GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-903
segurança financeira: alçadas de aprovação, dupla assinatura, acesso ao internet banking, senhas e prevenção a fraudes — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Checklist de Segurança na Movimentação Financeira

Este kit estabelece o protocolo técnico de inspeção e auditoria preventiva dos processos de movimentação financeira em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Protocolo técnico de inspeção para validação de alçadas, dupla custódia e conciliação bancária em condomínios residenciais e comerciais. Garanta conformidade com o Código Civil e blindagem operacional integrada à plataforma GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Termo de Abertura e Escopo de Inspeção da Movimentação Financeira
  • Matriz de Alçadas de Aprovação por Limite de Valor e Categoria de Despesa
  • Checklist de Gestão de Tokens, Senhas e Credenciais do Internet Banking
  • Protocolo de Validação de Favorecidos, Contas de Destino e Chaves PIX
  • Tabela de Verificação Qualificada com 40 Itens Críticos (Conforme / Não Conforme / Não se Aplica)
  • Roteiro de Conferência de Documentos Hábeis e Autenticidade de NFe/NFS-e
  • Guia de Parametrização de Permissões de Usuários no ERP GrandCondo
  • Formulário de Controle e Prestação de Contas do Fundo Fixo de Caixa (Pequeno Caixa)
  • Relatório Final de Não Conformidades Financeiras e Plano de Ação Corretiva

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Alçadas de Aprovação e Dupla Custódia Bancária
Gestão de Credenciais, Senhas e Tokens do Internet Banking
Cadastro e Validação de Favorecidos e Chaves PIX
Conciliação Bancária Diária e Retenção de Comprovantes
Fluxo de Autorização de Compras e Ordem de Pagamento
Gestão do Fundo de Reserva e Contas de Aplicação Financeira
Controle e Prestação de Contas do Fundo Fixo de Caixa (Pequeno Caixa)
Parametrização de Permissões de Usuários na Plataforma GrandCondo
Rotina de Emissão, Alteração e Abatimento de Boletos de Cota Condominial
Conferência de Documentos Hábeis e Autenticidade de Notas Fiscais (NFe/NFS-e)
Transferências Intercontas (Ordinária, Benfeitorias e Fundo de Reserva)
Transparência da Pastas de Prestação de Contas no Módulo Digital GrandCondo

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro) — Art. 1.348 (deveres do síndico) e Art. 1.356 (conselho fiscal)
  • • Lei nº 4.591/1964 — Dispõe sobre o condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias
  • • Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — Proteção e sigilo de dados pessoais e bancários no condomínio
  • • ABNT NBR ISO 31000:2018 — Gestão de Riscos — Diretrizes para controles internos
  • • NBC PG 01 — Código de Ética Profissional do Contador e boas práticas contábeis
  • • Resoluções e Regulamentos do Banco Central do Brasil (BACEN) sobre limites e rastreabilidade no PIX

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Alçadas de Aprovação e Dupla Custódia Bancária
risco critica

O sistema de internet banking do condomínio está configurado para exigir a aprovação dupla (dois operadores distintos) para qualquer pagamento, transferência ou liquidação?

Critério: Obrigatoriedade de 100% dos pagamentos e transferências exigirem no mínimo 2 assinaturas digitais independentes (ex.: Administradora + Síndico ou Síndico + Conselheiro), alinhado ao Art. 1.348 do Código Civil e ABNT NBR ISO 31000:2018.

Como verificar: Acessar o perfil de parametrização de alçadas no Internet Banking da conta do condomínio, verificar as regras de assinatura cadastradas e simular a aprovação de um lote de teste.

002
Alçadas de Aprovação e Dupla Custódia Bancária
risco alta

A tabela de alçadas de valor para aprovação de gastos extraordinários definida em convenção ou ata de assembleia está espelhada nos fluxos de aprovação do ERP GrandCondo?

Critério: Parametrização exata no GrandCondo dos valores teto (ex.: despesas acima de X salários mínimos exigem aprovação formal do Conselho Fiscal/Assembleia), conforme Art. 1.348, V do Código Civil.

Como verificar: Confrontar os limites financeiros da convenção e atas assembleares com as configurações do fluxo de aprovação de contas a pagar cadastradas no ERP GrandCondo.

003
Alçadas de Aprovação e Dupla Custódia Bancária
risco critica

A funcionalidade de transferências via PIX no internet banking corporativo está limitada com teto operacional diário e vinculada ao fluxo de dupla autorização?

Critério: Limite diário ajustado estritamente ao fluxo de caixa previsto, teto noturno (20h às 06h) zerado ou restrito ao valor mínimo operacional, e obrigatoriedade de 2 assinaturas em 100% das transações, em conformidade com as resoluções do BACEN.

Como verificar: Acessar o painel de gestão de limites de PIX no internet banking corporativo, checar os tetos para horários diurno e noturno e testar se o PIX exige a segunda assinatura.

004
Alçadas de Aprovação e Dupla Custódia Bancária
risco alta

Os dados bancários e chaves PIX de favorecidos cadastrados no ERP GrandCondo são validados contra o CNPJ/CPF constante na Nota Fiscal e no contrato social antes da liberação do pagamento?

Critério: 100% de convergência entre a titularidade da conta recebedora e o CNPJ do emissor do documento fiscal e contrato assinado. Vedado o pagamento para contas de pessoa física terceirizada sem anuência contratual explícita.

Como verificar: Acessar o cadastro do fornecedor no GrandCondo, comparar a chave PIX/dados bancários informados com a nota fiscal emitida e o comprovante de CNPJ do prestador na Receita Federal.

005
Gestão de Credenciais, Senhas e Tokens do Internet Banking
risco alta

Todos os usuários envolvidos na gestão financeira do condomínio possuem acessos individuais, nominais e intransferíveis tanto no Internet Banking quanto no ERP GrandCondo?

Critério: Proibição total de contas genéricas ou senhas compartilhadas. Cada operador (síndico, zelador(a), gestor(a) da administradora) deve possuir credencial exclusiva conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 - LGPD).

Como verificar: Extrair o relatório de usuários cadastrados no Internet Banking e no GrandCondo e conferir se todos os logins possuem nome, CPF e e-mail corporativo/pessoal nominal do operador habilitado.

006
Gestão de Credenciais, Senhas e Tokens do Internet Banking
risco critica

A matriz de permissões no internet banking garante que o perfil de 'Digitador/Includor' esteja estritamente segregado do perfil de 'Aprovador/Autorizador'?

Critério: Segregação total de funções conforme a norma NBC PG 01. Usuários da administradora responsáveis pelo lançamento não podem ter perfil com permissão de aprovação e vice-versa.

Como verificar: Consultar no módulo de segurança da conta bancária corporativa a lista de perfis atribuídos a cada operador e checar a inexistência de acúmulo de funções.

007
Gestão de Credenciais, Senhas e Tokens do Internet Banking
risco critica

Os dispositivos de autenticação multifator (tokens físicos, certificados digitais e aplicativos M-Token) permanecem sob posse física e custódia exclusiva de seus respectivos titulares?

Critério: Posse física e digital inalienável do titular cadastrado. Fica expressamente vedada a guarda de tokens de aprovação em gavetas comuns, armários da portaria ou compartilhados com a equipe operacional.

Como verificar: Realizar inspeção in loco no condomínio/administradora e entrevistas com o síndico e conselheiros para comprovar a localização e custódia individualizada dos tokens.

008
Gestão de Credenciais, Senhas e Tokens do Internet Banking
risco alta

Existe um procedimento formal e executado para revogação imediata de acessos ao bankline e ao GrandCondo ao término do mandato do síndico/conselho ou no desligamento de funcionários da administradora?

Critério: Cancelamento e revogação das credenciais de acesso bancário e de sistema em até 24 horas úteis após o encerramento do mandato ou rescisão de contrato de trabalho/prestação de serviços.

Como verificar: Confrontar as atas de eleição/exoneração do GrandCondo e relatórios de desligamento de pessoal da administradora com a lista de usuários ativos no portal do banco e no ERP.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Alçadas de Aprovação e Dupla Custódia Bancária
  • • Gestão de Credenciais, Senhas e Tokens do Internet Banking
  • • Cadastro e Validação de Favorecidos e Chaves PIX
  • • Conciliação Bancária Diária e Retenção de Comprovantes
  • • Fluxo de Autorização de Compras e Ordem de Pagamento
  • • Gestão do Fundo de Reserva e Contas de Aplicação Financeira

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Ausência de configuração de dupla custódia e alçadas de aprovação conjunta no Internet Banking corporativo do condomínio.Administradora48 horascritica
Divergência entre as alçadas de aprovação definidas na convenção condominial e as permissões configuradas no ERP GrandCondo.Administradora3 diasalta
Teto diário para movimentações via PIX no Internet Banking sem limitação operacional e desvinculado do fluxo de dupla autorização.Síndico24 horascritica
Cadastro de chaves PIX de favorecidos no ERP GrandCondo efetuado sem prévia validação de titularidade do CNPJ/CPF em nota fiscal.Administradora24 horasalta
Utilização de credenciais de acesso genéricas ou compartilhadas entre usuários no Internet Banking ou na plataforma GrandCondo.Administradora24 horascritica
Acúmulo de funções do perfil de 'Digitador/Includor' e 'Aprovador/Autorizador' de pagamentos no mesmo operador no bankline.Administradora48 horascritica
Dispositivos de autenticação multifator (tokens físicos, certificados digitais A1/A3) fora da custódia exclusiva do respectivo titular.Síndico12 horascritica
Demora no cancelamento de acessos ao bankline e ao sistema GrandCondo após encerramento do mandato de síndico ou desligamento de funcionário.Síndico24 horascritica
Alteração de dados bancários de fornecedores e prestadores realizada sem confirmação por canal secundário corporativo.Administradora2 diasalta
Permissão de edição manual dos dados de favorecidos na interface do Internet Banking após a importação do arquivo de remessa CNAB.Administradora5 diasalta
Atraso na realização da conciliação bancária diária do condomínio no módulo financeiro do ERP GrandCondo.Administradora24 horasmedia
Lançamentos de débito no extrato conciliado sem a devida vinculação de nota fiscal autenticada e comprovante de quitação bancária.Administradora5 diasalta

Como usar o kit em campo

A gestão financeira condominial exige rigor operacional na movimentação de valores para mitigar riscos de fraudes, desvios e inconformidades fiscais. O estabelecimento de alçadas de aprovação, dupla custódia bancária e validação rigorosa de cadastros assegura a integridade das contas ordinárias, extraordinárias e fundos de reserva do condomínio. A parametrização adequada do ERP GrandCondo integrada ao internet banking garante rastreabilidade total dos lançamentos e respaldo técnico perante o conselho fiscal e a assembleia.

  1. 1Configuração de Alçadas de Aprovação no ERP e BankingParametrize no ERP GrandCondo e no internet banking corporativo o fluxo de autorização que exige obrigatoriamente a aprovação de dois operadores distintos para qualquer transação financeira. Garanta que os limites monetários por alçada reflitam exatamente as diretrizes estipuladas na convenção condominial ou aprovadas em assembleia geral. O bloqueio de aprovações unipessoais previne fraudes e garante o cumprimento estrito da gestão compartilhada.
  2. 2Segregação de Funções e Gestão Nominal de AcessosAtribua credenciais individuais, nominais e intransferíveis no GrandCondo e nos portais bancários para síndicos, administradores e operadores financeiros. Mantenha os perfis de inclusão/digitação de pagamentos completamente separados dos perfis de aprovação e liberação de lotes. Revogue imediatamente os acessos e tokens de segurança no encerramento de mandatos ou no desligamento de colaboradores.
  3. 3Cadastramento e Validação Contranotacial de FavorecidosValide visualmente e por cruzamento sistemático no ERP GrandCondo se o CNPJ ou CPF da chave PIX e conta bancária cadastrada correspondem exatamente ao titular da Nota Fiscal emitida e contrato social vigente. Qualquer alteração de dados bancários de fornecedores deve exigir a confirmação por canal oficial secundário e formalização do gestor do contrato. Proíba a digitação manual ou alteração pontual de favorecidos diretamente na interface bancária após a importação do arquivo de remessa.
  4. 4Execução da Conciliação Bancária Diária via OFX/APIRealize a conciliação diária de todas as contas mantidas pelo condomínio, importando os extratos bancários via arquivo OFX ou integração por API direta no sistema GrandCondo. Vincule cada débito do extrato ao seu respectivo comprovante de liquidação bancária e à nota fiscal/documento hábil validado. A ausência de pendências de conciliação no encerramento do dia assegura o controle patrimonial efetivo e a veracidade da pasta financeira.
  5. 5Gestão de Prazos e Retenções do Fundo Fixo de CaixaEstabeleça limite teto e normas operacionais rígidas para o uso e prestação de contas do pequeno caixa voltado a despesas emergenciais de pronto pagamento do zelador ou administração local. Exija nota fiscal ou cupom fiscal formalizado para cada desembolso e faça a recomposição exclusiva via transferência identificada vinculada à prestação de contas. Proíba a utilização do fundo fixo para pagamento de despesas recorrentes ou adiantamentos não autorizados.
  6. 6Controle de Boletos e Fluxos da Cota CondominialMantenha a rastreabilidade total nas rotinas de emissão, alteração de vencimentos e concessão de abatimentos das cotas condominiais na plataforma GrandCondo. Qualquer alteração no valor nominal do boleto ou perdão de encargos moratórios deve possuir justificativa formal e aprovação expressa do síndico respaldada pela convenção. Monitore o arquivo de retorno bancário diariamente para assegurar que os créditos recebidos batem rigorosamente com a liquidação do título.
  7. 7Auditoria de Documentos e Cálculo do Índice de ConformidadeRegistre fotograficamente e anexe no repositório digital do GrandCondo as evidências fiscais, comprovantes de remessa e telas de autorização de cada liquidação. Calcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens aprovados no checklist pelo total de itens aplicáveis multiplicando por cem. Mantenha o indicador acima de 95% para atestar a segurança e transparência da prestação de contas perante o conselho fiscal.

Dicas de campo

  • • Utilize a funcionalidade de anexo direto de comprovantes do GrandCondo no momento exato em que a liquidação bancária for efetuada, evitando o acúmulo de notas para o final do mês.
  • • Configure alertas automáticos de tentativas de alteração de dados cadastrais bancários no ERP para notificar instantaneamente a administradora e o síndico.
  • • Exija a apresentação da Certidão Negativa de Débitos (CND) e regularidade do FGTS junto com a NFS-e para pagamentos de serviços terceirizados recorrentes.
  • • Armazene os tokens físicos ou M-Tokens de autenticação em custódia individual sob responsabilidade técnica declarada do titular do acesso.
  • • Limite operacionalmente o teto de transferências diárias via PIX no Internet Banking Corporativo para o valor máximo da alçada ordinária definida pelo condomínio.
  • • Realize varreduras periódicas de chaves PIX cadastradas no sistema para expurgar dados de fornecedores eventuais inativos há mais de 180 dias.
  • • Disponibilize a pasta digital de prestação de contas no módulo transparente do GrandCondo até o quinto dia útil do mês subsequente para apreciação do conselho fiscal.

Para quem é este kit

Introdução

A governança financeira condominial exige protocolos estritos de dupla assinatura, segregação de funções e gestão rigorosa de acessos bancários para mitigar riscos operacionais e fraudes. Entenda como parametrizar alçadas de aprovação, homologar fornecedores e conciliar contas utilizando diretrizes contábeis e as ferramentas de auditoria técnica da plataforma GrandCondo.

  • Documentação rigorosa dos limites de alçadas financeiras conforme o escopo da convenção do condomínio.
  • Segregação de funções nas rotinas de contas a pagar, separando a figura do lançador e do aprovador final.
  • Registro em ata de assembleia de toda e qualquer modificação na política de limites para despesas extraordinárias.

Seção 02Alçadas de Aprovação e Governança de Dupla Custódia Bancária

  • Bloqueio automático de transações financeiras unilaterais nas configurações raízes do internet banking.
  • Definição de tetos de transferência diária devidamente ajustados à realidade do fluxo de caixa ordinário.
  • Revogação imediata de credenciais bancárias e tokens eletrônicos em caso de troca de gestão ou renúncia de conselheiros.

Seção 03Gestão de Credenciais e Segurança no Ambiente Digital

Seção 04Cadastro de Favorecidos e Validação de Documentos Hábeis

  • Confronto direto obrigatório entre o CNPJ do prestador de serviço e a titularidade da conta bancária de destino.
  • Exigência de Certidão Negativa de Débitos (CND) para a liberação de pagamentos referentes a contratos de manutenção contínua.
  • Conferência física na portaria com registro térmico imediato, garantindo vínculo irrefutável entre o material recebido e o pagamento contábil.

Seção 05Controle do Fundo Fixo de Caixa e Contas de Aplicação

Seção 06Parametrização de Permissões no ERP GrandCondo

  • Definição de perfis restritos na plataforma: permissão exclusiva de leitura, inserção de dados operacionais e aprovação gerencial.
  • Trilhas de auditoria (logs) permanentes para rastreabilidade de todas as alterações manuais em cobranças e acordos firmados.
  • Digitalização e anexo compulsório de Notas Fiscais e comprovantes em cada lançamento unitário no módulo de gestão financeira.

Seção 07Conciliação Bancária Diária e Fechamento Contábil

Perguntas frequentes

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Conclusão

A segurança na movimentação financeira é um pilar não negociável da manutenção corporativa e governança de qualquer empreendimento. A combinação estruturada de controles rígidos, segregação de funções e uso apropriado da tecnologia homologa as operações, protegendo tanto o capital de giro do condomínio quanto a reputação técnica da equipe de gestão. Para auditar detalhadamente e padronizar suas rotinas financeiras na prática, baixe agora o "Kit Profissional de Inspeção — Segurança na Movimentação Financeira" e implemente o protocolo definitivo de conformidade no seu condomínio.

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  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
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