Registro de Correspondências

O presente Registro de Correspondências disciplina o fluxo de triagem, guarda temporária e entrega de cartas simples, registradas (AR), notificações e citações recebidas no Condomínio {nome do condomínio}. A equipe de portaria assume a custódia provisória dos volumes em conformidade com a legislação postal brasileira, garantindo a integridade dos documentos até sua efetiva transferência ao condômino ou morador cadastrado da unidade {unidade}.

• Cláusula 1ª: A recepção de correspondências pela portaria fundamenta-se no Art. 22 da Lei Federal nº 6.538/1978, sendo dever do funcionário da portaria receber e assinar o comprovante de entrega dos Correios.
• Cláusula 2ª: A aceitação de citações e intimações judiciais entregues pelo agente postal obedece rigorosamente ao Art. 248, § 4º do Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015), vinculando a responsabilidade do condomínio na imediata notificação ao condômino.
• Cláusula 3ª: O síndico e a administradora, nos termos do Art. 1.348 do Código Civil, zelam pelo cumprimento do fluxo operacional de correspondências exercido pelos porteiros e pela zeladoria predial.

Toda correspondência que der entrada na portaria do condomínio {nome do condomínio} deve ser conferida visualmente, triada por prioridade e classificada antes da alocação nos escaninhos de correio ou registro no sistema. Fica expressamente vedada a abertura, violação ou retenção indevida de qualquer envelope, sob pena de responsabilização civil e criminal do operador.

• Cláusula 4ª: Correspondências simples deverão ser destinadas diretamente à caixa postal individual da unidade {unidade} imediatamente após a triagem.
• Cláusula 5ª: Correspondências Registradas (AR), Notificações Extrajudiciais, Cartas de Órgãos Públicos e Intimações deverão obrigatoriamente ser catalogadas na tabela de controle deste documento e lançadas na plataforma GrandCondo para notificação automática ao morador.
• Cláusula 6ª: Cartas com avarias visuais, envelopes rasgados ou sinais de violação preexistentes devem ter sua ressalva anotada pelo porteiro no ato do recebimento junto ao carteiro.

Considerando o impacto legal dos prazos processuais para o morador da unidade {unidade}, a portaria adotará rito prioritário para correspondências vindas do Poder Judiciário, Receita Federal, Prefeituras ou Cartórios de Títulos e Documentos. O porteiro de plantão registrará com precisão cirúrgica os dados da entrega, garantindo a rastreabilidade do documento recebido em {data}.

• Cláusula 7ª: O porteiro informará imediatamente ao zelador e lançará o alerta de urgência no painel operacional GrandCondo para avisar o morador via aplicativo e e-mail cadastrado.
• Cláusula 8ª: Em caso de recusa expressa do morador em receber notificação judicial, o porteiro registrará a certidão de recusa no livro oficial, sem devolver o documento ao órgão remetente sem prévia instrução legal.
• Cláusula 9ª: Notificações destinadas à própria administração do condomínio devem ser entregues diretamente ao zelador ou à administradora no prazo máximo de 12 horas úteis.

Esta seção contém a listagem sequencial de correspondências sob custódia que exigem assinatura física do destinatário no ato do levantamento na portaria do condomínio {nome do condomínio}. O preenchimento das colunas é obrigatório e constitui prova documental de entrega.

O depósito das cartas simples nas caixas postais individuais das unidades e a entrega presencial na portaria pelo funcionário de plantão devem seguir os horários previstos no Regimento Interno. O morador da unidade {unidade} ou seu representante autorizado deve apresentar documento de identificação ao retirar itens retidos na portaria.

• Cláusula 10ª: A retirada de correspondências por terceiros (prestadores de serviço doméstico, familiares não residentes) só será autorizada mediante autorização prévia por escrito ou validação no aplicativo da plataforma GrandCondo pelo morador titular.
• Cláusula 11ª: É vedada a permanência de moradores no interior da guarita da portaria para busca autônoma de cartas, devendo o porteiro realizar a entrega através do balcão de atendimento.

Correspondências destinadas a moradores não localizados, antigos inquilinos ou unidades vagadas serão submetidas ao protocolo de devolução e retenção administrativa do condomínio {nome do condomínio}. A zeladoria realizará o levantamento quinzenal de itens não procurados acumulados na guarita.

• Cláusula 12ª: Cartas destinadas a ex-moradores serão devolvidas ao agente dos Correios com a anotação 'Mudou-se', vedado o descarte ou guarda indefinida pela portaria.
• Cláusula 13ª: Unidades comprovadamente desocupadas terão suas correspondências simples retidas sob supervisão do zelador e entregues ao proprietário ou à imobiliária mediante protocolo específico.

O tratamento dos dados pessoais contidos no envelope e no registro físico (nome, unidade, código do documento e assinatura) atende ao Art. 7º, incisos II e VI da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). As informações coletadas pela equipe de portaria destinam-se exclusivamente ao cumprimento de obrigação legal e ao exercício regular de direitos do condomínio.

• Cláusula 14ª: O livro físico de registro de correspondências deve permanecer guardado em local de acesso restrito aos funcionários da portaria e zeladoria, impedindo a visualização de dados por pessoas não autorizadas.
• Cláusula 15ª: Os registros digitais efetuados na plataforma GrandCondo possuem controle de acesso por perfil e encriptação, respeitando a privacidade dos condôminos.

Por meio deste termo, o recebedor declara ter conferido o envelope/volume sob custódia da portaria do condomínio {nome do condomínio} na data de {data}, atestando o recebimento em perfeitas condições de lacre e integridade física. O porteiro confirma a transferência de custódia e baixa o respectivo protocolo no sistema.