Comunicado de Investimento em Sistema de Encomendas

O presente comunicado oficial informa a todos os condôminos e moradores a modernização da gestão operacional do recebimento, triagem e entrega de encomendas na portaria. Esta melhoria decorre da aquisição e implantação do módulo especializado de encomendas do sistema GrandCondo, visando mitigar gargalos operacionais, eliminar registros manuais em cadernos de papel e assegurar rastreabilidade integral. A medida atende estritamente às competências do síndico previstas no art. 1.348, incisos V e VIII, do Código Civil Brasileiro, e cumpre as obrigações relativas ao recebimento de postagens estipuladas no art. 22 da Lei Postal (Lei nº 6.538/1978).

• Cláusula 1.1: O investimento refere-se ao licenciamento do módulo operacional GrandCondo e aquisição da infraestrutura física de apoio (impressora térmica de etiquetas de alta velocidade e leitor óptico).
• Cláusula 1.2: A portaria e a zeladoria passarão a registrar 100% dos volumes recebidos por meio do novo sistema digital, sendo vedado qualquer recebimento informal sem registro cadastral imediato.
• Cláusula 1.3: O objetivo primordial é zerar extravios, reduzir o tempo de triagem do entregador na eclusa e prover notificações em tempo real diretamente no WhatsApp do condômino cadastrado.
• Cláusula 1.4: O custeio deste investimento foi alocado na conta de benfeitorias operacionais aprovada na previsão orçamentária do exercício corrente, sem necessidade de chamada de capa extra.

A modernização inclui a instalação de impressora térmica dedicada na portaria principal, permitindo a etiquetação física de cada volume em tempo inferior a 10 (dez) segundos por pacote. A equipe humana de portaria e zeladoria efetuará a conferência do destinatário, leitura do código ou digitação rápida e fixação da etiqueta contendo código QR e identificador único da unidade. Simultaneamente ao disparo da impressão, o sistema GrandCondo enviará uma notificação automática via WhatsApp ao morador responsável.

Ao dar entrada na eclusa de encomendas, o entregador do operador logístico entregará os volumes ao porteiro ou zelador de plantão. O colaborador utilizará a plataforma GrandCondo para registrar o volume, gerando a etiqueta térmica fixada no pacote e disparando o aviso instantâneo via WhatsApp e aplicativo. O processo elimina a digitação manual de relatórios e garante que o morador receba os dados do remetente, quantidade de volumes e código de retirada antes mesmo da saída da transportadora do local.

A retirada de encomendas na portaria ou na eclusa exige a apresentação do código de retirada gerado na mensagem do WhatsApp/aplicativo ou a validação presencial pelo morador/dependente cadastrado. O porteiro realizará a baixa imediata no sistema GrandCondo no ato da entrega física, registrando o horário e o responsável pela retirada. O descumprimento dos prazos de permanência sujeitará a encomenda aos procedimentos internos previstos no Regimento Interno do condomínio.

• Cláusula 4.1: As encomendas devem ser retiradas no prazo máximo de {prazo_maximo_dias} dias corridos após o envio da notificação via WhatsApp.
• Cláusula 4.2: A entrega de volumes a terceiros ou prestadores de serviço somente ocorrerá mediante autorização prévia registrada pelo condômino na plataforma.
• Cláusula 4.3: Volumes de grandes dimensões, perecíveis ou de alto valor possuem regras de permanência diferenciadas, devendo ser recolhidos em até {prazo_horas_pereciveis} horas.
• Cláusula 4.4: A baixa no sistema GrandCondo é compulsória e encerra a responsabilidade de custódia da equipe de portaria sobre o volume liberado.

O tratamento de dados pessoais no fluxo de encomenda limita-se estritamente ao necessário para a identificação da unidade e notificação da entrega, fundamentado nos incisos I e IX do art. 7º da Lei nº 13.709/2018 (LGPD). As informações de contato fornecidas para disparo de mensagens de WhatsApp são mantidas sob sigilo corporativo, armazenadas em ambiente seguro da plataforma GrandCondo e acessadas exclusivamente pela equipe operacional e pela administradora.

• Cláusula 5.1: Os números de telefone e nomes de destinatários serão utilizados única e exclusivamente para a finalidade operacional de aviso de correspondências e encomendas.
• Cláusula 5.2: O histórico de logs de recebimento e baixas ficará auditável para o síndico e para o próprio morador da unidade pertinente pelo prazo legal regulamentar.
• Cláusula 5.3: Fica proibido o uso da base de dados de encomendas para qualquer finalidade publicitária, comercial ou não autorizada pelo titular dos dados.

A transição do modelo legado (registro em papel) para o modelo automatizado do GrandCondo seguirá o cronograma abaixo estipulado. Todos os porteiros e o zelador passarão por treinamento prático presencial com o consultor técnico antes da data de entrada em operação definitiva.

Para garantir o recebimento imediato dos avisos via WhatsApp, todos os condôminos e moradores devem manter seus dados de telefone e e-mail rigorosamente atualizados no cadastro do condomínio. Em caso de dúvidas ou divergências nas notificações recebidas, o morador deve acionar prioritariamente a zeladoria ou a administradora pelos canais oficiais descritos abaixo.

Por meio deste termo, o condômino ou morador declara ciência formal sobre as novas regras de gestão de encomendas, o uso da etiqueta térmica com triagem ágil pela portaria e o recebimento de notificações automáticas via WhatsApp enviadas pela equipe do condomínio.