GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-129
avaliação de prestadores antes da contratação: documentação societária, regularidade fiscal e trabalhista, certificações técnicas, seguro, referências de condomínios, escopo, SLA e matriz de decisão por nota

Checklist de Avaliação de Prestadores Antes da Contratação

Este kit estabelece o protocolo técnico e jurídico para auditoria e qualificação preliminar de empresas prestadoras de serviços de engenharia, manutenção, conservação e facilidades antes da assinatura contratual em condomínios edilícios

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Estabeleça um protocolo técnico e jurídico para qualificar prestadores de serviços antes da assinatura contratual. Previna passivos trabalhistas, fiscais e operacionais com um processo estruturado de avaliação.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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40 itens críticos de verificação técnica, financeira e jurídica

12 áreas de compliance estruturadas em matriz de risco

5 frequências recomendadas para revalidação documental

1 matriz de pontuação para embasar a decisão de contratação

O que vem neste kit

  • Checklist de Contrato Social, QSA e CNAE
  • Relação de CNDs (Federal, Estadual, Municipal e FGTS)
  • Verificação de Compliance Trabalhista (CNDT e Certidão de Ações)
  • Validação de Registros Profissionais (CREA/CAU/CRT e ART/RRT)
  • Auditoria de Documentos de SST (PGR, PCMSO, Fichas de EPIs)
  • Controle de Treinamentos Normativos (NR-10, NR-33, NR-35)
  • Exigência de Apólices de Seguro de Responsabilidade Civil
  • Matriz de Análise Econômico-Financeira
  • Template de Acordo de Nível de Serviço (SLA) e Penalidades
  • Matriz de Decisão por Nota Técnica e Comercial

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Regularidade Societária e Contratual (Contrato Social, QSA, CNAE Principal e Secundário)
Conformidade Fiscal e Previdenciária (CND Federal/PGFN, Estadual, Municipal e FGTS)
Compliance Trabalhista e Passivos (CNDT, Certidão de Ações Trabalhistas e Vínculo Empregatício)
Habilitação Técnica e Registro Profissional (CREA/CAU, CRT e Anotação de Responsabilidade Técnica - ART/RRT)
Atestados de Capacidade Técnica e Referências Operacionais em Condomínios Similares
Saúde e Segurança do Trabalho - SST (PGR, PCMSO, ASO Atualizados e Fichas de EPIs)
Treinamentos e Certificações Individuais das NR-10, NR-33 e NR-35 da Equipe Alocada
Apólices de Seguro de Responsabilidade Civil Profissional e Garantia de Execução Contratual
Análise Econômico-Financeira (Balanço Patrimonial, Índices de Solvência e Liquidez)
Detalhamento do Escopo Técnico e Matriz de Riscos da Operação Predial
Acordo de Nível de Serviço (SLA), Matriz de Penalidades e Tempos Máximos de Resposta
Estrutura Operacional Humana e Suporte do Zelador / Encarregado da Prestadora

Referências normativas

  • • ABNT NBR 5674 — Gestão da manutenção de edificações — Requisitos
  • • ABNT NBR 16280 — Gestão de reformas em edificações — Requisitos
  • • Lei nº 13.429/2017 e Lei nº 13.467/2017 — Regulamentação da Terceirização de Serviços e Reforma Trabalhista
  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil) — Artigos 610 a 626 (Empreitada) e Art. 1.348 (Deveres do Síndico)
  • • NR-01 — Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (PGR) e NR-07 (PCMSO)
  • • NR-10 — Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade
  • • NR-35 — Trabalho em Altura
  • • Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 — Normas gerais de tributação previdenciária

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Contrato Social e Representação Legal
risco critica

O Contrato Social apresentado está registrado na Junta Comercial, acompanhado da última alteração consolidada, e comprova a capacidade de representação legal do assinante?

Critério: Registro ativo na Junta Comercial, com chancela digital válida e cláusula expressa outorgando poderes ao signatário do contrato; certidão simplificada emitida há menos de 30 dias.

Como verificar: 1. Solicitar cópia do Contrato Social e da última alteração consolidada. 2. Verificar a chancela ou chave de validação digital da Junta Comercial. 3. Checar a cláusula de administração para identificar os administradores autorizados a assinar isolada ou conjuntamente.

002
Situação Cadastral do CNPJ e QSA
risco critica

O Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral do CNPJ junto à Receita Federal encontra-se na condição de 'Ativa' e sem restrições no Quadro de Sócios e Administradores (QSA)?

Critério: Situação Cadastral 'ATIVA' no portal da RFB, emitida em no máximo 5 dias antes da análise, com nomes dos sócios/administradores condizentes com o Contrato Social.

Como verificar: 1. Acessar o portal da Receita Federal (Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral). 2. Digitar o CNPJ da empresa proponente. 3. Validar a situação cadastral como 'ATIVA' e emitir o extrato do QSA.

003
CNAE Principal e Secundários
risco alta

Os códigos de atividade econômica (CNAE principal ou secundários) cadastrados no CNPJ abrangem especificamente o objeto técnico do serviço contratado?

Critério: CNAE principal ou secundário explicitamente compatível com a natureza da atividade (ex.: CNAE 43.99-1-01 para obras de alvenaria/reformas, 43.21-5-00 para instalações elétricas).

Como verificar: 1. Obter o escopo exato do serviço contratado pelo condomínio. 2. Consultar a Tabela CONCLA/IBGE. 3. Comparar o código da atividade necessária com os CNAEs constantes no Comprovante do CNPJ do fornecedor.

004
Certidão Conjunta Federal (RFB / PGFN)
risco critica

A Certidão Negativa (ou Positiva com Efeitos de Negativa) de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União está dentro do prazo de validade e autenticada?

Critério: Certidão Negativa ou Positiva com Efeitos de Negativa (CPEN) válida na data da contratação, com autenticidade confirmada no portal do Governo Federal.

Como verificar: 1. Solicitar a certidão ao fornecedor. 2. Acessar o site da Receita Federal/PGFN. 3. Realizar a validação da certidão inserindo o código de autenticidade digital e confirmando os dados do CNPJ.

005
Certidão Negativa Estadual (Fazenda Estadual)
risco media

A Certidão Negativa de Débitos Estaduais emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) do domicílio do prestador encontra-se válida e autêntica?

Critério: Certidão Negativa ou Positiva com Efeitos de Negativa emitida pela SEFAZ competente, dentro do prazo de validade estipulado pelo órgão emissor.

Como verificar: 1. Receber a Certidão de Débitos Estaduais do contratado. 2. Acessar o portal da SEFAZ do estado do domicílio da empresa. 3. Digitar a chave de autenticidade e validar a situação de quitação.

006
Certidão Negativa Municipal (Fazenda Municipal)
risco alta

A Certidão Negativa de Débitos Mobiliários/Municipais emitida pela Prefeitura do município de sede do prestador está válida?

Critério: Certidão Negativa (ou Positiva com Efeitos de Negativa) válida no sistema da Fazenda Municipal, dentro do prazo de validade vigente.

Como verificar: 1. Acessar o portal de finanças/receita da Prefeitura da sede do prestador. 2. Inserir o CNPJ e o código de autenticidade da CND Municipal apresentada. 3. Verificar a ausência de pendências relativas ao ISS e taxas mobiliárias.

007
Regularidade do FGTS (CRF / Caixa)
risco critica

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), emitido pela Caixa Econômica Federal, está na condição 'REGULAR' e dentro do prazo de validade?

Critério: Certificado na situação 'REGULAR' com data de validade vigente na data da assinatura do contrato.

Como verificar: 1. Solicitar o CRF atualizado. 2. Acessar a Consulta Regularidade Empregador no site da Caixa Econômica Federal. 3. Inserir o CNPJ da contratada e verificar se o status é 'REGULAR'.

008
CNDT - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
risco critica

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), expedida pela Justiça do Trabalho, confirma a inexistência de débitos e execuções trabalhistas definitivas?

Critério: CNDT emitida como 'NEGATIVA' (ou 'POSITIVA COM EFEITOS DE NEGATIVA') com prazo de validade de 180 dias a contar da data de sua expedição pelo TST.

Como verificar: 1. Acessar o portal do Tribunal Superior do Trabalho (TST). 2. Digitar o CNPJ da contratada para emissão ou validação da CNDT. 3. Checar a autenticidade e o resultado do documento.

Calendário de inspeções

Diário

Porteiro / Zelador(a)
  • • Conferência da identificação e crachás dos funcionários do prestador na portaria física
  • • Verificação do uso de EPIs básicos na entrada dos terceirizados na edificação
  • • Registro de entrada, saída e volumes materiais da empresa contratada via sistema GrandCondo

Semanal

Zelador(a) / Encarregado da Prestadora
  • • Checagem do cumprimento dos prazos do cronograma físico-financeiro pactuado
  • • Auditoria visual de organização, limpeza e isolamento da área de trabalho
  • • Validação de envio diário do Diário de Obras ou Relatório de Serviços Prestados

Mensal

Administradora de Condomínios / Síndico(a)
  • • Validação do comprovante de pagamento de salários dos funcionários alocados no condomínio
  • • Conferência da guia do FGTS individualizada por trabalhador e comprovante de recolhimento SEFIP/eSocial
  • • Verificação mensal da validade da CNDT e CND Conjunta Federal/PGFN do contratado

Semestral

Síndico(a) / Conselho Fiscal
  • • Avaliação formal do cumprimento das métricas de SLA e qualidade percebida dos serviços
  • • Conferência da atualização periódica do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) e exames complementares
  • • Análise de vigência e pagamento de prêmios da apólice de Seguro de Responsabilidade Civil

Anual

Síndico(a) / Engenheiro Consultor
  • • Reavaliação anual completa de homologação do fornecedor para renovação contratual
  • • Análise do novo Balanço Patrimonial e Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) atualizada
  • • Revisão do PGR e PCMSO aplicáveis aos serviços permanentes prestados ao condomínio

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
CNAE principal ou secundários cadastrados no CNPJ incompatíveis com o objeto técnico do serviço contratadoAdministradora5 diasmedia
Certidão Conjunta PGFN/RFB vencida ou constando débitos pendentes de regularizaçãoEmpresa contratada7 diasmedia
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) suspenso ou vencido junto à Caixa Econômica FederalEmpresa contratada3 diasmedia
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) positiva em fase de execução definitivaAdministradora5 diasmedia
Ausência do recibo de transmissão do eSocial/DCTFWeb comprovando o vínculo formal da equipe técnica alocadaEmpresa contratada2 diasmedia
Inscrição do CNPJ do prestador ou de seus sócios no Cadastro de Empregadores (Lista Suja do MTE)Síndico1 diamedia
Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) genéricos, sem indicação de aptidão para trabalho em altura (NR-35) ou eletricidade (NR-10)Empresa contratada3 diasmedia
Certidão de Registro de Pessoa Jurídica no conselho de classe (CREA/CAU/CRT) inativa ou vencidaEmpresa contratada5 diasmedia
Falta da ART, RRT ou TRT quitada com o detalhamento prévio do escopo técnico de engenharia ou manutençãoEngenheiro2 diasmedia
Certificados de Treinamento em Normas Regulamentadoras (NR-10, NR-33, NR-35) vencidos ou não apresentadosZelador(a)1 diamedia
Atestados de Capacidade Técnica sem validação direta junto aos condomínios emitentesAdministradora2 diasmedia
Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) genérico sem adendo para o ambiente físico e especificidades do condomínioEngenheiro5 diasmedia

Como usar o kit em campo

A qualificação prévia de prestadores de serviços por meio de critérios rigorosos elimina riscos de responsabilidade subsidiária trabalhista e acidentes em áreas comuns. Com a tecnologia GrandCondo, a equipe administrativa e de zeladoria valida certidões, registra evidências fotográficas e inspeciona documentos operacionais antes de qualquer liberação contratual. A execução do protocolo previne paralisações operacionais e assegura o cumprimento integral do escopo técnico acordado.

  1. 1Triagem Societária e Verificação CadastralSolicite o Contrato Social consolidado e a Ficha CADASTRAL do CNPJ. Verifique se o CNAE principal ou secundários contemplam com exatidão os serviços técnicos que serão executados na edificação, garantindo a emissão de nota fiscal legítima.
  2. 2Auditoria de Certidões Fiscais e TrabalhistasColete e confirme a autenticidade das certidões negativas (Federal/PGFN, Municipal, FGTS e CNDT) nos sites oficiais dos órgãos emissores. Certifique-se de que a empresa não possui pendências judiciais executáveis que comprometam sua continuidade.
  3. 3Habilitação Técnica no Conselho de ClasseExija a Certidão de Registro da Pessoa Jurídica e do Responsável Técnico (RT) no CREA, CAU ou CRT. Exija a emissão da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT) vinculada ao contrato do condomínio.
  4. 4Checagem do Contingente e Documentação de SSTExija a relação nominal da equipe que atuará em campo com o comprovante do eSocial, ASOs válidos e certificados atualizados de NR-10, NR-33 e NR-35. Valide se o PGR e PCMSO contemplam os riscos específicos do condomínio.
  5. 5Diligência de Referências em Condomínios SimilaresEntre em contato por e-mail e telefone com os síndicos ou administradoras citados nos Atestados de Capacidade Técnica. Investigue o histórico de assiduidade, cumprimento de prazos de garantia e organização na limpeza das áreas trabalhadas.
  6. 6Análise Contratual, Seguros e Matriz de SLAExija a apólice do Seguro de Responsabilidade Civil e Garantia de Execução Contratual ativa. Inclua no contrato a matriz de penalidades, retenções financeiras e cláusulas de tempo máximo de resposta para chamados emergenciais.
  7. 7Registro de Evidências Fotográficas e Cadastro no GrandCondoFotografe todos os documentos físicos, ASOs, crachás e comprovantes apresentados. Insira cada item no módulo de gestão do GrandCondo para manter o histórico arquivado na nuvem e acessível para auditorias da fiscalização.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade e Tomada de DecisãoCalcule o Índice de Conformidade dividindo o total de critérios aprovados pelo total de critérios aplicáveis e multiplicando por 100. Estabeleça notas: acima de 90% para aprovação direta, entre 80% e 89% sob pendências sanáveis e abaixo de 80% para reprovação.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais

Blindagem jurídica na deliberação e contratação de serviços de alto impacto financeiro.

Gestores de Facilities

Padronização do escopo técnico e estabelecimento de SLAs mensuráveis para auditoria contínua.

Zeladores e Encarregados

Clareza sobre os limites de atuação da terceirizada e coordenação segura dentro do condomínio.

Administradoras de Condomínios

Estruturação de um dossiê de compliance completo para prestação de contas nas assembleias anuais.

Introdução

A contratação baseada apenas no menor preço expõe o condomínio a severos passivos trabalhistas e riscos operacionais. Aprenda a estruturar um processo de qualificação técnica, fiscal e de SST para fornecedores.

Seção 01O Perigo Oculto na Contratação pelo Menor Preço

Seção 02Regularidade Societária, Fiscal e Previdenciária

  • Confrontar o CNAE principal e secundário com o escopo contratado.
  • Exigir a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF) atualizada.
  • Verificar o histórico da CNDT para identificar passivos trabalhistas recorrentes.

Seção 03Habilitação Técnica e Registro Profissional

Seção 04Compliance em Saúde e Segurança do Trabalho (SST)

  • Auditar a validade do PGR e PCMSO em relação ao cronograma físico.
  • Exigir ASOs específicos, como exames para trabalho em altura (NR-35).
  • Verificar as fichas de controle e periodicidade de troca de EPIs da equipe.

Seção 05Acordo de Nível de Serviço (SLA) e Apólices de Seguro

Seção 06Integração Operacional Humana e Portaria

  • Cadastrar lista de colaboradores habilitados da prestadora no software de controle de acesso.
  • Estabelecer protocolos para a portaria presencial barrar profissionais sem cadastro aprovado.
  • Capacitar o zelador para reportar não conformidades baseadas nos SLAs acordados via aplicativo.

Seção 07A Matriz de Decisão Multicritério

Perguntas frequentes

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