GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-014
retirada de encomendas pelo morador: identificação, assinatura, comprovante, autorização de terceiros e baixa no sistema

Checklist de Retirada de Encomendas pelo Morador

Este kit estabelece os critérios técnicos e operacionais para a conferência, identificação, liberação e baixa no sistema GrandCondo durante a entrega de volumes e encomendas aos moradores

9 min de leitura ~22 páginas Nível intermediario Material digital
PDF + Word · Envio 100% seguro, sem SPAM.
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Padronize a liberação de pacotes na portaria física com validação ágil, códigos PIN e rastreabilidade total. Elimine extravios internos e proteja a responsabilidade do condomínio com um processo à prova de falhas.

Neste checklist

Prévia do arquivo oficial

Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

  • 4 páginas de prévia, com marca d'água. O arquivo entregue vem sem marca d'água.
  • Formatos incluídos: PDF + Word.
  • Pronto para imprimir em A4 ou preencher direto no celular.
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Veja cada folha do arquivo antes de baixar. Todos os prints são gerados a partir do arquivo publicado e saem com marca d'água de prévia.

Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48 com campos de conformidade e observação.

Itens 49–64

Itens 49 a 64, observações e bloco de assinaturas.

Quer este arquivo preenchível no seu condomínio?

Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

O que vem neste kit

  • Checklist de Validação de Identidade e Código PIN no Guichê
  • Protocolo de Conferência de Autorizações para Terceiros
  • Inspeção do Balcão de Passagem e Bancada de Conferência
  • Auditoria do Módulo de Baixas e Impressão Térmica GrandCondo
  • Roteiro de Organização de Prateleiras e Escaninhos de Liberação
  • Matriz de Tratamento para Encomendas Não Reclamadas
  • Procedimento Operacional de Liberação de Cargas Volumosas
  • Verificação do Arquivo Digital de Termos de Retirada

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
Terminal Operacional da Portaria com Módulo GrandCondo
Módulo de Confirmação por Código PIN e Assinatura Digital
Armário e Escaninho Temporário de Passagem Direta
Bancada de Conferência Externa de Volumes para Moradores
Módulo do Sistema de Autorização Prévia de Terceiros e Dependentes
Depósito Intermediário e Prateleiras Organizadoras de Encomendas
Módulo de Protocolo Eletrônico de Baixas e Notificações
Ponto de Entrega e Liberação de Cargas e Pacotes Volumosos
Arquivo Digital de Termos de Retirada e Liberações Especiais

Referências normativas

  • • Lei Federal nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD)
  • • Lei Federal nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.348 e deveres de guarda)
  • • Lei Federal nº 6.538/1978 (Regulamentação dos Serviços Postais - Art. 22)
  • • ABNT NBR ISO/IEC 27001:2022 (Segurança da informação, cibernética e proteção da privacidade)
  • • NR-17 MTE (Ergonomia aplicável aos postos de atendimento e atendimento na portaria)
  • • ABNT NBR 14037:2014 (Diretrizes para elaboração de manuais de uso, operação e manutenção das edificações)

Amostra do checklist (64 itens no material completo)

001
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco critica

O passa-volumes ou balcão de passagem possui mecanismo de travamento físico/mecanizado com intertravamento operacional que impeça a abertura simultânea das duas portas durante a entrega de encomendas?

Critério: Intertravamento 100% funcional, impedindo a abertura concomitante das portas em todas as manobras de teste.

Como verificar: Testar a abertura manual da escotilha externa do passa-volumes mantendo a porta interna destravada; acionar o travamento mecânico ou eletromagnético e verificar o bloqueio.

002
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco alta

A tela do tablet/terminal do sistema GrandCondo no guichê está posicionada com ângulo de visão restrito ou película de privacidade para impedir a visualização de dados de moradores por terceiros?

Critério: Zero legibilidade de dados cadastrais/relatórios a partir do lado externo do guichê de atendimento.

Como verificar: Posicionar-se no balcão externo na linha de visão de um morador em atendimento e verificar se é possível ler as informações exibidas na tela do aplicativo GrandCondo.

003
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco media

A altura da bancada do guichê e do suporte articulado do tablet GrandCondo atendem aos parâmetros antropométricos da NR-17 para operação em pé ou sentada?

Critério: Bancada entre 0,90m e 1,10m do piso para atendimento em pé/misto e suporte articulado com ajuste de inclinação de pelo menos 30°, em conformidade com a NR-17 MTE.

Como verificar: Medir a altura do topo da bancada em relação ao piso e verificar a faixa de articulação e rotação do suporte do tablet GrandCondo.

004
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco baixa

A superfície do balcão de atendimento está limpa e livre de objetos estranhos à operação (chaves, garrafas, papéis soltos) na zona de passagem de volumes?

Critério: Área de passagem 100% desimpedida, mantendo unicamente o terminal GrandCondo e o leitor de código de barras/scanner em posição operacional.

Como verificar: Inspecionar visualmente o tampo da bancada e o interior da gaveta/passa-volumes no guichê durante a troca de turno.

005
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco alta

A fonte de alimentação e o cabo de carregamento do tablet do sistema GrandCondo no guichê estão embutidos/protegidos e conectados a tomada dedicada do circuito de no-break?

Critério: Fiação 100% embutida ou canalizada, sem dobras acentuadas, conectada de forma permanente em tomada estabilizada.

Como verificar: Vistoriar a rota de fiação sob o balcão, verificar o enfiamento em canaletas/mangas e checar a identificação de tomada no circuito essencial (no-break).

006
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco media

O nível de iluminação sobre o balcão de atendimento do guichê atinge os níveis mínimos estabelecidos para leitura exata de etiquetas de encomendas e documentos de identificação?

Critério: Iluminância mínima de 500 lux sobre a bancada de atendimento, conforme ABNT NBR ISO/CIE 8995-1.

Como verificar: Medir a iluminação no plano de trabalho da bancada de atendimento do guichê utilizando luxímetro posicionado na horizontal.

007
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco baixa

A tela do tablet GrandCondo e a caneta stylus no guichê estão higienizadas e com a sensibilidade da calibração tátil validada para a coleta de assinatura digital?

Critério: Resposta tátil sem atraso (delay) ou desvio de ponto de toque; tela limpa e kit de higienização presente na bancada.

Como verificar: Testar a precisão do traço de assinatura e toque de botões na tela do aplicativo; verificar a disponibilidade de insumos de limpeza (álcool isopropílico 70% e pano microfibra).

008
Guichê de Atendimento e Balcão de Passagem da Portaria
risco alta

Existe uma área delimitada ou bandeja de transição exclusiva no guichê para apoio e conferência do lote de volumes que está sendo entregue no atendimento vigente?

Critério: Presença de área delimitada exclusiva para o volume ativo no processo de baixa, separada de qualquer outro volume retido na guarita.

Como verificar: Inspecionar a bancada do guichê e verificar se existe demarcação física ou organizador plástico com identificação de 'Volume em Liberação'.

Calendário de inspeções

Diário

Porteiro de Plantão
  • • Conferir documento com foto do morador ou código PIN no aplicativo GrandCondo na entrega
  • • Coletar assinatura digital do recebedor diretamente na interface do terminal GrandCondo
  • • Efetuar a baixa imediata da encomenda no sistema assim que for entregue ao destinatário
  • • Inspecionar o estado da embalagem na presença do morador no momento da entrega
  • • Verificar se encomendas de terceiros possuem autorização prévia cadastrada na plataforma

Semanal

Zelador / Gerente Predial
  • • Auditar o relatório de encomendas pendentes há mais de 5 dias no depósito da portaria
  • • Conferir a sincronização do leitor de QR Code e terminal operacional com a plataforma GrandCondo
  • • Verificar a exatidão das autorizações temporárias cadastradas por moradores para terceiros
  • • Inspecionar a limpeza e arrumação dos guichês e bancadas de passagem de pacotes

Quinzenal

Supervisor de Portaria / Facilities
  • • Medir o tempo médio transcorrido entre a recepção e a baixa final no sistema pelo morador
  • • Validar amostralmente 20 baixas de encomendas verificando a coerência das assinaturas/PINs
  • • Inspecionar as condições de conservação dos armários de passagem e escaninhos da portaria

Mensal

Administradora de Condomínio / Zelador
  • • Emitir relatório consolidado de divergências, extravios ou reclamações do módulo de encomendas
  • • Auditar os registros do sistema sob a ótica das diretrizes da LGPD (minimização e retenção)
  • • Checar lista atualizada de unidades inadimplentes ou em litígio quanto a restrições regimentais permitidas

Semestral

Síndico e Administradora do Condomínio
  • • Promover reciclagem operacional com toda a equipe de portaria sobre o uso das ferramentas GrandCondo
  • • Revisar o capítulo do Regimento Interno pertinente ao prazo limite de guarda e retirada de encomendas
  • • Avaliar a necessidade de ampliação do espaço físico do depósito ou implantação de novos organizadores

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Intertravamento mecânico do passa-volumes do guichê com falha no travamento simultâneo das portasEmpresa contratada3 diasmedia
Tela do tablet do módulo GrandCondo exposta à visualização de terceiros no guichê de atendimentoZelador(a)2 diasmedia
Tablet da portaria conectado em tomada comum sem proteção de rede estabilizada de emergênciaEmpresa contratada5 diasmedia
Ausência de bandeja de transição exclusiva no guichê para apoio e conferência de volumesZelador(a)3 diasmedia
Porteiro operando o terminal GrandCondo utilizando perfil genérico ou compartilhadoAdministradora1 diamedia
Tempo de ociosidade do terminal GrandCondo configurado com bloqueio automático superior a 3 minutosAdministradora1 diamedia
Retardo de exibição da foto e documentos do procurador no terminal superior a 3 segundosEmpresa contratada2 diasmedia
Fechos do escaninho temporário de passagem apresentando folga mecânica ou desgaste na retençãoZelador(a)4 diasmedia
Falha no sistema de intertravamento do escaninho de passagem direta liberando portas simultâneasEmpresa contratada2 diasmedia
Prateleira do armário escaninho deformada ou flexionada sob a carga de volumesZelador(a)5 diasmedia
Estrutura externa do armário de encomendas sem ancoragem física na alvenariaZelador(a)2 diasmedia
Sinalizadores visuais físicos de ocupação do escaninho divergentes do status no GrandCondoEmpresa contratada3 diasmedia

Como usar o kit em campo

Este guia orienta a equipe de portaria e zeladoria na condução do processo seguro de entrega e retirada de encomendas aos moradores utilizando a tecnologia GrandCondo. O procedimento garante o rastreamento integral desde a conferência física no guichê até a baixa por PIN e assinatura digital, assegurando conformidade às diretrizes da LGPD e normas operacionais. A aplicação rigorosa das inspeções previne extravios, garante a integridade dos volumes e consolida a gestão eficiente das entregas no condomínio.

  1. 1Preparação da Bancada e Terminal GrandCondoVerifique se o operador está autenticado individualmente no terminal GrandCondo e se o tablet possui alimentação no circuito de no-break. Higienize a bandeja de transição e garanta que a película de privacidade esteja cobrindo a tela do terminal. Mantenha os sinalizadores sonoros e visuais habilitados para alerta de validação.
  2. 2Recepção do Morador ou Terceiro AutorizadoSolicite o número da unidade habitacional e o nome do destinatário diretamente no guichê de atendimento. Consulte a listagem de volumes retidos no depósito ou escaninho através do módulo GrandCondo. Se for terceiro ou dependente, exija a indicação prévia cadastrada no app ou a apresentação do PIN temporário.
  3. 3Validação da Autorização e Consulta DocumentalVerifique no sistema GrandCondo a validade da procuração anexada e a foto do terceiro em até 3 segundos. Em caso de revogação recente ou documentação ilegível, suspenda a liberação e notifique o morador titular via aplicativo. Exija a validação do PIN do terceiro no terminal para liberar a consulta de volumes.
  4. 4Localização e Conferência Física do VolumeLocalize o pacote no escaninho temporário ou prateleira identificada numericamente conforme indicação no GrandCondo. Posicione o pacote na bancada de conferência externa mantendo o passa-volumes com intertravamento ativo. Verifique a integridade da embalagem, lacres e etiqueta do destinatário antes da entrega física.
  5. 5Coleta de Assinatura Digital e Registro Visual de EvidênciasSolicite ao morador a digitação do PIN individual de retirada e a assinatura na tela digital do terminal GrandCondo. Fotografe a etiqueta do volume e o pacote sobre a bancada usando a câmera do tablet para anexar ao protocolo do sistema. Em caso de avaria aparente, registre três fotos detalhadas antes da entrega para instruir o termo de ressalva.
  6. 6Liberação do Volume e Baixa Automática no MóduloConclua a operação acionando o botão de baixa no módulo de protocolo do GrandCondo para gerar o comprovante digital. O sistema disparará automaticamente uma notificação de entrega concluída para o aplicativo do morador. Deposite o volume na área comum através do intertravamento de passagem direta acionando a porta liberada.
  7. 7Cálculo do Índice de Conformidade e Auditoria SemanalCalcule o Índice de Conformidade dividindo o número de itens em conformidade pelo total de itens inspecionados no checklist, multiplicando o resultado por 100. Registre fotos das não conformidades identificadas na portaria e anexe ao relatório gerencial semanal. Ações corretivas com prioridade alta ou crítica devem ser sanadas em até 48 horas pela zeladoria ou empresa técnica.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais

Porteiros e Controladores de Acesso

Zeladores e Gerentes Prediais

Administradoras de Condomínios

Introdução

A entrega final da encomenda ao morador é o ponto crítico onde a custódia do condomínio termina. Descubra como estruturar processos físicos e digitais na portaria para eliminar extravios, agilizar o guichê e garantir segurança jurídica.

Seção 01O Gargalo da Liberação de Encomendas na Portaria Física

Seção 02Identificação Positiva e Código PIN no Ecossistema GrandCondo

Seção 03Gestão de Terceiros e Delegação de Retiradas

Seção 04Organização do Espaço Físico: Bancadas e Balcões de Passagem

Seção 05Auditoria de Baixas e Tratamento de Passivos

Seção 06A Sinergia entre a Equipe de Portaria e a Tecnologia

Seção 07A Estruturação Técnica do Checklist de 64 Pontos

Seção 08Conclusão

Perguntas frequentes

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Sistema GrandCondo

A 1ª gestão inteligente de encomendas com comprovante térmico

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  • Comprovante térmico impresso na portaria
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