GrandCondo — Gestão de Condomínios
Checklist
KIT-2-993
rotina de cobrança: apuração diária, régua de contatos, negociação, acordo e escalonamento jurídico — procedimento operacional padrão (POP) financeiro de condomínio contendo objetivo, responsável, materiais necessários, passo a passo numerado, periodicidade, cuidados e pontos de atenção, indicadores de controle e registro de evidências

POP de Controle da Inadimplência

Este kit estabelece os procedimentos operacionais padrão para monitoramento, régua de cobrança amigável, formalização de acordos e escalonamento jurídico do débito condominial

9 min de leitura ~16 páginas Nível intermediario Material digital
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Portaria do condomínio operando com o sistema GrandCondo
A rotina de portaria e encomendas do condomínio, operada no GrandCondo.

Resumo executivo

Procedimento Operacional Padrão completo para estruturar a régua de cobrança, apuração diária de baixas e escalonamento jurídico nos termos do CPC e Código Civil. Garanta o fluxo de caixa do condomínio alinhando síndico, administradora e equipe presencial com apoio do sistema GrandCondo.

Neste checklist

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Como é o arquivo

Este é o print da primeira página do arquivo oficial: cabeçalho de identificação (condomínio, área, data e responsável), itens com campos de conformidade C / NC / NA, espaço para observação e bloco de assinatura. Funciona de forma híbrida — no computador da guarita, no celular da equipe ou impresso.

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Capa · itens 1–14

Cabeçalho de identificação (condomínio, área, data, responsável) e os primeiros itens com campos C / NC / NA.

Itens 15–31

Itens 15 a 31 com campos de conformidade e observação.

Itens 32–40

Itens 32 a 40, observações e bloco de assinaturas.

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O que vem neste kit

  • POP-FIN-01: Procedimento Operacional Padrão de Apuração Diária e Baixas Bancárias
  • POP-FIN-02: Régua de Cobrança Amigável e Notificação Extrajudicial (1 a 60 dias)
  • POP-FIN-03: Escalonamento Jurídico e Ação de Execução de Cotas Condominiais
  • Minuta Técnica: Termo de Confissão e Repactuação de Dívida Condominial (TCD)
  • Notificação Extrajudicial Padronizada com Aviso de Recebimento (AR) e Entrega Presencial
  • Checklist de Inspeção e Conciliação Financeira da Inadimplência (40 itens auditáveis)
  • Matriz de Aplicação de Encargos: Multa, Juros de Mora (Art. 1.336 CC) e Correção Monetária
  • Matriz de Restrição do Uso de Áreas Comuns Reserváveis conforme Jurisprudência Atualizada
  • Relatório de Prestação de Contas da Inadimplência para Conselho Fiscal e Balancete Mensal

Por que este kit resolve

Segurança Jurídica na Cobrança

Processo padronizado conforme o Art. 784 do CPC (título executivo extrajudicial), reduzindo o tempo de ajuizamento e evitando nulidades processuais.

Mitigação do Impacto no Fluxo de Caixa

Régua amigável estruturada de 1 a 30 dias que recupera receitas antes de gerar custos com honorários advocatícios.

Operação Integrada na Plataforma

Sincronização entre cobrança financeira, notificações operacionais e controle de acessos/reservas no ecossistema GrandCondo.

Padronização de Acordos e TCD

Regras claras para parcelamento, aplicação rigorosa de multa de 2% e juros moratórios estipulados na convenção.

Controle de Restrições Legais

Diretrizes objetivas para aplicação do entendimento do STJ quanto ao uso de áreas comuns reserváveis por inadimplentes.

Rastreabilidade de Evidências

Notificações e entregas de comunicados com protocolo registrado, auditável pela equipe de portaria 24h e zeladoria.

Áreas e sistemas inspecionados

Apuração Diária de Recebimentos e Baixas Bancárias
Régua de Cobrança Amigável (1 a 30 dias de atraso)
Notificação Extrajudicial e Cobrança Cartorária (31 a 60 dias)
Escalonamento Jurídico e Ação de Execução (> 60 dias)
Gestão de Acordos e Termos de Confissão de Dívida (TCD)
Aplicação de Multa, Juros de Mora e Correção Monetária
Protesto de Títulos e Negativação em Cadastros de Crédito
Emissão e Controle de Certidão Negativa de Débitos (CND)
Monitoramento de Unidades Inadimplentes Recorrentes/Crônicas
Conciliação Financeira com Assessoria Jurídica Externa
Prestação de Contas e Relatório Balancete ao Conselho Fiscal
Restrição do Uso de Áreas Comuns Reserváveis conforme Jurisprudência

Referências normativas

  • • Lei nº 10.406/2002 (Código Civil Brasileiro - Art. 1.336, I e § 1º, Art. 1.348, VII)
  • • Lei nº 13.105/2015 (Código de Processo Civil - Art. 784, VIII - Título Executivo Extrajudicial)
  • • Lei nº 4.591/1964 (Lei do Condomínio e Incorporação Imobiliária)
  • • Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD)
  • • NBC ITG 2002 (R1) - Entidades sem Finalidade Lucrativa (CFC)
  • • Convenção Condominial e Regimento Interno do Condomínio

Amostra do checklist (40 itens no material completo)

001
Conciliação e Baixa Bancária Diária
risco alta

O arquivo de retorno bancário (CNAB 240/400) ou a integração via API foi processado na plataforma GrandCondo até as 11h00 do primeiro dia útil subsequente ao pagamento?

Critério: 100% dos arquivos de retorno bancário processados e conciliados até as 11h00 do dia útil seguinte, com tolerância zero para inconsistências de baixa sem tratativa manual dentro de 24h.

Como verificar: Acessar o módulo Financeiro na plataforma GrandCondo, checar o log do histórico de importação de arquivos CNAB ou sincronização API e confrontar as liquidações com o extrato bancário do dia útil anterior.

002
Cálculo de Encargos Moratórios
risco critica

As cotas condominiais pagas em atraso estão aplicando automaticamente a multa moratória de 2%, juros de mora de 1% ao mês e correção monetária conforme o Art. 1.336, § 1º do Código Civil?

Critério: Aplicação exata de multa de 2%, juros pro rata die de 1% ao mês (ou taxa regimental superior) e atualização por índice inflacionário oficial (IPCA/INPC) a partir do primeiro dia pós-vencimento.

Como verificar: Acessar o cadastro de regras financeiras na plataforma GrandCondo, simular a emissão de 2ª via para um título vencido e validar a memória de cálculo informada no boleto.

003
Notificação Preventiva Automática (1 a 5 dias)
risco media

O alerta preventivo e amigável de cobrança foi disparado automaticamente via aplicativo GrandCondo, e-mail ou SMS para débitos entre o 1º e o 5º dia pós-vencimento?

Critério: Envio do aviso preventivo automatizado em 100% das cotas não liquidadas até o 5º dia subsequente ao vencimento.

Como verificar: Consultar o painel da Régua de Cobrança na plataforma GrandCondo e filtrar os logs de disparo de notificações enviadas para títulos vencidos no intervalo de 1 a 5 dias.

004
Contato Direto e Atendimento (10 a 15 dias)
risco media

Os condôminos com pendências financeiras entre 10 e 15 dias de atraso receberam contato ativo da administradora com o registro consolidado do histórico no GrandCondo?

Critério: Tentativa de contato efetivo registrada em 100% das unidades devedoras no intervalo entre 10 e 15 dias do vencimento.

Como verificar: Verificar no CRM financeiro da plataforma GrandCondo a lista de unidades inadimplentes na faixa de 10 a 15 dias e validar os históricos das chamadas, mensagens ou tratativas anotadas pelo operador.

005
Notificação Extrajudicial Amigável (20 a 30 dias)
risco alta

Foi emitida e encaminhada a Notificação Extrajudicial com aviso de recebimento (AR) ou confirmação digital rastreável via GrandCondo para os débitos com atraso entre 20 e 30 dias?

Critério: Notificação expedida com comprovante de entrega para 100% das unidades inadimplentes no intervalo de 20 a 30 dias do vencimento original.

Como verificar: Conferir na plataforma GrandCondo os comprovantes de envio da notificação extrajudicial com demonstrativo discriminado do débito para a régua de 20 a 30 dias.

006
Conformidade com LGPD na Cobrança
risco critica

Os procedimentos de cobrança amigável resguardam o sigilo do devedor, proibindo a divulgação de nomes ou unidades devedoras em murais, elevadores ou áreas comuns?

Critério: Zero exibição pública de nomes, frações ideais ou números de unidades devedoras em áreas físicas coletivas ou telas da portaria.

Como verificar: Realizar inspeção visual nos quadros de avisos da portaria, hall dos elevadores, áreas de lazer e checar os perfis de acesso aos relatórios de inadimplência no aplicativo GrandCondo.

007
Alçadas de Desconto e Isenção de Encargos
risco critica

Qualquer proposta de abatimento de multa, juros ou alteração no valor principal em acertos amigáveis possui aprovação formal do Síndico auditável na plataforma GrandCondo?

Critério: 100% das concessões de desconto ou expurgo de encargos moratórios respaldadas por autorização prévia e formal do Síndico anexada no sistema.

Como verificar: Extrair o relatório de auditoria de alterações financeiras e descontos aplicados no módulo financeiro do GrandCondo e cruzar com os termos de anuência assinados digitalmente pelo Síndico.

008
Emissão e Validação de 2ª Via de Boletos
risco alta

As segundas vias de boletos emitidas pelo próprio condômino na plataforma GrandCondo realizam a atualização automática dos encargos moratórios sem permitir a edição manual dos valores?

Critério: Atualização automática e mandatória de multa, juros e correção monetária no código de barras da 2ª via com campo de valor final bloqueado para edição manual.

Como verificar: Acessar a área do morador na plataforma GrandCondo, gerar a 2ª via de uma cota inadimplente há mais de 10 dias e verificar se os encargos foram inseridos automaticamente no valor total do código de barras.

Calendário de inspeções

Diário

Administradora / Módulo Financeiro GrandCondo
  • • Processar arquivo de retorno bancário (PIX e Boleto) na plataforma GrandCondo
  • • Identificar boletos vencidos do dia anterior e disparar lembrete amigável de cobrança
  • • Registrar comprovantes de pagamento encaminhados por moradores no sistema
  • • Emitir segunda via atualizada com encargos legais mediante solicitação

Semanal

Administradora de Condomínios
  • • Monitorar régua de cobrança das unidades na faixa de 10 a 30 dias de atraso
  • • Realizar contato telefônico/WhatsApp com inadimplentes recentes para proposta de quitação
  • • Verificar cumprimento das parcelas dos acordos ativos celebrados
  • • Identificar divergências de titularidade ou falhas no envio dos boletos

Quinzenal

Síndico e Administradora
  • • Revisar lista de cotas vencidas há mais de 30 dias para emissão de Notificação Extrajudicial
  • • Validar o envio de Notificações Extrajudiciais com AR ou via Cartório de Títulos e Documentos
  • • Analisar propostas de parcelamento fora da alçada padrão para deliberação do Síndico
  • • Atualizar o status de negociações no módulo de cobrança da GrandCondo

Mensal

Síndico, Administradora e Assessoria Jurídica
  • • Transferir lote de unidades com mais de 60 dias de atraso para o depto jurídico (Ação Executiva)
  • • Gerar e conferir o Relatório Geral de Inadimplência (Curva ABC e Idade da Dívida)
  • • Encaminhar pasta mensal de inadimplência com comprovantes para o Conselho Fiscal
  • • Atualizar indicadores de inadimplência histórica e montante recuperado no mês

Trimestral

Síndico e Conselho Fiscal
  • • Realizar reunião de alinhamento com a assessoria jurídica para acompanhamento dos processos judiciais
  • • Avaliar pedidos de protesto em cartório e inclusão de devedores em órgãos de proteção ao crédito
  • • Auditar a aplicação correta de juros, multas e correção monetária nos cálculos
  • • Revisar a eficácia da régua de cobrança automática do sistema GrandCondo

Semestral

Síndico e Administradora
  • • Atualizar certidões de matrícula dos imóveis com débitos em fase pré-judicial ou judicial
  • • Analisar o impacto do montante inadimplente no fluxo de caixa e no fundo de reserva
  • • Recalcular a provisão para devedores duvidosos (PDD) para fins de planejamento orçamentário

Plano de ação para não conformidades

Não conformidadeAção corretivaResponsávelPrazoPrioridade
Atraso no processamento do arquivo de retorno bancário (CNAB 240/400) ou API após as 11h00 do primeiro dia útil subsequente.Administradora2 diasalta
Cotas em atraso sendo cobradas sem a incidência automática de multa de 2%, juros de mora de 1% ao mês e correção monetária conforme Art. 1.336 do CC.Administradora1 diacritica
Notificação extrajudicial amigável para débitos de 20 a 30 dias enviada sem rastreabilidade digital ou sem comprovante de recebimento.Administradora5 diasmedia
Exposição ilícita de inadimplentes através da afixação de listas de devedores em elevadores ou quadros de avisos de áreas comuns.SíndicoImediatocritica
Concessão de acordos com desconto de multa, juros ou abatimento do principal sem aprovação formal auditável do Síndico.Administradora3 diasalta
Segunda via de boleto emitida pelo portal permitindo alteração manual de valores ou sem atualização dos encargos de mora.Administradora2 diasalta
Débitos sem quitação entre 31 e 45 dias não encaminhados ao cartório de títulos para protesto por falta de automação.Administradora7 diasalta
Notificações de pré-protesto omitindo a discriminação detalhada dos débitos ou a advertência formal de inclusão nos órgãos de proteção ao crédito.Administradora5 diasmedia
Termo de Confissão de Dívida celebrado sem cláusula de vencimento antecipado das parcelas vincendas e multa por descumprimento.Administradora3 diasalta
Débitos com mais de 60 dias sem ajuizamento por demora na montagem do kit documental exigido para a ação judicial.Administradora5 diascritica
Processos judiciais de cobrança tramitando pelo rito ordinário de conhecimento em vez do rito de Execução de Título Extrajudicial (Art. 784, VIII do CPC).Síndico7 diascritica
Petição inicial de execução sem pedido expresso para inclusão das cotas condominiais vincendas no curso da ação.Síndico5 diasalta

Como usar o kit em campo

Este Procedimento Operacional Padrão estabelece a rotina sistematizada para apuração, cobrança e recuperação de créditos condominiais inadimplentes, combinando a gestão operacional da administradora com os recursos de automação da plataforma GrandCondo. A metodologia engloba desde a baixa diária via arquivo CNAB e réguas amigáveis até a notificação cartorária, formalização de acordos com eficácia executiva e escalonamento para execução judicial nos termos do Art. 784, VIII do Código de Processo Civil. A estrita observância das alçadas de aprovação, prazos operacionais e garantias de sigilo conforme a LGPD assegura a manutenção da saúde financeira do condomínio com mitigação integral de riscos jurídicos.

  1. 1Processamento de Baixas Bancárias e Conciliação DiáriaA administradora deve importar o arquivo de retorno bancário (CNAB 240/400) ou validar a sincronização via API na plataforma GrandCondo até as 11h00 do primeiro dia útil subsequente. O sistema atualiza automaticamente os saldos das unidades, identificando divergências e eliminando cobranças indevidas de cotas já liquidadas. Eventuais inconsistências de liquidação são registradas na fila de auditoria financeira da gerência para checagem e regularização imediata.
  2. 2Aplicação Automatizada de Encargos Moratórios e Emissão de 2ª ViaO sistema GrandCondo calcula e aplica automaticamente a multa moratória de 2%, juros de mora de 1% ao mês pro rata die e correção monetária sobre os débitos vencidos, atendendo rigorosamente ao Art. 1.336, § 1º do Código Civil. As segundas vias emitidas pelos condôminos no aplicativo atualizam esses encargos em tempo real sem permitir a alteração manual de valores ou datas de vencimento. Todas as solicitações de desconto ou isenção exigem alçada de aprovação formal e auditável do Síndico na plataforma.
  3. 3Execução da Régua de Cobrança Amigável (1 a 30 Dias)Entre o 1º e o 19º dia de atraso, a plataforma envia alertas automáticos e discretos via aplicativo e e-mail cadastrado do condômino devedor. Entre o 20º e o 30º dia de inadimplência, a administradora emite Notificação Extrajudicial com Aviso de Recebimento (AR) ou confirmação digital rastreável na plataforma GrandCondo. Todo o fluxo resguarda integralmente o sigilo do devedor conforme a LGPD, sendo vedada a exposição de nomes ou unidades em murais, elevadores ou relatórios abertos.
  4. 4Protesto Cartorário e Notificação de Pré-Protesto (31 a 60 Dias)Inexistindo quitação ou acordo até o 30º dia, os débitos entre 31 e 45 dias são encaminhados para protesto no Cartório de Títulos e Documentos via integração GrandCondo. A notificação de pré-protesto deve conter a discriminação detalhada da dívida, encargos legais aplicados e o aviso formal de inclusão nos órgãos de proteção ao crédito (SPC/Serasa). Caso o condômino opte por negociar, a minuta de acordo deve ser gerada no sistema com regras estritas de parcelamento.
  5. 5Formalização do Termo de Confissão de Dívida (TCD)Os acordos celebrados contêm Termo de Confissão de Dívida com cláusula de penalidade por descumprimento, multa moratória sobre parcelas em atraso e vencimento antecipado do saldo remanescente. O TCD deve ser assinado digitalmente por certificado ICP-Brasil ou presencialmente com a assinatura de duas testemunhas idôneas para manter sua eficácia de título executivo extrajudicial. O comprovante e a via assinada são anexados ao prontuário da unidade na plataforma GrandCondo para auditoria contínua.
  6. 6Escalonamento Jurídico e Ação de Execução (> 60 Dias)Débitos superiores a 60 dias sem acordo vigente são enviados à assessoria jurídica com o kit documental exportado diretamente do GrandCondo, contendo convenção, atas, boletos e notificações. A petição inicial deve utilizar o rito de Execução de Título Extrajudicial fundamentado no Art. 784, VIII do CPC, requerendo expressamente a inclusão das cotas vincendas até o efetivo pagamento. A conciliação mensal dos valores recuperados judicialmente separa valores de principal, encargos e honorários sucumbenciais no balancete.
  7. 7Restrição de Áreas Comuns Reserváveis e Emissão de CNDO sistema bloqueia automaticamente a reserva de áreas comuns reserváveis (como salão de festas e churrasqueira) para unidades inadimplentes, em conformidade com a convenção e a jurisprudência dominante. A Certidão Negativa de Débitos (CND) só é emitida via plataforma GrandCondo para unidades com quitação integral de cotas vencidas ou com termo de acordo assinado e parcelas rigorosamente em dia. O síndico e o conselho fiscal acompanham as unidades crônicas através do painel gerencial e relatórios de prestação de contas.

Dicas de campo

  • • Processar os arquivos CNAB improrrogavelmente até as 11h00 do primeiro dia útil para evitar cobranças indevidas a condôminos que quitaram no prazo.
  • • Auditar mensalmente a trava de segurança na emissão de segundas vias no aplicativo GrandCondo para garantir a impossibilidade de edição manual de encargos.
  • • Anexar os comprovantes de entrega de notificações extrajudiciais (AR físico ou registro digital com IP e timestamp) no prontuário da unidade.
  • • Exigir a assinatura de duas testemunhas idôneas com CPF ou validação digital ICP-Brasil no TCD para assegurar a força executiva do título extrajudicial.
  • • Manter o cadastro de proprietários e moradores atualizado no GrandCondo, pois inconsistências cadastrais atrasam a citação em execuções judiciais.
  • • Inserir obrigatoriamente a cláusula de vencimento antecipado do saldo devedor integral nos acordos em caso de inadimplemento de qualquer parcela.
  • • Calcular o Índice de Conformidade da Inadimplência dividindo o número de rotinas executadas em conformidade pelo total de checagens aplicáveis do checklist, multiplicando o resultado por 100.

Para quem é este kit

Síndicos Profissionais e Orgânicos

Administradoras de Condomínio

Gerentes Condominiais e Zeladores

Conselheiros Fiscais

Introdução

A gestão eficaz da inadimplência condominial exige um Procedimento Operacional Padrão (POP) financeiro estruturado, englobando desde a régua de cobrança amigável até a execução judicial direta. O estabelecimento de rotinas diárias de conciliação e a formalização técnica de acordos evitam a descapitalização do condomínio e garantem a segurança jurídica da administração.

Seção 01Apuração Diária e o Fundamento do POP de Cobrança

  • Processamento diário do arquivo de retorno bancário para conciliação automatizada das liquidações.
  • Auditoria semanal das baixas manuais sistêmicas para evitar fraudes ou desvios de recebimentos.
  • Bloqueio sistêmico automatizado da emissão de Certidão Negativa de Débitos para unidades com pendências.

Seção 02Estruturação da Régua de Cobrança Amigável (1 a 30 Dias)

  • Arquivamento digital de todos os e-mails enviados com validação e confirmação de leitura pelo condômino.
  • Gravação telefônica do atendimento ou ata sumária do contato realizado pelos analistas da administradora.
  • Notificação via sistema de gestão integrado, garantindo que o alerta chegue diretamente ao titular da unidade.

Seção 03Notificação Extrajudicial e Cobrança Cartorária (31 a 60 Dias)

  • Emissão formal da notificação extrajudicial com prazo peremptório de 48 horas para quitação antes do protesto.
  • Envio do demonstrativo analítico detalhado do débito, discriminando principal, multa, juros e correção monetária.
  • Integração do relatório gerencial de protestos ao balancete mensal para garantir transparência absoluta ao Conselho Fiscal.

Seção 04Escalonamento Jurídico e Ação de Execução de Cotas

  • Cópia integral digitalizada da convenção do condomínio e da ata registrada de eleição do síndico em exercício.
  • Atas das assembleias ordinárias e extraordinárias que aprovaram as previsões orçamentárias e os rateios específicos cobrados.
  • Planilha contábil atualizada de evolução da dívida, planilhada minuciosamente com todos os encargos legais e correção aplicáveis.

Seção 05Gestão de Acordos e Termos de Confissão de Dívida (TCD)

  • Assinatura reconhecida do devedor e do síndico responsável no Termo de Confissão de Dívida, preferencialmente com certificação digital válida.

Perguntas frequentes

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