GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-1-107
transição e entrega de gestão para novo síndico: documentos, contratos, chaves, senhas, prestação de contas, pendências jurídicas e termo de transferência

Checklist de Entrega de Gestão para Novo Síndico

Este kit estabelece o procedimento padronizado para transferência formal de gestão entre o síndico cessante e o síndico eleito, abrangendo a verificação documental, financeira, operacional e jurídica do condomínio

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estruture a troca de gestão com rigor técnico e jurídico, eliminando riscos de passivos ocultos. O checklist de 48 itens padroniza a conferência documental, financeira e operacional para uma continuidade imediata e segura.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 3 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

48 itens de verificação técnica, financeira e documental

12 áreas de inspeção predial e administrativa contempladas

100% alinhado ao Código Civil Brasileiro e normas ABNT aplicáveis

1 termo formal de transferência pronto para aplicação

O que vem neste kit

  • Checklist Técnico de Transição (48 critérios auditáveis)
  • Modelo de Termo de Transferência de Responsabilidade
  • Planilha de Inventário Físico e Controle de Claviculário
  • Matriz de Conferência de Contratos de Manutenção Continuada
  • Protocolo de Troca de Credenciais e Senhas Administrativas
  • Guia de Validação de Pastas de Prestação de Contas (5 anos)
  • Roteiro de Inspeção de Normas Regulamentadoras e Laudos (NRs e ABNT)
  • Checklist de Atualização Cadastral de Funcionários e Moradores

Por que este kit resolve

Segurança Jurídica

Evita a assunção de passivos cíveis e trabalhistas ocultos deixados pela gestão anterior.

Conformidade Regulatória

Valida a vigência do AVCB, laudos de engenharia (SPDA, estanqueidade) e normas da ABNT.

Continuidade Operacional

Garante que a equipe de portaria 24h e o zelador não sofram interrupções nas rotinas de trabalho.

Transição Tecnológica

Roteiro exato para a troca de senhas e perfis de administrador na plataforma GrandCondo.

Controle Financeiro

Rastreia a integridade do Fundo de Reserva, saldo de contas e histórico de inadimplência.

Gestão de Contratos

Avalia SLAs vigentes e previne multas por quebras contratuais não mapeadas.

Áreas e sistemas inspecionados

Documentação Legal (Convenção, Regimento Interno, Atas de Eleição e Cartão CNPJ)
Pastas Contábeis e Prestações de Contas dos Últimos 5 Anos
Saldos Bancários, Contas de Investimento e Fundo de Reserva
Relatórios de Inadimplência e Acordos Extrajudiciais/Judiciais
Contratos de Prestação de Serviços e Manutenções Continuadas
Folha de Pagamento, Prontuários de Funcionários e Passivo Trabalhista
Licenças, Laudos Regulatórios e Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB)
Inventário Físico de Equipamentos, Ferramentas e Almoxarifado
Claviculário, Chaves Mestas e Controle de Credenciais Físicas
Acessos Administrativos ao Sistema GrandCondo e Senhas Operacionais
Apólice de Seguro Condominial e Historico de Sinistros
Ações Judiciais Ativas e Passivas (Cível, Trabalhista e Tributária)

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.347 a 1.355)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporações Imobiliárias)
  • • ABNT NBR 5674 (Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção)
  • • ABNT NBR 14037 (Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações)
  • • NR-10 (Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade)
  • • NR-13 (Caldeiras, Vasos de Pressão, Tubulações e Tanques Metálicos de Processamento)
  • • Instruções Técnicas do Corpo de Bombeiros Militar (Diretrizes de AVCB/CLCB)

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Cartório de Registro de Imóveis
risco critica

A Convenção de Condomínio física ou digital apresentada possui a averbação de registro no Cartório de Registro de Imóveis (RI) competente e está com o texto atualizado?

Critério: Apresentação de certidão do RI emitida há menos de 30 dias com averbação formal, conforme Art. 1.333 do Código Civil (Lei nº 10.406/2002).

Como verificar: Solicitar a certidão de inteiro teor atualizada da Convenção no RI do imóvel ou conferir a via física carimbada com livro, folha e número de registro. Confirmar se a minuta cadastrada no módulo de arquivos do GrandCondo é idêntica à registrada.

002
Assembleia e Governança
risco alta

O Regimento Interno vigente possui ata de aprovação vinculada com quórum legal e está disponibilizado para os moradores no aplicativo GrandCondo?

Critério: Aprovação registrada por maioria simples dos condôminos (ou quórum específico previsto na Convenção), atendendo ao Art. 1.351 do Código Civil.

Como verificar: Conferir o texto do Regimento Interno confrontando-o com a ata da assembleia que o aprovou. Verificar se o documento em PDF pesquisável está publicado na central de documentos do GrandCondo com notificação enviada aos condôminos.

003
Cartório de Títulos e Documentos
risco critica

A ata da assembleia de eleição do novo síndico está assinada pela mesa diretora, assinada digitalmente ou fisicamente e registrada em Cartório de Títulos e Documentos (RTD)?

Critério: Registro em cartório efetuado no prazo máximo de 30 dias após a realização da assembleia, em consonância com o Art. 1.347 do Código Civil e Lei nº 6.015/1973.

Como verificar: Examinar o documento original ou cópia autenticada, verificando o selo/carimbo de registro do RTD, as assinaturas do presidente e secretário da assembleia, bem como a lista de presença anexa.

004
Receita Federal do Brasil
risco critica

O Cartão CNPJ do condomínio está na situação cadastral 'Ativa' e com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) correta para condomínios edilícios?

Critério: Situação cadastral 'ATIVA' e CNAE principal 81.12-5-00 (Condomínios edilícios), sem pendências no Domicílio Judicial Eletrônico ou e-CAC.

Como verificar: Consultar a página oficial da Receita Federal do Brasil digitando o CNPJ do condomínio e emitir o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral.

005
Receita Federal do Brasil
risco alta

O processo de alteração do responsável legal (síndico) junto à Receita Federal via Documento Básico de Entrada (DBE) foi transmitido e deferido?

Critério: Conclusão do deferimento do DBE em até 15 dias úteis após a lavratura do registro da ata de eleição em cartório.

Como verificar: Consultar a Consulta Prévia / DBE no portal Redesim ou emitir a Ficha Cadastral do CNPJ no e-CAC para confirmar o CPF do novo síndico no Quadro de Sócios e Administradores (QSA).

006
Arquivo Condominial
risco alta

O Livro de Atas (físico ou eletrônico com assinatura ICP-Brasil) contém a totalidade dos termos de aberturas, encerramentos e atas de assembleias anteriores sem lacunas ou rasuras?

Critério: Integridade física e cronológica de 100% das atas aprovadas nos últimos 5 anos de gestão, atendendo ao Art. 1.348 do Código Civil.

Como verificar: Inspecionar as páginas do livro físico verificando termos de abertura/encerramento e numeração contínua sem folhas arrancadas, ou checar a pasta digital de atas auditadas arquivadas na nuvem do GrandCondo.

007
Jurídico e Contratual
risco critica

Todas as procurações públicas ou particulares outorgadas pelo síndico cessante em nome do condomínio foram listadas e formalmente revogadas?

Critério: Revogação formal de 100% das procurações vigentes outorgadas na gestão anterior no prazo de até 5 dias úteis da posse do novo síndico.

Como verificar: Exigir da gestão anterior a lista de procurações emitidas. Notificar os cartórios onde foram lavradas procurações públicas para cancelamento e enviar notificação de resilição aos outorgados.

008
Plataforma GrandCondo
risco critica

Os perfis de acesso administrativo no sistema GrandCondo foram reconfigurados, concedendo permissão total ao novo síndico e desativando a conta do síndico cessante?

Critério: Transferência do perfil 'Master/Síndico' concluída e revogação das credenciais da gestão anterior em no máximo 24 horas após a transição formal, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD).

Como verificar: Acessar o painel de 'Configurações de Usuários e Permissões' na plataforma GrandCondo, auditando a lista de administradores ativos e checando o histórico de logs de alteração de perfil.

Calendário de inspeções

Mensal

  • • Documentação Legal (Convenção, Regimento Interno, Atas de Eleição e Cartão CNPJ)
  • • Pastas Contábeis e Prestações de Contas dos Últimos 5 Anos
  • • Saldos Bancários, Contas de Investimento e Fundo de Reserva
  • • Relatórios de Inadimplência e Acordos Extrajudiciais/Judiciais
  • • Contratos de Prestação de Serviços e Manutenções Continuadas
  • • Folha de Pagamento, Prontuários de Funcionários e Passivo Trabalhista

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Ausência de transmissão do Documento Básico de Entrada (DBE) para alteração do responsável legal do condomínio junto à Receita Federal do Brasil.Administradora5 diascritica
Manutenção do perfil de acesso administrativo no sistema GrandCondo em nome do síndico cessante após a transmissão de cargo.Administradora24 horascritica
Falta de averbação da Convenção de Condomínio física/digital ou suas alterações no Cartório de Registro de Imóveis (RI) competente.Síndico30 diasalta
Incoincidência entre os saldos finais demonstrados nos balancetes mensais e os extratos das contas correntes, aplicações e fundo de reserva.Administradora15 diasalta
Pastas contábeis dos últimos dois exercícios sem parecer conclusivo assinado pelos membros do Conselho Fiscal do condomínio.Síndico20 diasalta
Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) vencido ou com pendências técnicas na central de alarme, bombas e iluminação de emergência.Engenheiro15 diascritica
Inexistência do termo de revogação formal de procurações públicas ou particulares emitidas pelo síndico cessante em nome do condomínio.Síndico3 diascritica
Divergência entre o inventário do claviculário físico de chaves mestras e as credenciais operacionais de acesso cadastradas na portaria.Zelador(a)2 diasalta
Falta de comprovantes de retenção e recolhimento de encargos sociais e tributários (INSS, FGTS, IRRF, ISS) anexados às notas fiscais de prestadores.Administradora15 diasalta
Inexistência do relatório de inventário físico dos equipamentos, ferramentas de manutenção, bombas e itens do almoxarifado.Zelador(a)7 diasmedia
Apólice do Seguro Condominial com valor de reconstrução desatualizado e cobertura insuficiente em relação às exigências do artigo 1.346 do Código Civil.Administradora10 diasalta
Ausência dos laudos de segurança do trabalho obrigatorios (PGR, PCMSO e LTCAT) e ASOs dos funcionários da equipe própria do condomínio.Empresa contratada30 diasalta

Como usar o kit em campo

A transição de gestão condominial exige a conferência minuciosa de documentos legais, saldo bancário, certidões e inventário físico para assegurar a continuidade operacional e mitigar passivos financeiros e jurídicos. O processo deve ser documentado no Termo de Transferência mediante registro fotográfico das instalações e digitalização de comprovantes diretamente no módulo administrativo da plataforma GrandCondo. A consolidação dos itens checados permite calcular o Índice de Conformidade da transição, dividindo o total de requisitos atendidos pelo total de itens auditados, estabelecendo uma linha de base clara para a nova administração.

  1. 1Auditoria de Documentação Legal e Representação FiscalVerifique a averbação da Convenção no Cartório de Imóveis, o registro do Regimento Interno e a ata de eleição no Registro de Títulos e Documentos (RTD). Protocole a alteração da representação legal na Receita Federal via Documento Básico de Entrada (DBE) para atualização do Cartão CNPJ. Atualize imediatamente o cadastro do síndico no sistema GrandCondo para manter a legalidade dos atos operacionais.
  2. 2Conciliação Bancária e Validação de FundosSolicite os extratos bancários de todas as contas correntes, poupanças, aplicações financeiras e fundo de reserva do condomínio. Erga o balancete de transição confrontando os saldos bancários reais com os demonstrativos contábeis apresentados pela administradora. Registre as inconsistências no relatório de passagem e cadastre as contas para gestão financeira segura via GrandCondo.
  3. 3Conferência das Pastas Contábeis e Pareceres do ConselhoAudite visual e documentalmente as pastas de prestação de contas dos últimos 5 anos (60 meses), confirmando a presença dos pareceres assinados pelo Conselho Fiscal e aprovação em AGO. Verifique os comprovantes de recolhimento de encargos sociais (INSS, FGTS) e tributos retidos (IRRF, PIS/COFINS/CSLL, ISS). Anexe a cópia digitalizada do termo de recebimento no acervo digital do aplicativo GrandCondo.
  4. 4Inventário Físico, Claviculário e FerramentalAcompanhe o zelador na contagem e verificação funcional de equipamentos, ferramentas do almoxarifado, peças de reposição e bombas de recalque. Confira todas as chaves mestras e operacionais cadastradas no claviculário físico, testando o acesso às áreas restritas como casa de máquinas e barrilete. Fotografe o estado de conservação dos bens e registre o inventário atualizado na central do GrandCondo.
  5. 5Troca de Acessos Administrativos e Credenciais OperacionaisRevogue imediatamente os acessos administrativos da gestão anterior no sistema GrandCondo, gerando novas credenciais do perfil Síndico. Altere senhas de e-mails institucionais, cofres, centrais de alarme e subsistemas de automação predial mantidos pela equipe humana de portaria e zeladoria. Documente a passagem de senhas em termo sigiloso assinado por ambas as partes.
  6. 6Levantamento de Passivos Jurídicos, Acordos e InadimplênciaSolicite à assessoria jurídica ou administradora a listagem completa das ações judiciais ativas e passivas (cíveis, trabalhistas e tributárias) e o relatório de cobranças extrajudiciais. Analise o relatório de inadimplência detalhado, identificando dívidas prestes a prescrever e acordos firmados em andamento. Atualize os relatórios no módulo financeiro do GrandCondo para acompanhamento da régua de cobrança.
  7. 7Vistoria Técnica de Manutenção, AVCB e Laudos RegulatóriosVerifique a validade do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB), apólice do seguro condominial, laudos de para-raios (SPDA - ABNT NBR 5419), análises de potabilidade de água e NRs (NR-10, NR-35). Inspecione visualmente a integridade dos sistemas de combate a incêndio e elevadores junto ao zelador. Insira as datas de vencimento no calendário de manutenções preventivas do aplicativo GrandCondo.
  8. 8Formalização do Termo de Transição e AssinaturaElabore o Termo de Transferência de Gestão discriminando todas as pendências, ressalvas contábeis, documentos faltantes e o estado do patrimônio físico. Colete as assinaturas do síndico cessante, síndico empossado e membros do conselho fiscal no documento impresso ou via assinatura digital ICP-Brasil. Armazene o termo final assinado na biblioteca de documentos do GrandCondo para acesso dos condôminos.

Dicas de campo

  • • Exija do síndico cessante a revogação formal e o cancelamento de todas as procurações públicas ou particulares emitidas em nome do condomínio.
  • • Teste presencialmente com o zelador o funcionamento dos geradores, bombas de esgoto e iluminação de emergência antes de assinar o aceite do inventário.
  • • Fotografe com marca d'água de data e hora a leitura dos relógios medidores de água, gás e energia elétrica das áreas comuns no exato momento da posse.
  • • Verifique se o valor da apólice do seguro condominial atende à cobertura de reconstrução total conforme exige o Código Civil (Art. 1.346).
  • • Consolide o Índice de Conformidade somando os itens aprovados e dividindo pelo total auditado para embasar eventual notificação extrajudicial sobre pendências.
  • • Crie um comunicado oficial pelo aplicativo GrandCondo apresentando a nova gestão e informando os canais oficiais para atendimento de chamados.
  • • Valide se as retenções de impostos de prestadores de serviço (ISS, INSS, PIS/COFINS/CSLL) foram devidamente recolhidas nos últimos 12 meses.

Para quem é este kit

Síndicos Eleitos

Para assumirem o mandato com um raio-x completo do condomínio e resguardo legal.

Síndicos Cessantes

Para formalizarem a entrega do cargo com transparência e comprovação de integridade.

Administradoras de Condomínios

Para conduzirem a transição entre gestões de forma metódica e rastreável.

Zeladores e Gerentes Prediais

Para acompanharem o inventário físico de equipamentos e ferramentas da edificação.

Introdução

A transição de gestão condominial exige rigor técnico e jurídico para evitar a assunção de passivos ocultos pelo novo síndico. Este artigo detalha o roteiro completo de auditoria documental, financeira e operacional, garantindo uma continuidade segura e parametrizada.

Seção 01O Risco da Transição Informal e o Passivo Oculto

Seção 03Validação Financeira e Contratos Continuados

Seção 04Infraestrutura, Manutenção e Normas Regulamentadoras

Seção 05Gestão de Pessoas e Mitigação de Passivo Trabalhista

Seção 06Transição Digital e Parametrização no Sistema GrandCondo

Seção 07Consolidação e o Termo de Transferência de Responsabilidade

Seção 08Conclusão: Continuidade Operacional e Proteção da Nova Gestão

Perguntas frequentes

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