Checklist
KIT-1-164
contratação e fiscalização de empresas de segurança para condomínio: escalas de portaria 24h, treinamento, procedimentos, livro de ocorrências, equipamentos e conformidade legal

Checklist de Empresas de Segurança

Este kit cobre a fiscalização operacional, trabalhista, documental e comportamental de empresas terceirizadas de segurança e portaria presencial 24 horas em condomínios residenciais e comerciais

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
PDF + Word · Envio 100% seguro, sem SPAM.
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Audite a prestação de serviços terceirizados, garanta o cumprimento da escala 12x36 e mitigue passivos trabalhistas. Padronize a operação da guarita presencial integrando a equipe ao sistema GrandCondo.

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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Baixe agora em PDF para impressão ou em Word (DOCX) para editar. Funciona de forma híbrida: computador da guarita, celular da equipe ou impresso.

Kit completo: PDF + Word — todos os arquivos no mesmo envio. Envio 100% seguro, sem SPAM.

40 itens de verificação inspecionáveis no posto

10 áreas operacionais de segurança cobertas

5 frequências de vistoria aplicáveis em campo

100% de foco na operação presencial humana

O que vem neste kit

  • 40 itens de verificação técnica para portarias presenciais.
  • Matriz de checagem documental mensal (INSS, FGTS, Certidões).
  • Protocolo de passagem de turno e uso do livro de ocorrências.
  • Roteiro de inspeção de rádios HT e equipamentos da guarita.
  • Checklist de triagem e registro de visitantes.
  • Procedimentos para recebimento e notificação de encomendas via GrandCondo.
  • Controle de escalas 12x36 e gestão de faltas/coberturas.
  • Auditoria de uniformização e identificação visual da equipe.
  • Calendário de frequências: diário, semanal, mensal, trimestral e semestral.

Por que este kit resolve

Áreas e sistemas inspecionados

Guarita e Posto de Trabalho Presencial
Escala de Revezamento e Cobertura 24h
Documentação Legal e Certidões da Prestadora
Livro de Ocorrências Físico e Operação no App GrandCondo
Protocolos de Triagem de Visitantes e Prestadores de Serviço
Gestão e Recebimento de Encomendas e Correspondências
Uniformização, Identificação Visual e EPIs da Equipe
Equipamentos de Comunicação (Rádios HT e Bases de Carga)
Treinamentos de Reciclagem e Gestão de Crise
Passagem de Turno e Troca de Bastão Operacional

Referências normativas

  • Lei Federal nº 7.102/1983 — Regulamentação da Segurança Privada e Vigilância
  • Portaria nº 18.045/2023-DG/PF — Disciplina as atividades de segurança privada no Brasil
  • NR-06 (MTE) — Equipamentos de Proteção Individual (EPI)
  • NR-17 (MTE) — Ergonomia no Posto de Trabalho (Guaritas e Portarias)
  • Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) — Diretrizes de Jornada e Escala 12x36
  • ABNT NBR 15837 — Sistemas de gestão de segurança para serviços de vigilância e portaria

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Guarita - Posto de Trabalho
risco media

A cadeira de trabalho do porteiro ou vigilante possui regulagem de altura, encosto ajustável para a lombar e apoio para os pés, atendendo aos requisitos técnicos da NR-17?

Critério: Cadeira giratória com 5 rodízios, estofada, com ajuste de altura a gás, regulagem do encosto lombar e apoio para os pés independente, atendendo integralmente ao item 17.6 da NR-17.

Como verificar: Manusear a cadeira na guarita para testar os acionamentos de regulagem de altura do assento, inclinação do encosto e estabilidade da base; verificar a presença de descanso para os pés se o balcão for elevado.

002
Guarita - Climatização
risco media

O sistema de climatização da guarita está totalmente operacional, limpo e mantendo a temperatura interna na faixa confortável de 20°C a 23°C?

Critério: Temperatura mantida obrigatoriamente entre 20°C e 23°C, com umidade relativa do ar entre 40% e 65% e filtros do evaporador isentos de poeira visível (NR-17 e NBR 16401).

Como verificar: Medir a temperatura do ar no interior da guarita utilizando termo-higrômetro digital posicionado na altura do balcão de trabalho e inspecionar a limpeza dos filtros do aparelho.

003
Guarita - Iluminação
risco alta

O sistema de iluminação interna do posto permite a leitura de documentos no balcão sem produzir reflexos no vidro da guarita que obstruam a visibilidade externa noturna?

Critério: Iluminamento de no mínimo 300 lux sobre a mesa (NBR ISO/CIE 8995-1), acompanhado de iluminação direcionada/focalizada ou dimmer que elimine reflexos internos nos vidros à noite.

Como verificar: Realizar verificação no período noturno, acendendo as luzes da guarita e posicionando-se na cadeira de trabalho para checar se há reflexo espelhado nos vidros frontais e laterais.

004
Guarita - Dispositivos de Emergência
risco critica

O botão de pânico silencioso e o recurso de alerta vigia periódico do aplicativo GrandCondo estão operacionais e sendo testados a cada troca de turno?

Critério: Confirmação de recebimento do sinal de pânico em menos de 30 segundos pela central/síndico e acionamento configurado do alerta vigia a cada 30 minutos no período noturno.

Como verificar: Solicitar ao operador a execução do teste rotineiro do pânico silencioso (alinhado com a central de monitoramento/síndico) e checar o histórico de confirmação do alerta vigia no painel GrandCondo.

005
Guarita - Estrutura de Proteção
risco alta

Os painéis de vidro da guarita apresentam transparência adequada para o exterior e estão isentos de trincas, películas espelhadas não autorizadas ou cartazes colados?

Critério: Vidros 100% limpos, sem cartazes colados, sem bolhas no insulfilm e sem qualquer fissura ou dano estrutural, assegurando transmissão luminosa conforme projeto.

Como verificar: Inspecionar visualmente o vidro pelo lado interno e externo da guarita, checando a inexistência de trincas, descolamento de películas ou papéis afixados.

006
Guarita - Instalações Sanitárias
risco media

O sanitário da guarita encontra-se limpo, com torneiras e descargas operacionais, abastecido com insumos de higiene e dotado de tranca funcional?

Critério: Ambiente limpo, higienizado diariamente, com tranca interna operacional, dispensadores abastecidos e lixeira com tampa de acionamento por pedal (NR-24).

Como verificar: Acessar o sanitário anexo à guarita, testar a tranca da porta, o fluxo da água na torneira, o acionamento da descarga e verificar a presença de papel higiênico, sabão e papel toalha.

007
Guarita - Organização Interna
risco alta

O Manual de Procedimentos Operacionais do Condomínio está disponível em versão física homologada no balcão e cadastrado para consulta rápida na plataforma GrandCondo?

Critério: Manual de procedimentos assinado pelo síndico e pela empresa terceirizada, revisado nos últimos 12 meses, disponível para pronta consulta do operador de plantão.

Como verificar: Checar a presença do pasta física atualizada no balcão da guarita e confirmar a disponibilização do arquivo digital na central de documentos do aplicativo GrandCondo.

008
Guarita - Organização Interna
risco media

O balcão de trabalho e o interior do posto presencial estão limpos, organizados e isentos de alimentos expostos, aparelhos de TV/mídia pessoais e caixas de encomendas acumuladas?

Critério: Balcão restrito a equipamentos de trabalho (terminal/tablet GrandCondo, telefone, rádio HT); ausência total de televisores, receptores de TV aberta, sacolas de alimentos expostas ou caixas no piso da guarita.

Como verificar: Inspecionar o balcão e a área interna do posto; verificar se encomendas estão guardadas no local correto (e-box/passa-volumes) e se não há alimentos fora do local de refeição.

Calendário de inspeções

Diário

Porteiro / Zelador
  • Verificação do estado e apresentação pessoal dos porteiros de turno (uniforme, crachá, aseio)
  • Checagem dos registros do livro de ocorrências na plataforma GrandCondo referente ao turno anterior
  • Inspeção visual da organização, iluminação e ergonomia interna do posto da guarita
  • Teste funcional dos rádios comunicadores HT e verificação do nível de bateria

Semanal

Zelador(a)
  • Auditoria nos procedimentos de triagem presencial de visitantes e prestadores de serviço
  • Conferência do fluxo de recebimento, protocolo e entrega de encomendas via sistema GrandCondo
  • Inspeção do estoque e conservação dos EPIs do posto (capa de chuva, botas, lanternas)
  • Verificação das folhas de ponto e cumprimento rigoroso da escala 12x36 sem dobras irregulares

Mensal

Síndico(a) e Administradora
  • Validação das guias de recolhimento de INSS e FGTS (GFIP/eSocial) específicas dos colaboradores alocados
  • Conferência dos comprovantes de pagamento de salários, vale-transporte e vale-refeição
  • Análise do relatório consolidado de ocorrências e chamados gerados pela portaria no GrandCondo
  • Reunião presencial de alinhamento com a supervisão operacional da empresa terceirizada

Trimestral

Síndico(a) e Conselho Fiscal
  • Verificação da validade do Certificado de Segurança expedido pela Polícia Federal (quando vigilância)
  • Conferência da Carteira Nacional de Vigilante (CNV) e reciclagens da equipe alocada
  • Realização de simulado prático de emergência e pânico com a equipe presencial de portaria
  • Aplicação de pesquisa de satisfação junto aos moradores sobre o atendimento humanizado da portaria

Semestral

Administradora e Engenharia de Manutenção
  • Auditoria de certidões negativas de débitos (Trabalhista, Federal, Estadual, Municipal e FGTS)
  • Verificação do cumprimento do cronograma de treinamentos comportamentais e operacionais da prestadora
  • Revisão completa dos manuais de procedimentos e normas internas do posto de portaria

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Iluminação interna da guarita gerando reflexo nos vidros e dificultando a visualização externa noturna.Engenheiro(a)7 diasmedia
Botão de pânico silencioso inoperante e ausência de testes do alerta vigia no app GrandCondo.Empresa contratadaImediatocritica
Painéis de vidro da guarita com trincas e aplicação de películas espelhadas não autorizadas.Síndico(a)15 diasalta
Manual de Procedimentos Operacionais físico indisponível no balcão da guarita.Zelador(a)2 diasmedia
Abandono temporário do posto de portaria durante o intervalo intrajornada da escala 12x36.Empresa contratada24 horascritica
Descumprimento do intervalo interjornada mínimo de 11 horas consecutivas entre plantões.Empresa contratada3 diasalta
Ausência de profissional reserva em caso de atraso ou falta do porteiro titular.Empresa contratada5 diasalta
Passagem de turno realizada sem sobreposição de horário e sem registro no aplicativo.PorteiroImediatoalta
Acúmulo de horas extras acima do limite legal de 2 horas diárias nos registros da equipe.Empresa contratada7 diasalta
Atuação de porteiros sem cadastro prévio com foto e documentos no sistema GrandCondo.Administradora24 horascritica
Distorção do descanso compensatório contínuo de 36 horas após o plantão de 12 horas.Empresa contratada5 diasmedia
Alvará e Autorização de Funcionamento da Polícia Federal da prestadora vencidos.Administradora5 diascritica

Como usar o kit em campo

A fiscalização rigorosa de contratos de portaria 24h e segurança em condomínios exige a verificação diária das rotinas operacionais, da adequação da guarita e da conformidade trabalhista da prestadora de serviços. Com o suporte do aplicativo GrandCondo, a gestão do condomínio capacita a equipe humana presencial a manter escalas legais, realizar passagens de turno auditáveis e operar sob rígidos protocolos de triagem e emergência. Todas as inconformidades identificadas em campo devem ser registradas com evidências fotográficas na plataforma para o cálculo do Índice de Conformidade Contratual, obtido pela razão percentual entre os itens atendidos e o total de critérios vistoriados.

  1. 1Auditagem de Alvará e Regularidade na Polícia FederalVerifique se a empresa prestadora possui a Autorização de Funcionamento emitida pelo Departamento de Polícia Federal e o Alvará de Segurança atualizado. Exija a apresentação do certificado de reciclagem dos profissionais conforme as diretrizes legais e normativas de segurança privada. Registre digitalmente as certidões no módulo de documentos do app GrandCondo para validação do síndico e da administradora.
  2. 2Validação das Certidões Trabalhistas e Sociais (CNDT e CRF)Solicite mensalmente a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) e a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF) acompanhadas da eSocial/DCTFWeb dos funcionários alocados no posto. O descumprimento dos recolhimentos trabalhistas pode acarretar responsabilidade subsidiária ao condomínio nos termos da Súmula 331 do TST. Arquive os comprovantes de quitação com upload do arquivo PDF ou foto do documento no sistema GrandCondo.
  3. 3Fiscalização de Escalas 12x36 e Intervalos LegaisAudite os espelhos de ponto para confirmar o cumprimento do intervalo interjornada mínimo de 11 horas consecutivas e a concessão da folga compensatória de 36 horas. Assegure que o intervalo intrajornada para refeição seja coberto por um profissional rendente formalizado para evitar o abandono de posto. Cadastre a escala oficial de revezamento no aplicativo GrandCondo para monitorar a pontualidade e a alocação de profissionais substitutos.
  4. 4Vistoria da Infraestrutura e Iluminação da GuaritaInspecione a guarita para garantir que a iluminação interna permita o trabalho de bancada sem gerar reflexos nos vidros que prejudiquem a visibilidade noturna externa, atendendo aos parâmetros da NR-17. Certifique-se de que os painéis de vidro estejam transparentes, sem trincas, películas espelhadas não autorizadas ou cartazes colados. Capture fotos do posto a partir do ângulo interno e externo no aplicativo GrandCondo durante a vistoria noturna.
  5. 5Teste de Botão de Pânico e Alerta Vigia OperacionalVerifique o funcionamento do botão de pânico silencioso e da rotina de alerta vigia periódico integrada ao aplicativo GrandCondo. A checagem deve ser realizada na troca de turno pelo operador que assume a guarita, gerando registro no diário de bordo digital. Em caso de anomalia nos dispositivos de disparo ou falha de sinal, abra uma ordem de serviço de manutenção corretiva imediata pelo app.
  6. 6Padronização do Livro de Ocorrências e Passagem de TurnoExija que a passagem de turno ocorra com sobreposição presencial de horário entre os operadores para o alinhamento das pendências. O inventário de encomendas, chaves de áreas comuns e ocorrências do plantão deve ser conferido e registrado no diário digital do app GrandCondo. Tire foto do livro físico, caso seja mantido por redundância, e vincule a imagem ao relatório de transição de turno no sistema.
  7. 7Auditoria de Treinamentos, Uniformes e EPIsComprove a participação da equipe em treinamentos de reciclagem operacional, atendimento ao cliente e controle de incêndio segundo as exigências do Corpo de Bombeiros. Fiscalize o uso do uniforme completo, crachá visível e EPIs aplicáveis ao posto de trabalho conforme estabelecido pela NR-6. Anexe o registro fotográfico da equipe uniformizada ao checklist de inspeção no aplicativo GrandCondo.
  8. 8Inspeção de Rádios HT e Bases de CarregamentoAvalie a clareza da transmissão dos rádios transceptores (HT) entre a guarita, zeladoria e ronda, garantindo comunicação imediata no canal operacional. Inspeções nas bases de carregamento devem atestar a integridade elétrica dos cabos e tomadas sem improvisações, em conformidade com a NR-10. Registre eventuais falhas nos equipamentos de comunicação por meio do envio de fotos e relatos na plataforma GrandCondo.

Dicas de campo

  • Exija da empresa prestadora uma lista nominal atualizada de profissionais reservas devidamente treinados para cobrir faltas e atrasos sem comprometer o posto.
  • Obrigatório o cadastro prévio com foto e dados de todos os porteiros no aplicativo GrandCondo antes que assumam o primeiro plantão presencial no condomínio.
  • Realize vistorias surpresa durante a madrugada para checar se o recurso de alerta vigia no app GrandCondo está sendo respondido rigorosamente no tempo estipulado.
  • Mantenha o Manual de Procedimentos Operacionais homologado impresso na guarita e disponível para download na aba de documentos do aplicativo GrandCondo.
  • Calcule o Índice de Conformidade multiplicando a quantidade de itens em conformidade por 100 e dividindo pelo total de itens inspecionados (meta de aprovação igual ou superior a 90%).
  • Anexe fotografias com marca d'água de data e hora no app GrandCondo para evidenciar avarias em vidros, falhas na iluminação ou irregularidades em uniformes.
  • Monitore o volume acumulado de horas extras dos funcionários alocados para impedir a fadiga excessiva e garantir a conformidade com os limites do artigo 59 da CLT.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais

Gerentes Prediais

Zeladores(as)

Administradoras

Introdução

A terceirização da equipe de segurança e portaria exige do condomínio uma rotina rigorosa de auditoria documental e operacional. Saiba como estruturar processos para garantir a conformidade trabalhista, a eficiência na triagem de visitantes e a integração com tecnologias de gestão.

Perguntas frequentes

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Sistema GrandCondo

A 1ª gestão inteligente de encomendas com comprovante térmico

Portaria 24h, encomendas, visitantes, moradores e reservas em uma plataforma híbrida — computador da guarita e celular da equipe, com aviso ao morador pelo WhatsApp da portaria ou do zelador(a).

  • Comprovante térmico impresso na portaria
  • Cadastro de encomenda em menos de 10 segundos
  • Funciona no computador da guarita e no celular
A plataforma GrandCondo em operação. Portaria, visitantes, encomendas e avisos ao morador no mesmo fluxo — no computador da guarita e no celular da equipe.
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