Registro de Entrada e Saída de Visitantes

O presente registro formaliza o controle sistemático de acesso de terceiros nas dependências do {nome do condominio}, localizado em {endereco do condominio}. A operação de identificação e liberação é realizada pela equipe de portaria presencial devidamente treinada, utilizando o sistema GrandCondo como ferramenta auxiliar de checagem. O porteiro em serviço responde pelo correto preenchimento deste relatório diário físico para salvaguarda do condomínio.

A coleta e o tratamento de dados pessoais nesta portaria atendem integralmente aos Artigos 7º, incisos II e IX da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), fundamentando-se no cumprimento de dever legal do síndico (Art. 1.348, V do Código Civil) e no legítimo interesse para segurança patrimonial e física dos moradores e frequentadores do {nome do condominio}.

• Cláusula 1.1: Os dados pessoais coletados (nome completo, documento oficial, fotografia quando aplicável e placa de veículo) destinar-se-ão estritamente ao controle de trânsito físico nas portarias.
• Cláusula 1.2: O condomínio e a empresa operadora de portaria comprometem-se a utilizar as informações exclusivamente para identificação, sendo vedado qualquer compartilhamento comercial ou cessão a terceiros.
• Cláusula 1.3: O visitante ou prestador de serviços autoriza voluntariamente o registro ao solicitar ingresso nas dependências privadas do condomínio.
• Cláusula 1.4: O titular dos dados possui o direito de solicitar a confirmação da existência do tratamento e o acesso aos seus dados perante a administração do condomínio, nos termos do Art. 18 da LGPD.

Nenhum visitante, prestador de serviço ou fornecedor terá o acesso liberado sem a prévia e expressa autorização do condômino ou morador responsável pela unidade {unidade}. O porteiro de plantão efetuará a consulta direta via plataforma GrandCondo ou por contato interfônico formal antes de franquear a entrada pela eclusa de pedestres ou portões de garagem.

Esta planilha deve ser preenchida de forma legível e imediata pelo porteiro presencial no exato momento da entrada e da saída de cada indivíduo no {nome do condominio}. É vedado o preenchimento retroativo ou a omissão de dados de identificação documental.

O ingresso de veículos de visitantes e entregadores nas garagens do {nome do condominio} fica estritamente condicionado à prévia indicação de vaga pelo morador e autorização expressa. O porteiro inspecionará visualmente o veículo no portão de acesso e registrará as características do automóvel para evitar a ocupação indevida de áreas privativas.

Qualquer intercorrência observada durante o plantão — tais como tentativa de acesso sem autorização, divergência documental, recusa de identificação, permanência indevida ou falha no fechamento de portões — deve ser descrita detalhadamente neste campo. O porteiro notificará o zelador e registrará o fato no módulo de ocorrências do sistema GrandCondo.

A guarda física e digital das planilhas de acesso obedece às boas práticas de segurança da informação e à política de governança de dados do condomínio.

• Cláusula 7.1: Os registros físicos (folhas de portaria) serão arquivados na administração do condomínio pelo prazo estipulado de 90 (noventa) dias para fins de auditabilidade e segurança física.
• Cláusula 7.2: Decorrido o prazo regulamentar de retenção, as folhas físicas serão fragmentadas de forma segura e irreversível pela administração.
• Cláusula 7.3: Os registros sincronizados no sistema GrandCondo permanecerão armazenados em ambiente em nuvem criptografado com controle restrito de acesso por perfil de usuário.

Ao término do turno, o porteiro saint efetuará a conferência das saídas pendentes com o porteiro entrante. O zelador do {nome do condominio} realizará a verificação diária deste relatório, auditando a consistência das informações com o histórico da plataforma de gestão.

Atesto que as informações registradas nesta folha de controle de portaria são exatas, completas e obtidas em estrita conformidade com as normas do Regimento Interno do {nome do condominio} e com a legislação vigente (LGPD e Código Civil). O supervisor/zelador atesta o recebimento e conferência desta folha no encerramento do expediente.