GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-1-001
passagem de turno na portaria: conferência de chaves, encomendas, ocorrências, equipamentos e comunicação entre porteiros

Checklist de Troca de Turno da Portaria

Este kit padroniza o procedimento operacional de passagem de turno entre porteiros presenciais, assegurando a continuidade do controle de acesso, integridade dos equipamentos e rastreabilidade de eventos no condomínio

9 min de leitura ~32 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estruture a passagem de serviço da equipe presencial com critérios técnicos rigorosos. Garanta a continuidade do controle de acesso, gestão de chaves e rastreabilidade de encomendas sem rupturas.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48 com campos de conformidade e observação.

Itens 49–65

Itens 49 a 65 com campos de conformidade e observação.

Itens 66–82

Itens 66 a 82 com campos de conformidade e observação.

Itens 83–99

Itens 83 a 99 com campos de conformidade e observação.

Itens 100–104

Itens 100 a 104, observações e bloco de assinaturas.

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Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

104 itens verificáveis

10 áreas de inspeção críticas

5 frequências de checagem

Integração 100% digital

O que vem neste kit

  • Matriz de auditoria de encomendas retidas no guichê
  • Roteiro de inspeção física do claviculário e chaves de serviço
  • Protocolo de teste de intercomunicadores e HTs
  • Planilha de transição de visitantes e prestadores pendentes
  • Checagem de infraestrutura predial da guarita (iluminação e elétrica)
  • Verificação de operação local do sistema de CFTV
  • Inspeção de botoeiras de pânico e acionadores manuais
  • Modelo de relatório de passagem de serviço para o App GrandCondo
  • Quadro de rotinas e frequências de manutenção de posto

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Claviculário Físico e Gestão de Chaves Mestras e de Serviço
Módulo de Encomendas e Pacotes Pendentes no App GrandCondo
Livro e Registros Digitais de Ocorrências do Turno
Equipamentos de Radiocomunicação (HTs) e Bases Carregadoras
Central de Intercomunicação e PABX da Portaria
Monitores e Visualização Local do Sistema de CFTV
Botoeiras de Pânico e Dispositivos de Liberação Manual de Portões
Iluminação Interna, Externa e Luzes de Emergência da Guarita
Sanitário e Infraestrutura de Apoio para Funcionários
Registros de Entrada de Prestadores de Serviço e Visitantes do Turno

Referências normativas

  • • ABNT NBR 5674:2012 — Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão da manutenção
  • • NR-01 — Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO)
  • • NR-17 — Ergonomia (trabalho em guaritas e postos de controle de acesso)
  • • Lei Federal nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD no registro de encomendas e visitantes)
  • • ABNT NBR 14037:2011 — Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações
  • • ABNT NBR 9050:2020 — Acessibilidade a edificações, mobiliário, espaços e equipamentos urbanos

Amostra do checklist (104 itens no material completo)

001
Claviculário Físico / Guarita
risco alta

O claviculário físico encontra-se trancado, com fechadura funcional e sem sinais de arrombamento ou desgaste mecânico?

Critério: Fechadura operacional com travamento 100% eficaz, sem folgas mecânicas no fecho e chave de acesso sob custódia exclusiva do porteiro de plantão.

Como verificar: Testar a abertura e fechamento da porta do claviculário com a chave do porteiro; inspecionar dobradiças, batente e miolo da fechadura visualmente e sob leve pressão manual.

002
Claviculário Físico / Sistema GrandCondo
risco critica

A quantidade física de chaves presentes no claviculário confere exatamente com o saldo de chaves em custódia indicado no aplicativo GrandCondo?

Critério: Divergência zero (100% de correspondência exata entre o estoque físico pendente e o saldo no GrandCondo).

Como verificar: Realizar a contagem física chave por chave nos ganchos e comparar simultaneamente com a listagem do módulo de chaves no app GrandCondo na tela de Passagem de Turno.

003
Gestão de Chaves
risco alta

Todas as chaves ausentes do claviculário possuem registro ativo de retirada no aplicativo GrandCondo com identificação do responsável e prazo de devolução?

Critério: 100% das chaves ausentes com termo/registro digital assinado pelo solicitante no sistema e dentro do prazo limite estipulado.

Como verificar: Acessar a aba 'Chaves Retiradas' no app GrandCondo, verificar o nome do portador, horário de saída e conferir se o gancho físico correspondente possui a ficha/identificador provisório de retirada.

004
Claviculário Físico
risco media

Todas as chaves do claviculário possuem etiquetas/tags numéricas ou codificadas em bom estado de leitura e sem identificação direta de dados pessoais conforme a LGPD?

Critério: 100% das etiquetas legíveis, padronizadas e codificadas sem exposição de dados pessoais (Lei Federal nº 13.709/2018).

Como verificar: Inspecionar visualmente as etiquetas anexadas às chaves no claviculário, verificando legibilidade e ausência de nomes, telefones ou números de unidades expostos diretamente (deve usar apenas código interno vinculado ao GrandCondo).

005
Chaves Mestras de Emergência
risco critica

As chaves mestras de emergência (liberação manual de portões e chave do poço/cabine de elevadores) estão no claviculário em posição destacada e operacionais?

Critério: Chaves de emergência presentes no local padronizado, identificadas em cor de destaque e sem defeitos mecânicos.

Como verificar: Verificar visualmente a presença das chaves mestras no nicho vermelho/específico do claviculário e checar fisicamente se a estrutura metálica não apresenta empenamento ou desgaste nos dentes.

006
Chaves de Serviço
risco baixa

O molho de chaves de serviço de rotina da zeladoria (lixeiras, portões manuais, vestiários) está completo e com as argolas de fixação integras?

Critério: Argola de aço selada ou com trava sem abertura, mantendo 100% do conjunto de chaves de serviço preso e funcional.

Como verificar: Tracionar levemente com as mãos a argola do molho de chaves de serviço da zeladoria e conferir a presença de todas as chaves do conjunto rotineiro.

007
Gestão de Chaves / Turno Anterior
risco critica

Houve a devolução física e a devida baixa no GrandCondo de todas as chaves de serviço entregues a empreiteiros cujos expedientes se encerraram no turno anterior?

Critério: Zero chaves retidas por prestadores de serviço que já encerraram o expediente no condomínio.

Como verificar: Consultar no aplicativo GrandCondo a lista de 'Prestadores com Saída Registrada' no turno que se encerra e cruzar com as devoluções físicas efetuadas no claviculário.

008
Claviculário Físico
risco baixa

O interior do claviculário encontra-se limpo, livre de objetos estranhos ao serviço e com as chaves dispostas estritamente em seus ganchos correspondentes?

Critério: Ausência total de objetos alheios e 100% das chaves dispostas exatamente no gancho correspondente à sua numeração.

Como verificar: Abrir o claviculário, inspecionar a base e as fileiras de ganchos verificando a ausência de papéis soltos ou objetos estranhos e a ordenação sequencial das chaves.

Calendário de inspeções

Diário

Porteiro Passador e Porteiro Receptador
  • • Conferência física de 100% das chaves do claviculário e cruzamento com autorizações vigentes
  • • Auditoria presencial dos pacotes/encomendas retidos no guichê e validação no app GrandCondo
  • • Teste de transmissão, recepção e carga de bateria dos rádios comunicadores HT
  • • Transferência verbal e confirmação no app GrandCondo sobre pendências, prestadores no local ou avisos ao síndico
  • • Verificação da higienização, limpeza e organização geral da bancada da guarita

Semanal

Zelador(a)
  • • Auditoria de conformidade no histórico de trocas de turno registradas na plataforma GrandCondo
  • • Inventário completo de encomendas paradas na portaria há mais de 7 dias com notificação via app aos moradores
  • • Inspeção física do estado das botoeiras de pânico e travamento das portas da guarita
  • • Conferência do estoque de insumos e materiais de limpeza de uso diário da portaria

Quinzenal

Zelador(a)
  • • Teste funcional dos monitores locais de CFTV e checagem do posicionamento das câmeras do perímetro da guarita
  • • Verificação de lanternas de emergência e testes de autonomia das baterias dos HTs de reserva
  • • Inspeção da iluminação da guarita e dos refletores dos portões de acesso de pedestres e veículos

Mensal

Supervisor de Facilities / Administradora
  • • Análise dos relatórios Consolidados de Ocorrências de Turno emitidos pela plataforma GrandCondo
  • • Auditoria na folha de ponto eletrônico e cumprimento das escalas de revezamento da equipe de portaria
  • • Revisão técnica do estado das chaves mestras e substituição de etiquetas identificadoras danificadas
  • • Verificação da aplicação das diretrizes da LGPD na retenção física e digital de dados de visitantes

Semestral

Síndico(a) e Engenharia / Consultoria de Manutenção
  • • Treinamento de reciclagem operacional sobre protocolos de portaria e uso das ferramentas da plataforma GrandCondo
  • • Revisão dos procedimentos padrão de segurança e comunicação de emergência do condomínio
  • • Avaliação do estado ergonômico dos assentos, bancadas e climatização do posto de trabalho da guarita

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Divergência entre a quantidade de chaves físicas no claviculário e o saldo registrado no aplicativo GrandCondo.Porteiro1 diamedia
Chave mestra de emergência (liberação manual de portões ou poço do elevador) fora do local destacado no claviculário.Zelador(a)1 diamedia
Chave de serviço entregue a empreiteiro sem baixa no sistema GrandCondo após o término do expediente regular.Porteiro1 diamedia
Pacote físico presente no guarda-volumes de encomendas sem o devido cadastro de entrada no aplicativo GrandCondo.Porteiro1 diamedia
Medicamentos ou insumos perecíveis armazenados fora da refrigeração ou sem o alerta ativado no app GrandCondo.Porteiro1 diamedia
Encomendas de grande porte armazenadas na guarita obstruindo rotas de fuga ou equipamentos de combate a incêndio.Zelador(a)1 diamedia
Pacote recebido com avaria visível na embalagem sem foto anexada no cadastro do aplicativo GrandCondo.Porteiro1 diamedia
Envelopes de valores, cartões bancários e documentos mantidos em gaveteiros sem tranca ou expostos sobre a bancada.Porteiro1 diamedia
Ocorrência crítica do turno anterior pendente de resolução repassada sem o devido alinhamento verbal entre os porteiros.Porteiro1 diamedia
Inclusão de números de documentos pessoais (CPF/RG) em campos de texto de visibilidade geral no app GrandCondo.Administradora1 diamedia
Prestador de serviço permanecendo no condomínio após o horário autorizado sem status 'Em Permanência' no app.Porteiro1 diamedia
Rádio HT entregue ao turno ingressante com carga de bateria inferior a 80% ou com falhas de áudio.Porteiro1 diamedia

Como usar o kit em campo

O Checklist de Troca de Turno da Portaria padroniza a transferência de responsabilidades entre porteiros, garantindo a continuidade operacional e a segurança do condomínio. A ferramenta integra a verificação física de chaves, encomendas, rádios e CFTV com a auditoria digital executada no aplicativo GrandCondo. Sua aplicação sistemática elimina falhas de comunicação, protege dados pessoais conforme a LGPD e assegura conformidade com as normas técnicas vigentes.

  1. 1Apresentação e Vistoria Física da GuaritaO porteiro ingressante deve chegar com 10 minutos de antecedência para realizar a inspeção visual das condições de higiene, iluminação e organização da guarita. Verifica-se o estado das luzes de emergência, sanitários e infraestrutura de apoio antes de assumir os postos operacionais. Qualquer anormalidade física deve ser registrada imediatamente no aplicativo GrandCondo.
  2. 2Auditoria do Claviculário e Chaves MestrasConfira fisicamente a presença de todas as chaves no claviculário e cruze a contagem com o saldo em custódia exibido no app GrandCondo. Valide a presença das chaves mestras de emergência (liberação de portões e cabine do elevador) nos seus nichos destacados. Certifique-se de que todas as chaves ausentes possuem registro ativo de baixa e responsável identificado.
  3. 3Conferência do Estoque de Encomendas e PerecíveisConte todos os pacotes presentes na área de guarda-volumes e compare com a lista de pendências do módulo de encomendas do GrandCondo. Verifique se itens perecíveis ou medicamentos refrigerados estão armazenados no frigobar com os alertas devidamente ativados. Garanta que grandes volumes mantidos no depósito técnico não obstruam rotas de fuga conforme a NR-23.
  4. 4Verificação do Sistema de RadiocomunicaçãoExamine a integridade física de todos os rádios HTs, fones de ouvido e bases carregadoras presentes no posto de trabalho. Teste a recepção e transmissão de áudio em canal operacional e confirme se os equipamentos em uso possuem carga mínima de 80%. Assegure que os carregadores estejam ligados diretamente em tomadas individuais sem o uso de benjamins, respeitando a NR-10.
  5. 5Inspeção dos Monitores de CFTV e Botões de PânicoPercorra visualmente todas as telas do sistema local de CFTV para garantir que não existam câmeras sem sinal, escuras ou desalinhadas. Realize o teste funcional discreto dos dispositivos de liberação manual de portões e botoeiras de pânico do posto. Registre qualquer anomalia de sinal de CFTV no app GrandCondo para abertura automática de chamado técnico.
  6. 6Passagem do Livro de Ocorrências e Alinhamento LGPDRevise juntamente com o porteiro que está saindo todas as ocorrências registradas no aplicativo GrandCondo durante o turno anterior. Assegure que as descrições de atendimento respeitem a LGPD (Lei 13.709/2018), sem expor números de documentos pessoais nos campos públicos de moradores. Confirme os registros de prestadores marcados como 'Em Permanência' que continuarão no condomínio.
  7. 7Registro de Evidências Fotográficas e Cálculo do ÍndiceFotografe qualquer não conformidade detectada (avarias de encomendas, falhas de iluminação ou irregularidades em chaves) diretamente pela câmera do aplicativo GrandCondo. Ao finalizar a checagem de todos os itens do checklist, o aplicativo calculará automaticamente o Índice de Conformidade (IC). O cálculo é realizado dividindo o número de itens conformes pelo total de itens checados e multiplicando por 100, devendo manter-se no patamar mínimo de 95%.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais e Gestores Prediais

Supervisores de Segurança e Operações

Zeladores e Encarregados de Manutenção

Administradoras de Condomínios

Introdução

A troca de turno na portaria não é um mero cumprimento formal entre colaboradores, mas uma transferência oficial de responsabilidades civis, patrimoniais e operacionais. Descubra como aplicar critérios de engenharia de manutenção e gestão de processos para mitigar riscos, eliminar falhas de comunicação e garantir a rastreabilidade total no posto de controle.

Seção 01A Natureza Crítica da Transição de Posto

  • Estabeleça um período de sobreposição de turno (overlapping) obrigatório.
  • Formalize o repasse como transferência de responsabilidade patrimonial.
  • Elimine cadernos físicos em prol de registros auditáveis no sistema.

Seção 02Gestão de Chaves e Auditoria Físico-Digital

Seção 03Rastreabilidade de Encomendas: Do Recebimento à Auditoria de Turno

Seção 04Checagem de Infraestrutura de Comunicação (Interfonia e HT)

  • Verifique o estado de carga e rodízio das baterias de HT.
  • Realize testes de PTT e confirmação de canal de emergência.
  • Execute chamadas-teste em ramais críticos (elevadores e zeladoria).

Seção 05Verificação de CFTV e Botoeiras de Pânico

Seção 06Aderência Normativa e Infraestrutura da Guarita (NR-17)

Seção 07O Papel do Sistema GrandCondo na Passagem de Serviço

Perguntas frequentes

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