunicação do GrandCondo os extratos da conta segregada e os laudos de vistoria.
  • Apresentar ao conselho fiscal pastas mensais contendo notas fiscais, medições e certidões negativas vigentes.
  • Emitir boletins informativos periódicos aos condôminos ressaltando o avanço percentual físico das benfeitorias.

Seção 06Destinação de Saldos, Encerramento e Recomposição

  • Emitir termo de encerramento assinado pelo síndico, conselho fiscal e engenheiro responsável pela fiscalização.
  • Submeter a proposta de destinação do excedente financeiro à votação em assembleia geral ordinária ou extraordinária.
  • Encerrar formalmente a conta bancária segregada após a transferência do saldo autorizada em ata.

Perguntas frequentes

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Conclusão

A implementação de um modelo rigoroso de gestão do fundo de obras previne contestações judiciais, assegura o cumprimento do cronograma físico-financeiro e valoriza o patrimônio do condomínio. Baixe o Kit Profissional de Inspeção — Modelo de Gestão do Fundo de Obras para ter acesso ao checklist completo, modelos editáveis de atas e planilhas parametrizadas para aplicação imediata.

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