Controle Manual de Encomendas

O presente termo formaliza o acionamento do protocolo manual de recebimento, triagem e entrega de encomendas no {nome do condomínio}, motivado pela indisponibilidade temporária dos sistemas operacionais decorrente de {motivo da contingência}. A operação contingencial iniciou-se em {data e hora de início} sob gestão presencial do operador {nome do porteiro}. Todo o fluxo de entrada e saída de volumes será mantido sob rigoroso controle físico nesta planilha padronizada até o restabelecimento total da infraestrutura digital.

No ato do recebimento de encomendas por entregadores ou agentes postais, a equipe de portaria aplicará a conferência física do estado das embalagens antes do aceite formal. Em atendimento ao artigo 22 da Lei Federal nº 6.538/1978, os porteiros possuem legitimidade para receber as correspondências endereçadas à unidade {unidade}, responsabilizando-se pela guarda até a efetiva entrega ao destinatário. Volumes que apresentem avarias visíveis, vazamentos ou violação de lacre deverão ser recusados ou recebidos com ressalva expressa registrada no comprovante da transportadora.

• É expressamente vedado o recebimento de encomendas com dados do destinatário ou número do apartamento ilégíveis ou ausentes.
• A equipe de portaria não efetuará qualquer pagamento de taxas de entrega, fretes a cobrar ou mercadorias consignadas no ato do recebimento.
• A triagem física exige a contagem exata da quantidade de volumes trazidos pela transportadora antes da assinatura do comprovante impresso ou digital do entregador.

Cada encomenda recebida durante o período contingencial deve ser imediatamente lançada na tabela abaixo em ordem cronológica estrita, utilizando numeração sequencial. Os dados coletados limitam-se ao mínimo necessário para garantir a rastreabilidade interna da encomenda e a proteção dos dados pessoais do morador, alinhado à Lei nº 13.709/2018 (LGPD). Esta folha impressa deve permanecer sobre a bancada principal de operação da portaria, visível e acessível exclusivamente à equipe em serviço.

Após o registro físico na tabela sequencial, o volume deve ser imediatamente encaminhado para a sala de encomendas ou eclusa de armazenamento da portaria do {nome do condomínio}. As mercadorias devem ser organizadas por ordem de bloco e unidade {unidade}, mantendo-se pacotes frágeis e pesados devidamente segregados para evitar acidentes. É proibido manter encomendas depositadas sobre o balcão de atendimento, no piso de áreas de circulação da portaria ou em locais expostos ao acesso de visitantes e prestadores de serviço.

Assim que a energia elétrica, a conexão à internet ou os sistemas forem reestabelecidos, o operador em turno iniciará a digitação imediata de todas as planilhas manuais na plataforma GrandCondo. O prazo limite para a conclusão do lançamento digital retroativo é de no máximo 2 (duas) horas após o retorno do sistema, garantindo a pronta emissão das notificações automáticas para os condôminos via aplicativo. Cada registro manual finalizado deve receber a anotação 'SISTEMA OK' ao lado do número do item.

• A digitação no GrandCondo deve seguir rigorosamente a sequência numérica constante nesta planilha manual para manter a integridade da auditoria.
• Qualquer divergência entre a quantidade de itens físicos armazenados e as linhas preenchidas na planilha exige imediata comunicação ao zelador {nome do zelador}.
• Após o lançamento no sistema GrandCondo, o operador deve validar o saldo de encomendas em estoque na tela do sistema com o saldo físico depositado no maleiro.

Na transição de turno entre os operadores de portaria durante o estado contingencial, é obrigatória a realização de inventário físico presencial de 100% dos volumes estocados. O operador que finaliza o turno {nome do porteiro} repassará item por item ao operador ingressante, efetuando a conferência conjunta das linhas da planilha física. A contagem de volumes deve corresponder exatamente ao número de encomendas pendentes de retirada pelos moradores.

As informações pessoais constantes nesta folha de controle destinam-se exclusivamente à finalidade de segurança operacionale identificação de custódia de encomendas, amparadas pelo artigo 6º da Lei nº 13.709/2018. É expressamente proibido tirar fotografias desta planilha por meio de dispositivos pessoais ou compartilhar seu conteúdo em grupos de mensagens instantâneas. Após a completa digitação e conciliação dos dados na plataforma GrandCondo, as planilhas físicas preenchidas serão arquivadas em pasta fechada na zeladoria pelo prazo de 30 dias e subsequentemente descartadas via fragmentação segura.

• A guarda das planilhas em papel durante e após o evento contingencial é de responsabilidade direta do zelador e do síndico do condomínio.
• É vedada a exibição da planilha preenchida a moradores ou terceiros durante o processo de coleta de assinatura de entrega física.
• Em caso de extravio ou danificação da planilha física contingencial, a administradora e o síndico devem ser notificados imediatamente para abertura de sindicância interna.

Na hipótese de o morador realizar a retirada presencial da encomenda antes da digitação retroativa no sistema GrandCondo, a entrega deve ser registrada na tabela do Item 3 ou mediante preenchimento dos campos individuais deste bloco. O recebedor declara ter conferido a integridade externa do pacote e assume a responsabilidade do recebimento da mercadoria destinada à sua unidade {unidade}.