Modelo de Controle de Contas a Receber

O que vem neste kit

• POP-FIN-001: Procedimento Operacional Padrão de Contas a Receber e Conciliação Bancária
• Checklist Exaustivo de Verificação Financeira com 48 Pontos de Auditoria
• Matriz de Parâmetros de Encargos Moratórios (Multa 2%, Juros e Correção IPCA/INPC)
• Fluxograma do Ciclo CNAB (Geração de Remessa, Processamento e Arquivo de Retorno)
• Diretrizes para Mapeamento e Cobrança de Frações Ideais e Cotas Ordinárias/Extraordinárias
• Guia da Régua de Cobrança Extrajudicial e Notificação Notarial/Administrativa
• Modelo de Termo de Confissão de Dívida e Acordo de Parcelamento de Débito Condominial
• Protocolo de Emissão de Certidão Negativa de Débitos (CND) e Declaração Anual de Quitação
• Relatório Padrão de Conciliação e Prestação de Contas para o Conselho Fiscal

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

Calendário de inspeções

Plano de ação para não conformidades

Como usar o kit em campo

A gestão de contas a receber em condomínios residenciais e comerciais exige rigoroso controle operacional e conciliação bancária diária, alinhando a cobrança de cotas ordinárias e extraordinárias ao Código Civil e às diretrizes da Convenção. Através da plataforma GrandCondo, a equipe de administração e o síndico operam o processamento automatizado de arquivos CNAB 240/400, a apuração exata de encargos moratórios e a formalização de acordos com total transparência auditável. O registro sistemático de evidências documentais possibilita o cálculo do Índice de Conformidade Financeira, garantindo que todo o fluxo arrecadatório esteja perfeitamente conciliado no balancete do Conselho Fiscal.

1. 1Cadastramento de Unidades e Frações IdeaisA equipe de gestão deve cadastrar todas as unidades autônomas na plataforma GrandCondo em estrita conformidade com as frações ideais descritas na Convenção Condominial registrada em cartório. É necessário validar os percentuais de rateio aplicáveis às cotas ordinárias e fundos de reserva antes de rodar o faturamento inicial. Divergências na base cadastral anulam a validade jurídica dos boletos emitidos e causam rejeições bancárias no processamento das carteiras.
2. 2Emissão e Registro de Boletos Bancários CNAB 240/400A administradora deve gerar os títulos de cobrança das cotas de condomínio integrados ao GrandCondo sob os padrões CNAB 240 ou 400 homologados com a instituição financeira arrecadadora. Os boletos precisam conter instruções claras de não recebimento do valor singelo após a data de vencimento sem a inclusão automática dos encargos moratórios. O correto registro do código de barras e chave PIX vincula a liquidação diretamente à conta corrente de arrecadação do condomínio.
3. 3Processamento Diário de Arquivos de Remessa e RetornoO operador financeiro realiza diariamente o upload e o processamento do arquivo de retorno bancário (ou webhook de liquidação) no GrandCondo, conciliando a data do crédito efetivo na conta. Todas as ocorrências de rejeição de títulos nos arquivos CNAB devem ser identificadas, tratadas e corrigidas na plataforma em até 48 horas úteis. Essa rotina impede o descompasso do saldo a receber e garante a pronta identificação da inadimplência.
4. 4Apuração de Encargos Moratórios e Correção MonetáriaA plataforma GrandCondo deve estar parametrizada para aplicar a multa moratória de até 2% sobre o valor do débito, conforme o Artigo 1.336 do Código Civil, acrescida de juros de mora de 1% ao mês calculados pro rata die. A atualização monetária deve utilizar o índice oficial estipulado na Convenção (INPC ou IGP-M) acumulado no período de atraso. A automação do sistema previne concessões manuais de descontos ou isenções não autorizadas por deliberação assemblear.
5. 5Execução da Régua de Cobrança Amigável e NotificaçõesA equipe de atendimento utiliza o módulo de cobrança amigável do GrandCondo para disparar lembretes preventivos antes do vencimento e notificações formais de débito após os prazos de tolerância. Ultrapassado o limite de 60 dias de atraso sem formalização de acordo, o sistema emite alerta para transição automática do débito da fase administrativa para a pré-jurídica. Todos os comprovantes de envio de notificações devem ser arquivados no repositório digital vinculado à unidade.
6. 6Formalização e Controle de Acordos de Confissão de DívidaAs renegociações celebradas na plataforma devem conter o Termo de Confissão de Dívida assinado eletronicamente ou fisicamente pelo devedor e por duas testemunhas, constituindo título executivo extrajudicial nos termos do Artigo 784 do CPC. O parcelamento precisa incluir honorários advocatícios, multa e juros acumulados, sem anistia sobre o valor principal. O GrandCondo deve manter a regra de cancelamento automático do acordo e vencimento antecipado do saldo restante em caso de atraso de até duas parcelas consecutivas.
7. 7Instrução do Dossiê e Execução JudicialPara as unidades inadimplentes sem acordo no prazo regulamentar, a administradora exporta do GrandCondo o dossiê completo e o envia ao departamento jurídico para ajuizamento da Ação de Execução de Título Extrajudicial em até 15 dias úteis. O dossiê deve ser composto pela ata de eleição do síndico, convenção registrada, planilha atualizada do débito e comprovantes das notificações expedidas. Todas as custas processuais iniciais pagas pelo condomínio devem ser cadastradas na plataforma em conta de ativo reembolsável vinculada à unidade.
8. 8Emissão de CND e Declaração Anual de QuitaçãoA plataforma GrandCondo deve emitir automaticamente a Declaração de Quitação Anual de Débitos até o mês de maio do ano subsequente para 100% das unidades adimplentes, atendendo à Lei Federal nº 12.007/2009. O sistema deve manter trava de segurança que impede a geração de Certidão Negativa de Débitos (CND) para imóveis com cobranças abertas, multas pendentes ou acordos com parcelamento em curso. A emissão de certidão positiva com efeito de negativa somente é liberada mediante termo de acordo cumprido rigorosamente em dia.
9. 9Conciliação Bancária e Cálculo do Índice de ConformidadeMensalmente, a administradora concilia o extrato bancário com o relatório de arrecadação do GrandCondo e anexa os comprovantes e fotos das telas de conciliação para prestação de contas ao Conselho Fiscal. O fiscalizador calcula o Índice de Conformidade do Contas a Receber dividindo o número de lançamentos totalmente conformes pelo total de itens verificados, multiplicando por 100. Índices abaixo de 95% exigem auditoria imediata da carteira de cobrança e correção de lançamentos pendentes.

Para quem é este kit