GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-955
fiscalização: documentos mensais, guias de FGTS e INSS, folha, evidências de execução e retenção quando aplicável — gestão financeira de condomínio residencial e comercial, com base no Código Civil, na convenção do condomínio e nas boas práticas contábeis, contendo capa, introdução, campos preenchíveis, tabela de verificação com item, descrição, responsável, data, status, classificação Conforme / Não Conforme / Não se aplica e observações finais

Checklist de Fiscalização de Contratos Terceirizados

Este kit estabelece a metodologia técnica, contábil e jurídica para a fiscalização periódica e mensal de contratos de prestação de serviços terceirizados de portaria humana, limpeza, conservação, zeladoria e manutenção em condomínios

9 min de leitura ~18 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Garanta a auditoria mensal de guias de INSS, FGTS, folhas e eSocial das empresas prestadoras de serviços. Proteja a gestão contra a responsabilidade subsidiária trabalhista com critérios técnicos e contábeis verificáveis.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–48

Itens 32 a 48, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • Capa e Termo de Abertura de Auditoria de Contratos Terceirizados
  • Guia de Validação de Folha Analítica vs. Ponto Eletrônico (Escalas 12x36 e Folgas)
  • Tabela de Verificação Previdenciária (FGTS Digital, GFIP/SEFIP e DCTFWeb/DARF)
  • Protocolo de Inspeção Física de Posto de Trabalho e Condutas Operacionais
  • Ficha de Auditoria de Saúde e Segurança (Conferência de ASO, PGR e Fichas de EPI - NR-06)
  • Matriz de Retenção Tributária na Fonte para Serviços Tomados (Lei 9.711/98)
  • Modelos de Notificação Extrajudicial por Descumprimento Contratual e Glosa de Fatura
  • Relatório Final de Vistoria com Status (Conforme, Não Conforme, N/A) e Parecer Técnico
  • Cronograma do Calendário de Fiscalização (Diário, Semestral e Anual)

Por que este kit resolve

Mitigação de Passivo Trabalhista

Aplicação prática do Art. 932 do Código Civil e Súmula 331 do TST para elidir a responsabilidade subsidiária do condomínio.

Auditoria Previdenciária Automatizada

Roteiro de checagem do FGTS Digital, DCTFWeb e guias DARF Previdenciárias antes de autorizar o pagamento do contrato.

Retenções Tributárias na Fonte

Cálculos e critérios de retenção de INSS, ISSQN, IRRF, CSLL, PIS e COFINS conforme legislação fiscal vigente.

Vistoria Operacional e SLA de Campo

Parâmetros técnicos para avaliar a entrega dos serviços de portaria humana, limpeza, conservação e zeladoria.

Conformidade em SST (NR-01, 06 e 07)

Fiscalização sistemática do PGR, PCMSO, ASOs periódicos e fichas de entrega de Equipamentos de Proteção Individual.

Gestão Centralizada via GrandCondo

Armazenamento das certidões e comprovantes na nuvem, conectado à rotina da portaria 24h e do zelador.

Áreas e sistemas inspecionados

Regularidade do Cadastro do Fornecedor e Contrato Social
Folha de Pagamento Analítica do Pessoal Alocado no Condomínio
Comprovantes do FGTS Digital / Guia do FGTS e GFIP/SEFIP
Comprovantes do eSocial / DCTFWeb e Guia DARF Previdenciário
Certidões Negativas de Débitos (Federal, Estadual, Municipal e Trabalhista - CNDT)
Controle de Ponto Eletrônico e Escalas de Trabalho (Escala 12x36 / Folgas / Horas Extras)
Saúde e Segurança do Trabalho (ASO, PGR, PCMSO e Fichas de Entrega de EPIs)
Retenções Tributárias na Fonte (INSS, ISSQN, IRRF, CSLL, PIS e COFINS)
Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Profissional e Riscos Diversos
Fiscalização de Campo do Cumprimento do Posto e Apresentação do Pessoal
Estoque e Qualidade dos Insumos/Equipamentos Fornecidos pela Contratada
Mapeamento de Passivos Trabalhistas e Histórico de Substituição de Funcionários

Referências normativas

  • • Lei nº 13.429/2017 e Lei nº 13.467/2017 (Lei da Terceirização e Reforma Trabalhista)
  • • Lei nº 10.406/2002 - Código Civil Brasileiro (Art. 1.348 - Deveres do Síndico)
  • • Súmula nº 331 do Tribunal Superior do Trabalho (Responsabilidade Subsidiária do Tomador)
  • • Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 (Retenção de Contribuições Previdenciárias na Fonte)
  • • NR-01 - Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO) e Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)
  • • NR-06 - Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • • NR-07 - Programas de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
  • • ABNT NBR 5674:2012 - Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção

Amostra do checklist (48 itens no material completo)

001
Regularidade do Cadastro do Fornecedor e Contrato Social
risco alta

O Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral do CNPJ da contratada está ativo e sem restrições na Receita Federal do Brasil?

Critério: Status cadastral 'ATIVO' na Receita Federal do Brasil e CNAE principal ou secundário compatível com o serviço prestado, conforme Lei nº 10.406/2002 e Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022.

Como verificar: 1. Acessar o site do Emissor de Comprovante de Inscrição da Receita Federal. 2. Inserir o CNPJ da contratada e gerar o comprovante atualizado. 3. Validar a 'Situação Cadastral' como 'ATIVA' e conferir o código da atividade econômica principal (CNAE).

002
Regularidade do Cadastro do Fornecedor e Contrato Social
risco alta

A última alteração consolidada do Contrato Social da empresa está registrada na Junta Comercial e autoriza expressamente os signatários a assinar pelo prestador?

Critério: Contrato social chancelado pela Junta Comercial com cláusula de administração explícita autorizando a assinatura dos signatários registrados, respeitando os Arts. 1.010 a 1.018 do Código Civil.

Como verificar: 1. Solicitar o Contrato Social consolidado ou última alteração registrada na Junta Comercial. 2. Identificar a cláusula da Administração/Representação Legal. 3. Confrontar os nomes e documentos dos administradores com os assinantes do contrato e procurações vigentes.

003
Regularidade do Cadastro do Fornecedor e Contrato Social
risco critica

As Certidões Negativas de Débitos (CND ou CPEND) Tributárias (Federal/PGFN, Estadual, Municipal) e Trabalhistas (CNDT) estão dentro do prazo de validade?

Critério: Certidões Negativas (CND) ou Positivas com Efeito de Negativa (CPEND) válidas no mês de referência da prestação, atendendo ao Art. 1.348 do Código Civil e Súmula nº 331 do TST.

Como verificar: 1. Coletar ou emitir as certidões nos portais oficiais da Receita Federal/PGFN, Tribunal Superior do Trabalho (CNDT), Secretaria da Fazenda Estadual e Prefeitura local. 2. Checar a data de emissão e o prazo de validade de cada documento.

004
Regularidade do Cadastro do Fornecedor e Contrato Social
risco critica

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) emitido pela Caixa Econômica Federal está válido e compatível com a razão social e CNPJ contratado?

Critério: CRF válido e sem pendências no portal da Caixa Econômica Federal na data de medição da fatura mensal, conforme Lei nº 8.036/1990 e Súmula nº 331 do TST.

Como verificar: 1. Acessar o sistema de Consulta Regularidade Empregador da Caixa Econômica Federal. 2. Digitar o CNPJ da empresa prestadora. 3. Verificar o prazo de validade do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) gerado.

005
Folha de Pagamento Analítica do Pessoal Alocado no Condomínio
risco alta

A Folha de Pagamento Analítica mensal é específica por tomador e apresenta nominalmente apenas os funcionários alocados na operação do condomínio?

Critério: 100% dos nomes constantes na folha analítica do tomador devem corresponder rigorosamente aos profissionais operacionais alocados na unidade no mês de referência.

Como verificar: 1. Exigir a folha de pagamento analítica discriminada por tomador de serviço (centro de custo do condomínio). 2. Confrontar a lista de nomes e CPFs com os registros do aplicativo GrandCondo e o controle diário de frequência.

006
Folha de Pagamento Analítica do Pessoal Alocado no Condomínio
risco critica

O piso salarial registrado na folha de pagamento atende ao valor estipulado na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente para a categoria profissional na região?

Critério: Salário base igual ou superior ao piso normativo fixado na CCT da categoria territorialmente aplicável, atendendo aos Arts. 611-A da CLT e Lei nº 13.467/2017.

Como verificar: 1. Obter a CCT vigente registrada no sistema MTE/Mediador para a categoria do serviço (ex: portaria, limpeza). 2. Localizar o piso da função. 3. Comparar o vencimento base registrado na folha analítica com o valor normativo.

007
Folha de Pagamento Analítica do Pessoal Alocado no Condomínio
risco alta

Os adicionais devidos (noturno, periculosidade, insalubridade e horas extraordinárias) foram apurados conforme o espelho de ponto e pagos na folha analítica?

Critério: Exatidão aritmética de 100% entre as horas e adicionais apurados nos registros de ponto e os proventos creditados na folha de pagamento analítica, segundo CLT e CCT local.

Como verificar: 1. Selecionar amostragem dos espelhos de ponto dos funcionários alocados. 2. Somar horas noturnas, extras e apurar incidência de adicionais legais. 3. Checar os rubricas correspondentes na folha de pagamento analítica.

008
Folha de Pagamento Analítica do Pessoal Alocado no Condomínio
risco critica

Existem comprovantes bancários individuais de quitação salarial (PIX, TED ou depósito em conta bancária nominal) vinculados aos valores líquidos da folha analítica?

Critério: Comprovante bancário individual em conta de titularidade do próprio funcionário, quitando 100% do valor líquido apurado na folha, realizado até o 5º dia útil do mês subsequente (Art. 459, § 1º da CLT).

Como verificar: 1. Exigir do prestador o lote de comprovantes bancários ou extrato da conta salário do mês de referência. 2. Cruzar o valor líquido de cada holerite da folha analítica com o comprovante de depósito individual na conta do empregado.

Calendário de inspeções

Diário

Zelador(a) / Gerente Predial
  • • Conferência do livro de ocorrências da portaria humana e limpeza através da rotina registrada no aplicativo GrandCondo
  • • Verificação do cumprimento do quadro de horários, uniformização e crachás dos terceirizados no posto
  • • Registro de eventuais faltas, atrasos ou coberturas de postos sem homologação prévia do zelador

Semanal

Zelador(a)
  • • Vistoria técnica nas áreas comuns para avaliação da qualidade da limpeza e manutenção executada
  • • Conferência do nível de estoque dos materiais de limpeza e insumos entregues pela contratada
  • • Auditoria dos cartões/folhas de ponto físico ou digital dos funcionários terceirizados alocados

Mensal

Administradora de Condomínios / Gestor de Contratos
  • • Validação da folha de pagamento analítica e comprovantes de pagamento de salários e benefícios (VT/VR)
  • • Conferência do comprovante de recolhimento do FGTS Digital / Guia com a relação dos trabalhadores (RE/eSocial)
  • • Verificação da quitação da DARF Previdenciária (DCTFWeb) vinculada ao CNPJ do prestador
  • • Checagem do comprovante do imposto municipal (ISSQN) e retenções na fonte efetuadas na Nota Fiscal
  • • Emissão e validação da CND Trabalhista (CNDT), FGTS e Certidão Conjunta Federal da empresa prestadora
  • • Análise do relatório mensal de SLA e imputação das métricas no painel de contratos GrandCondo

Trimestral

Síndico(a) e Conselho Fiscal
  • • Auditoria de entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) com verificação do Certificado de Aprovação (CA)
  • • Validação do cronograma de reciclagem e treinamentos obrigatórios (NR-35, NR-10, NR-33 quando aplicável)
  • • Apresentação do relatório trimestral de desempenho dos contratos terceirizados ao Conselho Fiscal

Semestral

Síndico(a) e Zelador(a)
  • • Conferência dos Atestados de Saúde Ocupacional (ASO - Periódicos) de todos os funcionários alocados no condomínio
  • • Revisão do PGR e PCMSO atualizados fornecidos pela empresa contratada
  • • Reunião formal de alinhamento estratégico com o preposto operacional da empresa terceirizada

Anual

Síndico(a) e Administradora
  • • Auditoria completa de concessão e gozo de férias dos funcionários fixos alocados no posto
  • • Exigência da Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil e comprovante de quitação do prêmio anual
  • • Análise de reajuste contratual anual com base nos índices previstos (IGP-M/IPCA/Convenção Coletiva de Trabalho)
  • • Parecer jurídico-financeiro anual sobre a viabilidade de renovação ou rescisão do contrato de prestação

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
CNDT e Certidão Negativa de Débitos Federais da contratada apresentadas com prazo de validade expirado na medição mensal.Administradora3 diasalta
Folha de pagamento analítica entregue de forma consolidada, sem a devida individualização por tomador de serviço (condomínio).Empresa contratada2 diasmedia
Divergência entre as horas extraordinárias apuradas no espelho de ponto eletrônico e os valores pagos na folha analítica.Empresa contratada5 diasalta
Ausência de comprovantes bancários individuais de transferência (PIX ou TED nominal) referentes aos salários dos funcionários do posto.Administradora2 diascritica
Guia do FGTS Digital (GFD) apresentada sem o relatório de individualização e sem vinculação da lotação tributária do condomínio.Empresa contratada3 diasalta
Incompatibilidade entre a retenção de INSS destacada na Nota Fiscal e a declaração escriturada na EFD-Reinf (Evento R-2010).Administradora4 diasalta
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) de funcionário alocado com validade expirada segundo a periodicidade estipulada no PCMSO (NR-07).Empresa contratada5 diascritica
Ficha de controle e entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) desatualizada ou sem assinatura do trabalhador (NR-06).Zelador(a)24 horascritica
Apólice de Seguro de Responsabilidade Civil Profissional e Riscos Diversos vencida ou sem o comprovante de quitação da parcela atual.Síndico5 diasalta
Colaborador operando em escala 12x36 ultrapassando o limite legal de horas suplementares sem a devida folga compensatória (Art. 59-A da CLT).Zelador(a)2 diasalta
Insumos de limpeza e materiais operacionais entregues no condomínio em quantidade inferior ao especificado no memorial descritivo do contrato.Zelador(a)24 horasmedia
Elevada rotatividade de funcionários (turnover) no posto sem comunicação prévia ao condomínio e sem treinamento de integração da equipe.Síndico7 diasmedia

Como usar o kit em campo

A fiscalização rigorosa de contratos terceirizados em condomínios é a principal salvaguarda financeira e jurídica contra a responsabilidade subsidiária trabalhista e tributária, nos termos do Art. 1.348 do Código Civil e da Súmula 331 do Tribunal Superior do Trabalho. A verificação mensal sistemática da folha analítica, eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital e EFD-Reinf possibilita a retenção preventiva de faturamentos caso sejam constatadas pendências da empresa contratada. Com o suporte da plataforma GrandCondo, o síndico, a administradora e o zelador auditam a documentação e a rotina do pessoal terceirizado antes de qualquer liberação financeira.

  1. 1Validação do Cadastro e Situação CadastralVerifique mensalmente a situação cadastral do CNPJ na Receita Federal, a regularidade do Contrato Social e as certidões negativas tributárias e trabalhistas (CNDT). A equipe de gestão anexa os comprovantes validados no repositório digital da plataforma GrandCondo para histórico de auditoria. Esta verificação garante a capacidade jurídica do prestador de serviços perante o condomínio.
  2. 2Conferência da Folha Analítica AlocadaExija a folha de pagamento analítica específica por tomador de serviço, confirmando se constam nominalmente apenas os colaboradores atuantes no condomínio. Valide o piso salarial segundo a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) vigente e confira adicionais de insalubridade, periculosidade e trabalho noturno. O zelador confronta a lista de pessoal com a equipe em operação diária com auxílio do sistema GrandCondo.
  3. 3Auditoria de Ponto Eletrônico e EscalasApure os espelhos de ponto eletrônico para checar o cumprimento das escalas (ex: 12x36), folgas regulamentares e horas extraordinárias. Verifique se os horários registrados coincidem com o livro de diário de bordo e passagens de turno do zelador na plataforma GrandCondo. Divergências não justificadas pela contratada devem impeder a liquidação da fatura do mês.
  4. 4Checagem do FGTS Digital e Guia GFDExija a Guia do FGTS Digital (GFD) com a indicação expressa do condomínio na lotação tributária, acompanhada do comprovante de quitação bancária via PIX/TXID. Examine o relatório de individualização para atestar que o depósito foi efetivamente creditado na conta vinculada de cada trabalhador. A falta do comprovante individualizado motiva a retenção cautelar do pagamento do contrato.
  5. 5Verificação da DCTFWeb, DARF e EFD-ReinfConfira a declaração DCTFWeb unificada e o respectivo comprovante de recolhimento do DARF Previdenciário. Certifique-se de que o evento R-2010 da EFD-Reinf emitido pela contratada converge com a nota fiscal faturada e com o evento R-2020 do tomador. Essa conciliação impede autuações fiscais da Receita Federal e garante o correto recolhimento tributário.
  6. 6Vistoria de Campo e Equipamentos de Proteção (EPI)O zelador realiza inspeções presenciais periódicas para conferir o uso de uniformes, crachás e EPIs adequados pela equipe de portaria e limpeza. Fotografe as condições do posto, insumos e fichas de entrega de EPIs assinadas nos termos da NR-06, registrando as evidências fotográficas na plataforma GrandCondo. Falhas operacionais geram notificações formais de alinhamento com a empresa contratada.
  7. 7Auditoria de Segurança do Trabalho e ApóliceExija o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), o Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR - NR-01) e o PCMSO (NR-07) de toda a equipe alocada. Valide a apólice de seguro de responsabilidade civil profissional acompanhada do comprovante de quitação do prêmio. Toda a documentação médica e normativa deve permanecer arquivada na plataforma para fiscalizações do Trabalho e ANVISA.
  8. 8Cálculo do Índice de Conformidade e Liberação FinanceiraCalcule o Índice de Conformidade (IC) aplicando a fórmula: IC = (Número de Itens Conformes / Total de Itens Aplicáveis) x 100. Se o IC for inferior a 100% devido a descumprimentos legais ou tributários, efetue a retenção cautelar do valor da medição até a regularização. A liberação do pagamento no módulo financeiro da plataforma GrandCondo condiciona-se à atestação final do síndico e administradora.

Dicas de campo

  • • Fixe contratualmente a data limite (ex: até o dia 15 do mês subsequente) para a contratada entregar toda a documentação comprobatória das obrigações do mês anterior.
  • • Registre evidências fotográficas dos postos, uniformes e fardamentos durante as vistorias do zelador, anexando os arquivos diretamente nos relatórios da plataforma GrandCondo.
  • • Exija o relatório de individualização do FGTS Digital em formato PDF oficial com código de autenticidade para checar a quitação nominal por funcionário.
  • • Utilize o módulo financeiro da plataforma GrandCondo para cruzar os valores retidos na Nota Fiscal com as informações prestadas na EFD-Reinf (R-2010 e R-2020).
  • • Calcule mensalmente o Índice de Conformidade (IC) do contrato; pontuações abaixo de 100% devem gerar retenção proporcional de fatura ou advertência formal.
  • • Condicione a liberação da transferência bancária da fatura do prestador à validação do checklist documental pela administradora e aprovação do síndico.
  • • Acompanhe a taxa de rotatividade (turnover) do posto de trabalho na plataforma GrandCondo para identificar instabilidades operacionais e riscos de passivos trabalhistas.

Para quem é este kit

Introdução

A fiscalização rigorosa dos contratos de prestação de serviços terceirizados é indispensável para prevenir contingências trabalhistas e garantir a eficiência operacional nos condomínios. Este guia apresenta as diretrizes técnicas e legais para auditagem de encargos, documentos de SST e conformidade de campo.

Seção 01Mitigação da Responsabilidade Subsidiária e Fundamentação Jurídica

  • Aplicação rigorosa de cláusula contratual de retenção de pagamento em caso de pendência documental.
  • Arquivamento sistemático dos comprovantes por período mínimo correspondente ao prazo prescricional trabalhista.
  • Exigência de apresentação de garantias contratuais como caução ou seguro-garantia no ato da assinatura.

Seção 02Auditoria Mensal do eSocial, FGTS Digital e DCTFWeb

  • Cruzamento dos dados do eSocial com a lista nominal de funcionários efetivamente atuantes no posto.
  • Conferência do código do tomador de serviço nas guias de recolhimento previdenciário e do FGTS.
  • Validação do autêntico comprovante bancário de quitação do DARF Previdenciário emitido via DCTFWeb.

Seção 03Validação de Folha Analítica, Controle de Ponto e Benefícios

  • Conferência das assinaturas e registros do controle de ponto eletrônico conforme Portaria MTP 671.
  • Auditoria nos comprovantes de pagamento do vale-transporte para evitar interrupção no deslocamento da equipe.
  • Verificação da correta aplicação dos pisos salariais fixados pela Convenção Coletiva de Trabalho da categoria.

Seção 04Conformidade em Saúde e Segurança do Trabalho (SST)

  • Verificação da validade temporal dos Atestados de Saúde Ocupacional dos porteiros, limpadore(a)s e zelador(a).
  • Inspeção técnica do CA (Certificado de Aprovação) dos EPIs fornecidos para uso com produtos químicos.
  • Auditoria na realização dos treinamentos de segurança do trabalho previstos nas NRs aplicáveis à função.

Seção 05Fiscalização de Campo, SLA Operacional e Inovação na Portaria

  • Vistoria semanal da qualidade e procedência dos insumos e equipamentos alocados pela contratada.
  • Aplicação de relatórios de desempenho operacional para avaliar o zelador, porteiros e equipe de limpeza.
  • Otimização das rotinas da portaria humana com registro tecnológico instantâneo de encomendas no GrandCondo.

Seção 06Retenções Tributárias na Fonte e Mapeamento de Passivos

  • Validação das retenções fiscais na nota fiscal antes do encaminhamento à administradora para liquidação.
  • Exigência mensal das Certidões Negativas de Débitos (CND) Trabalhistas, Federais, Estaduais e Municipais.
  • Monitoramento do índice de rotatividade da equipe para preservar o histórico de atendimento no posto.

Perguntas frequentes

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Conclusão

Para implementar um processo de auditoria de contratos eficiente, padronizado e alinhado às exigências legais, faça o download do Kit Profissional de Inspeção — Fiscalização de Contratos Terceirizados. Esta ferramenta oferece matrizes de verificação, modelos de relatórios e fluxos operacionais completos para assegurar a conformidade jurídica do seu condomínio.

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