Livro de Ocorrências da Portaria 24h

Este documento constitui o registro oficial da equipe de portaria para catalogação de fatos relevantes ocorridos durante o turno de {turno}, sob responsabilidade do porteiro {nome do porteiro}. As informações contidas integram o acervo operacional auditável do {nome do condomínio}, servindo de base técnica para providências da zeladoria e da administração. O preenchimento rigoroso garante a continuidade do fluxo de informações e a transparência na passagem de bastão operacional.

A ocorrência catalogada neste termo deve ser devidamente enquadrada conforme a tipologia do evento observado no espaço físico do condomínio {nome do condomínio}. A correta triagem orienta o encaminhamento automático dos alertas no sistema GrandCondo ao zelador {nome do zelador} ou ao síndico. Fatos que envolvam risco à integridade física, patrimonial ou descumprimento do Regimento Interno exigem priorização máxima.

Relato cronológico, imparcial e objetivo dos eventos presenciados ou informados à portaria durante o turno na unidade {unidade/bloco} ou área comum. O operador deve abster-se de emitir opiniões pessoais ou juízos de valor, limitando-se aos fatos verificáveis e constatações visuais ou audíveis. Detalhes minuciosos quanto aos horários e locais exatos são indispensáveis para apuração formal posterior.

A coleta de dados das pessoas vinculadas ao incidente deve observar estritamente os princípios da minimização e necessidade regidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). Somente devem ser registrados os dados estritamente fundamentais para a apuração administrativa a ser conduzida pelo síndico {nome do síndico}. Caso envolve terceiros ou prestadores, deve-se vincular o cadastro operacional à ordem de serviço vigente.

Detalhamento das medidas imediatas de contenção, mediação ou suporte operacional aplicadas pela equipe de portaria para conter o problema. Registram-se as comunicações realizadas ao zelador {nome do zelador}, chamados técnicos a prestadores cadastrados ou acionamento de serviços públicos de emergência. A agilidade nas providências visa conter danos às instalações prediais ou riscos à comunidade.

Catalogação dos elementos materiais que comprovam ou ilustram a ocorrência relatada, incluindo arquivos de imagem, áudio ou ordens de serviço. Todo o acervo digital citado deve ser formalmente associado ao protocolo {numero do protocolo} dentro do aplicativo GrandCondo. A preservação da cadeia de evidências é essencial para dar suporte a eventuais Notificações Extrajudiciais ou autos de infração.

O registro das rotinas de portaria obedece às prerrogativas legais da legislação civil e normas técnicas vigentes no país. A atuação preventiva e o correto registro garantem a devida prestação de contas do síndico {nome do síndico} perante os condôminos, resguardando os direitos dos colaboradores e moradores.

• 1. A exatidão e veracidade do relato são de responsabilidade do profissional de portaria subscritor, que deve atuar com urbanidade, imparcialidade e sigilo funcional.
• 2. Os dados pessoais catalogados nesta folha possuem finalidade exclusiva de gestão condominial, conforme art. 1.348 do Código Civil e termos da LGPD (Lei nº 13.709/2018).
• 3. Intercorrências associadas a obras nas unidades autônomas devem obrigatoriamente fazer referência ao plano de reforma e termos da ABNT NBR 16280.
• 4. O descumprimento deliberado das rotinas de registro ou o omissão de incidentes graves sujeita os operadores às sanções previstas na CLT e no regimento interno.

Consolidado cronológico das intercorrências registradas ao longo do turno de 24 horas, servindo como consulta rápida na transição entre equipes. A assinatura dos porteiros na passagem de turno valida o conhecimento de pendências e o recebimento das chaves ou equipamentos sob responsabilidade do setor.

Termo formal de encerramento de passagem do relatório de ocorrências, transferindo a responsabilidade da informação à zeladoria e à administração condominial. A assinatura da gestão atesta o recebimento formal do documento e autoriza o andamento das medidas administrativas ou jurídicas necessárias no âmbito do {nome do condomínio}.