POP de Organização da Sala de Encomendas

Este Procedimento Operacional Padrão estabelece o protocolo técnico rígido para recepcionar, triar, armazenar e entregar encomendas no {nome do condomínio}. O procedimento aplica-se integralmente aos porteiros, zeladores e à administração do condomínio, visando rastreabilidade total via plataforma GrandCondo.

• 1.1. Padronizar a rotina operacional para mitigar riscos de extravio, avaria ou entrega incorreta de mercadorias nas dependências do condomínio.
• 1.2. Garantir o cumprimento dos preceitos de custódia e guarda temporária previstos no Código Civil Brasileiro e a conformidade com a LGPD no manuseio de dados de frete.

A execução destas rotinas fundamenta-se nas normas legais brasileiras vigentes relativas à responsabilidade civil, segurança do trabalho e vigilância sanitária. Todas as etapas operacionais devem respeitar rigorosamente os dispositivos abaixo indicados.

• 2.1. Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002): Artigos 186 e 927 (Responsabilidade Civil), Artigos 627 a 652 (Contrato de Depósito) e Artigo 1.348 (Atribuições do Síndico).
• 2.2. Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD (Lei nº 13.709/2018): Proteção do nome, CPF, telefone e endereço contidos nas etiquetas dos volumes.
• 2.3. Norma Regulamentadora NR-17 do MTE: Parâmetros ergonômicos para elevação, transporte manual e posicionamento de cargas nas prateleiras.
• 2.4. Resolução RDC ANVISA nº 304/2019: Boas práticas de armazenagem e conservação de produtos sob controle sanitário, medicamentos e perecíveis.

A perfeita execução deste POP depende da atuação coordenada entre a equipe de portaria, a zeladoria e a gestão do condomínio. Cada participante responde diretamente pelo cumprimento rigoroso de suas etapas operacionais.

• 3.1. Porteiro: Receber as encomendas dos entregadores, efetuar a triagem visual, registrar os dados na plataforma GrandCondo, etiquetar, setorizar o volume e realizar a entrega presencial ao morador mediante validação.
• 3.2. Zelador(a): Auditar o inventário diário, fiscalizar as condições de limpeza e temperatura da sala de encomendas, gerenciar volumes com prazo de guarda excedido e reportar anomalias.
• 3.3. Síndico(a) e Administradora: Assegurar a infraestrutura física, recursos de insumo e treinamentos periódicos para a operação contínua do sistema.

A operação da sala de encomendas exige ferramentas físicas e tecnológicas para assegurar controle e integridade das cargas. É responsabilidade da zeladoria manter o estoque dos materiais em nível operacional.

• 4.1. Dispositivos móveis ou terminais da portaria com o aplicativo GrandCondo instalado e conectado à internet.
• 4.2. Prateleiras moduladas em aço, identificadas por bloco, andar e tipo de volume (frágil/pesado/padrão).
• 4.3. Equipamento de refrigeração (geladeira/freezer) exclusivo para medicamentos e alimentos perecíveis com termômetro digital acoplado.
• 4.4. Etiquetas adesivas de controle interno, leitor de código de barras, fita adesiva, lacres de segurança e EPIs ergonômicos conforme NR-17.

O procedimento de recepção deve ocorrer de forma imediata ao desembarque das mercadorias na portaria. O operador deve garantir a correta identificação da carga antes de liberá-la do entregador.

• 5.1. Confeccionar a verificação do destinatário: O porteiro deve confirmar se a encomenda pertence ao {nome do condomínio} e se o condômino {nome do condômino} está ativo na unidade {unidade}.
• 5.2. Inspecionar a embalagem externa: Caso apresente amassados graves, vazamentos, rasgos ou sinais de violação, o recebimento deve ser recusado ou ressalvado na nota de entrega.
• 5.3. Registrar no GrandCondo: Em até {prazo máximo de registro} minutos após o recebimento, o porteiro deve escanear o código do frete ou digitar os dados no módulo de encomendas do GrandCondo.
• 5.4. Preservação de Dados (LGPD): A foto do comprovante registrada no aplicativo GrandCondo deve focar exclusivamente nos campos de nome, bloco e unidade, ocultando dados financeiros ou descrições íntimas do produto.

A organização da sala de encomendas baseia-se na alocação lógica por bloco, data e fragilidade para evitar perdas e avarias. Nenhum volume deve permanecer no chão ou fora do local demarcado.

• 6.1. Acomodação por Bloco e Unidade: Posicionar o volume no módulo de prateleira reservado ao bloco correspondente, ordenado numericamente pelo apartamento.
• 6.2. Cargas Pesadas e NR-17: Volumes acima de 10 kg devem ser armazenados obrigatoriamente nas prateleiras inferiores (altura entre 0,30m e 0,75m do solo). Proibido empilhamento excessivo.
• 6.3. Itens Frágeis: Caixas sinalizadas com 'Frágil' ou vidro devem ser posicionadas no nicho central de proteção (altura entre 0,80m e 1,20m do solo) com etiqueta amarela de alerta.
• 6.4. Cadeia de Frio (RDC ANVISA 304/2019): Medicamentos e alimentos que exigem refrigeração devem ser colocados na geladeira da sala de encomendas no prazo máximo de {prazo refrigeração} minutos, ajustada entre 2°C e 8°C.

A entrega ao morador exige a confirmação de identidade e a validação eletrônica do encerramento da custódia. O processo assegura respaldo jurídico integral ao condomínio.

• 7.1. Solicitação do Código de Retirada: O porteiro deve solicitar ao morador ou procurador autorizado o QR Code ou código numérico de validação gerado pelo aplicativo GrandCondo.
• 7.2. Localização do Volume: Buscar o item na prateleira setorizada referente à unidade {unidade} e confrontar o número da etiqueta interna com o cadastro do sistema.
• 7.3. Assinatura Digital e Baixa: Colher a assinatura digital na interface do GrandCondo ou registrar a confirmação por retirada presencial com registro de documento de identidade do recebedor.
• 7.4. Baixa Automática: O aplicativo GrandCondo enviará notificação imediata de confirmação de entrega ao titular da unidade.

O controle diário de pendências e a higienização constante garantem a operacionalidade do espaço e previnem vetores ou o acúmulo descontrolado de mercadorias.

• 8.1. Leitura do Estoque Físico: Diariamente às {horário do inventário} horas, o porteiro do turno ou zelador deve realizar a leitura de todos os volumes nas prateleiras usando o aplicativo GrandCondo.
• 8.2. Tratamento de Excedentes: Volumes retidos há mais de {prazo de guarda} dias devem ser sinalizados pelo GrandCondo para emissão de notificação reforçada ao condômino.
• 8.3. Limpeza Sanitária: A equipe de zeladoria deve realizar a higienização diária das bancadas, prateleiras e maçanetas com álcool 70% ou sanitizante neutro.
• 8.4. Verificação de Refrigeração: Checar e registrar no relatório a temperatura interna da geladeira duas vezes ao dia (início e término do turno).

Eventuais inconsistências no recebimento ou incidentes na guarda devem ser tratados imediatamente conforme os procedimentos padronizados de ressalva e sinistro.

• 9.1. Caixa Danificada no Recebimento: O porteiro deve tirar foto do dano no módulo de avarias do GrandCondo antes de aceitar ou recusar, registrando o nome da transportadora e do entregador.
• 9.2. Extravio de Volume: Identificada a falta de um volume registrado, o zelador deve abrir chamado interno de apuração em até {prazo notificação avaria} horas e conferir as imagens de segurança da sala.
• 9.3. Falha de Refrigeração ou Desligamento de Energia: Transferir imediatamente os itens refrigerados para cooler térmico auxiliar e notificar a manutenção da zeladoria.
• 9.4. Encomendas Não Identificadas: Caixas sem identificação do destinatário devem ficar na prateleira 'A Classificar' por no máximo {prazo não identificados} dias antes de notificação geral via GrandCondo.

A eficácia deste POP é monitorada continuadamente através dos dados extraídos do painel administrativo do GrandCondo e das auditorias presenciais da zeladoria.

• 10.1. Registros obrigatórios mantidos pelo sistema: Livro digital de entradas/saídas, Termo de recusa de avaria e Registro diário de temperatura de refrigeração.
• 10.2. Indicador 1 (Tempo Médio de Guarda): Meta de retenção média menor que {meta tempo guarda} horas após notificação.
• 10.3. Indicador 2 (Índice de Acurácia do Inventário): Meta de 100% de divergência zero entre o estoque físico e o saldo no aplicativo GrandCondo.