GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-907
balancete mensal: saldo anterior, entradas, saídas, saldo final por conta e conciliação com extratos — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Modelo de Balancete Mensal do Condomínio

Este kit estabelece a metodologia técnica para verificação, conciliação e auditoria preventiva do balancete mensal em condomínios residenciais e comerciais

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Resumo executivo

Este kit normatiza a auditoria de receitas, despesas e saldos bancários de condomínios residenciais e comerciais conforme o Código Civil. Integrado à rotina operacional do GrandCondo, garante conciliação 100% auditável entre extratos e comprovantes físicos da gestão.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

PDF, Word e ExcelComo o arquivo abre em cada formato

O mesmo conteúdo sai em folha A4 pronta para imprimir (PDF), em documento editável (Word) e — quando o material tem controle recorrente — em planilha com colunas de lançamento (Excel).

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O que vem neste kit

  • Modelo de capa formal e introdução técnica para prestação de contas
  • Estrutura de balancete sintético e analítico com controle de saldos por conta
  • Checklist de inspeção financeira com 40 itens categorizados
  • Planilha de conciliação bancária para múltiplas contas e aplicações
  • Matriz de validação da folha de pagamento e encargos sociais (INSS, FGTS, PIS)
  • Tabela de conferência de retenções tributárias sobre serviços terceirizados
  • Formulário padronizado para parecer do Conselho Fiscal
  • Protocolo para prestação de contas de chamadas de capital e fundo de obras
  • Guia de boas práticas para integração da movimentação da portaria e zeladoria com o financeiro

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Receitas de Cotas Condominiais Ordinárias e Baixas de Boletos
Receitas Extraordinárias, Chamadas de Capital e Fundo de Obras
Receitas Operacionais Diversas (Reservas de Espaços, Multas e Juros)
Despesas com Pessoal Próprio, Encargos Sociais (INSS, FGTS, PIS) e Benefícios
Despesas com Concessionárias de Serviços Públicos (Água, Energia, Gás, Telefonia)
Despesas com Contratos de Manutenção Preventiva e Serviços Terceirizados
Despesas de Manutenção Corretiva Emergency e Aquisição de Insumos
Despesas Administrativas, Bancárias, Judiciais e Seguros do Condomínio
Conciliação Bancária de Contas Correntes e Aplicações Financeiras
Gestão e Movimentação do Fundo de Reserva e Fundos Específicos
Controle de Inadimplência, Acordos Fiscais e Cobrança Judicial/Extrajudicial
Retenções Tributárias na Fonte (ISS, IRRF, CSRF, INSS Retido de Terceiros)

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 — Código Civil Brasileiro (Artigos 1.348 e 1.350)
  • • Lei nº 4.591/1964 — Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias
  • • ITG 2000 (R1) — Escrituração Contábil (Conselho Federal de Contabilidade)
  • • NBC TG Estrutura Conceitual — Relatório Financeiro para Fins Gerais (CFC)
  • • Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 — Retenção de tributos na fonte sobre pagamentos efetuados
  • • ABNT NBR 5674 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Cotas Condominiais Ordinárias
risco critica

A totalidade dos créditos de cotas ordinárias constantes no extrato bancário coincide integralmente com o relatório de liquidação de boletos do sistema no mês de referência?

Critério: Divergência zero (R$ 0,00) entre o valor creditado no extrato e o relatório de liquidação de boletos, em consonância com a ITG 2000 (R1) do CFC e o Art. 1.348, VIII do Código Civil.

Como verificar: Confrontar o valor total de créditos do extrato da conta bancária principal com o relatório sintético de liquidação de boletos emitido na plataforma GrandCondo para o mês auditado.

002
Cotas Condominiais Ordinárias
risco alta

Os lançamentos de depósitos ou transferências recebidas sem identificação na conta ordinária foram individualizados e regularizados até o fechamento do balancete?

Critério: Saldo da conta transiente de créditos não identificados zerado (R$ 0,00) ao encerramento do balancete do mês.

Como verificar: Consultar na pasta mensal a conta passiva ou redutora de 'Créditos a Identificar' e cruzar com os comprovantes enviados pelos condôminos e registrados pela equipe de atendimento do condomínio.

003
Receitas Extraordinárias e Fundos
risco critica

As receitas arrecadadas a título de cotas extraordinárias e fundo de obras foram creditadas ou transferidas integralmente para a conta bancária específica do fundo?

Critério: Transferência de 100% dos valores arrecadados para a conta específica do fundo até o 5º dia útil após o recebimento, conforme aprovado em AGE e na convenção condominial.

Como verificar: Verificar se o montante de taxa extraordinária arrecadado na conta corrente operacional foi transferido para a conta bancária/aplicação vinculada ao Fundo de Obras no período.

004
Receitas Ordinárias e Fundo de Reserva
risco alta

O percentual do Fundo de Reserva arrecadado na cota condominial está alinhado rigorosamente com a alíquota determinada na Convenção do Condomínio ou Assembleia Geral?

Critério: Exata correspondência com o percentual fixado na norma interna (ex.: 5% ou 10% sobre a cota ordinária), observando o Art. 1.336 do Código Civil.

Como verificar: Comparar a alíquota cobrada nos boletos do mês emitidos pelo sistema GrandCondo com a cláusula específica da Convenção Condominial ou ata de assembleia instituidora.

005
Cotas Condominiais Ordinárias
risco alta

O balancete demonstra o cômputo e lançamento discriminado de encargos moratórios (multa, juros e correção) em todas as baixas de boletos pagas após o vencimento?

Critério: Aplicação de multa limitada a 2% e juros moratórios de 1% ao mês (ou conforme convenção) sobre o valor do débito, de acordo com o Art. 1.336, § 1º do Código Civil.

Como verificar: Selecionar amostragem dos boletos pagos extemporaneamente no relatório de liquidação do sistema GrandCondo e conferir se os valores de multa e juros foram segregados no balancete.

006
Receitas Extraordinárias e Chamadas de Capital
risco critica

O valor global faturado e arrecadado a título de chamada de capital no mês corresponde exatamente ao parcelamento delimitado na ata de aprovação da obra?

Critério: Igualdade absoluta entre a cota-parte mensal aprovada em ata e o total faturado no mês (Divergência R$ 0,00), respeitando o limite orçamentário aprovado.

Como verificar: Somar as receitas extraordinárias da chamada de capital faturadas no mês no demonstrativo do balancete e comparar com a fração mensal estabelecida na ata de AGE anexada ao sistema GrandCondo.

007
Cotas Condominiais Ordinárias
risco media

As despesas com tarifas de emissão e liquidação de boletos bancários descontadas na origem foram lançadas de forma bruta no balancete contábil?

Critério: Registro contábil da receita pelo valor bruto do boleto acrescido do lançamento concomitante das tarifas de cobrança no grupo de despesas operacionais (ITG 2000 R1).

Como verificar: Confrontar os valores brutos arrecadados com o crédito líquido na conta bancária e checar se o montante das tarifas retidas foi escriturado na rubrica de 'Despesas Bancárias'.

008
Cotas Condominiais Ordinárias e Extraordinárias
risco alta

Os recebimentos oriundos de acordos judiciais e extrajudiciais de inadimplência foram discriminados e classificados corretamente nas contas de origem?

Critério: Lançamento individualizado por unidade com termo de acordo e comprovante de baixa anexados ao balancete mensal, mantendo alinhamento com os relatórios do departamento jurídico.

Como verificar: Analisar os relatórios de acordos no sistema GrandCondo e conferir o desmembramento dos valores nas contas analíticas do balancete (Cota recuperada, Encargos e Honorários).

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Receitas de Cotas Condominiais Ordinárias e Baixas de Boletos
  • • Receitas Extraordinárias, Chamadas de Capital e Fundo de Obras
  • • Receitas Operacionais Diversas (Reservas de Espaços, Multas e Juros)
  • • Despesas com Pessoal Próprio, Encargos Sociais (INSS, FGTS, PIS) e Benefícios
  • • Despesas com Concessionárias de Serviços Públicos (Água, Energia, Gás, Telefonia)
  • • Despesas com Contratos de Manutenção Preventiva e Serviços Terceirizados

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Divergência entre o relatório de liquidação de boletos do sistema GrandCondo e o extrato bancário da conta ordinária.Administradora3 diasalta
Presença de depósitos e transferências bancárias não identificadas na conta corrente ordinária sem a devida individualização das unidades.Administradora5 diasmedia
Receitas de cotas extraordinárias e fundo de obras creditadas incorretamente na conta corrente ordinária em vez da conta específica.Administradora48 horasalta
Alíquota de Fundo de Reserva arrecadada na cota condominial em percentual divergente do fixado na Convenção de Condomínio.Administradora5 diasalta
Ausência do cômputo e lançamento discriminado de multa, juros e correção monetária nas baixas de boletos quitados após o vencimento.Administradora7 diasmedia
Valor faturado da chamada de capital divergiu do parcelamento e do montante global aprovado na ata de Assembleia Geral Extraordinária.Síndico5 diascritica
Recebimentos de acordos extrajudiciais de inadimplência lançados como receita ordinária sem desmembrar juros, multa e cota principal.Administradora5 diasmedia
Incompatibilidade entre a arrecadação de taxas de uso de salão de festas registrada na portaria via GrandCondo e os créditos no balancete.Administradora3 diasmedia
Valores de horas extras escriturados na folha de pagamento em desacordo com o espelho de ponto aprovado pelo zelador.Administradora5 diasalta
Ausência do comprovante de pagamento da Guia DARF DCTFWeb referente ao INSS anexado ao balancete mensal.Administradora24 horascritica
Falta da relação analítica de empregados acompanhando o comprovante de recolhimento da guia do FGTS Digital no balancete.Administradora2 diasalta
Ausência de apuração e recolhimento do PIS sobre a folha de pagamento dos funcionários próprios no mês de referência.Administradora3 diasalta

Como usar o kit em campo

O balancete mensal do condomínio é o instrumento fundamental de prestação de contas que consolida todas as movimentações financeiras, conciliando créditos, débitos e saldos de fundos com os extratos bancários oficiais. A elaboração rigorosa fundamenta-se nos preceitos do Código Civil (Art. 1.348), na Convenção Condominial e na ITG 2002 do Conselho Federal de Contabilidade, assegurando absoluta transparência perante a assembleia e o conselho fiscal. O uso integrado da plataforma GrandCondo valida a conformidade operacional por meio do cruzamento automatizado de baixas de boletos, notas fiscais atestadas pelo zelador e comprovantes bancários auditáveis.

  1. 1Apuração e Conciliação das Receitas OrdináriasConfronte o relatório de liquidação de boletos do sistema GrandCondo com os créditos efetivamente lançados no extrato da conta corrente ordinária. Caso existam depósitos não identificados, promova a investigação imediata junto à administradora para regularização e individualização do condômino pagador antes do fechamento do balancete. Registre a memória de cálculo dos encargos moratórios cobrados sobre os pagamentos efetuados após a data de vencimento.
  2. 2Segregação e Transferência para os Fundos EspecíficosVerifique se a cota do Fundo de Reserva e os valores arrecadados para chamadas de capital e fundo de obras foram transferidos integralmente para as respectivas contas bancárias vinculadas. As alíquotas aplicadas devem respeitar rigorosamente a Convenção Condominial ou a deliberação formal aprovada em ata de Assembleia Geral. Impossibilite a permanência de recursos de fundos específicos na conta corrente operacional ordinária ao final do mês de referência.
  3. 3Conferência da Folha de Pagamento e Encargos SociaisAudite o espelho de ponto dos funcionários próprios validado pelo zelador no GrandCondo em relação à folha de pagamento, conferindo horas extras e adicionais. Valide se a despesa escriturada de INSS confere com a Guia DARF DCTFWeb quitada, o FGTS com o extrato do FGTS Digital e o PIS sobre folha (alíquota de 1%). Anexe os comprovantes bancários de quitação a cada documento de despesa trabalhista correspondente.
  4. 4Auditoria de Notas Fiscais e Atestes OperacionaisExija que todas as notas fiscais relativas a compras de insumos, contratos de manutenção preventiva e locações emergenciais contenham a assinatura ou ateste do zelador no sistema GrandCondo. As ordens de compra e relatórios técnicos do prestador devem ser associados ao comprovante fiscal e ao boleto ou comprovante de pagamento. Rejeite o lançamento de notas sem ateste de recebimento das mercadorias ou sem laudo de conclusão do serviço emitido em campo.
  5. 5Verificação das Retenções Tributárias na FonteGarantir que os serviços tomados sujeitos à retenção tributária (ISS, IRRF, CSRF e INSS) tiveram os impostos devidamente apurados e descontados do valor líquido pago ao fornecedor. Verifique a emissão e a quitação tempestiva das guias de recolhimento dos tributos retidos no período para evitar autuações e multas fiscais contra o condomínio. Confira se os valores informados no ambiente REINF/DCTFWeb batem com o resumo contábil do balancete.
  6. 6Conciliação Bancária Global e Verificação de ExtratosRealize a conciliação linha por linha entre a contabilidade e os extratos bancários de todas as contas correntes, poupanças e aplicações financeiras mantidas pelo condomínio. Mapeie eventuais tarifas bancárias não provisionadas ou estornos pendentes para regularização imediata. Garanta que o saldo final consolidado apurado no balancete coincida exatamente com o saldo real extratado em todas as instituições financeiras na data de encerramento do mês.
  7. 7Análise do Índice de Conformidade Financeira (IC)Calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de lançamentos auditados e totalmente comprovados pelo total de lançamentos efetuados no mês, multiplicando o resultado por 100. O parâmetro mínimo exigido para aprovação sem ressalvas pelo Conselho Fiscal é de 95% de conformidade documental e bancária. Qualquer divergência fiscal ou ausência de comprovante deve ser tratada como item Não Conforme e justificada nominalmente na nota explicativa do balancete.
  8. 8Digitalização e Registro do Dossiê de EvidênciasFotografe com o aplicativo da plataforma GrandCondo os comprovantes físicos, notas fiscais, cupons térmicos e termos de recebimento de materiais com ateste do zelador para evitar perda por degradação do papel. Armazene as fotos, os laudos de manutenção e os comprovantes de transferência bancária em pastas digitais estruturadas e associadas a cada linha de despesa. Essa sistemática garante rastro auditável permanente para consulta online do síndico, conselheiros e condôminos.

Dicas de campo

  • • Exija que a taxa de reserva de salão de festas e churrasqueiras no sistema GrandCondo seja lançada de forma individualizada no boleto do mês subsequente, facilitando o cruzamento de receitas.
  • • Mantenha os contratos de locação emergencial de geradores ou bombas submersas anexados à primeira nota fiscal de pagamento no módulo financeiro da plataforma.
  • • Realize a conciliação bancária semanalmente no sistema para evitar o acúmulo de lançamentos pendentes ou depósitos não identificados no fim do mês.
  • • Exija a apresentação da Certidão Negativa de Débitos (CND) e do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) dos prestadores de serviços terceirizados junto com a fatura mensal.
  • • Separe formalmente a conta corrente operacional da conta de aplicação dos fundos específicos (fundo de reserva, fundo de obras) para evitar co-mingling de recursos.
  • • Aplique os recursos do Fundo de Reserva e Fundo de Obras exclusivamente em investimentos de renda fixa de liquidez diária e baixo risco de mercado.
  • • Registre no histórico de cada lançamento contábil o número do boleto ou nota fiscal, o nome do fornecedor e o número da ordem de compra emitida pela gestão.

Para quem é este kit

Introdução

A prestação de contas mensal exige rigor técnico na conciliação de receitas, despesas operacionais e retenções tributárias obrigatórias, conforme estipulado pelo Código Civil Brasileiro. Entenda como padronizar a análise técnica do balancete, garantindo segurança jurídica para a administração e transparência contábil para o conselho fiscal.

  • Verifique o Artigo 1.348 do Código Civil para embasar a obrigatoriedade inegociável da prestação de contas mensal e anual estruturada.
  • Assegure a exatidão do saldo de transição entre meses, cruzando o relatório do balancete emitido com o saldo consolidado na instituição financeira.
  • Separe visualmente as contas ordinárias das contas de fundo de reserva ou chamadas de capital para facilitar a auditoria direta do conselho.

Seção 02Validação de Receitas Ordinárias, Extraordinárias e Controle de Inadimplência

  • Realize a conciliação diária sistemática dos arquivos de remessa e retorno bancário para garantir a baixa correta das cotas arrecadadas no período.
  • Classifique multas, juros moratórios e reservas de áreas comuns em rubricas isoladas, facilitando a identificação imediata da origem de todos os recursos.
  • Monitore ativamente a carteira de condôminos inadimplentes, registrando formalmente o andamento atualizado de cada acordo financeiro ou processo judicial.

Seção 03Auditoria Operacional em Despesas com Pessoal e Encargos Sociais

  • Audite as guias consolidadas do eSocial mensalmente, exigindo comprovantes de pagamento autenticados para INSS, FGTS e PIS relativos à equipe própria.
  • Confronte o espelho de ponto físico da portaria 24 horas e zeladoria com as horas extras lançadas nos holerites, validando as autorizações prévias.
  • Arquive cópias digitais íntegras dos atestados médicos e justificativas formais de faltas no sistema para embasar precisamente os descontos ou abonos em folha.

Seção 04Gestão de Contratos Terceirizados e Retenções Tributárias na Fonte

  • Institua a obrigatoriedade estrita de apresentação das certidões negativas de débito do prestador de serviço antes da liberação final do pagamento mensal.
  • Calcule preventivamente e valide as retenções de INSS, ISS e IRRF demonstradas direto no espelho da nota fiscal, arquivando as guias correspondentes.
  • Exija a assinatura física ou digital do zelador atestando a conclusão técnica satisfatória do serviço antes do encaminhamento da fatura para a liquidação.

Seção 05Despesas de Concessionárias, Insumos e Manutenção Corretiva

  • Monitore criticamente o histórico de consumo em quilowatts e metros cúbicos nas faturas para garantir a detecção precoce de anomalias operacionais no sistema.
  • Padronize estritamente o processo de compras de insumos exigindo quadro comparativo de orçamentos e a aprovação prévia do conselho fiscal para valores elevados.
  • Registre o recebimento físico documentado de materiais na portaria, cruzando a quantidade exata descrita na nota fiscal com a efetivamente entregue no recinto.

Seção 06A Dinâmica da Conciliação Bancária e Fundos Específicos

  • Extraia extratos bancários brutos em formatos não editáveis (OFX ou PDF oficial) diretamente dos portais financeiros para garantir a integridade total da conciliação.
  • Audite rigorosamente a movimentação da conta do Fundo de Reserva, validando as taxas de rendimento reais e bloqueando saques indevidos para qualquer custeio ordinário.
  • Arquive ordenadamente as apólices de seguro predial e recibos fiscais de honorários junto ao balancete impresso, comprovando a cobertura contra incêndio e danos.

Seção 07Integração Tecnológica e Organização Documental no Dia a Dia

  • Estabeleça uma rotina inflexível de remessa semanal de notas fiscais e comprovantes retidos na portaria para a administradora, evitando gargalos no final do mês.
  • Promova reuniões operacionais mensais de alinhamento entre o síndico gestor, a zeladoria ativa e o conselho fiscal para analisar preventivamente os principais ofensores orçamentários.
  • Utilize plataformas digitais padronizadas e seguras para indexar e rastrear permanentemente toda a documentação comprobatória gerada, facilitando auditorias internas retroativas sempre que necessário.

Perguntas frequentes

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Conclusão

Para garantir a exatidão inquestionável da prestação de contas mensal e o cumprimento integral e rastreável das normativas do Código Civil Brasileiro, baixe agora o "Kit Profissional de Inspeção — Balancete Mensal e Conciliação Financeira Condominial". Este material técnico aprofundado oferece um checklist completo, detalhado e aplicável para auditoria preventiva local, verificação de retenções tributárias na fonte e conciliação bancária, otimizando de maneira definitiva o trabalho diário de síndicos, conselheiros, zeladores e da portaria 24 horas quando plenamente equipada com a robusta tecnologia GrandCondo.

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