Controle de Chaves Mestras

Este Procedimento Operacional Padrão estabelece os critérios técnicos e operacionais para guarda, movimentação e fiscalização das chaves mestras e cópias críticas do {nome do condomínio}. O armazenamento de todas as chaves operacionais e de emergência deve ocorrer exclusivamente no claviculário blindado localizado no ambiente da portaria, sob custódia direta do porteiro de plantão e supervisão técnica do zelador {nome do zelador}. A gestão e o rastreamento dos acessos são integrados em tempo real ao módulo de controle de ativos e ordens de serviço da plataforma GrandCondo.

• 1.1. É terminantemente proibida a permanência de chaves mestras, sub-mestras ou cópias de emergência fora do claviculário principal sem a devida requisição aberta e autorizada.
• 1.2. Nenhuma cópia adicional de chave de áreas críticas ou unidades privativas sob custódia poderá ser confeccionada sem autorização expressa, por escrito, do síndico em exercício.
• 1.3. A chave mestra geral de áreas comuns é de uso exclusivo interno nas dependências do condomínio, sendo vedada sua retirada do perímetro do empreendimento sob qualquer pretexto.
• 1.4. Toda movimentação de chaves que envolvam unidades privativas exige notificação imediata e automática ao condômino titular via mensagem no aplicativo GrandCondo.

O claviculário de segurança permanecerá trancado 24 horas por dia, sendo a chave de seu tambor mantida em posse do porteiro de serviço ativo. Todas as chaves críticas, mestras de bloco e cópias de emergência devem possuir argola de aço inoxidável selada e lacre de alta segurança com numeração sequencial auditável {numero do lacre}. A verificação da integridade do lacre deve ser efetuada no início de cada turno de trabalho da portaria e reportada no checklist operacional do sistema GrandCondo.

A retirada de qualquer chave do claviculário requer a abertura de uma Solicitação de Acesso no sistema GrandCondo, validada presencialmente ou remotamente pelo síndico {nome do síndico} ou zelador responsável. O porteiro em plantão é obrigado a conferir o documento de identidade com foto do solicitante {nome do solicitante} antes da entrega física e do rompimento do lacre numerado. O registro no sistema registrará o horário exato, o motivo da requisição e o prazo estipulado para a devolução.

• 3.1. Prestadores de serviços e empreiteiras terceirizadas somente receberão chaves de áreas técnicas mediante apresentação de Ordem de Serviço (OS) válida registrada na plataforma GrandCondo.
• 3.2. A devolução obriga a colocação imediata de um novo lacre numerado de segurança, devendo o porteiro lançar o código do novo lacre no sistema para encerramento da pendência.
• 3.3. Em caso de atraso na devolução superior a 30 (trinta) minutos do prazo estipulado, o sistema GrandCondo emitirá um alerta de prioridade alta para a zeladoria e administração.

A retenção e o uso da chave de emergência de unidade privativa fundamentam-se no Art. 1.348 do Código Civil Brasileiro para salvaguardar a edificação contra danos iminentes, tais como vazamentos hídricos de grande porte, curtos-circuitos, princípios de incêndio ou risco à integridade física do morador da unidade {numero da unidade}. A abertura do imóvel privativo exige a presença simultânea do zelador {nome do zelador} ou do síndico, acompanhado por pelo menos uma testemunha presencial. Todo o procedimento deve ser registrado por fotos e relatório minucioso anexado na plataforma GrandCondo.

Como salvaguarda operacional aos registros eletrônicos mantidos na plataforma GrandCondo, todo trânsito físico de chaves mestras e críticas deve ser anotado no livro físico de protocolo da portaria. A anotação deve ser efetuada no momento exato do handover, com preenchimento rigoroso de todas as colunas especificadas abaixo antes da liberação do equipamento.

A equipe de zeladoria realizará auditoria quinzenal na totalidade dos lacres, conferindo os códigos físicos com os relatórios do módulo de manutenção da plataforma GrandCondo. Constatado o extravio ou a não devolução de qualquer chave mestra, sub-mestra ou cópia crítica, o síndico autorizará a troca imediata do segredo do miolo ou fechadura correspondente no prazo máximo de {prazo para troca em horas} horas. Os custos gerados pela substituição emergencial de segredos por negligência serão imputados ao responsável direto ou à prestadora de serviço infratora.

• 6.1. A auditoria física confrontará a numeração do lacre ativo com o último registro de fechamento do chamado na plataforma GrandCondo.
• 6.2. Qualquer violação de lacre sem o respectivo chamado registrado no sistema ensejará abertura de processo administrativo disciplinar da equipe de portaria.
• 6.3. O desligamento de funcionários do condomínio ou da administradora exige a revisão do inventário do claviculário e a avaliação técnica sobre a necessidade de recodificação de segredos.

A coleta de dados pessoais dos solicitantes para controle de acesso às chaves atende aos princípios da segurança, prevenção e minimização dispostos na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). As informações coletadas na portaria e armazenadas na plataforma GrandCondo possuem uso estritamente operacional e de segurança predial. O claviculário e os postos de trabalho observam as exigências da Norma Regulamentadora NR-24 da Secretaria de Trabalho, garantindo condições adequadas de guarda de pertences e segurança para os operadores.

Declaro que recebi a chave descrita neste termo acompanhada do lacre de segurança devidamente verificado sob o código {numero do lacre conferido}. Assumo total responsabilidade civil, criminal e administrativa pela custódia temporária, utilização exclusiva para o fim autorizado e devolução imediata após a conclusão dos serviços. Atesto estar ciente de que as movimentações estão registradas e auditadas via plataforma GrandCondo.